公文八種基本寫法

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一：批示

1、批示的概念

批示，是除批復之外的一種答復性文書，其作用與批復相同，常常用于轉發或者批轉下級機關送來的一些對全局有普遍意義的報告、工作總結或者請求批轉下發的請示。

批示具有批復作用，不僅可以主送請示單位，而且還可以主送給其他應該遵照執行、辦理的各有關單位和部門。

2、批示的寫法

批示應針對轉發或批轉的文件內容，表明肯定性的態度，然后希望各有關單位和部門執行或參照執行。除肯定性的意見外，還可強調有關問題的典型意義，指出貫徹執行中應該注意的問題，或者扼要的重復來文的重點以引起受文者的重視。

批示與批復一樣，針對性要強，開門見山表明態度，行文簡法，措詞得當，語句周密，表達準確。

二、指示

1、指示的概念

指示，是上級領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則時使用的一種公文。

2、指示的特點

指示具有以下特點：

⑴原則性。必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令，并具有連續性。

⑵權威性。一般使用指令性語言，不能含糊其詞或模棱兩可。

⑶可操作性。政策界限要規定明確，便于掌握和執行。

⑷時效性，指示要求的時間性很強，規定期限要達到的目標必須能夠完成。經努力達到的目標必須能夠完成。經努力達不到的目標，不要勉強寫上去。

⑸準確性。文字表述準確，根除空話、套話。

指示這一文種，我國目前黨群系統的機關使用較多，行政領導機關使用頻率較低。

“指示”不能濫用；一般日常工作應該用“通知”，對下級布置重要工作，同時要闡明工作活動的原則時，才能用“指示”。

3、指示的組成

指示在結構上，由標題和正文兩部分組成。標題包括三部分內容：

⑴指示的機關；

⑵指示的中心內容（概括性的）；

⑶文種（指示）。如果指示的內容比較急切，或有時間限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示。在標題的下面，要注明指示的時間或者文號。

指示的正文之前，先寫明受文的機關名稱，正文一般由兩部分內容組成，一是本指示的根據或原因；二是本指示的具體事項而重點是放在指示的事項上。指示事項一般多采用分條分項的辦法撰寫。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實。正文兩部分的內容如何安排。要視具體的指示而定。一般分三個層次。第一層，簡要闡述本指示的依據和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關政策、法規的意義和有關政策、法規的主要內容。以及應著重在哪些方面進行貫徹。第二層，詳細寫明本指示的內容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發本指示”來過渡到正文。然后展開，一般是分項寫明指示的具體條款；完成指示的辦法、措施等。這部分內容，要求具有很強的現實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要講究簡練、準確。第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結合本地實際情況，具體組織實施”作結。

4、指示的寫作要點

撰寫指示，要注意以下幾點。

⑴要熟悉上情。正確了解和掌握黨和國家的有關方針政策、法律規章，以避免所擬寫的指示，出現政策性的偏差或與現行法規相矛盾的現象。

⑵要熟悉下情。了解下面共和國存在的重大問題，以使所擬寫的指示能“對癥下藥”。切忌泛泛而談，言之無物。

⑶要留有余地。所擬寫指示，要合理適當，兼顧其他工作的開展。

三、函

1、函的的概念

函，指公函，亦即公務信件，用于平行或者不相隸屬機關相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請示批準等，函具有以下特點：

（1）靈活簡便。

（2）種類多，使用的頻率高。

（3）具有公文的法定效用。

2、函的結構函的結構包括：

（1）標題通常要求寫明發文機關、內容與文種，如：《××××關于聯系臨時借房問題的函》。如屬回復問題的函，則多在“函”字前加“復”字。如《關于建設單位為動遷戶建房問題的復函》。

（2）主送機關即對函負辦理或答復責任的機關。除普發性的函以外，一般要求一個主送機關。

（3）正文需寫明下述三部分內容：

①制發函的根據與理由。如“根據國務院國發[19××]×××號文件關于凡新建（包括統建和自建）、擴建宿舍，都應把必須的生活服務設施包括進去，商業服務網點應占新建擴建面積的7%左右的規定，請你局……?！?/p>

②商洽或詢問（答復）以及請求批準的具體事項。要求中心明確、內容具體、方便對方辦理或答復。

③結尾通常適宜使用致意性的詞語，如“致以敬禮”、“謹致謝忱”、或以“特此函告”、“特此申請”、“為盼”、“為荷”等專用語結束上文。

3、函的寫作要求

（1）以簡要的文字，將需要商洽、詢問（答復）、申請、知照的事項（問題）明確、具體地交待清楚。

（2）用語謙和，講究分寸函，應用于平行機關之間相互協商，配合與互通信息。因此，用語要講究禮節，不使用告誡、命令性的詞語，語氣應委婉得體。涉外公函或不相隸屬機關之間的公函，必要時還要使用尊稱與致意性詞語。但是公函與私人信件有嚴格的區別，機關之間的誠懇致意是必要的，但不要形成客套；尊重對方是應當的，但不可過分，形成恭維奉迎。用語應當適度，掌握分寸。

（3）函主要用于說明有關事項與提出要求。

（4）函是正式公文的文種，必須行文鄭重必須具備正式公文的規范格式，使用印有發文機關名稱的信紙，擬定標題，編制發文字號，結構要求完整。

4、函的分類與各類函的撰寫要點

（1）商洽公務的函這種函，應當在正文中首先寫明制發函的根據和理由，即說明來函的意圖，而后陳述需要商洽的具體事項，要求觀點明確、意見具體、詞語得體、清楚，方便對方理解與答復。在下文的結尾處可以提出予以復函或予以盡快辦理的具體要求，如“上述要求，請予答復”或“煩請盡快函復為盼”、“請予大力協助為盼?！?/p>

（2）詢問與答復問題的函詢問問題的函，亦稱問函，要求集中詢問一個問題，方便對方盡快答復。所詢問的內容應屬本機關職責范圍內應當予以解決或回答的但又確實無據可查難以回答（解決）的問題。不要把本屬自己可以解決（回答）的問題不經認真調查或思考隨意加給對方，徒增對方的負擔。復函，要求針對來函內容給予確切答復，首先應表明是否同意的明確意見，然后說明理由，或提出具體的處理辦法，切忌發表無針對性的空說議論。要求用語準確、對策明確可行。結尾處，可以寫“特此復函”或“此復”。

（3）請求批準的函請求批準的函，主要用于向平行或不相隸屬的主管機關請求批準有關經費、物資、人員編制、機構設置、調配干部、稅收、營業執照、招生、專業增減等事項。屬于平行文。撰寫這種公文，要求理由充分，請求批準的事項明確清楚；一事一文，即一份公函集中請求批準一件事情；用語應簡明得體，力求爭得對方的支持。在結尾還應進一步明確行文目的。表明“請予批準”、“請予回復”或“請予協調解決”的具體要求。

四、通知

1、通知的概念

通知是用于批下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、規章、傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項、任免和聘用干部和一種公文。

2、通知和特點

（1）適用范圍的廣泛性。在所有的公文中，通知的適用范圍最為廣泛，上至高層機關，下至基層單位；大到全國范圍內重大安排，小至一個單位內部告知一般事項，都可以用通知行文。

（2）文體功用的曉諭性。通知總是有所告曉，有所要求，即包括“曉”和“諭”兩種功用，或告訴人們有關事項，或要求辦理，遵照執行。

（3）知照事情的時間性。在所有公文中，通知的時間性最強，通知事項或要求辦理的事情，往往都有很強的時間要求，即使是規定性通知也不像其它規范性文件具有較長期的時效。

通知是一種使用范圍較廣的公文。從內容性質上看，可分為批示性通知、指示性通知、一般事務性通知和會議通知四種。

3、通知的寫法

通知一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構成。

（1）標題：通知標題一般由發文機關、事由和文種三部分組成。有的還要根據具體情況寫明“聯合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。非正式文件處理的一般性通知，標題可直接標出文種。

（2）主送機關：在標題下、正文前頂格寫受文的單位或個人。（3）正文：通知正文包括通知的緣由、通知事項、通知要求三部分。不同種類的通知其正文的寫作有所不同。

性通知一般很簡短，寫明的意義和目的，提出執行的要求。如果在正文和題目中已指明所的文件名稱，也可在正文后不在注“附件”的字樣，直接將所的文件附在通知后即可。

指示性通知的正文包括兩個部分。開頭部分寫明通知的原由，可以寫當前存在的問題，發本通知的意義，也可以寫“特發本通知”或“特通知如下”轉入通知的內容。通知的內容大多采用分條列項法，具體地提出要求、措施和辦法，指示性通知一般不單獨結尾，以正文的完結而結束。

會議通知的正文要具體全面。一般包括：召開會議的機關、會議名稱、召開會議的起止時間、地點、會議內容和任務，參加會議的人員范圍和人數、入場憑證、報到時間和地點、與會人員須攜帶的文件材料、其它要求事項等內容。

任免通知的正文比較簡單，只要寫清決定任免的時間、機關、會議和依據文件，，以及任免人員的具體職務就可以了。

一般性通知所涉及的事項比較具體，正文主要交待要辦什么事，什么時間完成和要求等，有的告訴受文單位一些事項，以便工作聯系，不須辦理。

（4）落款和日期。在正文的右下方，寫上發文機關和名稱和發文日期。

一般說，通知是下行文，不能向上級機關、同級機關和不相隸屬的機關發通知。但在實際工作中，有時通知的事項不僅需要自己的下級單位知道，同時也需要同級機關和不相隸屬的機關了解，通知送交上級機關和其它單位，而不必向他們另發通知。

寫通知一忌羅嗦，二忌條理不清，三忌無謂的客套寒暄。通知是一種簡潔明確的公文，決不能用寫私函的方式來寫通知。

五、會議紀要

1、會議紀要的的概念

會議紀要是一種記載和傳達會議情況或主要精神、議定事項等內容的規定性公文。

2、會議紀要的分類

會議紀要大致有兩種類型：

（1）辦公會議紀要。又稱日常行政工作會議紀要。主要用來反映黨政機關、人民團體、企事業單位的領導機關開會研究問題、部署工作的情況，其作用是為機關單位工作的開展提供實在的指導和具體的依據。

（2）專項會議紀要。各種各樣的交流會、座談會、研討會的會議紀要，多屬于這一類型。這種會議紀要常常通過對涉及有關工作的重要方針、政策理論原則問題的交流、討論情況的紀實，給人們以深刻的啟發，給工作以宏觀的指導。但是它未經領導機關批轉，就不具有像辦公會議紀要那樣的行政約束力。

3、會議紀要的組成會議紀要一般由標題、開頭、主體、結尾四部分組成。

（1）標題。例會、辦公會議紀要的標題，要求標明是何單位、何種性質的會議。其他會議紀要的標題一般由會議召開單位、會議名稱和文種組成，也有只由會議名稱和文種兩面三項內容組成的。

（2）開頭。簡要介紹會議的基本情況，敘述召開會議的根據、目的、會議的起止時間、地點、參加會議的人員、會議的基本議程、主要活動和會議的結果。

（3）主體。緊承開頭。具體闡述會議討論的問題和意見、結論和決定以及對今后工作所提出的要求，從而把會議的主要精神和成果全面、具體、詳盡地反映出來。這一部分是會議紀要的中心，常見的寫法有兩種：

①概括敘述式。就是把會議的發言、討論情況加以綜合分析，圍繞中心內容，歸納概括成幾個部分，分條分段用“一、二、三……”的形式或冠以小標題進行排列，標明層次，然后對各個部分作完整系統的說明和闡述。這種寫法的優點是：擬寫靈活，綱目清晰，層次分明，便于將問題講深講透。

②發言記錄式。即可按會議的發言順序，把握發言要點，將發言者的觀點、論據如實記錄整理；也可按會議討論的問題，分別列出小標題，然后在小標題的下面，寫出重點發言。這種寫法較概括敘述式簡便，一般小型會議、專業性會議或座談會多采用此種寫法。

（4）結尾。一些會議紀要不單獨寫結尾。主體部分的最后一個問題寫完即收束全文。有些會議紀要單獨寫一段結尾，或是定會議主持人或其他領導人的總結講話：或是對會議作出一些基本估價，發出號召，提出希望。

4、如何擬寫會議紀要的標題標題是會議紀要的一個不可缺少的組成部分。會議紀要的標題有以下幾種寫法：

（1）會議名稱+文種。如《××學會第×屆年會紀要》。

（2）會議名稱+紀要內容+文種。如《××學會第×屆理事會第×次會議決議事項紀要》。

（3）發文單位名稱+會議名稱+文種。如《×市日用雜品公司進一步做好黑砂鍋市場供應工作會議紀要》。

（4）正題+副題。正題闡述會議的主旨、意義，副題交待會議的名稱、文種。如:“維護財政制度加強經濟管理在某部召開的《××法》座談會上的發言紀要“作為一種正式的公文，會議紀要的標題必須寫得明確，決不能以“會議紀要”為題。

5、會議紀要正文的幾種寫法會議紀要的正文主要有三種寫法。

（1）條項式寫法

即把討論的問題和決定的事項，分條分項寫出。會議討論了幾個問題。紀要就以幾個問題各自成一點寫出。工作會議紀要大多都有用這種寫法。這種寫法條條項項井然有序，便于理解、記憶、執行。

（2）綜合式寫法

即把會議內容，按性質綜合為若干部分，然后逐一寫出。工作經驗會議紀要、學術問題研討會紀要，一般都有用這種寫法。這種寫法有一定的難度，但有利于概括豐富的內容，有利于從原則高度上把問題說深講透。

（3）摘錄式寫法

即摘要直記會上發言內容，按發言順序或按內容性質歸類寫出。這類寫法通過摘錄發言人的話，反映發言人觀點，使人覺得客觀、真實。先寫發言者的姓名，然后再記其發言。記發言者的第一次發言時，在姓名后可注明發言者的單位、職務。要注意不要全文、原話盡錄，要摘其要點。

6、會議紀要與會議記錄等同嗎

會議紀要是在會議記錄的基礎上產生的，它是對會議記錄的歸納和概括。因而它雖然來源于會議記錄，但卻又明顯地不同于會議記錄。

會議記錄不是公文，只是一種事務文書，是會議情況的原始記錄，是擬寫公文的原始參考資料。因此，會議記錄一定要按會議的實際進程詳細地記錄開會的情況和每位發言人的發言。真實地反映發言人對每個議題的看法和意見，不能隨意增刪。一般說是發言人怎么說就怎么記，不能人為地加以整理和歸納，尤其是會議在某一問題上出現分歧的時候，會議記錄更要準確詳盡地把分歧意見完整地記錄下來，以體現會議的實際面貌，若想了解會議的全過程，查看當時的會議記錄是最佳的方法。

會議記錄是一種正式的公文，它記載的是會議的要點（與會各方所達成的共識），諸如會場的氣氛、會上的分歧、每位發言人的詳細發言等過于細致的情況在紀要中是不可能得到完整全面的反映的。因此我們說，想從會議紀要中看到會議的全貌是不可能的。

這個問題同時也在提醒我們。擬寫會議紀要時一定要本著“記錄要點的”宗旨，概括地傳達會議的精神和要求，不能缺少必要的歸納，否則就會將會議紀要寫成會議記錄了。要想把會議紀要寫好，首先就要明確開會的目的，其次要通盤了解會議的進行情況，最后還要仔細分析研究會議的發言記錄和其它相關的文字材料。在通盤了解、全面把握會議的進程的基礎上寫成的會議紀要才是成功的會議要。

六、批復

1、批復的概念

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“答復下級機關請示事項，用‘批復’”。

批復是答復性的下行文書，它是上級機關答復下級機關請示事項的指導性文件。批復必須以下級機關的請示或報告為存在的條件。沒有請示，也就無所謂批復。由此可見，批復與請示，是彼此相互對應的兩種公文。請示是上行文，批復是下行文。沒有下級機關的請示，就沒有上級機關的批復。請示和批復是正式行政公文中唯一具有相關聯的一對文種。這一特點決定了在批復的撰寫中，應充分體現出批復對于請示的針對性。因此，中以說批復是針對請示的批答公文。它是專門解決請示問題專用公文，其行文受到請示機關和請示內容的制約，行文關系和行文內容都是特定的。

2、批復的特點

批復是上級機關答復下級請示的一種下行文，它只針對請示而行文，它與通知、指示有所不同。通知、指示是上級機關主動下發的，批復是根據下級機關的請示而發的。其特點有：

（1）下行性；

（2）針對性；

（3）及時性；

（4）制約性；

（5）實踐性。

3、批復的結構

批復的結構可由標題、主送單位、正文和落款四部分組成。

（1）標題

批復的標題大體有兩種寫法：一是完整規范的標題，如《中共中央對〈關于在職工中開展讀書活動的報告〉的批復》；二是由五部分組成的標題，如《國務院關于同意遼寧省調整錦州市與錦西縣行政區域界線給遼寧省人民政府的批復》。該類標題由發文機關名稱、批復意見、事由、受文機關名稱和文種共五部分組成。這類標題雖然復雜，但表述清楚、嚴密。如果標題中不寫受文機關名稱，通常在公文主送單位處（即標題的左下方，正文之前）寫明受文機關名稱，或者在標題的下方寫明發文的年、月、日和對某機關的批復字樣，并用括號括上。日期字號與正文相同。

（2）批復的主送機關

也就是報送請示的機關。如果標題中沒有標明報送請示的機關名稱，主送機關和名稱要單獨寫上，放在標題之后、正文之前，頂格書寫。如果標題中已經標明了報送請示的機關的名稱，那么主送機關也可以省略不寫。

（3）正文

批復的正文一般由三部分組成，一是批復依據，或叫告知情況，寫“×年×月×日請示收悉”，或“×發[19××]×號請示收悉”或“×年×月×日×發[19××]×號請示收悉”等文字，有的還寫“經研究，批復如下”，這就構成了批復的依據，即針對某請示件人作出答復。二是批復內容。如果對請示內容不同意，要寫明理由；如果是因情況不明，決心難下，可以寫“暫不予批復”，但一定要用函件告訴對方。批復的內容一定要寫得明確、具體，不可含糊其辭。三是結語。批復的結尾很簡單，一般只寫“此復”或“特此批復”，并且另起一行，表示全文的結束，但有的批復不一定有這類結束語，近年來，不少批復均不用結束語，在表明態度、分析說理或作完批示后，即收尾結束。

（4）落款

如標題寫了發文單位的名稱，落款可以省略，只寫×年×月×日即可。如標題沒有寫發文單位，又沒有用帶版頭的正式公文紙印刷，落款必須寫清楚發文單位的名稱。

4、批復寫作應注意的事項

（1）批復具體體現了黨和國家的方針政策與實際情況的結合，因此，應以高度的責任心對待這一工作。

（2）及時批復，以免貽誤工作。

（3）如來文請示事宜雖然可行，但所陳述的辦法不夠妥當，或文字不甚周密，可將來文退回，請其修改后再作批復。

（4）有些請示，不按行文的正常渠道辦理或一文多頭請示，應予以糾正，以免貽誤工作。

（5）措辭要莊重、周密、準確。

（6）注意堅持一請示一批復的原則。

七、決議

1、決議的概念

決議是公布經過會議討論通過，并要求有關單位和個人貫徹執行的一種公文。它往往集中體現會議的成果，反映與會者的共同意志和想法。因此，決議具有鮮明的權威性和很強的約束力。會議一經作出決議，就要求有關單位和個人，必須遵照執行，不容改變。決議具有指導和指示作用。

2、決議的種類

按決議性質劃分，決議有兩種形式：

（1）規范性決議

其主文表述的是重要決策事項，具有條例、規定等法規文件的效力。

（2）性決議

其主文表述的不是決策事項，只說明或簡要說明決議事項的法定效力。而有關的決策事項，則作為附件附錄于決議之后。

按決議的內容分，也可以分為兩種形式：

（1）綜合性決議

是將整個會議決議的事項全面總結和概括后形成的決議，它反映會議的全部成果。《中共中央政治局擴大會議決議要點》（1951年2月18日），它概括了中共中央政治局會議決議的八個方面的工作要點，全面反映了這次會議的成果。

（2）專題性決議

是指會議就某一個單一問題或單項工作作出的決議。如1986年9月28日中共十二屆六中全會作出的《中共中央關于社會主義精神文明建設指導方針的決議》。雖然決議只有八條，但都是圍繞精神文明建設方針展開的，所以仍屬專題性決議。

3、決議的寫法

決議一般由三個部分組成：標題、通過的會議和日期、正文。

（1）標題

有兩種寫法：一是完整標題。這種標題使用頻率最大，因為這種標題最能體現決議嚴肅、鄭重的特點。二是事由加文種或會議加文種的標題法。

（2）通過的會議和日期

既在標題的下面，標明該決議由什么會議、于什么時間通過，并用括號括上。

（3）正文

正文的寫法因決議的類型不同而有些差異。下文詳述。標題，要寫明發文機關或會議的名稱和文種，發文機關或會議名稱，要寫全稱，不要省略。文種也不能省略。專題性決議的標題要寫明決議事由，事由一般的可以簡化，重要的、嚴肅的則不可簡化，事由要反映決議的中心內容。

決議的時間，不能寫在決議的正文之后，而是寫在標題之下、正文之前，通常用括號注明是什么時間，在什么會議上通過的，表示生效時間。如果標題中未寫明通過決議的會議名稱，那么此處時間之后，應加上某會議通過字樣。

八、決定

1、決定的概念

《國家行政機關公文處理暫行辦法》中說：“對某些問題或者重大行動做出安排，用‘決定’”。決定的使用范圍很廣，國家黨政機關、群眾團體可以使用，基層企事業單位也可以使用。

2、決定的主要特點

決定是各機關、單位對特定的事項或問題作出的決議或規定，要求相關人員必須貫徹執行，絕不能陽奉陰違，這就決定了它的主要特點是指令性和規范性。

3、決定和種類

決定在形式上大體上有三種類型：

（1）針對某個具體問題或事項的決策。如《全國人民代表大會常務委員會關于迅速審判嚴重危害社會治安的犯罪分子的程序的決定》就屬于這種類型。

（2）針對某一方面或的工作或某一類問題。這種決定，一般偏重于統一認識和確定某一方面的方針政策。比如《中共中央關于經濟體制改革的決定》、《中共中央關于教育體制改革的決定》等，就屬于這種類型，這些決定都帶有綱領性、法規性，其中的若干政策性規定，都要求下級機關認真貫徹執行。

（3）用于表彰和懲戒。這是因為某一事件活動已經完結，為了樹立榜樣以表彰好人好事，或吸取教訓以批評壞人壞事而作出的決定。