電力檔案信息調研報告

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黨和國家歷來對檔案工作非常重視，《檔案法》、《檔案實施辦法》的頒布實施使檔案工作逐步走向了法制軌道，也使檔案信息資源得到了進一步的開發與利用，創造了巨大的經濟利益和社會效益，大批的檔案館（室）達到了國家和部級的標準，檔案管理工作向更高層次邁進。因此對檔案人員提出了必須解放思想，提高認識，加強業務學習，努力掌握經濟和社會發展方向，探索一切可行的服務途徑，增強工作的主動性和積極性，千方百計地使檔案信息資源得到充分的開發利用。

一、解放思想，更新觀念，提高開發檔案信息資源的認識

首先，要破除檔案信息無用論的思想。在一些檔案利用搞的不好的單位，主要是從事檔案工作的同志對檔案的作用、價值認識不足，認為檔案只是過時的材料，檔案工作就是守門看攤，不丟不少就行了，看不到檔案對企業工作查考、經濟和文化建設、對科學技術研究的重要作用，看不到檔案信息資源能夠創造出巨大的財富，產生巨大的社會效益和經濟效益。因此要大力宣傳檔案是一種信息資源，檔案是巨大財富的思想，增強開發檔案信息資源的自覺性和主動性。

其次，要破除開發檔案信息危險論的思想。在過去檔案工作被神秘化，檔案的機要性和保密性被不適當的夸大，由于受這種思想的影響，至今仍有些人對淺談檔案信息資源的開發利用檔案擴大利用持否定態度，擔心開發檔案信息資源會造成檔案內容的失密和檔案利用者的失控，擔心開發利用檔案信息會帶來麻煩，惹出事端，因而不愿意開發檔案信息資源。其實，檔案信息資源的開發是根據檔案的不同內容，區別不同的利用對象以不同的方式進行的。只要檔案部門認真執行政策，掌握好政策界限，正確處理好利用與保密的關系，開發檔案信息資源不會出現失控失密現象。

三是要變被動服務為主動服務。長期以來檔案室的利用工作就是“坐等上門”，你來我找的被動局面，《檔案法》頒布實施以來，檔案工作由封閉轉向開放，由被動服務轉向主動服務、上門服務，跟蹤服務，定期走訪有關部門，請利用者出題目，檔案人員做文章，走出去，請進來，增進聯系，提供服務。在編研上、檔案深層加工上做文章，檔案室應根據企業的需求，社會的需求，有針對性地把分散的、不系統的檔案材料加以綜合整理，匯編某一方面的專題資料主動、系統地提供利用，把死材料變成活信息，闖出一條開發檔案信息資源的新路子。

二、加強檔案基礎業務建設，提高開發檔案信息資源的效率

檔案基礎業務建設，是檔案室為開發利用檔案而進行的各項業務建設，搞好檔案業務建設是開發檔案信息資源的前提，必須扎扎實實做好各項工作。首先要豐富館藏，優化結構。

1、必須做好檔案的收集、征集工作，豐富檔案收藏內容。檔案資料是檔案信息資源，所有具有參考、利用價值的檔案材料是否收集齊全、收藏的檔案內容是否豐富、全面，檔案內容結構是否合理、優化，直接關系著檔案室能否滿足當前和長遠利用的需要，是否具備信息資源的持久的開發能力，但就目前來看還有很多檔案室館藏不豐富，存在收集不齊全，有的只重視“紅頭”不注意“白頭”的，只重視文檔不重視科檔，有很多有價值的資料保存尚少，這種現象勢必導致開發面窄，給檔案的開發利用造成很大的限制，所以檔案室要加大檔案資料的收（征）集工作，在收（征）集工作中要擴大進館（室）范圍，要在原接收范圍的基礎上擴大征集具有歷史的、科技的、專業的特殊載體的檔案資料，將存于個人或單位手中的資料也列為歸檔范圍。

2、必須做好優化結構，優化館藏。大批的檔案資料進館后檔案人員要做好幾項工作，第一步對接收的檔案資料嚴把檢查關，檢查是質量保證的手段，注意不能光檢查不整改，對于不合格的文件資料和原產生單位共同進行加工整改，合乎標準后再接收進館。第二步要對接收進館的檔案資料做好鑒定工作。鑒定工作是一項嚴肅、細致、原則性、操作性很強的工作，鑒定的質量是鑒定工作的中心環節，而鑒定工作主要是抓兩頭，一頭是有保存價值的，另一頭是需要銷毀的，一定要按原則取舍，分清取舍界限，對于需要保存的文件資料按照分類大綱的原則和方法，堅持用全面的、歷史的、發展的觀點進行分析、判斷他們的價值，去粗取精，確定保管期限，對于同一問題，期限一致的盡量合并同類項，優化組卷。第三步對于重復文件資料，堅持依法定期做好清銷工作，既豐富館藏又優化館藏。加強整理提供有序信息。檔案整理工作是開發檔案信息資源的重要基礎，整理工作科學化、標準化的提高對檔案管理工作的總體優化具有直接的影響，檔案材料只有經過整理才能使雜亂無章的信息成為條理有序的信息，才便于利用，才能使檔案信息得到科學合理的開發利用，才能真正提高檔案信息的效率。

建立檢索體系，實現多角度檢索，檔案檢索工具的多樣化，能為檔案利用者提供多角度多途徑的檢索，快、精、準的向利用者提供檔案信息，這是社會主義市場經濟條件下對檔案工作新的要求，也是開發利用檔案信息資源的有效途徑。館藏檔案再豐富，檔案整理的再有條不紊，倘若不通過編制工具提供利用，就無法快捷迅速的為用戶服務，檔案室僅靠一套案卷目錄是很難滿足開發利用需要的，因此，要從各個不同角度和側面制作多種適用的檢索工具。

三、做好檔案信息的利用工作

檔案管理的根本目的在于利用，檔案的生存與發展也在于提供更大的利用價值，現在很多單位在編研工作中還主要是一次性編研，如：大事記、組織沿革、檔案利用效果匯編等等，深層次編研近年來剛剛起步，還有待于探索和掌握，要不斷提高檔案人員的業務素質，主要做法：

1、檔案人員要熟悉館藏內容，檔案人員只有熟悉了館藏，掌握了企業、社會的需求，才能做好檔案開發利用工作的主動權。

2、檔案人員要不斷的進行業務培訓，開展崗位練兵，親手整理檔案，編制檢索工具，這樣才能提高檔案人員的管理水平和業務能力。

3、做好檔案信息反饋工作，在編研上下功夫，為企業管理提供更多更有價值的檔案信息。

總之，我們要發揮檔案人員的積極性，提高優質服務水平，以《檔案法》為指針，使檔案發揮出越來越大的作用。