高校圖書館采編部業(yè)務流程改進研究

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摘要：以太原師范學院圖書館采編部為分析對象，從原有的采訪、加工、編目、典藏工作職責，以及實際工作的現(xiàn)狀，分析采編業(yè)務工作中存在的問題和原因，通過研究國內(nèi)前沿相關(guān)理論和方法，從全新的角度去探討現(xiàn)代高校圖書館采編部采編業(yè)務流程的優(yōu)化和重組。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；采編部；工作職責；外包

一、引言

圖書館采編工作是圖書館各項工作的基礎，所謂采編，是對文獻信息資源的采訪和編目，采編部也一直是圖書館業(yè)界公認的最為重要、最為核心的部門。隨著計算機、網(wǎng)絡技術(shù)不斷進步，圖書館事業(yè)迎來新的機遇和挑戰(zhàn)，采編的工作方式也隨之不斷改變。然而，圖書館專業(yè)人才的不足及職責、制度的過時，使很多圖書館無法較好地保證館藏文獻的數(shù)量和質(zhì)量。因此，優(yōu)化和重組工作流程成了采編工作的當務之急，下文將結(jié)合太原師范學院圖書館采編部業(yè)務工作流程的改進進行分析和探討。

二、高校圖書館采編工作模式的變化

1.采訪工作的變化高校圖書館采訪工作隨著網(wǎng)絡環(huán)境的變化發(fā)生巨大的變化，從傳統(tǒng)零星采購到如今的招標采購，無論從采訪模式、采訪環(huán)境，還是采訪工具都有所變化。（1）采購方式的變化在網(wǎng)絡和計算機普及之前，圖書館文獻采訪工作主要依靠采訪人員從《新華書目報》《社科新書目》《科技新書目》《圖書館報》《全國新書目》等專業(yè)圖書出版信息類報刊中了解文獻信息，再根據(jù)本館實際情況和需求挑選出適合館藏的圖書，通過書店預訂、接受贈送、郵購等方式最終納入館藏。圖書供應商的興起打破傳統(tǒng)的采訪方式，他們提供比書店更低的折扣和更優(yōu)質(zhì)的服務，使得圖書館逐步開始依賴圖書供應商。圖書供應商可以直接為圖書館提供更適合他們的書目信息，采訪人員可以更為便利地挑選圖書，并且到書周期和到書率都有大幅度提升。為消除圖書采購過程中的“不正之風”，政府決心推行圖書招標采購。隨著政府招標采購方式介入，圖書館無法自主選擇圖書供應商，招標采購方式看似公正透明，但不乏一些圖書供應商為中標而惡意抬高折扣，服務好、供貨好的供應商可能無法中標，而一旦一些靠高折扣的供應商中標后，采訪人員自主預訂的圖書無法供貨，而供應商提供的書目又大多“又舊又爛”，或者勉強供貨合格的圖書，卻無法保證后續(xù)的完整服務，致使圖書館不能采購到符合自己館藏的圖書。招標采購在運行的幾年中，圖書館也在不斷推陳出新，招標過程中設置一些打分項，提出供應商需要有可供采訪人員現(xiàn)場采購的圖書批銷中心、有能力帶領(lǐng)采訪人員參加的大型書市、有網(wǎng)上選書平臺等條件，最重要的是投標書商需要有較高的信譽，這些條件的設置很大程度上提升了供應商的服務能力和服務水平，達到了圖書館和供應商在購書業(yè)務上的雙贏。近幾年，出版社直接與采訪人員聯(lián)系的采書模式也逐漸興起。大多數(shù)圖書館由于采訪任務緊迫和采訪人員主動獲取文獻信息的來源比較有限，很多時候約束在了供應商提供的書目中，而與出版社直接聯(lián)系可以獲取到該社最新、最暢銷并且最適合館藏的書目信息。采訪人員經(jīng)過篩選后直接下單給圖書供應商進行采購。近幾年，很多圖書館還采用設置“館中館”的模式進行采購。由供應商提供圖書，圖書館設立單獨的閱覽空間，讀者可以在其中選擇適合自己的圖書，經(jīng)現(xiàn)場簡單加工后即可借閱，履行了借閱手續(xù)的圖書即視為圖書館下單購買的圖書。（2）采訪環(huán)境的變化傳統(tǒng)的采訪模式限制其采訪環(huán)境，采訪人員只能夠在辦公室勾選出報刊中的書目，再進行整理，再通過郵寄或通過書店預訂，或去書店挑選合適書目，如有大型書市，也只能是本館自行組織人員前往采選。有圖書供應商后，采訪人員的主要采購環(huán)境切換為供應商的批銷中心，進行現(xiàn)場采購。隨著計算機普及后，采訪人員的采購環(huán)境又轉(zhuǎn)換為供應商批銷中心現(xiàn)場采購和使用計算機勾選書目采購。而在疫情期間和后疫情時代，很多供應商對自己網(wǎng)上采購平臺進行大幅優(yōu)化，采訪人員在任何有互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下，使用手機、平板電腦或計算機等終端均可進行采購。（1）采訪工具的變化隨著采訪環(huán)境的變化，采訪工具也發(fā)生了翻天覆地的變化，從最初的報紙、雜志勾選，變?yōu)閳D書數(shù)字采集器采購，后又混合計算機自動化系統(tǒng)選購，再到現(xiàn)在的網(wǎng)絡采購，每一次的轉(zhuǎn)變也揭示了科技的進步。2.加工、編目工作的變化在圖書館使用計算機編目之前，大部分圖書館的加工、編目模式是：圖書到館拆包驗收——貼條碼、貼磁條、加蓋館藏章——分類、主題標引——查詢、分配排架號——打登錄號——編目——打印目錄卡片——卡片裝袋——貼書標和保護膜——典藏——入庫。這種流水式的加工、編目、典藏工作模式使得圖書館需要給采編部門配備大量的工作人員。而隨著圖書供應商的介入和圖書館工作人員編制的減少，加工、編目模式發(fā)生了改變，尤其是加工環(huán)節(jié)，加工環(huán)節(jié)大部分工作都由書商來提供服務。聯(lián)機編目的出現(xiàn)使很多圖書館加入聯(lián)機編目組織，從傳統(tǒng)手工編目轉(zhuǎn)為現(xiàn)代自動化、社會化，打破地域的限制，提高編目的效率和實效性，為編目工作節(jié)約很大的人力和物力。但是，圖書館真正的編目專業(yè)人員卻在不斷減少，圖書館不得不選擇把編目業(yè)務也外包給供應商，因此，現(xiàn)在大多圖書館的加工、編目模式是：供應商加工、提供MARC數(shù)據(jù)——圖書到館拆包驗收——編目數(shù)據(jù)核對——典藏——入庫。

三、采編業(yè)務的重組和優(yōu)化

1.采編業(yè)務重組和優(yōu)化策略（1）業(yè)務流程重組業(yè)務流程一般是指為完成組織特定目標而進行一系列邏輯相關(guān)活動的有序組合，它服務于組織的發(fā)展戰(zhàn)略，也為用戶提供服務。從采訪、加工、編目工作的不斷變化可以看出，采編工作不再是一個流水式的工作，不再需要每個環(huán)節(jié)都設立不同的工作人員，而是可以“身兼數(shù)職”。以筆者所在的地方高校圖書館——太原師范學院圖書館為例，近幾年采編部經(jīng)過不斷總結(jié)和探索，每個館員都可以變身為采訪員、驗收員、編目員，但為了更高效地完成工作任務，需要根據(jù)采編部現(xiàn)有的工作任務和現(xiàn)有工作人員，重組并優(yōu)化工作流程，重組后的流程是：查重——采購——書商負責加工——到館分組驗收（多人同時進行）——分組核對編目數(shù)據(jù)——編目典藏——入庫。（2）重組后的崗位職責流程重組后，過去的崗位職責已經(jīng)不適應現(xiàn)有的流程。因此，為保證重組后的流程暢通，落實崗位職責，必須要重新梳理崗位職責，制定適合重組流程后的崗位職責。根據(jù)太原師范學院圖書館采編部現(xiàn)有人員，設立部主任崗、文獻采訪崗、文獻總驗、審校崗、文獻驗收、編目崗、具體崗位職責如下表。2.采編業(yè)務重組后的優(yōu)點流程重組后，發(fā)現(xiàn)了許多優(yōu)點：①采編流程重組后，層次豐富的采訪方式有利于文獻資源的采集更具針對性，更能滿足廣大師生讀者的科研學習需求。②工作人員各司其職，彼此有獨立工作任務，互不影響，即提高采編工作效率，同時新書的流通速度又有大幅度提升。③任務分配更加平均，各個工作人員之間的工作少有交叉點，工作任務好安排，館員之間也鮮少產(chǎn)生矛盾。④流程中加入審校環(huán)節(jié)，可以及時向書商反饋加工及數(shù)據(jù)中的各種問題，提高編目加工的質(zhì)量。⑤年底的量化考核更加方便，也更有效激勵館員創(chuàng)新工作方法。

四、結(jié)語

綜上所述，計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，為圖書館事業(yè)的變革提出新的機遇和挑戰(zhàn)，尤其處在疫情當下和后疫情時期的地方高校圖書館，需要館員不斷轉(zhuǎn)變觀念，提升自己業(yè)務能力的同時，變革和優(yōu)化舊有的業(yè)務流程，利用現(xiàn)代化技術(shù)提高管理水平和服務水平，進一步發(fā)揮自動化、網(wǎng)絡化在采編過程中的作用，將采編業(yè)務流程的優(yōu)化和改進作為一個可持續(xù)化的過程，從而更好地為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

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作者：段佳慧