高校干部人事檔案信息化路徑

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一、檔案信息化發(fā)展背景

2021年1月1日新的《檔案法》正式實(shí)施，其中包括檔案管理體制、檔案管理制度、檔案開放與利用、檔案信息化建設(shè)、檔案安全工作機(jī)制、檔案工作支持保障力度、檔案監(jiān)督檢查和法律責(zé)任等內(nèi)容。新《檔案法》總則的第一條，就明確提出了推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化的要求。由此可見，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，這也是2020版《檔案法》修訂內(nèi)容的重中之重，檔案工作要加快信息化的腳步，高校檔案亦是如此。在新的《檔案法》第五章就涉及檔案信息化建設(shè)的7條內(nèi)容，由此可見，國(guó)家對(duì)于檔案信息化的重視，同樣的，檔案工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研讀新《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，其中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容如下：高校干部人事檔案是高等院校檔案工作管理中的重要內(nèi)容，是服務(wù)組織人事工作的重要活動(dòng)，是高校教職工留存的重要記錄，也對(duì)干部認(rèn)識(shí)提拔、黨的組織建設(shè)、人才服務(wù)等工作提供了重要的歷史依據(jù)，也是黨和組織選拔人才、監(jiān)督管理和評(píng)鑒人才的重要依據(jù)。新《檔案法》的正式實(shí)施，也給高校干部人事檔案提出了新的要求，必須加快高校干部人事檔案信息化的步伐。根據(jù)2018年由中共中央辦公廳修訂頒布的《干部人事檔案工作條例》，仔細(xì)研讀該條例我們會(huì)發(fā)現(xiàn)干部人事檔案工作必須要緊跟國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的腳步，深入貫徹黨的組織路線、要充分發(fā)揮干部人事檔案對(duì)于高素質(zhì)干部隊(duì)伍的積極作用。當(dāng)然檔案管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐和社會(huì)發(fā)展實(shí)踐，滿足人們對(duì)于檔案不斷變化的需求。高校干部人事檔案信息化正是對(duì)時(shí)代發(fā)展的積極響應(yīng)，為廣大教職工帶來更大的便利，信息化的進(jìn)行有利于促進(jìn)干部人事檔案工作的秩序化和規(guī)范化管理。

二、高校干部人事檔案信息化現(xiàn)狀

高校干部人事檔案信息化是指將高校教職工檔案材料和信息以電子的方式保存于網(wǎng)絡(luò)中。目前河南省不少高校的干部人事檔案仍是以紙質(zhì)的形式保存于檔案館，但是隨著時(shí)間的推移，干部人事檔案材料發(fā)黃變色等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，更難以預(yù)防不可抗力因素的存在，比如河南省在2021年7月20日，多地遭遇了罕見的強(qiáng)降雨，發(fā)生了洪澇災(zāi)害，道路成河，鄭州地鐵被淹，同樣地，也導(dǎo)致了不少機(jī)關(guān)單位的檔案材料被淹，導(dǎo)致檔案信息模糊，為河南省部分地區(qū)的檔案工作帶來了一定困難。因此，全省的檔案信息化建設(shè)也被高度重視，高校干部人事檔案信息化既是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，滿足公眾對(duì)檔案的多樣化需求，同樣也是確保高校干部人事檔案材料的完整性的一條途徑。這便于高校進(jìn)行干部人事檔案審核，加快高校干部人事檔案的利用，為選拔人才提供途徑和技術(shù)支持。但是，目前干部人事檔案信息化這項(xiàng)工作還未完全在各大高等院校普及，根據(jù)河南省高校的發(fā)展現(xiàn)狀而言，也只有部分高校完成了干部人事檔案信息化的工作，個(gè)別院校檔案館的信息化水平走在了河南省高校檔案管理信息化的前列，但是仍有些高校對(duì)檔案信息化工作沒有引起一定的重視，到現(xiàn)在仍未認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，由于各種原因?qū)е赂咝８刹咳耸聶n案信息化工作無法開展。河南省是人口大省，隨著高校的擴(kuò)招和發(fā)展規(guī)模的逐步擴(kuò)大，干部人事檔案也越來越多，但是干部人事檔案信息的利用仍停留在傳統(tǒng)的模式，而無法達(dá)到高效率的利用。同時(shí)，高校干部人事檔案信息化工作不是一次性工作，隨著教學(xué)工作的開展、人才的引進(jìn)與晉升、人員外調(diào)、工資表產(chǎn)生等業(yè)務(wù)，每年都會(huì)形成新的干部人事檔案材料，因此高校干部人事檔案信息化工作并非一次性投入的工作，而是一項(xiàng)持續(xù)性、長(zhǎng)久性的工作。高校干部人事檔案信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)久性、復(fù)雜性工作，這項(xiàng)工作怎么做、如何去做，檔案信息化平臺(tái)眾多，到底如何去選擇相關(guān)的具備國(guó)家保密資質(zhì)的信息系統(tǒng)平臺(tái)等問題，是我們進(jìn)行信息化過程中應(yīng)該提前思考好的問題。因此，高校干部人事檔案工作離真正的信息化還有很長(zhǎng)一段路要走，任重而道遠(yuǎn)，我們要向著真正的高校干部人事檔案信息化而奮斗，認(rèn)真落實(shí)和履行高校干部人事檔案信息化這項(xiàng)工作，完善高校干部人事檔案管理體系，高校干部人事檔案信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。

三、開展高校干部人事檔案信息化工作的利好背景及所存在的問題

1.高校干部人事檔案信息化發(fā)展的利好背景在新《檔案法》實(shí)施之前，各大高校對(duì)于干部人事檔案信息化的認(rèn)識(shí)也僅存于倡導(dǎo)、宣傳，而在新《檔案法》實(shí)施之后，與檔案工作相關(guān)的部門也都意識(shí)到檔案信息化不能再停留于倡導(dǎo)階段，應(yīng)該落到實(shí)處。各大高校檔案館以及校領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)干部人事檔案信息化有了更深刻的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案信息化必須認(rèn)真實(shí)施，緊緊跟隨國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，向更先進(jìn)的檔案管理發(fā)展。隨著高校的擴(kuò)招和不斷發(fā)展壯大，干部人事檔案也越來越多，局限于傳統(tǒng)的人事檔案利用已經(jīng)不能夠滿足高校發(fā)展的需求，特別是在疫情期間，更應(yīng)該通過信息化對(duì)高校干部人事檔案進(jìn)行管理，來滿足相關(guān)部門工作人員對(duì)檔案的利用。正是在這樣的大背景下，干部人事檔案信息化的進(jìn)行就有了實(shí)質(zhì)性的意義。2.高校干部人事檔案信息化發(fā)展所存在的問題剛開始進(jìn)行高校干部人事檔案信息化的院校，面臨著諸多難題，如干部人事檔案信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)、開展此項(xiàng)工作場(chǎng)地的問題、干部人事檔案信息系統(tǒng)的選擇等等，這些問題我們需要一一考慮才能正常開展高校干部人事檔案信息化工作，而不可忽視的是現(xiàn)在的諸多河南省高校干部人事檔案信息化都面臨著這樣的問題。除此之外，高校的檔案管理人員有些并非檔案專業(yè)出身，這就對(duì)檔案管理工作的良好發(fā)展起到了阻礙作用。在高校干部人事檔案信息化的過程中，需要專業(yè)的檔案管理人員對(duì)信息平臺(tái)軟件有一定的了解、并且熟知干部人事檔案工作相關(guān)內(nèi)容。其次，高校干部人事檔案信息化工作是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，需要階段性的投入技術(shù)支持和人員支持，而不是一次性的投入。再次，對(duì)于市場(chǎng)上符合標(biāo)準(zhǔn)的干部人事檔案信息化系統(tǒng)的選擇，也是高校干部人事檔案信息化工作所面臨的問題所在，標(biāo)準(zhǔn)是什么，選擇的依據(jù)是什么，都處于全新的階段、探索的階段。高校干部人事檔案信息化工作還未形成一套完善的、完整的管理體系，相關(guān)管理體系的建立也是高校干部人事檔案信息化工作者的重要任務(wù)。最后，高校干部人事檔案信息化工作是為了給高校教職工提供便捷的信息查詢渠道、便于干部人事檔案審核工作的進(jìn)行，對(duì)于高校干部人事電子檔案管理信息系統(tǒng)如何與其他相關(guān)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行相互銜接，也是我們亟待解決的問題。針對(duì)此種種，高校干部人事檔案信息化工作是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性、全新性、持續(xù)性的工作。

四、高校干部人事檔案信息化路徑分析

1.高校干部人事檔案信息技術(shù)安全根據(jù)新《檔案法》檔案信息化建設(shè)第三十五條，我們發(fā)現(xiàn)安全性是進(jìn)行檔案信息化首要也是必要的考慮因素，安全不可忽視。高校干部人事檔案信息化工作的硬性條件就是需要借助高校干部人事檔案信息系統(tǒng)，信息技術(shù)的應(yīng)用給我們檔案工作帶來極大便利的同時(shí)，也應(yīng)該注重高校干部人事檔案信息的安全性，而該信息系統(tǒng)的安全性必須要經(jīng)過審核，符合國(guó)家檔案數(shù)字化保密資質(zhì)的信息平臺(tái)提供者。新《檔案法》檔案信息化建設(shè)第三十八條，也提到了在檔案信息化建設(shè)的過程中有關(guān)安全的問題，干部人事檔案信息是黨的重要機(jī)密，必須嚴(yán)格落實(shí)查詢程序。2.建立和完善高校干部人事檔案信息管理體系高校干部人事檔案信息系統(tǒng)的良好運(yùn)營(yíng)離不開一套規(guī)范的高校干部人事檔案信息管理體系，如檔案收集體系、檔案查詢體系、檔案利用體系、檔案借閱體系等。只有建立一套完整的高校干部人事檔案信息管理體系，才能確保日常的檔案工作有序地進(jìn)行，防止檔案信息被隨意利用。如檔案移交時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行核實(shí)，把不符合邏輯的檔案交給相關(guān)部門處理，確保移交高校干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。高校干部人事檔案信息進(jìn)入系統(tǒng)之前，要經(jīng)過一系列的流程操作，首先需要干部人事檔案工作人員線下審核并整理好，人事檔案的整理要嚴(yán)格按照干部人事檔案整理細(xì)則進(jìn)行編碼和排序，確保各項(xiàng)檔案材料進(jìn)入信息化之前是整理完整的，以便于快速掃描每一頁檔案材料，錄入干部人事檔案目錄和信息，因此，高校干部人事檔案工作人員要嚴(yán)格按照檔案整理的相關(guān)規(guī)定操作，從而為干部人事檔案信息化提供支撐。高校干部人事檔案信息系統(tǒng)支持線上、線下和線上線下結(jié)合的干部人事檔案信息的管理，在高校教職工檔案查詢時(shí)，可以線上申請(qǐng)、線下取用，但是應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)方可進(jìn)行信息系統(tǒng)查詢相關(guān)內(nèi)容，審批手續(xù)依舊不可缺少，這是確保干部人事檔案信息安全的一道關(guān)口。高校干部人事檔案信息化工作也屬于日常檔案管理工作內(nèi)容之一，因此也必須按照檔案管理的工作管理制度來有序地進(jìn)行。3.提升高校干部人事檔案信息化工作人員的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)社會(huì)在不斷地發(fā)展與進(jìn)步，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，此次疫情給我們上了深刻的一課。因此，我們的檔案信息化工作也面臨著一定機(jī)遇的挑戰(zhàn)，如何在新形式下更好地服務(wù)于廣大教職工，也是我們檔案工作者重要的職責(zé)。高校干部人事檔案信息化是一項(xiàng)新工作，是充滿挑戰(zhàn)性的工作，從事高校干部人事檔案信息管理工作的人員仍需要不斷地學(xué)習(xí)，如積極參與干部人事檔案信息化相關(guān)的會(huì)議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，更何況目前高校從事檔案工作的人員有些并非檔案專業(yè)出身，對(duì)于檔案專業(yè)知識(shí)的缺乏更加需要不斷充實(shí)自身，提高檔案專業(yè)技術(shù)修養(yǎng)，更好地貢獻(xiàn)于檔案事業(yè)。此外，高校干部檔案信息化建設(shè)也涉及一些計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，這就要求檔案信息化工作人員應(yīng)該具備多方面的知識(shí)素養(yǎng)，不僅僅是檔案收集、整理、存儲(chǔ)、歸檔等方面的知識(shí)，還需要計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)素養(yǎng)，以及服務(wù)能力的培養(yǎng)。簡(jiǎn)而言之，從事高校干部人事檔案信息化工作并非一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，需要不斷地學(xué)習(xí)最前沿的知識(shí)，多方面多領(lǐng)域的涉及。特別是高校干部人事檔案信息化業(yè)務(wù)是一項(xiàng)新型的業(yè)務(wù)，可以向已經(jīng)建設(shè)數(shù)字檔案館和已經(jīng)進(jìn)行干部人事檔案信息化并且運(yùn)營(yíng)得比較好的高校學(xué)習(xí)，實(shí)地參觀考察學(xué)習(xí)，相互交流討論，以尋求適合本單位的干部檔案人事信息化系統(tǒng)，互相促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展，共同為河南省高校檔案事業(yè)、甚至是中國(guó)檔案事業(yè)獻(xiàn)出自己的一份力量。高校干部人事檔案信息化建設(shè)不是單方面努力的結(jié)果，這項(xiàng)工作的完成需要檔案工作人員、校領(lǐng)導(dǎo)、教職工等的共同努力，共同完善高校干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，從而為廣大教職工提供便利。隨著新《檔案法》的實(shí)施，各個(gè)單位和部門也開始對(duì)檔案工作給予充分的重視，這正是干部人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的良好契機(jī)。因此，身為干部人事檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹和履行新《檔案法》的職責(zé)，認(rèn)真研讀和解讀新《檔案法》相關(guān)工作條例，切實(shí)履行自己的責(zé)任，更好地服務(wù)于檔案事業(yè)，加快推進(jìn)高校干部人事檔案信息化的進(jìn)程。新《檔案法》的實(shí)施給高校干部人事檔案信息化工作提供了前所未有的發(fā)展動(dòng)力。高校干部人事檔案信息化工作提高了干部人事檔案審核的效率，加快了審核工作的進(jìn)度，為干部人事檔案審核工作帶來了極大的便利。干部人事檔案信息化是一項(xiàng)持久、不斷更新的工作，我們應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，按照檔案信息化的需求來不斷充實(shí)自己，以便更好地推進(jìn)高校干部人事檔案信息化工作。

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作者：周錦