建設項目檔案管理模式分析

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摘要：本文主要研究信息化環境下建設項目檔案管理模式。通過分析檔案管理信息化的概念，以及在信息化環境下檔案管理存在的問題，提出相應解決方案。在信息化環境下，信息技術已經滲透人們的日常工作和生活當中，尤其是在建設項目檔案管理方面，實施信息化檔案管理能夠增強建設項目檔案管理的質量和效率，提高建筑企業的經濟效益。因此，通過思考信息化環境下建設項目檔案管理模式，以供其他建設項目檔案管理人員參考。

關鍵詞：信息化環境；建設項目；檔案管理；模式；思考

傳統的建設項目檔案管理都是人工操作，難免會出現重要數據信息丟失的問題，而且傳統紙質檔案比較占空間，在查閱相關檔案信息的時候不太方便。隨著科學技術水平的發展，建設項目檔案管理也開始實行信息化建設，這樣的模式有助于彌補傳統檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業開展科學、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實現可持續發展，提升建筑企業的經濟效益。

一、檔案信息化概述分析

檔案是建筑單位在發展過程中各項活動的記錄，代表建設企業的發展歷程，集中反映建設項目在施工建設期間的各種決策。檔案對建設項目的日后發展有著重要的推動作用，提升建設項目的經濟利益和社會效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進現代化信息技術對檔案數據信息進行整理、歸納，從而提升檔案管理的規范性。隨著互聯網信息技術的高速發展，科學、合理地實施檔案管理信息化建設工作，幫助建筑企業獲得長久發展，提升建筑企業的經濟效益。建設項目檔案信息化是指建設項目利用互聯網信息技術，結合當下建筑行業的市場動態行情變化，積極引進先進的技術設備，將建設項目原本的紙質資料進行有效整合，傳輸到計算機系統上保存，實現建設項目內部資源的共享。檔案信息化幫助建設單位實現檔案信息的智能化、數字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時間、不同空間查詢重要數據信息，為建設單位日后發展提供一定的理論數據。

二、檔案信息化管理的工作內容分析

1.網絡化在互聯網信息技術高速發展的背景下，大部分建設項目單位都擁有屬于自己的官方網站，官方網站為建設項目的施工建設、生產經營、日常管理提供較先進的技術手段，在一定程度上推動建設單位檔案管理信息化的高效發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核就可以進行相關操作，在整個過程中，不需要工作人員進入檔案管理室，對于提高檔案管理工作質量有一定的推動作用。2.數字化建設項目檔案信息化管理的基礎是數字化。在過去，建設項目檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，隨著互聯網信息技術的普及，建設項目檔案管理已經朝著數字化檔案管理模式轉變。建設項目檔案數據信息的數字化以便捷、高效為基本目標，有利于實現檔案信息資源的儲存數字化，從而實現資源有效共享，為建設單位的日后發展提供參考。3.自動化隨著現代化科學技術的大力發展，給建設項目檔案信息化管理模式創造了良好條件，如計算機檢索速度快、工作效率高，能夠實現檔案自動、多角度檢索，這是傳統檢索工具不能與之相比的。基于信息化環境下，建設項目檔案自動化管理模式的效果更為良好。

三、信息化環境下建設項目檔案管理模式存在的問題

1.缺乏健全的檔案信息化管理機制建立符合實際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設項目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計算機存在木馬病毒。由于其設立的檔案信息化管理機制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當，就會引發各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網站，導致計算機系統不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴重泄露。對此，建設單位在建立檔案信息化管理模式時，必須要做好相應管理機制的把控工作，并將其具體落實到實際工82022年第25期蘭臺內外數字檔案創新研究作中，謹防出現信息泄露等問題。2.基礎設備存在的問題隨著互聯網信息技術高速發展，雖然現階段我國檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實過程中還會暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個建設項目的施工全過程中占據重要的地位，涉及施工團隊、建設單位、監理單位出具的相關數據資料，如果檔案管理不當，很容易導致建設項目在最后結算時候產生造價、工程質量安全、施工合同內容等方面的問題。同時，在實際建設項目檔案信息化管理過程中，如果相關基礎設備配置不到位，還是使用落后的計算機，沒有及時更新計算機系統，在一定程度上就會抑制檔案管理信息化的發展。3.檔案管理工作人員業務水平較低建設項目單位檔案管理人員自身的專業技術直接影響建設項目的日后發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業素養、工作能力有待進一步提升，有的員工對打印、復印、數字掃描信息、多媒體技術等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統管理理念的影響，對于現代化的信息管理不太適應，無法借助計算機系統開展檔案管理，導致工作效率低、質量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設項目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創新在建設項目檔案信息化管理過程中，傳統的檔案管理工作是人工對檔案數據信息進行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業領導對于檔案規范化管理工作的認知度較低，只在乎建設項目的施工質量、施工進度以及財政資金的具體落實情況，認為工作人員查閱相關資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創新檔案管理意識，在一定程度上抑制了建設項目檔案管理信息化的發展，甚至嚴重影響檔案管理的工作質量，打消檔案管理人員的積極性，還會浪費大量的人力、財力、物力，導致檔案管理信息化建設效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價值和意義。

四、信息化環境下建設項目檔案管理模式的思考

1.檔案管理信息化建設項目檔案涉及很多歸檔方面的內容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對建設項目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監督反饋機制不健全，導致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環境下，建設項目單位可以建立檔案信息化管理平臺，及時轉變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數字化的方向發展。首先，反饋問題信息化。在建設項目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設項目檔案管理存在的問題，定期向上級主管部門匯報相應的數據資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現代化信息技術手段，及時發現歸檔文件存在的問題，早發現、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關工作人員在傳統檔案管理工作的基礎上，使用互聯網信息技術平臺，重點反映階段性評審的整改問題，有效落實整改責任制，提高建設項目檔案管理的工作效率。同時，信息化方法在對歸檔文件份數、頁數、卷數等數據信息進行統計時，具有更大的優勢，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統計數據的精準性。其次，質量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質文件，針對電子文件做好歸檔工作，技術人員可以設置“逐級審批”模塊，防止出現檔案文件“無人審批”的現象。另外，在相關法律法規允許范圍內，結合國家和行業建設項目檔案管理的規范化要求，建立文件收集模板數據庫，為不同施工階段的文件收集提供相應的指導，并且利用信息化方法對歸檔文件的真實性、精準性進行不同角度的檢測。因此，有效解決紙質檔案無人檢查的問題，按照國家規定的標準對接全部歸檔文件，實現檔案管理信息化模式轉變。2.建設項目檔案資料的數字化在新時化背景下，建設項目如果還是使用紙質檔案歸檔，很容易出現丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設單位提供基礎的信息服務，因此建議相關管理人員可以使用檔案管理信息系統，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關工作人員使用的情況，并為施工單位、監理單位、建設單位提供相應的數據支撐。在設計建設項目檔案管理信息系統的時候，必須要考慮數據來源的分類，包括業務系統數據、郵箱采集數據、外來文件等，針對業務系統數據和郵箱數據的采集，將建設項目檔案管理系統對接到前端業務平臺，實現電子文件直接向項目檔案管理系統的在線歸檔。3.檔案服務知識化首先，提升檔案本身價值。為了提高檔案的使用價值，轉變紙質審批、目錄檢索、紙質閱讀等方式，在內部建立檔案利用模塊，設置相應的檔案檢索功能，同時建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應的資料，節省時間和精力。其次，業務指導和進度管理。在信息化背景下，建設項目建立檔案管理信息系統，有助于實現線上信息和資源共享。相關管理人員借助檔案管理信息系統，可以全面了解建設項目工程的整體建設情況，結合建設項目的實際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯網信息技術平臺，將建設項目施工建設期間涉及的檔案信息推送給上級主管人員，在臨近節點之前，設置自動提醒功能，提醒其在第一時間了解工程變更情況，及時調整檔案資料歸檔，同時將變更的建設項目檔案資料提交給相關責任人。在到達節點后，建設項目施工人員、上級主管部門領導在網絡平臺上可以直接了解檔案資料的收集進度，保證檔案資料的完整性。總之，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負擔，有效提高建設項目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統信息化檔案管理信息系統在運行過程中也會存在一系列問題，需要相關管理人員從測試和維護工作兩方面確保其能夠正常運行。首先，在運行檔案管理信息系統時做好測試工作。部分建設項目單位為了盲目追求經濟效益最大化，在短短的時間內就開發出檔案管理信息系統，并且沒有經過相關技術人員測試就將其投入使用，如果使用不當，很容易導致檔案管理信息系統出現各種各樣的問題，無法滿足建設項目的基本需求。因此，在開發檔案管理信息系統的過程中，企業不要急功近利，必須經過技術人員對其性能做好測試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設項目的檔案信息化管理工作中。在測試過程中，如果發現問題，要馬上提出解決方案，進行修改、更新。檔案管理信息系統的測試工作不是短時間的工作，要經過反反復復地測試才能投入正常運行工作中。在測試階段，會消耗技術人員大量的時間和精力，尤其對于一些機密、重要的文件數據，測試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統開發過程中，技術人員要格外注意檔案管理信息系統的測試工作，從而保證檔案管理信息系統的正常運行。其次，檔案管理信息系統維護工作也非常重要。在檔案管理信息系統建設完成后，將檔案管理信息系統應用到檔案信息化管理工作中，需要相關工作人員定期對其進行維護。一般情況下，檔案管理信息系統的使用年限是4～5年左右，最長的使用年限可達到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統維護得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統建設的不斷深入，為了延長檔案管理信息系統的使用年限，其維護工作量也越來越大。檔案管理信息系統的維護工作占據整個檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統建設過程中，建設項目單位要配置適當的維護人員定期對檔案管理信息系統進行檢測，從而延長檔案管理信息系統的使用時間。

五、結語

綜上所述，建設項目檔案信息化管理模式是一項長期、復雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關檔案管理人員經過反復實踐，總結前人經驗，結合建設單位自身發展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環境下，建設項目檔案管理模式實施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識，熟練使用計算機等各種設備，提高專業技能，加快檔案管理信息化建設目標，促進建設單位在日益激烈的競爭中立于不敗之地。

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作者：戴競花