醫(yī)院物資管理系統(tǒng)研究

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[摘要]目的為優(yōu)化醫(yī)院物資管理系統(tǒng)，提高對物資耗材在院內(nèi)外流轉(zhuǎn)的“全過程”管理，實(shí)現(xiàn)提高物資耗材使用率。方法將醫(yī)院物資管理系統(tǒng)與醫(yī)院耗材采購、試劑采購、權(quán)利監(jiān)控等系統(tǒng)進(jìn)行對接、高度整合。結(jié)果規(guī)范醫(yī)院物資高值耗材的采購、使用、維修、報(bào)廢等流程，形成管理閉環(huán)，提高管理水平。結(jié)論通過優(yōu)化醫(yī)院物資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資的全程跟蹤和精細(xì)化管理，為降低醫(yī)療成本、提升醫(yī)院管理效能提供支撐。

[關(guān)鍵詞]物資管理系統(tǒng)；全過程管理；管理效能；精細(xì)化管理；權(quán)利監(jiān)控

物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，它實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院物資管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和自動(dòng)化[1]。醫(yī)院物資管理的好壞，直接反映出耗材等物資成本的高低、使用率，體現(xiàn)醫(yī)院管理水平，是衡量醫(yī)院管理效能的主要指標(biāo)之一。醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展使醫(yī)療服務(wù)越來越依賴于各種新型設(shè)備和材料，幾十年來醫(yī)院采購與供應(yīng)物料的種類和范圍飛速增長，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)[2-3]。各級醫(yī)院紛紛建立物資管理系統(tǒng)來積極調(diào)整醫(yī)院物資（高值耗材）的采購、使用、維修、報(bào)廢等流程。然而由于很多醫(yī)院信息建設(shè)沒有進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，導(dǎo)致信息系統(tǒng)分布林立，物資管理系統(tǒng)也獨(dú)立于其他系統(tǒng)之外，沒有與試劑采購、在線報(bào)修、固定資產(chǎn)登記、財(cái)務(wù)軟件等系統(tǒng)連接，導(dǎo)致這些系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分散、凌亂，管理者無法從中得到對物資耗材最全面的分析[4]。因此根據(jù)上述問題，我們將在原來物資管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行優(yōu)化改造。

1物資管理系統(tǒng)優(yōu)化

1.1醫(yī)院耗材采購接口。通過與醫(yī)院供應(yīng)商管理平臺的接口改造，由醫(yī)院做采購單，發(fā)送采購訂單后，傳送數(shù)據(jù)至供應(yīng)商管理平臺。供應(yīng)商通過平臺，生成送貨單后，在送貨時(shí)攜帶打印的送貨單據(jù)進(jìn)行耗材資產(chǎn)的掃描入庫[5]。以此來實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材采購、送貨、入庫流程的管理閉環(huán)。1.2設(shè)備維修申請單點(diǎn)登錄。在臨床科室人員登錄物資系統(tǒng)B/S界面后，點(diǎn)擊菜單通過單點(diǎn)登錄的方式，實(shí)現(xiàn)物資系統(tǒng)中的設(shè)備維修申請?zhí)D(zhuǎn)至維修申請。填寫后的單據(jù)將會(huì)傳到物資系統(tǒng)的設(shè)備維修報(bào)告中，同時(shí)每月將維修報(bào)告匯總成報(bào)表。1.3試劑采購接口整合。LIS系統(tǒng)中的試劑采購信息，將原有的試劑采購系統(tǒng)與物資系統(tǒng)做接口，由檢驗(yàn)科發(fā)送確認(rèn)采購的試劑采購單中抽取數(shù)據(jù)信息，在物資管理系統(tǒng)中，生成領(lǐng)用單，再由庫房操作人員制作采購單據(jù)，來完成采購環(huán)節(jié)，以此實(shí)現(xiàn)對試劑的采購監(jiān)管[6]。1.4固定資產(chǎn)全生命周期管理。通過對固定資產(chǎn)的申購、招標(biāo)、采購、驗(yàn)收、入庫、出庫、文檔、附件、維修、報(bào)損等信息的全流程管理監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)全生命周期進(jìn)行全程監(jiān)控。1.5權(quán)利監(jiān)控接口。對醫(yī)院現(xiàn)使用的報(bào)廢的申請單據(jù)，在臨床科室填寫后，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)及維修人員審批后，由設(shè)備科操作員在物資系統(tǒng)中導(dǎo)出EXCEL文檔，上傳至院務(wù)會(huì)討論，討論結(jié)果可批量選擇同意報(bào)廢的設(shè)備，最后再由設(shè)備科操作員在物資系統(tǒng)中批量報(bào)廢，完成申請單據(jù)的審批流程，滿足醫(yī)院業(yè)務(wù)審批相關(guān)的權(quán)利監(jiān)控管理要求[7-8]。1.6財(cái)務(wù)付款憑證由于固定資產(chǎn)、耗材的出庫和固定資產(chǎn)折舊的數(shù)據(jù)都是來自于物資管理系統(tǒng)，每個(gè)月都需要根據(jù)物資系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)系統(tǒng)輸入付款憑證，現(xiàn)將物資系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)報(bào)表通過接口的形式，完成付款憑證的直接錄入，須將物資系統(tǒng)與現(xiàn)有醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接[9]。1.7固定資產(chǎn)檔案附件管理。對現(xiàn)有固定資產(chǎn)有檔案文件的作為附件傳入到物資系統(tǒng)中，需要系統(tǒng)可以支持對固定資產(chǎn)相關(guān)文件的上傳、存儲、下載等管理功能，以便于用電子文件系統(tǒng)取代紙質(zhì)文件的管理，使資產(chǎn)信息脫離紙質(zhì)文件的管理。1.8設(shè)備使用分析。對醫(yī)院現(xiàn)有的百萬以上醫(yī)療設(shè)備的使用及收費(fèi)情況做分析，需要將物資系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)中的百萬元及以上的設(shè)備做對應(yīng)匹配，根據(jù)收費(fèi)代碼，抽取到HIS系統(tǒng)中的收費(fèi)信息，從而計(jì)算出這些設(shè)備的使用率和定期的收費(fèi)金額，以此知道這些設(shè)備的效益，最后將所得數(shù)據(jù)及分析結(jié)果展示在BI平臺上[10-11]。1.9耗材使用分析。對醫(yī)院物資系統(tǒng)中現(xiàn)使用的可收費(fèi)醫(yī)用耗材的使用及收費(fèi)情況做分析，需要將物資系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)收費(fèi)項(xiàng)目通過收費(fèi)代碼做匹配，從而由HIS系統(tǒng)中取到可收費(fèi)醫(yī)用耗材的收費(fèi)和使用情況，最后將取得的數(shù)據(jù)和物資系統(tǒng)中可收費(fèi)醫(yī)用耗材的購買情況展示在BI平臺上[12]。

2優(yōu)化結(jié)果

通過將醫(yī)院原有的物資管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)整合，形成一個(gè)醫(yī)院物資高值耗材采購、使用、維修、報(bào)廢的管理閉環(huán)。在規(guī)范管理的同時(shí)提高設(shè)備物資的使用率，可以隨時(shí)查看某臺設(shè)備的使用率，發(fā)現(xiàn)有使用空閑或使用頻繁的，可以及時(shí)調(diào)整，均勻分配工作，提高每臺設(shè)備的使用率。系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)查詢功能，見圖1。

3討論

優(yōu)化醫(yī)院物資管理系統(tǒng)可以為醫(yī)院后勤保障工作帶來很大的便利，它應(yīng)用于醫(yī)院流程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，有效實(shí)現(xiàn)管理閉環(huán)，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)快速、便捷地查看到采購的整個(gè)流程，所有程序規(guī)范、合理、高效[13]。（1）醫(yī)院部門與部門之間的采購工作沒有空間和時(shí)間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。所有物資管理工作全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和網(wǎng)上審核，與OA系統(tǒng)對接，方便信息共享與應(yīng)用，有效提高了工作效率和信息傳遞的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，為醫(yī)院管理者提供了很好的決策支持[14]。（2）科學(xué)、有效的物資管理流程。物資管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的整合將協(xié)助醫(yī)院整理管理思路，減少物資管理過程中由于部門之間溝通不暢、定義不清晰而造成的重復(fù)、拖延和錯(cuò)誤，提供科學(xué)的管理流程，進(jìn)而規(guī)范物資管理部門的基礎(chǔ)管理和運(yùn)作方式，使在管理過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)信息化[15]。（3）對物資管理工作進(jìn)行分析，展現(xiàn)有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。通過專業(yè)的分析軟件分析管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對物資管理全過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對已完成工作的績效評估；通過物資管理工作的數(shù)據(jù)分析不斷改進(jìn)管理的流程和方式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資管理過程的持續(xù)績效改進(jìn)[16]。依據(jù)準(zhǔn)確、有效、全面的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可以得出極具價(jià)值的分析結(jié)果，從而為醫(yī)院管理者提供決策的支持[17]。（4）提高工作績效。通過信息化的手段優(yōu)化物資管理流程，如提出申請、申請論證、申請審批、采購計(jì)劃制定等，從而提高工作效率，縮短采購周期。又因?yàn)槲镔Y管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)高度整合，因此系統(tǒng)中有完整的信息數(shù)據(jù)，管理人員可以根據(jù)這些完整的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商的記錄、庫存等，采購人員可以在不同廠商之間作比對，降低采購成本，減少醫(yī)院財(cái)政支出。（5）實(shí)現(xiàn)零庫存管理，降低庫存儲備資金占用。建立完善的“零庫存”管理體系，可以有效的降低庫存資金占用，圖1統(tǒng)計(jì)查詢功能圖提高用戶需求響應(yīng)效率和服務(wù)水平，做到保證供應(yīng)、物資庫存合理儲備、降低儲備資金占用。

4總結(jié)

總之，醫(yī)院物資管理系統(tǒng)只有與醫(yī)院信息系統(tǒng)高度集成整合，比如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、耗材領(lǐng)用等，才能實(shí)現(xiàn)物資的全程跟蹤和精細(xì)化控制，以監(jiān)控整個(gè)物資的采購、庫存、領(lǐng)用、使用等內(nèi)部流程，提高管理水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)信息化的不斷完善，我們應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化手段，高效地改進(jìn)采購管理工作[18]。

作者:吳曉芬 戈欣 單位:同濟(jì)大學(xué)附屬同濟(jì)醫(yī)院