黃河基層單位工程檔案規(guī)范化管理對策

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【摘要】針對濟南黃河河務(wù)局及局屬單位開展檔案規(guī)范化管理實際，分析歸納黃河系統(tǒng)與地方單位的優(yōu)勢與差異，總結(jié)了檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的經(jīng)驗做法，剖析了現(xiàn)存問題及解決對策，以期對基層單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)提供指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】濟南黃河；檔案管理；規(guī)范化建設(shè)

為推動“十四五”時期濟南黃河檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，更好地服務(wù)新時代造福人民的幸福河建設(shè)，濟南黃河河務(wù)局在開展檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評價過程中，積極推動區(qū)（縣）局規(guī)范檔案管理，有效發(fā)揮檔案在基層治黃工作中的作用。

1檔案業(yè)務(wù)建設(shè)經(jīng)驗做法

1.1思想重視，強基固本

1）思想靠前。檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作開展之初，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將檔案業(yè)務(wù)建設(shè)列為年度重點工作，成立專班，明確領(lǐng)導(dǎo)專職負(fù)責(zé)該項工作。按照“從嚴(yán)、從細(xì)、從新”的原則，對標(biāo)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)評價辦法，做到不缺項漏項，既能全面展示單位檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)水平，又能突出檔案工作中的亮點和特色。2）部署靠前。在檔案工作的開展過程中，要緊跟新時代發(fā)展需求，取長補短，提升檔案軟硬件設(shè)備。將檔案工作的重大事項擺上重要議事議程，會議紀(jì)要中體現(xiàn)出研究解決檔案工作的相關(guān)問題。將檔案經(jīng)費列入單位預(yù)算，要提升檔案信息化建設(shè)、檔案硬件設(shè)施、檔案辦公設(shè)備的比重。3）工作靠前。根據(jù)工作變動，及時調(diào)整檔案領(lǐng)導(dǎo)小組成員及專兼職檔案員。對于新的專兼職檔案員進行一對一、一對多的講解指導(dǎo)。每年開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時了解掌握系統(tǒng)內(nèi)外各類檔案的最新標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案年度立卷歸檔工作。利用“國際檔案日”等一些重要節(jié)日節(jié)點，以舉辦講座、知識問答等形式宣傳檔案工作；積極利用微信、QQ傳遞檔案動態(tài)，傳播檔案文化，進一步增強大家的檔案意識，提高檔案工作的影響力。

1.2組織到位，制度完善

1）科學(xué)推動，制度先行。為更好的開展檔案業(yè)務(wù)工作，應(yīng)完善三個機制。一是建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，專、兼職檔案員具體管，縱向責(zé)任明確、橫向有人執(zhí)行，分工明確的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)有效的監(jiān)管運行機制；二是成立以單位負(fù)責(zé)人為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成有力的檔案工作協(xié)調(diào)機制；三是完善各級單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)評價工作，別特是指導(dǎo)機關(guān)部門、局屬單位、企業(yè)依法建立健全檔案工作，對檔案驗收實行事前指導(dǎo)及事中、事后監(jiān)管的檔案指導(dǎo)管理機制。2）完善檔案制度建設(shè)。要貫徹落實檔案法，參照國家和水利部門的關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和工作規(guī)范，結(jié)合單位實際，制定印發(fā)檔案工作規(guī)章制度匯編，涵蓋檔案保管、利用、管理、分類等多個方面內(nèi)容；適時修訂機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，在檔案監(jiān)督檢查、檔案信息化、檔案開放利用等方面加強制度和標(biāo)準(zhǔn)供給；修訂完善與新形勢不相適應(yīng)的制度、辦法。推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度。

1.3加強軟硬件建設(shè)

隨著檔案資料的增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已跟不上時代的發(fā)展，滿足不了治黃工作現(xiàn)代化的需求，檔案工作信息化迫在眉睫。為加快檔案信息化建設(shè)進程，濟南黃河河務(wù)局及其下屬7個區(qū)（縣）局制定了綜合檔案管理軟件系統(tǒng)配置計劃，投入專項經(jīng)費，安裝了綜合檔案管理軟件系統(tǒng)。加大對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大經(jīng)費投入，改變以往檔案保管條件差、信息化設(shè)備匱乏的現(xiàn)狀。配置電腦和掃描儀等信息化設(shè)備，對全類檔案進行掃描，并借鑒河南黃河河務(wù)局、山東黃河河務(wù)局等先進經(jīng)驗，建立電子檔案庫，將掃描的文書檔案、照片檔案等規(guī)范化儲存，全面推進“數(shù)字檔案室”的建設(shè)。以實現(xiàn)辦公室、整理室、閱覽室、庫房四分開，設(shè)施設(shè)備齊全，不僅滿足了“九防”要求，還能夠適應(yīng)未來10年檔案工作需求。

1.4提升專業(yè)技能

近年來，濟南黃河河務(wù)局檔案室充分發(fā)揮市局職能作用，做好監(jiān)督指導(dǎo)工作。一是每年的三、四月份市局檔案室工作人員到機關(guān)各部門對應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔工作進行一對一的指導(dǎo)，強化檔案整理質(zhì)量，把好歸檔時間關(guān)，完善檔案交接手續(xù)，提高檔案歸檔工作水平。二是每年四月中旬，市局檔案工作人員對所屬單位的檔案工作進行檢查，對局屬各單位的專職檔案員進行一對一指導(dǎo)，確保貫徹落實檔案法規(guī)、制度和相關(guān)要求。嚴(yán)把檔案收集、整理和移交關(guān)。三是結(jié)合市局辦公室黨支部“續(xù)新育人”工作法，抽調(diào)局屬單位和各區(qū)（縣）局專兼職檔案員累計14人到市局檔案室接收輪崗培訓(xùn)和鍛煉。通過一對一的指導(dǎo)模式，對濟南黃河檔案進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和實踐，使他們在極短的時間內(nèi)掌握了檔案的分類整理、編目、蓋章、編號、歸檔等，并熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的運用。作為區(qū)（縣）一級的基層治黃單位，在開展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，也總結(jié)了開展提技工作過程，歸納為“三學(xué)”，向上學(xué)、平行學(xué)、向外學(xué)。向上學(xué)，是向市局辦公室學(xué)習(xí)“續(xù)新育人”工作法，利用一個月時間集中辦公，指導(dǎo)兼職檔案員對上一年度檔案進行歸檔整理、對標(biāo)進行前3年檔案自查，做到發(fā)現(xiàn)問題隨時解決。在這個過程中，新一批兼職檔案員能迅速成長起來，熟練掌握文書、科技、會計檔案的收集整理及歸檔流程。平行學(xué)，是向系統(tǒng)內(nèi)兄弟單位學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗做法。實地參觀學(xué)習(xí)他們的檔案庫房建設(shè)、榮譽室建設(shè)、檔案管理體系建設(shè)、檔案信息化建設(shè)，以及檔案業(yè)務(wù)建設(shè)示范單位的創(chuàng)建經(jīng)驗。向外學(xué)，是向地方檔案示范單位學(xué)習(xí)先進的工作方法。通過細(xì)研《山東省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評價標(biāo)準(zhǔn)》，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)外在一些檔案整理歸檔的規(guī)定和制度上有些不同之處。通過參觀學(xué)習(xí)地方檔案業(yè)務(wù)建設(shè)示范單位，借鑒了他們先進的檔案管理方法和經(jīng)驗，也更加翔實地了解評價標(biāo)準(zhǔn)。通過檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使基層治黃單位檔案硬件設(shè)備更加齊全、制度更加完善、各種流程更加規(guī)范，業(yè)務(wù)工作更加全面，專兼職檔案員的業(yè)務(wù)技能更加熟練。

2存在問題及對策

2.1檔案數(shù)字化

針對當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中，檔案數(shù)字化工作存在的問題，在“十四五”的工作計劃中，加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，大力推進“增量電子化”，繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”。在“十四五”期間，濟南黃河河務(wù)局機關(guān)及區(qū)（縣）局傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率爭取達到80%以上，實現(xiàn)檔案傳統(tǒng)資源向數(shù)字資源轉(zhuǎn)變。實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢利用升級。簡化檔案利用程序，結(jié)合工作實際，根據(jù)工作部署，安裝應(yīng)用山東檔案信息管理一體化平臺，實現(xiàn)黃河系統(tǒng)省、市、縣局三級檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通。提供多途徑、多樣化檢索方法，開通全局機關(guān)用戶一站式檔案網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，全面提升檔案網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)水平。

2.2檔案利用效果

緊緊圍繞“黃河戰(zhàn)略”《規(guī)劃綱要》和山東黃河保護治理“五大體系”，加大相關(guān)檔案資源跨領(lǐng)域、跨區(qū)域、跨層級整合力度，用足用好專題檔案資源寶貴財富，有效發(fā)揮檔案工作在濟南黃河高質(zhì)量發(fā)展中的重要基礎(chǔ)支撐作用。

2.3檔案創(chuàng)新

推動檔案實踐、理論、制度全面創(chuàng)新，推動檔案工作與新技術(shù)深度融合，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力。緊密融合檔案工作需求，解決業(yè)務(wù)中的突出問題，通過新技術(shù)、新手段、新設(shè)備實現(xiàn)創(chuàng)新。發(fā)揮創(chuàng)新引領(lǐng)作用，在加強檔案修復(fù)、保護等傳統(tǒng)技術(shù)研究的同時，倡導(dǎo)開展大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用研究。濟陽黃河河務(wù)局在這方面的做法就值得借鑒，該單位引進具有多項專利技術(shù)的世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接入電子政務(wù)辦公系統(tǒng)，依托電子政務(wù)系統(tǒng)建成數(shù)字化檔案室，實現(xiàn)了本單位內(nèi)部電子文件的遠(yuǎn)程查詢利用、統(tǒng)計、傳輸?shù)裙δ埽源藶榛A(chǔ)的《數(shù)字化檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺下的綜合全景應(yīng)用》創(chuàng)新項目榮獲山東黃河科技進步三等獎。《重構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息平臺的分布式開發(fā)與利用》項目榮獲濟南市“講理想、比貢獻”活動科技創(chuàng)新項目獎、濟南市檔案工作管理與服務(wù)創(chuàng)新優(yōu)秀案例二等獎。

3加強黃河文化與檔案的活化利用

3.1深度開發(fā)檔案信息資源

圍繞濟南黃河中心工作，組織開展高質(zhì)量檔案編研，編寫治黃業(yè)務(wù)專題檔案匯集，續(xù)寫濟南黃河大事記，修訂濟南黃河組織機構(gòu)沿革，為各級黨組織和單位決策提供資政參考。結(jié)合黃河文化宣傳冊、黃河文化遺產(chǎn)名錄、紀(jì)錄片、文創(chuàng)產(chǎn)品等，將濟南治黃歷史資料與照片，從檔案庫房搬上機關(guān)墻面、河岸大堤、書冊畫卷；從書面死文字走向圖文活歷史，使檔案運用有效的活起來，更鮮明生動。章丘黃河河務(wù)局依托“一點一線一面”黃河文化新名片、紀(jì)錄片《范家園慘案回眸》、章丘水文化名錄等，做好檔案資源開發(fā)利用新文章。

3.2拓展檔案文化教育功能

圍繞重要時間節(jié)點重大紀(jì)念活動，綜合運用檔案資源，通過檔案發(fā)布、展覽陳列、圖片展示、史料編研等方式，增強檔案文化影響力。深入挖掘、宣傳人民治黃以來形成檔案的歷史、現(xiàn)實價值，把各級檔案室打造成為黨情、河情、局情教育基地。從檔案資料中深入挖掘黃河紅色故事，尋根溯源，追尋塵封已久的歷史故事。用檔案講好黃河人堅守初心使命的紅色故事，庚續(xù)黃河紅色血脈，傳承黃河紅色基因。

3.3加快開展河地融合

加強與地方檔案局、檔案館、黨史研究中心、文史委等多家單位溝通交流，做到檔案資源的互通互補。在檔案開發(fā)利用、活化檔案等方面的工作中，創(chuàng)新方法，借力合地融合，做好與黃河文化相結(jié)合文章，依托全媒體新宣傳方式，多種形式展現(xiàn)、突出檔案的價值所在。實現(xiàn)檔案工作與其他治黃業(yè)務(wù)工作“同布置、同檢查、同考核、同驗收”，保護、弘揚和發(fā)展優(yōu)秀的黃河歷史文化成果，不斷探索新形勢下檔案管理新途徑和新方法，更進一步地服務(wù)好治黃工作，開創(chuàng)濟南黃河檔案管理工作發(fā)展新局面。

作者：張云霞 游明 單位：濟南黃河河務(wù)局 章丘黃河河務(wù)局