醫院檔案管理弊端改進策略

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一、醫院檔案管理弊端分析

醫院的本質工作是進行醫療工作，存在目的是不斷提高醫療工作者的醫療水平和技術，改善醫院工作環境，全心全意為每一個患者服務。所以，很多醫院并不是非常重視檔案管理工作，檔案管理在很多醫院也被束之高閣、棄之不顧。筆者從以下幾個方面探討醫院管理、建設工作中檔案管理工作的缺陷和弊端

（一）缺乏健全的檔案管理機構，檔案管理權責分工不明確

每一個醫院都設有行政辦公室，檔案管理工作一般由行政辦公室下設的綜合檔案室負責。醫院行業有特殊的文件歸檔要求，加之我國醫院發展有其獨特的特點，使得醫院的綜合辦公室負責管理的檔案局限在音像檔案、紙質檔案、文物檔案幾個類別中，注入會計檔案、工程建設檔案、科研研究檔案、病理切片檔案、醫療記錄檔案分別由財務部、建設部、科研部、各個醫療部門關咯，導致檔案管理分散，醫院內部形成多個部門進行檔案管理的局面。

（二）沒有明確的檔案管理制度，缺少有效的監督考核

醫院的管理和建設通常集中在健全運行管理制度，明確各個部門、各個級別人員的職責上，嚴格按照衛生部的要求改善醫院的管理工作，但是對檔案管理制度的建設和職責明確則關注的較少，在日常的管理和建設中也沒有進行嚴格的考核和及時的監督。醫院的管理者和領導者在績效考核時也不重視檔案管理工作的實施效果，檔案管理工作邊緣化現象嚴重。檔案管理只是滿足于一般的工作需要，只是在有查閱需求時看上幾眼，之后又束之高閣。

（三）檔案管理工作者素質良莠不齊

從醫院檔案管理工作者的實際調查中不難發現，我國的檔案管理工作者專業素質有高有低、理論知識能力有強有弱、受教育程度參差不齊，這與時展對檔案管理工作的要求以及檔案管理工作的能力要求相去甚遠。從事檔案管理工作的人員大多半路出家，專業的檔案管理人才較少，有一些檔案專業人員的知識結構陳舊、知識面狹小、受教育程度偏低，缺乏科學的管理理念，不具備豐富的外語知識，總而言之，高素質和高層次的檔案管理人員嚴重匱乏。這必然導致檔案管理工作者的工作難以滿足時展要求，缺乏與時俱進的品質。伴隨著信息技術發展和經濟社會不斷進步，檔案管理工作只會規模越來越大，內容越來越繁雜、數量越來愈多、方法和手段越來越多樣化，對檔案管理人員的素質要求也會越來越高。從醫院的人力資源規劃和培養的計劃中，筆者發現絕大多數醫院將在職培訓和繼續教育的重點放在了醫療工作者的身上，而對如何提高檔案管理工作者的技能和素質沒有概念也沒有計劃，許多醫院的檔案管理理念依然停留在傳統工作經驗上，工作思路和管理實踐完全不符合時代要求，導致醫院檔案管理工作死氣沉沉、沒有活力。

（四）病歷檔案在醫患關系發生本質變化的前提下漸漸受到醫院的重視

首先，當前各個醫院的醫療費用均發生大幅度上漲，普通的人民群眾往往難以承受，一人生病可能耗盡一個家庭的亟需，導致了患者對醫療工作者和醫院的工作體制充滿戒心；其次，醫療工作者和醫院提供的服務不能用常規的、一般的商業企業或者服務業提供的服務標準來衡量，但是當患者認為治療效果不甚滿意或者很不理想時，往往不分青紅皂白的怪罪醫院，提出賠償要求，這種情況下醫院對病案檔案的重視程度超出了歷史上任何一個時期，病案檔案記錄了治療的全過程，這就使病案成為醫患雙方爭論的焦點。病歷質量的好壞直接影響了醫患糾紛的最終評定結果。因此提高病案書寫質量，完善病案管理也就成了醫院迫切需要解決的熱點問題。

（五）醫院檔案管理工作規劃和醫療改革、醫療建設不同步

在醫院的戰略管理工作中，常常對規模擴張、設備更新、醫療技術引進、醫院人員結構調整等工作進行明確、詳細和長遠的規劃，但是卻很少提及對檔案管理工作的改革和檔案設備的升級，這導致大部分醫院存在著檔案管理水平和醫療水平及業務發展不均衡的現象。檔案管理是和醫療管理同等重要的管理工作，如果醫院只重視其中一個而忽視另一個，必然導致醫院管理效率低下，業務提升和技術更新工作難以完善。

（六）醫院整體的檔案管理工作水平低下，現代化管理手段普及率不高

科學技術的進步使得計算機網絡技術進入到各行各業，可以說幾乎每一個行業都離不開計算機的應用，醫院檔案管理工作也不例外，但是醫院的科研管理和醫療管理雖然已經實現計算機化，但是運用計算機及網絡技術錄入病歷檔案等由于受電子簽名有效性等影響，現在還處于爭議的狀態，檔案管理工作基本上還處于資料收集、歸檔和檢索的傳統工作形式，很少運用計算機和網絡技術進行管理工作繁瑣、效率低下、產生的信息少，對于大批量的檔案收集、開發和利用存在很大限制。

二、改進策略

（一）著重學習檔案法律知識，提高醫院管理者和領導者對檔案管理工作的重要性認識，將檔案意識普及到每一位員工檔案管理工作能夠有效開展的重要前提是醫院領導的絕對重視，醫院領導應該講檔案管理工作作為重點工作來抓，并將其視為醫院進步和發展的重要判斷標準。在大力提高醫療工作者醫療水平、擴大醫院規模、更新醫療設備的同時，要宣傳檔案工作的重要性，使得醫院的各級領導干部和每一個職工都對檔案管理工作有明確的認識，將檔案管理工作融入到自己的日常工作中去，為檔案管理工作創造良好的內部環境。為了改善長期以來醫院只重視考核醫療工作績效，忽視對檔案管理工作的考核和監督的現狀，轉變員工和各級管理者對檔案管理工作輕浮、忽視的態度，醫院必須在實際工作中強化檔案意識。另外，各醫院應該投入經費、精力和人力大力發展和改革檔案管理工作。檔案資源是一種潛在的生產力。加強檔案管理，必須正確擺正檔案工作同醫院中心工作的位置，做到服務于臨床醫療這個中心，是擺在管理工作中的首要任務。一方面要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領導，增強檔案意識，提高人們對檔案作的認識。另一方面要千方百計通過各種方式、方法提高檔案工作人員的政治思想素質和道德素質。只有提高各級干部加強檔案管理工作認識，才能使檔案工作順利開展。

（二）醫院應該理清醫療工作和檔案管理工作之間的關系，建立完善的檔案管理制度，擴大檔案管理工作邊界要實現科學、高效的檔案管理工作，就必須建立完善的檔案管理制度，優化檔案管理體系以實現科學化。檔案管理的手段和檔案管理工作的水準在科學技術發展的過程中不斷提升，醫院也要適時地建立與之相適應的的檔案管理體系，成立專門的、獨立的檔案管理科室，提高領導力度，明確職責劃分，統一管理和考核醫院不同部門和不同載體形式的檔案，促進檔案管理工作和醫療業務工作的同步化。與此同時，醫院應該不斷擴展檔案管理工作的邊界。醫院的管理不同一般制造業企業和商業企業的管理，它的管理處在特殊的社會環境之下，面臨著諸多的問題。所以，檔案管理工作也要不斷擴展范圍，實現全面、科學管理。以醫院的經營管理為例，檔案管理工作應該對承包、租賃、基建、合同以及協議等文件資料全面歸檔和記錄。在醫院采購招標的過程中，不能僅僅只歸檔最終的投標方案，還要對招標的程序和方法、規范和協議進行歸檔。不斷擴大的檔案管理范圍要求檔案管理組織不斷完善，管理人員提高專業化程度。

（三）檔案資源對醫院工作具有重要意義，醫院應該重視對其的開發利用工作我們之所以進行檔案管理，是因為檔案管理具有開發價值。醫院應該深度挖掘和開發檔案管理工作，從檔案之中發現其使用價值，從而提高的醫療服務水平，改善醫患之間關系。良好的運用檔案管理工作成果能夠為醫院創造良好的經濟效益，同時能夠帶來優異的社會效應。醫院管理者和每一個員工應該意識到檔案在醫院管理之中的這種作用和地位，并提升檔案管理工作效果。

（四）規范病案檔案的建設工作制度化是目前醫院檔案管理工作必須強化的重點，尤其是比例檔案的制度化和規范化。醫院應該規范醫療工作者的病案書寫，使其認識到病案檔案的嚴肅性，讓其從思想上意識到病案檔案的重要性，通過嚴格的把關和要求不斷養成認真、嚴謹的病歷書寫習慣。醫院應該出臺病案書寫規范制度，培訓醫療工作者，提高書寫規范程度，并由專人檢查和監督其病歷書寫是否規范。在很多醫院中，許多病歷書寫都是上級醫師負責簽名的，這說明醫療工作者缺乏對病歷書寫的重要性認識和嚴肅性認識，醫院應該強化這方面工作。實施和有效的監督是良好的規范方法，定期或者不定期對病歷進行抽查，做到賞罰分明，提升醫療工作者對待病歷的態度和敬業精神，提高執業質量。質量低劣的病歷質量很容易導致醫患糾紛，激化醫患矛盾。

（五）提升檔案管理工作信息化程度檔案管理工作應該嘗試使用影響或者數字資料為載體，從本質上講，檔案工作是一種基礎的信息管理工作，隨著網絡的發展，檔案工作也隨之進入信息化、網絡化時代，醫院檔案也伴隨著高科技的應用豐富了內涵。醫院檔案的類別在增加，一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，需保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發展和計算機的普及也為我們提供了更為便捷、系統的管理手段。

綜上所述，加強醫院檔案管理勢在必行。隨著醫療技術的不斷進步和管理方式的不斷提高，檔案管理必須跟上醫院發展的腳步，適應時展的需要，為醫療水平的不斷提高提供更為豐富的信息資源，為檔案的再利用賦予新的內涵和拓展外延。醫院各類檔案的規范化管理和提高檔案管理者的工作水平已成為醫院管理工作者需要研討的重要課題。

作者：王夕敏工作單位：威海市婦幼保健院