衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)策略

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摘要：本文針對衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出有效的解決對策。通過加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)，提高服務(wù)意識，完善檔案管理體系，以此來促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生系統(tǒng)檔案；檔案管理；服務(wù)職能；信息化

衛(wèi)生健康系統(tǒng)作為國家衛(wèi)生健康戰(zhàn)略實(shí)施的重要系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)全民就醫(yī)，維持醫(yī)療機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行，貫徹落實(shí)衛(wèi)生健康發(fā)展規(guī)劃和措施，協(xié)調(diào)推進(jìn)深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，負(fù)責(zé)傳染病的防治監(jiān)督。檔案管理工作在衛(wèi)生信息管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但是，目前我國衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作受歷史、機(jī)構(gòu)的影響，存在檔案丟失、缺損、重藏輕用等問題。這些問題直接或間接反映出衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理中存在的問題以及檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)職能弱化的現(xiàn)象。

一、衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）業(yè)務(wù)檔案管理制度有待完善

首先，電子檔案管理制度不完善，電子檔案的錄入與紙質(zhì)檔案之間存在很大的差異。其次，檔案管理責(zé)任制未明確，無論是在檔案的收集、審批上，還是在電子檔案的管理上，都沒有明確管理人員的職責(zé)，嚴(yán)重降低檔案管理效率。任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的時候，都不能及時找到相關(guān)負(fù)責(zé)人處理問題，也無法及時追究個人的責(zé)任。最后，業(yè)務(wù)檔案管理日常的監(jiān)督機(jī)制不夠完善，由于相關(guān)管理部門缺乏對檔案系統(tǒng)管理的理念，在日常工作中不能重視其相關(guān)工作，導(dǎo)致監(jiān)督機(jī)制流于形式，長期處于“空缺”狀態(tài)。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

在國家醫(yī)療改革逐漸推進(jìn)的背景下，衛(wèi)生健康系統(tǒng)管理工作逐漸向復(fù)雜化和系統(tǒng)化的方向轉(zhuǎn)變，再加上電子辦公信息化水平的顯著提高，電子檔案管理成為衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。電子檔案作為傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理的一種延伸和創(chuàng)新，主要依靠信息技術(shù)處理和解決。但是很多衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)水平低下，導(dǎo)致管理水平降低，檔案管理知識嚴(yán)重缺乏，這些因素都嚴(yán)重制約了衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案的利用效果，無法充分發(fā)揮自身在檔案管理中的應(yīng)用價值。

（三）檔案管理手段落后

加強(qiáng)對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化管理，需要提高檔案管理的水平和效率，便于檔案得到及時有效地保存和查閱，這就需要積極改變檔案管理工作人員的工作態(tài)度，創(chuàng)新管理方式，避免在管理過程中出現(xiàn)封閉式管理模式。積極改革與創(chuàng)新檔案管理工作，充分發(fā)揮當(dāng)前管理信息化和開放化的優(yōu)勢，全面推動檔案管理工作順利開展。但是，目前很多基層醫(yī)院、衛(wèi)生院、以及縣衛(wèi)生健康局檔案管理工作依然是以人工管理方式為主，工作模式也同樣采用你查我調(diào)的狀態(tài)，缺乏檔案管理的信息化建設(shè)。這種檔案管理模式嚴(yán)重降低了管理效率，管理過程中也非常容易出現(xiàn)管理缺失的現(xiàn)象，很難適應(yīng)滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。

二、提升衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案服務(wù)的有效策略

（一）增強(qiáng)檔案服務(wù)意識

提高衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理水平首要完成的工作就是增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理人員的服務(wù)意識。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理具有復(fù)雜性高、種類多、服務(wù)人員廣泛的特點(diǎn)，要想做好這項(xiàng)工作，一定要增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識，這就需要加強(qiáng)對管理人員的日常培訓(xùn)和指導(dǎo)，同時單位領(lǐng)導(dǎo)也要充分發(fā)揮自身的職能，帶頭領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作相關(guān)知識的學(xué)習(xí)和掌握。在日常工作中，經(jīng)常開設(shè)一些有關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理的知識講座，改變被動的服務(wù)理念，變成主動服務(wù)，多引導(dǎo)眾多的普通職工了解業(yè)務(wù)檔案管理的意義，并且學(xué)習(xí)如何使自身的職業(yè)未來發(fā)展與企業(yè)未來發(fā)展形成相同的步調(diào)。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)層的管理人員和工作人員也要增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識，深刻認(rèn)識檔案管理工作基本出發(fā)點(diǎn)就是服務(wù)，使其含義可以在每個人的心中根深蒂固，從而形成領(lǐng)導(dǎo)重視服務(wù)，管理人員和工作人員踐行服務(wù)的新格局，對提升服務(wù)質(zhì)量具有極大促進(jìn)作用。

（二）建立健全檔案管理體系

當(dāng)前，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作中涉及到范圍非常廣泛，種類繁多，而且管理難度系數(shù)也比較大，如果沒有建立健全的檔案管理體系，衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作容易出現(xiàn)管理混亂、檔案丟失、損壞等現(xiàn)象。因此，建立完善的檔案管理體系至關(guān)重要。首先，建立完備檔案管理責(zé)任制度。明確管理人員和領(lǐng)導(dǎo)者的工作職責(zé)，細(xì)化工作中的職能和使用權(quán)限，形成檔案有人管、有人看的高質(zhì)量長效監(jiān)督機(jī)制。貫徹落實(shí)安全責(zé)任制，做好對使用者私鑰和代碼漏洞的管理和監(jiān)督，避免信息數(shù)據(jù)被盜竊、泄露，同時還需要建立搶險機(jī)制，做好檔案管理數(shù)據(jù)備份，防患于未然，全面提升檔案管理信息的有效性、安全性。其次，規(guī)范檔案管理，優(yōu)化檔案資源利用流程。通過采用培訓(xùn)方式對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德進(jìn)行有效指導(dǎo)，加強(qiáng)他們的學(xué)習(xí)，積極開展現(xiàn)場“一對一”指導(dǎo)，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理系統(tǒng)》來全面提高管理人員和使用者的信息安全意識，做好信息防護(hù)措施，特別是針對私鑰管理、網(wǎng)絡(luò)病毒的查殺，能夠從源頭上解決信息數(shù)據(jù)安全危機(jī)問題，更好地修復(fù)系統(tǒng)、加速優(yōu)化。最后，統(tǒng)一衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。包括患者病例、醫(yī)護(hù)人員執(zhí)業(yè)資格證、繼續(xù)教育證、婚檢檔案、兩癌孕優(yōu)檔案、文書檔案等進(jìn)行精細(xì)化的管理，同時在具體操作中也要統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，制定各自檔案保管的范圍和期限，并對衛(wèi)生健康業(yè)務(wù)檔案卷宗設(shè)置相應(yīng)的編碼，明確檔案的目錄和類別，實(shí)行統(tǒng)一化的管理。

（三）建設(shè)智慧檔案信息化管理格局

衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)為了適應(yīng)時代發(fā)展要求，提出將信息化引入到衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理中，改變檔案管理工作模式，全面建設(shè)智慧檔案信息化管理格局，以此來全面提升衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理服務(wù)職能的水平。但是依然有很多人員并未認(rèn)清楚信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)目前的應(yīng)用價值，沒有認(rèn)識到信息化管理格局對提升檔案管理工作水平的重要性，信息化技術(shù)應(yīng)用意識極為薄弱，檔案管理模式停滯不前，無法得到及時的更新與優(yōu)化，導(dǎo)致海量數(shù)據(jù)無法得到及時有效的利用，長期處于“沉睡”狀態(tài)，嚴(yán)重影響衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理工作的開展。除此之外，也會直接影響檔案管理工作對于未來企業(yè)決策方面的輔助效果，導(dǎo)致檔案管理工作逐漸趨于邊緣化，所以建設(shè)智慧檔案信息化管理格局勢在必行。首先，加強(qiáng)衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)。建設(shè)內(nèi)容包括檔案管理系統(tǒng)、智能分類系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，同時還需要投入必要的資金，購買數(shù)字化設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)打印機(jī)、掃描儀以及錄像機(jī)等。其次，積極采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。打破傳統(tǒng)檔案管理“信息孤島”的狀態(tài)，從而形成基于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資源地，促使檔案可以跨組織、跨部門、跨系統(tǒng)管理，真正實(shí)現(xiàn)全生命周期的檔案管控，實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時共享的目的，提高檔案資源管理的經(jīng)濟(jì)高效化、利用價值的最大化。

（四）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)

首先，把好管理人員的政治素養(yǎng)關(guān)。衛(wèi)生健康系統(tǒng)關(guān)系著群眾自身的利益，要全面貫徹落實(shí)黨的方針路線。因?yàn)闄n案管理工作作為一種政策性、服務(wù)性非常強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守紀(jì)律法規(guī)，提升自身的職業(yè)道德素養(yǎng)。其次，加強(qiáng)對檔案管理工作人員專業(yè)知識的培訓(xùn)。定期開展學(xué)習(xí)講座，要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，特別是需要加強(qiáng)對新入職工作人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容以實(shí)際操作為主，將培訓(xùn)內(nèi)容重點(diǎn)放在解決工作應(yīng)知和處理問題上，對于在職人員培訓(xùn)內(nèi)容以理論知識為主，提高他們的專業(yè)知識水平。最后，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才。由于衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案管理工作具有復(fù)合性強(qiáng)、專業(yè)性高的特點(diǎn)，兼職人員和臨時管理人員已經(jīng)不能勝任此工作崗位，無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求。因此，需要大力引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，確保檔案管理工作的專業(yè)化。

（五）有序發(fā)展優(yōu)化資源配置

第一，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，要想更好滿足檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際要求，就要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，從問題根本入手，解決設(shè)備落后、陳舊的問題。所以在大數(shù)據(jù)背景下，注重投入基礎(chǔ)硬件設(shè)施，特別是服務(wù)器和存儲設(shè)備的投入，能夠有效緩解多個節(jié)點(diǎn)工作、實(shí)時計(jì)算對存儲功能帶來的壓力。要采用現(xiàn)代化的管理手段，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理技術(shù)淘汰落后的管理軟件，加大資金的投入，不斷研發(fā)更為合理的管理軟件，擴(kuò)大檔案的管理范圍，使各種最為尖端的軟件可以應(yīng)用在衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理中，以此來不斷降低管理人員的工作量，節(jié)約人力、物力和財力，進(jìn)一步提高管理人員的工作效率和管理水平。第二，轉(zhuǎn)變電子檔案管理模式，逐漸向扁平化管理模式轉(zhuǎn)變，有效提高管理效率和水平。后端管理層面可以先采用區(qū)塊鏈技術(shù)，在小范圍內(nèi)積累工作經(jīng)驗(yàn)，等到應(yīng)用時機(jī)成熟后在服務(wù)端業(yè)務(wù)中廣泛推廣，特別需要注意在實(shí)時服務(wù)中的應(yīng)用，避免降低用戶的體驗(yàn)度。第三，規(guī)范用戶個人行為，載體、格式、內(nèi)容大小實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)定，嚴(yán)格控制整個數(shù)據(jù)量的增長幅度。除此之外，需要提高信息數(shù)據(jù)的更新速度，定期備份和更新陳舊數(shù)據(jù)，促使帶寬和存儲空間實(shí)現(xiàn)服務(wù)層的應(yīng)用價值，進(jìn)一步提升信息數(shù)據(jù)的流通速度。

（六）提高檔案使用安全性

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，有效提升了檔案工作的效率和質(zhì)量，同時也有效簡化了歸檔工作的流程，降低了工作的失誤率和出錯率。但是在信息化技術(shù)的影響下，安全問題成為影響檔案質(zhì)量的主要因素。檔案使用權(quán)限問題可能會成為黑客攻擊的主要目標(biāo)，對檔案信息的安全性和實(shí)效性都造成了嚴(yán)重的影響，非常不利于后期檔案信息資源的查閱和使用，給后續(xù)工作帶來了極大的不便。所以，衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作中隨時都存在著信息被泄露和竊取的風(fēng)險。這就需要合理采用現(xiàn)代化的管理手段，引進(jìn)管理設(shè)備和管理技術(shù)，根據(jù)自身發(fā)展情況建立完善的安全制度，制定網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的保護(hù)和安全使用。同時還可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，盡可能地保障檔案信息的保密性，提高檔案信息使用的安全性。衛(wèi)生健康系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理工作作為一項(xiàng)關(guān)系群眾切身利益的服務(wù)型工作，需要加強(qiáng)對其的重視度和關(guān)注度。針對衛(wèi)生健康檔案管理工作中存在的問題，需要加強(qiáng)管理人的業(yè)務(wù)檔案管理意識，掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理水平，優(yōu)化檔案資源整合，提升業(yè)務(wù)檔案信息的完整性和實(shí)效性。

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作者：郭美鳳 單位：盤錦市盤山縣衛(wèi)生健康事務(wù)服務(wù)中心