衛生健康系統業務檔案管理服務策略

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摘要：本文針對衛生健康系統業務檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出有效的解決對策。通過加強檔案人才培養，提高服務意識，完善檔案管理體系，以此來促進檔案事業的可持續發展。

關鍵詞：衛生系統檔案；檔案管理；服務職能；信息化

衛生健康系統作為國家衛生健康戰略實施的重要系統，主要負責全民就醫，維持醫療機構正常運行，貫徹落實衛生健康發展規劃和措施，協調推進深化醫藥衛生體制改革，負責傳染病的防治監督。檔案管理工作在衛生信息管理中發揮著至關重要的作用。但是，目前我國衛生健康系統業務檔案管理工作受歷史、機構的影響，存在檔案丟失、缺損、重藏輕用等問題。這些問題直接或間接反映出衛生健康系統檔案管理中存在的問題以及檔案管理服務機構職能弱化的現象。

一、衛生健康系統業務檔案管理存在的問題

（一）業務檔案管理制度有待完善

首先，電子檔案管理制度不完善，電子檔案的錄入與紙質檔案之間存在很大的差異。其次，檔案管理責任制未明確，無論是在檔案的收集、審批上，還是在電子檔案的管理上，都沒有明確管理人員的職責，嚴重降低檔案管理效率。任何一個環節出現問題的時候，都不能及時找到相關負責人處理問題，也無法及時追究個人的責任。最后，業務檔案管理日常的監督機制不夠完善，由于相關管理部門缺乏對檔案系統管理的理念，在日常工作中不能重視其相關工作，導致監督機制流于形式，長期處于“空缺”狀態。

（二）缺乏專業的檔案管理人才

在國家醫療改革逐漸推進的背景下，衛生健康系統管理工作逐漸向復雜化和系統化的方向轉變，再加上電子辦公信息化水平的顯著提高，電子檔案管理成為衛生健康系統檔案管理工作的一項重要任務。電子檔案作為傳統紙質版檔案管理的一種延伸和創新，主要依靠信息技術處理和解決。但是很多衛生健康系統檔案管理人員素質水平低下，導致管理水平降低，檔案管理知識嚴重缺乏，這些因素都嚴重制約了衛生健康業務檔案的利用效果，無法充分發揮自身在檔案管理中的應用價值。

（三）檔案管理手段落后

加強對衛生系統檔案的信息化管理，需要提高檔案管理的水平和效率，便于檔案得到及時有效地保存和查閱，這就需要積極改變檔案管理工作人員的工作態度，創新管理方式，避免在管理過程中出現封閉式管理模式。積極改革與創新檔案管理工作，充分發揮當前管理信息化和開放化的優勢，全面推動檔案管理工作順利開展。但是，目前很多基層醫院、衛生院、以及縣衛生健康局檔案管理工作依然是以人工管理方式為主，工作模式也同樣采用你查我調的狀態，缺乏檔案管理的信息化建設。這種檔案管理模式嚴重降低了管理效率，管理過程中也非常容易出現管理缺失的現象，很難適應滿足當前檔案管理工作的需求。

二、提升衛生健康系統業務檔案服務的有效策略

（一）增強檔案服務意識

提高衛生健康系統檔案管理水平首要完成的工作就是增強業務檔案管理人員的服務意識。衛生健康系統業務檔案管理具有復雜性高、種類多、服務人員廣泛的特點，要想做好這項工作，一定要增強管理人員的服務意識，這就需要加強對管理人員的日常培訓和指導，同時單位領導也要充分發揮自身的職能，帶頭領導對檔案管理工作相關知識的學習和掌握。在日常工作中，經常開設一些有關業務檔案管理的知識講座，改變被動的服務理念，變成主動服務，多引導眾多的普通職工了解業務檔案管理的意義，并且學習如何使自身的職業未來發展與企業未來發展形成相同的步調。除此之外，領導層的管理人員和工作人員也要增強檔案管理服務意識，深刻認識檔案管理工作基本出發點就是服務，使其含義可以在每個人的心中根深蒂固，從而形成領導重視服務，管理人員和工作人員踐行服務的新格局，對提升服務質量具有極大促進作用。

（二）建立健全檔案管理體系

當前，衛生健康系統業務檔案管理工作中涉及到范圍非常廣泛，種類繁多，而且管理難度系數也比較大，如果沒有建立健全的檔案管理體系，衛生健康系統業務檔案管理工作容易出現管理混亂、檔案丟失、損壞等現象。因此，建立完善的檔案管理體系至關重要。首先，建立完備檔案管理責任制度。明確管理人員和領導者的工作職責，細化工作中的職能和使用權限，形成檔案有人管、有人看的高質量長效監督機制。貫徹落實安全責任制，做好對使用者私鑰和代碼漏洞的管理和監督，避免信息數據被盜竊、泄露，同時還需要建立搶險機制，做好檔案管理數據備份，防患于未然，全面提升檔案管理信息的有效性、安全性。其次，規范檔案管理，優化檔案資源利用流程。通過采用培訓方式對檔案管理人員的綜合素質和職業道德進行有效指導，加強他們的學習，積極開展現場“一對一”指導，并根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理系統》來全面提高管理人員和使用者的信息安全意識，做好信息防護措施，特別是針對私鑰管理、網絡病毒的查殺，能夠從源頭上解決信息數據安全危機問題，更好地修復系統、加速優化。最后，統一衛生健康系統檔案工作標準。包括患者病例、醫護人員執業資格證、繼續教育證、婚檢檔案、兩癌孕優檔案、文書檔案等進行精細化的管理，同時在具體操作中也要統一工作標準，制定各自檔案保管的范圍和期限，并對衛生健康業務檔案卷宗設置相應的編碼，明確檔案的目錄和類別，實行統一化的管理。

（三）建設智慧檔案信息化管理格局

衛生醫療機構為了適應時代發展要求，提出將信息化引入到衛生健康系統業務管理中，改變檔案管理工作模式，全面建設智慧檔案信息化管理格局，以此來全面提升衛生健康系統檔案管理服務職能的水平。但是依然有很多人員并未認清楚信息技術和網絡技術目前的應用價值，沒有認識到信息化管理格局對提升檔案管理工作水平的重要性，信息化技術應用意識極為薄弱，檔案管理模式停滯不前，無法得到及時的更新與優化，導致海量數據無法得到及時有效的利用，長期處于“沉睡”狀態，嚴重影響衛生健康系統業務管理工作的開展。除此之外，也會直接影響檔案管理工作對于未來企業決策方面的輔助效果，導致檔案管理工作逐漸趨于邊緣化，所以建設智慧檔案信息化管理格局勢在必行。首先，加強衛生健康系統檔案管理信息化建設。建設內容包括檔案管理系統、智能分類系統、網絡安全系統，同時還需要投入必要的資金，購買數字化設備，包括計算機打印機、掃描儀以及錄像機等。其次，積極采用大數據、云計算等先進的計算機技術建立完善的檔案數據網絡系統。打破傳統檔案管理“信息孤島”的狀態，從而形成基于企業內部的數據資源地，促使檔案可以跨組織、跨部門、跨系統管理，真正實現全生命周期的檔案管控，實現信息資源實時共享的目的，提高檔案資源管理的經濟高效化、利用價值的最大化。

（四）加強專業培訓

首先，把好管理人員的政治素養關。衛生健康系統關系著群眾自身的利益，要全面貫徹落實黨的方針路線。因為檔案管理工作作為一種政策性、服務性非常強的工作，要求檔案管理人員具備較強的責任心，嚴格遵守紀律法規，提升自身的職業道德素養。其次，加強對檔案管理工作人員專業知識的培訓。定期開展學習講座，要求檔案管理人員不斷學習，不斷提高自身業務水平，特別是需要加強對新入職工作人員業務知識的培訓，培訓內容以實際操作為主，將培訓內容重點放在解決工作應知和處理問題上，對于在職人員培訓內容以理論知識為主，提高他們的專業知識水平。最后，引進專業的檔案管理人才。由于衛生健康系統的檔案管理工作具有復合性強、專業性高的特點，兼職人員和臨時管理人員已經不能勝任此工作崗位，無法滿足當前檔案管理工作的需求。因此，需要大力引進專業的檔案管理人才，確保檔案管理工作的專業化。

（五）有序發展優化資源配置

第一，隨著科學技術的不斷發展與進步，要想更好滿足檔案管理現代化的實際要求，就要順應時代發展的潮流，從問題根本入手，解決設備落后、陳舊的問題。所以在大數據背景下，注重投入基礎硬件設施，特別是服務器和存儲設備的投入，能夠有效緩解多個節點工作、實時計算對存儲功能帶來的壓力。要采用現代化的管理手段，不斷引進現代化的管理設備和管理技術淘汰落后的管理軟件，加大資金的投入，不斷研發更為合理的管理軟件，擴大檔案的管理范圍，使各種最為尖端的軟件可以應用在衛生系統檔案管理中，以此來不斷降低管理人員的工作量，節約人力、物力和財力，進一步提高管理人員的工作效率和管理水平。第二，轉變電子檔案管理模式，逐漸向扁平化管理模式轉變，有效提高管理效率和水平。后端管理層面可以先采用區塊鏈技術，在小范圍內積累工作經驗，等到應用時機成熟后在服務端業務中廣泛推廣，特別需要注意在實時服務中的應用，避免降低用戶的體驗度。第三，規范用戶個人行為，載體、格式、內容大小實現統一規定，嚴格控制整個數據量的增長幅度。除此之外，需要提高信息數據的更新速度，定期備份和更新陳舊數據，促使帶寬和存儲空間實現服務層的應用價值，進一步提升信息數據的流通速度。

（六）提高檔案使用安全性

在網絡信息技術迅速發展的背景下，有效提升了檔案工作的效率和質量，同時也有效簡化了歸檔工作的流程，降低了工作的失誤率和出錯率。但是在信息化技術的影響下，安全問題成為影響檔案質量的主要因素。檔案使用權限問題可能會成為黑客攻擊的主要目標，對檔案信息的安全性和實效性都造成了嚴重的影響，非常不利于后期檔案信息資源的查閱和使用，給后續工作帶來了極大的不便。所以，衛生健康系統檔案管理工作中隨時都存在著信息被泄露和竊取的風險。這就需要合理采用現代化的管理手段，引進管理設備和管理技術，根據自身發展情況建立完善的安全制度，制定網絡安全防護體系，實現對檔案信息的保護和安全使用。同時還可以引進計算機網絡安全系統，盡可能地保障檔案信息的保密性，提高檔案信息使用的安全性。衛生健康系統業務檔案管理工作作為一項關系群眾切身利益的服務型工作，需要加強對其的重視度和關注度。針對衛生健康檔案管理工作中存在的問題，需要加強管理人的業務檔案管理意識，掌握現代化的信息管理技術，建設信息化檔案管理系統，從而提高檔案管理水平，優化檔案資源整合，提升業務檔案信息的完整性和實效性。

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作者：郭美鳳 單位：盤錦市盤山縣衛生健康事務服務中心