公文知識參考4則

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第一則提高公文寫作能力

一．抓住寫作能力養成規律

1.由少到多

2.先放后收

3.先規后巧

4.由記敘而論說

二．公文寫作的循序漸進

1.循序漸進

（1）從通知、公告、大事記等相對內容單一、結構簡單、篇幅短小的文體學起，逐步向工作計劃、工作總結相對復雜的文體拓展。

（2）從相對規范性較強、模式化程度較高（辦法、規定、條例）的文體學起，逐步向（領導講話、經驗材料等））非規范化、模式化的文體拓展。

（3）從自己熟悉的領域寫起，逐步向其他領域拓展。

2.照貓畫虎

初學公文寫作的人，也可以找范文來套寫和模仿，在模仿中體會奧妙，摸索門道。模仿多了，就會逐步掌握一些寫作的基本規律。如：起草一個會議通知，往往就可以找一個原有的通知來套寫。

3.多寫多練。

寫作的規律，只有在多寫多練中才能不斷加深認識；寫作的能力，只有在多寫多練中才能逐步提高。不通過多寫多練的長期積累，寫作理論懂得再多也無濟于事，正所謂“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。

4.改中求精

只有在不斷的修改中，才能出成品、出上品、出精品。正所謂“好文章是改出來的”

（1）修改的四個方面：

一是斟酌主題，看是否正確、深刻和突出；

二是研究結構，看前后是否銜接，整體是否協調，層次是否清楚，段落是否分明，照應是否緊密，過渡是否自然；

三是檢查素材，看是否真實、典型、新鮮、生動，是否恰到好處地說明了主題；

四是推敲文字，看每個段落、每句話、每個詞、每個標點是否得當。

（2）修改的三種方法：

一是靜思默改法。就是初稿寫成后，自己平心靜氣地坐下來，讓整個文稿從頭至尾、從大到小在頭腦中過過“電影”，細細品味，從中發現毛病。

二是邊讀邊改法。就是對寫成的文稿，從頭至尾讀上一遍甚至幾遍，邊讀邊思考，邊讀邊修改。這對發現不妥當的詞、不通順的句子極其有效。

三是冷卻修改法。就是把寫成的文稿先放一放，自己則先讀一些有關的文章，翻一些相關的資料，開闊一下思路，冷靜一下頭腦，然后回過頭來再對文稿進行思考和修改。

（3）比較鑒別法

俗話說：“有比較才有鑒別?！北容^，是知好壞、曉優劣、見長短的有效方法。學習公文寫作，也要學會用比較的方法，取人之長，補己之短。

一是拿自己寫的初稿同領導修改后或報刊發表后的定稿進行比較，看一看領導和編輯都做了哪些修改，琢磨一下為什么這樣修改，修改后的高明之處在哪兒，從中體會出一些門道，以供今后借鑒。

二是拿自己的習作同別人起草的大家公認比較成熟的相同內容、相同體裁的文稿進行比較，看一看人家高明在什么地方、為什么高明，自己的差距在哪里，為什么有這樣的差距，思考一下怎樣學習人家的長處，彌補自己的短處。

三是找一些不同人起草的內容和體裁相同的文稿進行比較，看一看各有什么特色和長短，找出哪些是可供自己學習借鑒的，哪些是自己應該注意避免的，以博采眾家之長。

四是把自己所在單位的文稿同上級單位的同類文稿進行比較，看一看上級的文稿在站位上、在角度選擇上、在問題的闡述上有什么高明之處，以便從中受益。

5.虛心請教

遇到不明白的，要主動向寫作高手請教或和同事一起研究討論。

一是帶著問題求解。在學習寫作的過程中，遇到什么想不明白的事情或解決不了的矛盾，要主動向高手請教，也可以請身邊的同事一起研究討論。有的時候，高手的幾句話就可以點撥清楚；在同事們你一言、我一語的討論中，也常會受到深刻的啟發。

二是帶著文章求改。就是自己寫了文章以后，要多請高手幫助修改。有的時候，人家改動幾句關鍵的話，可以使文章上一個檔次；提出幾條修改意見，可以使你受益匪淺，甚至受益終生。

三是向書本求知。特別是一些有關公文寫作的專業性刊物，常常發表充滿真知灼見的文章，經常讀一讀，會大有好處，有些文章甚至會使你眼前一亮、茅塞頓開。

四是勤于總結。要真正掌握寫作規律，就要勤于實踐，勤于總結。每寫一篇文章要總結，每看一篇文章也要總結，還要經常把一些相同體裁的文章進行對比。只有不斷研究，不斷總結，才能逐步把感性認識上升到理性認識，才能由寫作的必然王國走向自由王國。

第二則命令的含義

(一）命令的含義

命令，簡稱令，是上級機關對下級機的帶有強制性，一定要執行的一種文種。

命令使用于依照有關法律公布行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關人員。

命令（令）就其行文主題而言，使用限定及其嚴格，根據《中華人民共和國憲法》，《中華人民共和國地方各級人民代表大會和各級政府組織法》等法律規定，國家主席、國務院總理、國務院各部門首長、縣以上各級人民政府首長具有命令的職權，除軍事領導機關另有規定外，其他單位或個人用此文種，即為越權。就其規范體式而言，與一般公文不同處有二：一是不編入本機關公文發文序號，另行編寫令號；二是文尾處不加蓋機關印章而由首長簽署。

（二）命令的特點

1.發文的嚴肅性

命令不是任何單位在任何情況下都可以使用的，而是有積極的法律限制的。

2.內容的明確性

命令的內容必須簡潔明確，要求做什么，禁止什么，要規定得清清楚楚、明明白白，不能模棱兩可，不能產生歧義。

3.執行的強制性

凡以命令形式的公文，都必須不折不扣地執行，不能討價還價。

（三）命令的作用

命令的作用就是通過特殊的行政公文，直接行使對下級的領導與指揮的權力，告訴人們應該這樣做，不應該那樣做，從而自覺形成一種統一意志之下的統一行動。

（四）命令的種類命令按適用范圍可以分為公布令、行政令、嘉獎令三種，其內容比較單一、用法比較固定。

1.公布令

公布主要用于依照法律公布國家重要的行政法令、法規和重要規章。

2.行政令

行政令主要用于采取重大強制性行政措施，要求有關方面采取重大約束性行動等。

3.嘉獎令

嘉獎令一般是省級以上的機構用于嘉獎有突出貢獻的單位及人員。一般性的先進事跡和個人，可以用“通報”。

第三則命令（令）文種釋義

1．命令(令)

一、文種釋義

命令(令)是法定的領導機關或領導人對下級的一種具有強制執行效力的指揮性公文。它適用于依照有關法律規定公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。命令和令在古代有所區分，在現代則區別不大，已合并為一個文種。只是在不同的場合，文種名稱的使用有細微的區別，例如《中華人民共和國國務院令》、《戒嚴令》；《國務院關于在我國統一實行法定計量單位的命令》、《國務院關于在西藏自治區拉薩市實行戒嚴的命令》等。

根據用途的不同，命令(令)可以分為公布令、行政令、嘉獎令、任免令、通緝令、赦免令等。

根據公文法規的規定，撤銷下級機關不適當的命令、決定、決議等不再使用命令，而使用決定。

二、基本結構與寫法

命令(令)一般由首部、正文和尾部三部分組成。

1．首部。

(1)標題。命令的標題有三種寫法：一是由發令機關的領導人職務或發令機關名稱和“令”字兩項要素組成；二是由發令機關名稱、事由和“命令”三項要素組成；三是由事由和“命令”兩項要素組成。事由一般用“關于……”句式。

(2)發文字號。命令的發文字號也叫“令號”，有兩種形式：一種是編制自發式，標識于標題之下，又稱“流水號”；一種是公文發文字號的一般寫法?！傲魉枴币话阌糜趪抑飨灠l的“令”，按年度編號，即一年中其簽發命令的順序編號；其他命令一般用公文發文字號的一般寫法，即由發令機關代字、年份和發文順序號三項要素組成。

(3)主送機關。普發性命令，一般不寫主送機關；公布令是普發性的，一般也不寫主送機關；行政令該項或有或無；嘉獎令一般要寫主送機關。

2．正文。

(1)發令緣由。該部分一般需要說明命令的依據、原因、目的等內容。公布令一般只說明所公布的法規、規章于何時經何機構或會議批準、通過；行政令一般說明采取重大強制行政措施的原因、目的；嘉獎令一般要介紹受嘉獎者的事跡。

(2)命令事項。這部分是正文的核心，其語句簡潔精練，篇幅一般都不長。一般置于發令緣由之后，也可將其置于發令緣由之前。

(3)結尾。這部分內容或有或無。公布令一般沒有結尾；行政令和嘉獎令大多有結尾內容，用來提出要求、希望等。

3．尾部。

包括發令機關領導人職務及其簽名章和成文日期等要素。簽名章即發令機關領導人專門用于簽名的個人印章(紅色)，在成文時間上一行加蓋，下不壓成文時間。

三、寫作要求

1．要嚴格按照發文權限行文。根據《憲法》規定：只有國家主席、國務院總理、各部部長、各委員會主任和地方各級人民政府可以使用“命令”文種，省級以下機關的職能部門不能使用。

2．命令是指揮性公文，語言應當準確，不能使人產生歧義；語氣應堅決果斷，斬釘截鐵，切忌使用商量語氣。

3．撰寫和簽發命令必須嚴肅認真。既不得濫用命令(令)，也不得朝令夕改，使下級無所適從。制發機關及簽發人必須具有法定的權威性。

4．結構要嚴謹，篇幅要短小，使人易讀易記，便于理解和執行。

第四則公文主題

1什么是公文？怎樣理解公文的基本含義？

公文是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。公文的基本含義主要可以從四個方面理解：（1）公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。（2）公文形成的條件是行使職權和實施管理。（3）公文是具有法定效用與規范格式的文件材料。（4）公文是辦理公務的重要工具之一。（分別進行簡單闡述）

2公文產生的必要條件是什么？簡述我國古代公文產生與發展的主要線索。

社會的發展、階級的出現需要文字的溝通。這是公文出現的必要條件。在我國商代出現最早的文字-甲骨文。它是我國迄今發現的最早的文書檔案；在西周時期國家政權機構變得復雜起來，已設有專門管理文書的機構與起草文書的官吏；秦代出現了“書”、“奏”，它是我國最早的上行文；到了漢時期出現了“章”、“表”、“疏”等上行文，官員之間出現平行文“移書”，同時也出現了諸如“令”、“教”、“諭”之類的下行文，秦漢時期是我國封建社會文書工作確立的時期。從秦漢以后至明清，各種公文形式不斷變化出新。辛亥革命時期，南京政府對文書進行了全面改革。

3比較文書、文件、公文三個概念的異同。

文書一詞在機關的公務活動乃至人們的日常生活中，使用得極為普遍和廣泛。它可以作為所有文件材料的總稱也可以指公務文書和私人文書。“文件”有兩種解釋。從廣義上講他同文書一樣既可指公文也可以指私人文件。從狹義上講文件主要是指機關、組織制成的正式行文。文書則特指國家機關的公務文書。

4公文的主要特點是什么？

（1）有法定的作者。（2）有法定的權威。（3）有特定的效用。（4）公文有規范的體式。（5）公文有規定的處理程序。（各個特點相應補充說明）

5機關公文的作用主要表現在哪些方面？

（1）領導與指導作用。（2）行為規范作用。（3）傳遞信息作用。（4）公務聯系作用。（5）憑據記載作用。（各個作用補充說明）

6為什么要給公文分類？常見的公文分類方法有哪些？

由于公文所反映的社會現象是極其紛繁復雜的，為了保證機關公文處理工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關公文的性質、特點和作用入手，對機關在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。公文分類的方法主要是：按照公文的來源分類分為，（1）對外文件。（2）收來文件。（3）內部文件。按照公文的行文關系分類分為，（1）上行文。（2）平行文。（3）下行文。按照公文的秘密程度和閱讀范圍分類分為，（1）秘密文件。（2）普通文件。（3）公布文件。按照公文制發機關的性質和公文作用分類分為，（1）法規文件。包括：法律文件、法令文件、行政法規與規章文件（2）行政文件。（3）黨的文件。按照公文的性質和特點分類分為，（1）指揮性公文。（2）規范性公文。（3）報請性公文。（4）知照性公文。（5）記錄性公文。

7公文的名稱是怎樣確定的？我國現行的黨政機關公文常用種類有哪些？

（特別記憶93年的類型）

公文寫作

練習思考題

1什么是公文寫作？公文寫作的組織可分哪幾種形式？

公文寫作是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現機關領導意圖和愿望的協作活動。公文寫作的組織可以分為三種形式：（1）由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。（2）由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執筆起草。（3）由起草小組共同醞釀，多人分工執筆，一人統稿貫穿成文。篇幅大、水平高的文章段落由組成的起草小組共同起草。

2公文的質量主要體現在哪些方面？

公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。（1）在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。（2）在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

3公文寫作有哪些特點？

公文寫作的特點是：（1）被動寫作，遵命性強。（2）對象明確，針對性強。（3）集思廣益，群體性強。（4）決策之作，政策性強。（5）急迫之作，時限性強。（6）講究格式，規范性強。

4簡述公文寫作的基本要求。

公文寫作的基本要求是：（1）要保證公文內容在政治上的正確性。（2）要實事求是，在業務上符合客觀規律。（3）在文字表達上準確、鮮明、生動，符合語法與邏輯。（4）公文起草要符合統一規定的體式與程式。（5）要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

5公文寫作的步驟是什么？

公文寫作的步驟主要是：（1）明確發文主旨。（2）收集有關資料。（3）擬出寫作提綱。（4）認真起草正文。其中包括，把握公文主題選好用好材料；觀點正確，情況確實；內容涉及的有關部門要經過協商取得一致意見；文字表達要簡練，交代問題要清楚。（5）反復檢查思考。

6公文的修改要抓住哪些主要問題？

公文的修改主要包括：（1）關于主題的修改。（2）關于觀點的修改。（3）關于材料的修改。（4）關于結構的修改。（5）關于語言的修改。

公文的格式與稿本

練習與思考

1什么是公文體式？為什么公文要有一定的體式？

公文的體式是指公文的文體、構成要素及其在格式上的安排。公文要有一定的體式是因為為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。

2什么是公文文體？公文文體在表達方式和語言運用上有哪些特點？

公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點。公文文體在表達方式上的特點是在公文寫作中兼用敘述、說明和議論三種表達方式。在公文文體的語言運用上的特點是準確、簡明、莊重、得體。

3什么是公文的構成要素？公文構成要素的指定項目和選擇目各有哪些？

公文的構成主要是由數據目構成的，如發文機關、發文字號等。指定項目主要有公文管理標記、發文機關、版頭、發文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等組成。選擇目主要有簽發人、附件說明、注釋等構成。

4什么是公文的書面格式？它在公文的文面上分成哪幾個部分？

公文的書面格式是指在公文構成的數據項目在公文的文面上所處的位置和書寫格式。書面格式在公文的文面上包括文頭、行文和文尾三個部分。

5公文的文頭、行文和文尾三個部分各有那些數據項目？

公文的文頭包括：公文格式代碼、印刷順序號、秘書等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名。行文部分包括：公文的標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋或特殊要求說明。文尾部分包括：主題詞、抄送機關、印發說明、頁碼。

6發文字號的作用是什么？編排發文字號應當注意哪些問題？

發文字號的作用是：統計發文的數量；在查找和引用公文時可以為該份公文的代號使用。編排發文字號應當注意的問題是要力求準確、穩固、系統。

7公文的標題是怎樣構成的？怎樣編寫好公文標題？

公文的標題構成是：發文機關名稱、公文主題、文種。公文標題的編寫一定要注意完整，省略公文的標題有限制而且適合公文的標題！

8為什么要正確選定公文的主送機關？公文的主送機關一般有哪幾種情況？

正確選定公文的主送機關直接關系到公文發出后能否得到及時的處理。公文的主送機關主要有三種情況：（1）上級領導對下級發出的公文，下屬單位有貫徹行文的責任。（2）下級機關向上級領導機關發出的請示或報告等上行文。（3）直接向社會公眾的公文。

9簡述公文正文的結構及寫作要求。

公文的結構主要是由導語、正文主體、結束語三個部分組成。公文正文的寫作要求擬寫公文的起草者熟悉業務、懂政策并具有一定的馬列主義水平，還需要掌握語言文字和公文寫作的技能。

10公文標注主題詞的作用是什么？主題詞的標注應當注意哪些問題？

標注公文的主題詞的作用主要是：（1）可以準確簡要地概括文件的主要內容。（2）幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個機關辦事的效率。（3）有利于文書檔案管理的規范化、系統化、科學化。標注主題詞應當注意：必須在公文主題詞中選用主題詞；公文主題詞表中的類別標題不作主題詞用；有兩個以上的主題要依次標注；主題詞標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞。

11什么是文尾？怎樣正確理解文尾的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關系？

文尾就是公文的末尾。就公文來說有單是結構和復合式結構。無論是哪種類型，文尾只有一個，且應該放在公文整體結構的最后，這應該成為公文結構規范化的基本要求！

12簡述公文的排版形式與訂裝要求。

公文的排版形式是指公文數據項目在文件版面上的標印格式，屬于公文的外觀形式。公文的裝訂要求應該是采用線裝、釘裝或膠粘的辦法。一律在左側裝訂。

13比較公文的草稿與定稿，正本、副本與存本的異同。

草稿是內容和文字表述都沒有成熟的一個起始環節。而定稿則是指經過修改、審閱，并由領導人簽發形成的定型文稿。正本是根據已經簽發的定稿制發的正式文件，其明顯特征是蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽名。副本是根據公文正本復制的其他稿本稱為副本，又稱作抄本。存本是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本。

公文的行文規范

練習與思考

1什么是公文的行文規范？它包括哪幾個方面？

行文規范：按照一定的規定或準則來維護機關之間的行文秩序。它主要包括行文關系、行文方向與方式以及行文規則三個方面。

2什么是公文的行文關系？確定行文關系的基本原則是什么？

公文的行文關系：是指發文機關與收文機關之間的公文往來關系。確定行文關系的基本原則是：（1）國家行政機關的隸屬關系和職權范圍。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規定的。地方各級人民政府服從國務院是我國各級行政機關行文關系的基本準則。（2）黨的各級機關的隸屬關系和職權范圍。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產黨章程》規定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

3怎樣劃分機關之間的行文關系？

根據四種情況劃分機關之間的行文關系，它們分別是：同一系統的機關，既有上級領導機關，又有下級被領導機關，上下級機關之間，構成領導與被領導的關系；上級業務主管部門和下級業務主管部門之間具有業務上的指導關系；非同一系統的機關之間，無論級別高低，既無領導被領導關系，又無上下級業務部門的指導關系，它們僅僅是一般性的關系；同一系統的同級機關之間的關系，屬于平行關系。

4簡述公文的行文方向與方式。

根據機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文方向分為上行、下行和平行三個方向。根據機關工作的需要可以將公文分成三種形式，分別是：上行文、下行文和平行文。其中，上行文是指下級機關或業務部門向所屬上級領導機關或業務主管部門的一種行文。下行文是上級領導機關或業務主管部門對所屬下級機關或業務部門的一種行文。平行文是同級機關，或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關、部門、單位之間的一種行文。

5為什么說逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式？

逐級上行文是下級機關直接向所屬上級領導機關的一種行文方式。因為下級機關一般都采用這種方式向所屬上級領導機關請示和報告工作，所以逐級上行文是上行文中最基本、最常用的一種方式。

6行文規則的主要內容有哪些？

行文規則的主要內容是：注意隸屬關系，尊重機關職權；大力精簡文件，嚴格控制發文數量和范圍；在一般情況下，黨政機關不得越級行文；牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文；行文必須正確確定主送機關和抄送機關；主送機關與公文名稱要相互呼應；關于聯合行文的問題；關于“請示”的行文問題；關于各級黨政機關辦公廳（室）的行文問題；在報刊上的法規性公文，應視為正式公文依照執行。