公文處理辦法

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為了規范本公司公文處理程序，提高辦公效率，制定本辦法。

一、來文處理

（一）政府各部門、各單位的來文、信件一律由辦公室登記，并根據文件內容分發處理。

1.辦公室文秘人員收到文件后，在文件處理單上標明辦理時間要求，即送辦公室主任或副主任簽注意見呈送公司總經理或副總經理批閱。

2.如主管領導不在東港，文件又急于轉至部室辦理的，可將文件復印件先送有關部門，由有關部門根據領導授意辦理。

3.有關部門收到文件后按領導批示立即辦理，重要事項要在上報前3個工作日（特殊情況按要求時間）將辦理結果報分管領導。

4.特別緊急和重要的文件，辦公室主任可直接請示董事長或總經理，特事特辦。

2．各公司以正式書面材料請示工作、需作答復的，辦公室登記后，由辦公室主任直接簽批有關部門處理，重大問題或超出職權范圍的問題先由有關部門將辦理意見報分管領導審定，必要時召開總經理辦公會審定。

二、公文起草

（一）起草。各部門文件、材料的起草人，必須認真學習領會文件精神和領導意圖，起草的文件、材料要符合國家的方針、政策、法律、法規，做到情況真實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清晰、直述不曲、切實可行、符合規范，篇幅力求簡短。文件初稿要附上填寫完備的發文稿紙，一并提交給部門經理審閱修改。

（二）審核。部門經理作為文件起草的負責人，要對文件的時間要求、質量要求負全面責任。對文件的政策依據、領導要求等進行認真審核把關，并根據文件內容要求、重要程度、發送范圍等初步核定密級和緊急程度，簽名后送主管副總經理審批、修改和簽發，然后由辦公室主任或秘書對公文格式、文種使用、公文主題詞、語言表述、標點符號等方面進行認真審核和修改后交文書編號、打字、印刷和郵送。

三、文件簽發

上報各級政府、各政府職能部門的文件，一般性文件由分管副總經理簽發，重要文件由總經理或董事長審核后簽發。

文件簽發、印制的程序：

主辦部門起草并填寫發文單→送分管副總經理（總經理）審核→送辦公室核稿（提供文件拷貝）→由辦公室編號→由辦公室修改、打印→裝訂分發。

四、文件制發與歸檔

（一）文件制發。經總經理簽發的文件，要及時交辦公室核稿和印制。由文書進行登記，編制發文文號，核定印制份數，文件經校對準確無誤后發送。文件按發送時間分為特急件、急件和一般文件。對特急件辦公室要隨到隨印制并發送；急件要抓緊印制并發送；一般文件要在規定時間內印制并發送。

（二）文件歸檔。所有文件制發完畢后，文件底稿交給辦公室文書，由其妥善保存，于次年年初統一分類整理、立成案卷。