高校學院辦公室管理職能研究論文

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摘要：作為基層運行的中樞機關，高校學院辦公室在教學、科研等各項管理工作中扮演著聯系內外、承上啟下、協調左右的橋梁角色。本文從高校學院辦公室管理工作的特點出發，提出學院辦公室管理創新不僅僅是管理方式的創新，更重要是管理理念和管理過程的創新，并提出了高校學院辦公室管理職能的創新的具體舉措。

關鍵詞：高校學院辦公室管理理念管理方式

高等學校的學院辦公室在整個學校工作中是按照專業性質設置的教學行政管理組織，是院系聯系的紐帶，起著溝通上下、協調左右的中樞作用。它對上是接受落實機構，對下是布置、督促機構，對內是管理服務機構，對外是接待、外聯機構。在當前招生規模急劇擴大、在校人數大幅度增加、教育改革不斷深化的形勢下，對學院辦公室的管理職能進行創新有著重要的意義。

一、高校學院辦公室管理工作的特點

(一)執行性。學院辦公室屬于管理層，而不屬于領導層，所以它的工作還具有執行性的特點。這一特點要求學院辦公室自覺地貫徹執行黨的方針政策，貫徹執行院系的各項指示和精神。作為學院辦公室，不能只是機械、教條地傳達，而應該根據本部門的實際情況，把政策的原則性同執行方法的靈活性結合起來，力求達到最佳的執行效果。

(二)協調性。學院辦公室既要管教學工作，又要管其他工作，上至院級職能部門、系級領導，下至每位教師，乃至每位學生，均需學院辦公室與他們直接打交道，如果說整個學院管理工作是由各個職能部門來分管，學院辦公室則是這些職能部門的具體執行機構和協調機構。因此說，學院辦公室的管理工作是多層次、全方位、綜合性的。

(三)服務性。管理就是服務，管理者只有遵循教育教學規律和管理原則，才能實現為教學服務的目的。學院辦公室人員必須樹立為教師服務，為學生服務的意識，做到既耐心，又細致；既熱情，又周到。在瑣碎、平凡的工作中為教學及師生提供優質服務，達到服務教學、管理教學的最佳效果。

(四)時間性。學校的教學活動是由若干環節相互緊扣的一項系統工程，任何一環都不能松懈，這就決定了學院辦公室工作具有較強的時間性。學院辦公室在管理過程中，一定要遵循教學規律，按時完成各階段的任務，保證教學工作正常運行。

(五)傳導性。從工作性質上講，教學管理屬于宏觀管理范疇，但是宏觀管理是建立在全面了解實際工作的基礎之上的。只有準確掌握教學一線的情況，宏觀管理才能避免失誤，實現既定目標。同時，學院辦公室需將各方面信息、建議和群眾的呼聲真實、準確地反饋給上級領導和職能部門，以便及時解決教學過程中隨時出現的各種矛盾和存在的問題。

二、高校學院辦公室管理理念的創新

學院辦公室管理創新不僅僅是管理方式的創新，更重要是管理理念和管理過程的創新。管理理念和管理過程的創新是高校學院辦公室管理創新的核心，既涉及管理者的素質，又涉及辦公室人員的能力。從實踐看，高校學院辦公室管理創新包含以下內涵：(1)科學的管理是基礎——高校學院辦公室作為高校的管理機構，承擔著協調、服務、督辦、信息傳遞等基本職能，其管理水平直接關系到全校各項工作的正常運轉；只有一流的科學管理，才能實現管理創新。(2)必須準確定位——高校學院辦公室的定位就是“協調、服務、督辦、信息傳遞等基本職能”的優化；要管理創新，就必須提高學校辦公室的服務和管理水平，充分發揮學校辦公室的“樞紐”功能。(3)樹立全局觀念——高校學院辦公室是高校的一部分，管理創新的基礎是學院工作的高效率；高校學院辦公室管理者要總攬全局，把握學院的中心工作，在做好每一項具體工作的同時，必須明確學院當前以及長遠的中心工作。(4)規范程序，提高工作運轉效率，是高校學院辦公室管理創新的根本出發點。

高校學院辦公室管理理念的創新包括：(1)從傳統的經驗型管理走向現代化的科學管理。高校學院辦公室應把自己置于學校改革和發展的高度，改變過去重在“辦事”的想法和做法，盡快實現從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變，主動幫領導出思路、想辦法，協助領導抓大事，真正成為學院領導民主決策、科學決策的智囊團。(2)以知識管理的視野和理念“運營”高校學院辦公室管理工作。知識管理是一個過程，是指組織個體通過這一過程學習新知識和獲得新經驗，并將這些新知識、新經驗反應出來，進行共享，以用來促進培養、增強個人的知識和機構組織的價值。通過知識的共享，運用群體的智慧提高管理組織的應變和創新能力。知識管理不同于信息管理，信息管理是把信息作為資源從技術、組織、人才三種因素的結合中進行管理，信息是有特定含義的數據，與個人、團體或機構組織有關。首先，高校學院辦公室的知識管理不等同于信息管理，其重點不是“技術和信息的開發”，而是“強調辦公室管理人員個人創新和集體的創造力”。如果說信息管理使數據轉化為信息，并使信息為學院所制定的管理目標服務，那么知識管理則使信息轉化為知識，并用知識來提高高校學院辦公室管理人員的應變能力和創新能力，全面提高學院辦公室的管理質量和效率。知識管理有助于信息處理能力與辦公室管理人員創新能力的相互結合，進而增強學院辦公室管理的應變能力和預見能力。其次，高校學院辦公室的知識管理的實施在于建立激勵共享知識的機制。知識的增加來源于不斷學習，而基于實踐的學習尤為重要。知識管理視野下的高校辦公室管理將使靠權力來組織、實施活動的權力型組織向通過學習來實施活動的知識共享型組織逐步演進。

三、高校學院辦公室管理職能的創新

為提升自身工作的科學化程度，為全院工作的順利開展提供有力的支持，高等院校的院辦公室應從辦公室的基本職能出發，著重以下幾個方面的創新：

(一)強化工作能力，提高辦公室人員素質

(1)文字表達能力。文字表達是辦公室人員的一項基本功。辦公室的基本職能之一便是信息的上傳下達，而這與文字的應用是息息相關的，將領導的決策向上反映或向下傳達，通常需要將它們轉化成有形的公文。因此，掌握好文字表達這門基本功，對辦公室人員來說，是非常必要的。辦公室人員應有意識地通過豐富自身的寫作知識，積極調查研究，掌握第一手資料，勤學苦練，進一步提高文字表達能力。

(2)綜合協調能力。協調是辦公室的一項主要工作，也是辦公室人員的一項主要職責。協調能力實際上體現了一個人化解矛盾，充分調動人的積極性的能力。做好協調工作，首先必須堅持立足全局、平等公正的原則。要從全局的角度把握分析問題，以整體利益為重，同時盡量全面周到，照顧好多方的利益。其次，要換位思考，站在被協調者的角度思考問題，真誠待人，以理服人，以情服人，這樣才能有效縮短解決問題的時間。再次，在協調過程中，要不拘泥于既有的工作方式，根據不同問題積極探索新的協調方法，以達到協調的目的。

(3)高效工作的能力。辦公室的工作千頭萬緒，繁雜瑣碎，只有在工作中形成高效優質的作風，才能較好地統籌和完成手頭的工作。提高工作效率，首先必須明確自己的工作職責，熟知工作的內容、流程等方方面面的情況，這樣做起來才能得心應手，游刃有余；其次，要學會有效管理時間，工作有側重點、有計劃；善于利用零碎時間；對于可預見的工作，提前做好安排等。

(4)管理創新能力。創新是時展的要求。在高等教育快速發展，高校內部管理體制改革深化的今天，創新能力顯得尤為重要。如果在辦公室工作中一味地遵循舊有的工作思想和方法，往往會使工作原地踏步，甚至落后。因此，時刻在辦公室工作中保持創新意識，并強化辦公室人員的管理創新能力，是非常重要的。首先，辦公室人員應抱著積極學習的態度，廣泛涉獵計算機、管理、外語、心理等多方面的知識，拓寬知識面，提高文化素質。同時，不斷在工作實踐中總結經驗和教訓；其次，學院應積極制定措施或創造條件，鼓勵辦公室人員通過學習提高自身文化和業務素質。如根據辦公室的工作性質和特點，為辦公室人員安排培訓，制定切實可行的崗位職責及考核評價機制等。

(二)促進辦公室管理工作的制度化和規范化

辦公室管理工作的制度化和規范化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事流程、行為準則等，以條文的形式確定下來，這是辦公室工作高校運行的基本要求。實現辦公室管理工作的制度化和規范化，可以采取如下措施：首先，建立健全辦公室各項規章制度，將辦公室各項工作納入管理規范之中，如會議制度、公文處理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。其次，建立崗位責任制。崗位責任制是在明確各個辦公室職責權限的基礎上，細分每個崗位的權責，使每項具體的工作任務都落實到專人身上。這樣，可以避免因職責不清而出現的推諉、撞車等現象。同時，因為術業有專攻，辦公室人員可以更高質量、高效率地完成各自承擔的任務。最后，要建立一套操作性強、便于監督檢查的考核機制，對各個崗位任務的完成情況，進行全面、客觀的考查，對于很好完成崗位任務的，要給予適當的獎勵和鼓勵；反之，要給予處分或提出警告，這樣，才能充分調動辦公室人員的積極性，選拔優秀人才，營造良好的工作氛圍。

(三)積極探索，實現辦公室管理工作的創新

實現辦公室管理工作的創新，一方面，要加強辦公手段的建設。在科學技術飛速發展的今天，計算機及辦公自動化技術正在不斷地被運用到辦公室的工作中來，成為辦公室日常工作中不可或缺的一部分。我們應及時購置和更新辦公硬件設備，同時，結合辦公室辦文、辦會、檔案管理的需要，開發和提升有關軟件系統，如目前有些高校正在使用的辦公自動化系統，很值得學習和推薦。另一方面，管理創新能力要在實際工作中充分加以應用。要在日常工作中多思考、琢磨，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，積極加以改進。遇到新問題，不要急于回避，而應積極應對，尋求解決的方法。

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