公文標題及常見病例分析

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公文標題是公文內容的攝要，在發揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標題時常出現一些毛病，筆者歸納為以下八個方面，并作粗淺分析。

一、要素不全。完整的、規范的公文標題，一般應具備“三要素”，即發文機關名稱、事由、文種，以標明由誰發文、為什么發文和用什文種發文。2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》作出明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容（事由）并標明公文種類（文種），一般應當標明發文機關”。當然，特殊情況下，也可省略標題中的一至二個要素，但不可隨意省略，要相對規范（至于標題三要素如何省略，省略時應注意些什么，參閱本人撰寫的《試論公文標題“三要素”的省略》一文），否則，將毛病百出。常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如《××縣人民政府決定》，由于省略事由，受文者看不出標題所反映的主要內容、事項和基本觀點，不利于學習、貫徹、領會、落實文件精神。除一些非重要的、極其簡短的通知、通告和特殊機關發出的特定公文外（如中華人民共和國國務院、司法部門發出的國務院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發文機關。如：一份沒有版頭的文件標題《關于加強農村黨支部建設的報告》，待上級看完文件后，才從落款處知道文件是哪個機關發出的，既不莊重，也不嚴肅，更不利于公文運轉和辦理。具有重大決策和事項的下行文不得省略發文機關；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發文機關，但有版頭（發文機關標識）的，也可不標明發文機關（見《安徽省行政機關公文處理實施細則》第三章第十一條第六款之規定：“為避免公文標題累贅，有發文機關標識的，也可不標明發文機關”）。三是隨意省略文種。使受文者不得要領，失去公文的嚴肅性。如《××鄉人民政府關于召開春耕生產會議的有關事宜》。

二、亂用文種。主要表現在三個方面：一是混用文種。如《全國人大常委會黨組關于縣鄉換屆選舉問題的請示報告》（見1990年2月2日《安徽日報》），這里把“請示”、“報告”兩個不同的文種混淆在一起使用，不論是已經廢止的分別于1987年2月28日公布的和1994年1月1日起執行的《國家行政機關公文處理辦法》，還是自2001年1月1日起新施行的。《國家行政機關公文處理辦法》都沒有“請示報告”這一文種，明顯不妥。從該“請示報告”的內容看，應使用批轉式“報告”這一文種。報告，一般分為兩種：一種是“向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”（見2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》）所使用的“匯報式報告”，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導了解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；另一種是提出建議、要求“批準轉發”的“批轉式報告”，這類報告，多是立足本部門的職能，主動向上級提出一些具有全局性、建設性的意見、建議，本部門又無職權直接行文，只有報告上級，經研究、同意、批轉方可實施。第二種報告（批轉式報告），今后應改用“請示”文種，這是2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》中的新規定：“向上級機關請求指示、批準”用請示。二是錯用文種。有的該用“請示”的，卻用了“報告”，而該用“報告”的反而用的是“請示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”、“規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文（2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報，議案，報告，請示，批復，意見，函，會議紀要。除此之外，均不可直接行文），但可作為“印發”、“頒發”式“通知”的“附件”行文。三是生造文種。如《關于調整工資的補充說明》、《關于機構改革中有關問題的解釋》等，這里的“補充說明”、“解釋”均不應作為文種使用，以上兩個標題可修定為《××（發文機關）關于印發調整工資補充說明的通知》、《××（發文機關）關于印發機構改革中有關問題解釋的通知》。還有的把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯誤的。

三、隸屬不清。不該用“批轉”的，用了“批轉”；該用“批轉”的卻用了“印發”、“轉發”，分不清三者之間的隸屬關系和詞性。如《××縣政府辦公室關于批轉××市長在××會議上講話的通知》，這里的“批轉”使用不當，應該使用“印發”或“轉發”。因為“批轉”具有“批準轉發”之意，是上級對下級報告的認同并轉發下去貫徹落實的。下級對上級機關的文件和上級領導同志的講話、批示等不可使用“批轉”，否則將混淆了上下級的隸屬關系。

四、提煉不精。主要表現在標題冗長上。如《×××（發文機關）關于招收退休退職職工子女就業，進行合理安排，確保社會穩定的通知》，可修改擬為《×××關于妥善安排退休退職職工子女就業的通知》或《×××關于妥善安排退休退職職工子女就業有關問題的通知》。

五、題不達義。表現在四個方面：一是事由偏跑。如《×××關于草原滅鼠的請示》，從題意上看，是請示開展滅鼠運動，而此文實際上是請求上級給予解決“滅鼠經費”的請示。應改寫為《×××關于要求解決草原滅鼠經費的請示》。二是題大義小。如《關于企業技術、人才開發的若干規定》，而文件內容中就如何進行技術、人才兩項開發，卻未作具體規定，標題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小義多。如《關于做好爭取人民滿意基層站所活動籌備工作的通知》，標題的事由主旨是“籌備”二字，而政文中不僅詳細介紹了“爭創活動”的意義、內容、方法，還談到了組織領導、活動步驟、管理制度等，顯然，標題題義過小難于表達和帶動正文，此標題可改寫為《×××關于開展爭創人民滿意的基層站所活動的通知》。四是題義不清。如《××縣人民政府關于糧食問題的通知》，其中就缺少“價格”、“收購”等詞語來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的主要內容。

六、用詞重疊。多出現在轉發、印發式公文方面。如“××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉法”三種技術處理辦法（見本人撰寫的《轉發式公文標題的三種技術處理辦法》一文）。

七、濫用符號。如“××縣人民政府辦公室關于印發《××同志在××會議上講話》的通知”、“轉發《××省公安廳關于實施社區警務戰略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應該使用，應改為：“××縣人民政府辦公室關于印發××同志在××會議上講話的通知”、“轉發××省公安廳關于實施社區警務戰略意見的通知”。2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

八、標注不規范。主要表現在以下兩個方面：一是回行題式不規范。《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：公文標題“回行時，要做到詞意完整”。而在實際排印時，卻往往做不到這一點。如：

中共××縣委××縣人民政府

關于進一步整治和改善經濟發展

環境的實施意見

此題回行時，將“經濟發展環境”一個完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應改為：

中共××縣委××縣人民政府

關于進一步整治和改善經濟發展環境的

實施意見

二是擺列布局不規范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過小；有的標題中行與行之間相離不是過曠，就是過緊。規范的擺布應是：紅色反線下空2行開始排列標題的第一行，行與行之間相間“以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離”；左右擺布時，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設備打印時，按“居中”鍵即可。三是字號字體使用不規范。就字體而言，有的用黑體，有的用宋體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號而言，有的用2號字，有的用3號字，有的甚至比2號更大、比3號更小，等等。規范的用法是：公文標題用2號小標宋體字（正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或3號黑體字），這是《國家行政機關公文格式》國家標準所規定的。