淺析企業(yè)物資管理信息化建設(shè)實(shí)踐

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摘要：物資管理信息化日益成為企業(yè)提高物資管理效率、降低管理成本的重要手段，但是如何保證物資管理信息化建設(shè)的成功是長(zhǎng)期困擾企業(yè)決策者的難題，本文通過(guò)詳細(xì)介紹河南能源化工集團(tuán)在物資管理信息化建設(shè)中的具體做法和保障措施，為大型企業(yè)物資信息化建設(shè)工作的順利開展提供了成功經(jīng)驗(yàn)，具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：物資管理；企業(yè)管理信息化；物資信息化管理

1物資信息化建設(shè)規(guī)劃和思路構(gòu)建

一個(gè)平臺(tái)、兩級(jí)管理、三條通道、開放共享的物資管理架構(gòu)。

1.1一個(gè)平臺(tái)

在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，建立集團(tuán)統(tǒng)一物資管理信息化平臺(tái)。統(tǒng)一應(yīng)用方面，通過(guò)統(tǒng)一的信息化平臺(tái)，使集團(tuán)的物資管理制度政策得以有效推行；統(tǒng)一技術(shù)方面，規(guī)范和統(tǒng)一集團(tuán)物資管理信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的對(duì)外接口與外部系統(tǒng)連接。

1.2兩級(jí)管理

既要重點(diǎn)滿足集團(tuán)公司物資管控的需要，同時(shí)也要兼顧下屬企業(yè)物資管理的需要。集團(tuán)層面，主要滿足集團(tuán)制度貫徹、數(shù)據(jù)集約、資源調(diào)控、信息對(duì)稱、查詢控制等管理需要；企業(yè)層面，主要滿足企業(yè)內(nèi)部管理、符合業(yè)務(wù)、簡(jiǎn)單易用等管理需要。

1.3三條通道

一是集團(tuán)物資管理制度的下發(fā)通道，集團(tuán)將統(tǒng)一的制度下發(fā)到下屬企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)戰(zhàn)略控制和集中管理；二是數(shù)據(jù)收集通道，下屬企業(yè)將各項(xiàng)物資管理數(shù)據(jù)上傳到集團(tuán)總部，通過(guò)信息的集成，實(shí)現(xiàn)信息的對(duì)稱和集權(quán)，滿足集團(tuán)對(duì)下屬企業(yè)的監(jiān)控與管理；三是橫向的業(yè)務(wù)協(xié)同通道，通過(guò)協(xié)同商務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)的及時(shí)、準(zhǔn)確和高效，內(nèi)部業(yè)務(wù)處理完全自動(dòng)化。

1.4開放共享

基于河南能源集團(tuán)信息化建設(shè)的需要，為避免大集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)體系間因?yàn)椴煌瑯I(yè)務(wù)系統(tǒng)（財(cái)務(wù)系統(tǒng)、物管系統(tǒng)和人事系統(tǒng)等）垂直管理所造成的信息“煙囪”，在“一個(gè)平臺(tái)”的基礎(chǔ)上，直接打通與其他系統(tǒng)的聯(lián)系，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)與集團(tuán)財(cái)務(wù)、銷售、人力資源等內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)交換。

2制定科學(xué)合理的物資分類編碼體系

科學(xué)合理的物資編碼是物資管理信息化工作成功實(shí)施的前提條件，為此，河南能源專門抽調(diào)專家組成了專項(xiàng)小組，以科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、可擴(kuò)充性原則、綜合實(shí)用性原則以及與有關(guān)分類體系的兼容性原則為指導(dǎo)，對(duì)各成員企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行了認(rèn)真地分析研究，通過(guò)盤點(diǎn)庫(kù)存，查閱技術(shù)資料，參考同行業(yè)的物資編碼規(guī)則，并結(jié)合自身的特點(diǎn)，形成了一整套物資編碼理論和編碼規(guī)則，共編制物資編碼20余萬(wàn)條，涵蓋了煤礦目前正在使用的所有物資設(shè)備，保證了物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)的順利進(jìn)行。不僅填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)煤炭行業(yè)物資編碼理論上的空白，而且對(duì)今后的煤炭行業(yè)物資編碼有著深遠(yuǎn)的意義。

3搭建高效的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)

鑒于物資管理信息化建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施周期長(zhǎng)、單位多、項(xiàng)目業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)多，需要協(xié)調(diào)配合多，為了保證項(xiàng)目順利進(jìn)行，河南能源集團(tuán)抽調(diào)專家及相關(guān)人員組成專業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)，對(duì)物資管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理。建立健全項(xiàng)目建設(shè)管理制度，從組織、人員、考核、培訓(xùn)、需求、時(shí)間、質(zhì)量和文檔等方面完善項(xiàng)目管理內(nèi)容，建立物資管理信息化實(shí)施的管理體系，從制度上保證人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化。同時(shí)堅(jiān)持做到日碰頭、周例會(huì)、月總結(jié)，切實(shí)把實(shí)施工作落到實(shí)處，控制好質(zhì)量、進(jìn)度、成本，認(rèn)真貫徹“組織協(xié)調(diào)、督促檢查、落實(shí)考核”政策，有力確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

4全面實(shí)施業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組

物資管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)的基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)，直接涉及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集、信息數(shù)據(jù)的傳遞、資金流轉(zhuǎn)的安全、業(yè)務(wù)流程的規(guī)范等各個(gè)方面。河南能源實(shí)施物資管理信息化建設(shè)關(guān)注的不僅僅是物資管理本身，同時(shí)利用此次信息化建設(shè)的機(jī)會(huì)，對(duì)企業(yè)的物資管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了全面的梳理和優(yōu)化。在具體操作中，河南能源采用了ESIA分析法（清除、簡(jiǎn)化、整合、自動(dòng)），在原有業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了清除、簡(jiǎn)化、整合、自動(dòng)等維度的綜合處理，全面對(duì)標(biāo)，將信息化應(yīng)用的效果和價(jià)值盡可能地進(jìn)行量化體現(xiàn)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)一年的深入調(diào)研、分組討論、集中確認(rèn)、整體測(cè)試和優(yōu)化修訂等工作，按照“整體規(guī)劃、分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、盡快見(jiàn)效”的要求，信息化項(xiàng)目組結(jié)合集團(tuán)物資管理現(xiàn)狀，重新對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)、庫(kù)存管理業(yè)務(wù)進(jìn)行流程梳理，并針對(duì)物資與財(cái)務(wù)管理的集中管控提供了一體化的解決方案，共對(duì)13個(gè)一級(jí)業(yè)務(wù)流程、43個(gè)二級(jí)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化。

5模擬工作場(chǎng)景，加強(qiáng)員工培訓(xùn)

物資管理信息化實(shí)施過(guò)程是企業(yè)信息化管理思想和工具的知識(shí)轉(zhuǎn)移過(guò)程，項(xiàng)目成功的標(biāo)志是培養(yǎng)出成功操作物管系統(tǒng)的用戶。因此，實(shí)施顧問(wèn)要對(duì)用戶進(jìn)行持續(xù)反復(fù)地信息化培訓(xùn)；對(duì)用戶來(lái)說(shuō)，只有學(xué)習(xí)才能真正掌握物管系統(tǒng)的運(yùn)用，對(duì)實(shí)施顧問(wèn)來(lái)講，要培訓(xùn)才能真正實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)移。為了確保系統(tǒng)的順利運(yùn)行，項(xiàng)目組先后在各煤業(yè)公司，結(jié)合擬上線單位的特點(diǎn)進(jìn)行了模擬上線培訓(xùn)工作。模擬上線工作包括動(dòng)員大會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、操作練習(xí)、上機(jī)考核、數(shù)據(jù)錄入、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)六個(gè)工作環(huán)節(jié)，涉及試點(diǎn)單位30余家，操作人員近500人次。為確保模擬上線運(yùn)行工作順利開展，在模擬上線測(cè)試階段，項(xiàng)目組搭建了真實(shí)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，準(zhǔn)備了真實(shí)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過(guò)保管崗位和業(yè)務(wù)崗位的模擬運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)了前期軟件設(shè)計(jì)方面存在的問(wèn)題，避免了系統(tǒng)漏洞給上線運(yùn)行帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。另外，通過(guò)模擬運(yùn)行使各單位的軟件操作人員熟練操作軟件，在實(shí)際工作能夠解決日常出現(xiàn)的一些非技術(shù)性問(wèn)題。同時(shí)針對(duì)模擬運(yùn)行發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)軟件進(jìn)行了二次修改，確保軟件滿足日常工作需要，還編寫了按照業(yè)務(wù)流程劃分的操作手冊(cè)和按照崗位劃分的崗位手冊(cè)。

6加強(qiáng)物資管理信息化建設(shè)考核機(jī)制

隨著信息化建設(shè)工作的順利實(shí)施，各單位信息化管理機(jī)制逐漸建立運(yùn)行，但信息系統(tǒng)的應(yīng)用廣度和深度卻參差不齊，為實(shí)現(xiàn)共同提高，加速推廣信息系統(tǒng)的應(yīng)用，一方面，河南能源規(guī)范項(xiàng)目考核制度。依據(jù)SMART原則，制定并下發(fā)考核標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則；另一方面，加大獎(jiǎng)懲力度。依據(jù)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，按照計(jì)劃節(jié)點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目推廣的工作進(jìn)行定期不定期檢查驗(yàn)收，對(duì)按時(shí)、保質(zhì)、保量完成推廣任務(wù)的單位給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因工作失誤造成信息失真或?qū)е峦菩泄ぷ鳒蟮呢?zé)任人，將根據(jù)情節(jié)分別進(jìn)行處罰或處分，直至解除合同。有效地控制了項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，確保信息化建設(shè)重點(diǎn)項(xiàng)目?jī)?yōu)質(zhì)有序推進(jìn)、高效實(shí)施及各項(xiàng)建設(shè)目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。

實(shí)踐證明，企業(yè)物資管理信息化的成功建設(shè)，不但在于企業(yè)管理層對(duì)物管信息化建設(shè)的重視程度和資源投入力度，也在于建設(shè)過(guò)程中在“業(yè)務(wù)主導(dǎo)”和“技術(shù)主導(dǎo)”，“最好的”和“最適合”的指導(dǎo)原則中進(jìn)行正確取舍，同時(shí)也要做到周密準(zhǔn)備，保證信息化建設(shè)一次成功，避免“一鼓作氣，再而衰，三而竭”的結(jié)果。

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作者:董冰 單位:河南能源化工集團(tuán)有限公司