高校后勤系統檔案信息化管理模式

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全國每所高校都有自己獨特的發展歷史，都有凝聚著全校廣大師生集體智慧和努力奮斗的成果。檔案，就是對學校歷史的真實記載與傳承，包括了學校在教學、科研、黨政管理、教輔、后勤保障和其他重大活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案門類和載體。高校后勤系統作為全校的后勤保障部門，承擔著學校的基礎建設、住房管理、餐飲服務、水電暖供應、節能管理、修繕改造、校園綠化、教室環境、醫療保障、幼兒教育及物業托管等服務保障職能，檔案門類涉及黨政、人事、物資、資產、財務等內容。其中包括：黨群類、行政類、產品類、基建類、儀器設備類和財會類以及聲像檔案和照片檔案。作為全校檔案管理的基礎部門，后勤系統負責本部門各類檔案的收集、整理、分類、立卷和移交工作，確保歸檔文件的齊全和完整，其中包括：后勤系統各服務單位規章制度、各崗位職責、重大事件和重要活動的會議記錄、年度職工考核、校內外往來收發的文件公函等；工程建設的圖紙、圖表等工程技術類檔案；基建或維修項目的審批手續、工程施工合同、人員聘用合同以及涉及到聘用人員保險等合同類檔案；財務報表、報賬單據、財務賬冊等財務類檔案；食堂食材、維修材料的進出庫單據、領取單據、維修派工記錄等憑證類檔案。這些檔案為高校后勤系統保存了最基礎的憑證，為學校的項目建設、維修服務和科學管理的規范有序提供了重要的依據。

一、高校后勤系統檔案信息化管理的概念

檔案信息化管理是一項具有復雜性、綜合性和科學性的新技術，涵蓋檔案信息數字化、檔案信息化管理系統以及數字檔案館。計算機和網絡技術（傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術和網絡技術）在檔案信息化建設中被廣泛應用。作為高校后勤系統，與學校檔案部門計算機檔案管理系統和辦公自動化系統相銜接，做好本部門的傳統檔案資料和電子檔案的收集、立卷、歸檔等工作，提升檔案管理的工作效率。

二、構建高校后勤系統檔案信息化模式的必要性

（一）保證檔案的完整性

在高校后勤系統的檔案管理中，以傳統紙質檔案居多，存在著易破損、老化和變質的特性，需要利用特殊的檔案保護技術進行保管，防止檔案破損、褪色、霉變和散失。在做好人工防護的同時，可以利用先進的掃描和復印等技術手段，完成紙質檔案的數字化，并以電子格式對紙質檔案進行保存和備份，從而實現電子文件與紙質文件共同歸檔、傳統檔案與電子檔案并存的目標，確保檔案的完整性。

（二）提升檔案的歸檔率

傳統檔案歸檔根據不同文件類型有不同時間要求。涉及到后勤系統的文件歸檔時間為：一般黨群類、行政類、財務類和人事類的文件歸檔期為一學年，基建類的歸檔期為基建項目完成后三個月。由于后勤工作涉及的內容比較繁雜瑣碎，文件收集存在不及時或遺漏問題。實行電子文件歸檔，就可以實現隨時歸檔或按周期歸檔，并可隨時通過學校的檔案管理系統直接將文件傳輸到學校檔案管理部門，及時完成電子檔案歸檔工作，避免出現文件漏歸，便于快速查找和利用，從而提升檔案的歸檔率。

（三）提高檔案管理的工作效率

從檔案的管理方式上看，傳統檔案的分類、編目和查閱與電子檔案有著顯著的差別。傳統檔案從分類、編目到查閱都需要手工操作，而電子檔案可以實現文件一級的管理，也就是說，后勤檔案管理員在完成電子檔案收集工作的同時，對每一份歸檔電子文件進行文件號、分類號的編制，完成主題詞標引、著錄，編制的文件號和分類號都具有唯一性，可快速找出生成文件的部門和相關上下級行文及附件，大大提高了工作效率。

（四）提高檔案的利用率

傳統紙質檔案具有易損性，多次查找、翻閱必定會造成檔案的破損甚至丟失，而電子檔案在編制了必要的檢索工具后，提供開放的檔案目錄、全宗指南、檔案館指南等，為查閱人提供便利條件，在局域網通過登錄檔案管理系統，實現遠程檔案查閱，極大地提高了檔案的利用率。

（五）高校進入法制治校的時代要求

在1996年、2016年和2020年的全國人民代表大會上，分次對《中華人民共和國檔案法》進行了修正，“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”明確出現在《檔案法》中，為高校“依法治校”提供了依據，其中后勤系統的管理工作涉及面越來越廣泛，有關對外合同、勞動用工、安全生產、餐飲安全、招投標、校園環境、水電安全等方面，都相應的用法律法規進行規范。因此，可做憑證使用的電子檔案尤為重要，高校后勤系統構建檔案信息化管理模式，實現檔案信息化管理也是勢在必行。

三、目前高校后勤系統檔案管理工作的現狀

高校后勤系統的檔案管理工作一般都附屬于辦公室的事務性工作之中，沒有獨立的專門機構，存在著檔案管理的制度化、規范化和專業化水平低，部分領導和管理人員的檔案歸檔意識弱，從而造成歸檔率低的現狀。檔案管理以傳統紙質檔案為主，電子文件整理歸檔的辦公系統不能有效使用，造成檔案利用率低的現狀。后勤系統設置的檔案管理工作人員，一般在辦公室身兼數職，檔案管理工作只是其工作中的一部分，有的后勤部門由臨時工來負責檔案管理工作，受專業、學歷、年齡、工作繁雜和思想意識等因素影響，存在著檔案管理專業性差、檔案信息化意識弱、計算機管理水平低的現象，造成檔案管理工作效率低的現狀。

四、構建高校后勤系統檔案信息化管理模式的策略

（一）規范電子文件的收集手段和方法

后勤系統檔案信息化模式的首要途徑就是對后勤系統各部門生成的大量電子文件進行虛擬的全宗收集。首先對這些電子文件按照歸檔門類進行分類，然后確定電子文件的屬性，完成相關輔助和認證工作，最后與相關的紙質文件合并歸檔。歸檔要求如下：1.伴隨著辦公自動化（例如OA辦公系統等）的普及利用，高校后勤系統在行政管理和業務活動中形成了大量需要歸檔的憑證類文件。檔案管理人員應按照學校檔案管理條例，對這類文件進行是否歸檔的準確認定，既不漏歸，也不將不需要歸檔的文件摻雜進去，保證工作質量的同時，提高工作效率。2.電子文件中，文書類檔案應以年度分類法及時歸檔，同時，遵循歸檔電子文件不能在同一個存儲器上保存的原則，將電子文件從計算機存儲器上拷貝到脫機存儲器上（如超大存儲量的移動硬盤），也可以刻錄到光盤上，既便于檔案的反復查閱，又便于今后的檔案利用。3.對于網絡環境下生成的業務電子文件，應當采取備份的方法在網上進行（如存儲到云盤等）。需要注意的是，電子文件的原件與備份文件應分別存放在不同的服務器或存儲介質上。4.根據電子文件歸檔的數量，對同一版本的電子文件保存兩套，分別交由后勤系統的相關部門和學校檔案部門保管。5.對生成電子文件的計算機運行環境、操作平臺和文件格式進行統一標準，例如：WORD文檔的文件選用“TXT”格式或“DOC”格式，數據文件選用“DBF”文件格式，圖像文件選用“JPG”格式等，這樣，統一標準產生的電子歸檔文件與學校的檔案管理系統相匹配，實現電子檔案的接收、保管和利用的統一。

（二）對傳統紙質檔案進行電子化處理

由于后勤系統的工作特性，涉及到圖紙、圖片、臺賬類的文件較多，需經過系統化、規范化的電子掃描、數據處理等工作，對紙質文件以電子化形式進行存儲，并掛接到學校的檔案數字化管理系統，實現網上立卷歸檔和檔案信息查詢等。

（三）加強檔案管理人員的專業培訓

高校后勤系統檔案信息化建設離不開具備專業素質的人才。針對檔案管理專業性差、檔案信息化意識弱、計算機管理水平低的現狀，需要從以下幾點著手，對相關管理人員進行檔案管理專題培訓，提升檔案管理信息化水平。1.發揮檔案信息化建設的宣傳導向作用，營造檔案信息化建設的環境，引導部門領導和相關管理人員完成認識與思想上的轉變，打破傳統檔案管理理念，積極推進檔案信息化的新管理模式構建的進程，實現后勤系統檔案信息化的管理模式，從而全面推進和實現后勤系統檔案信息化。2.加強與學校檔案部門的聯系，邀請檔案管理專業人員對后勤相關人員進行檔案專業業務培訓，規范后勤系統的檔案歸檔工作，準確理解和掌握檔案管理信息化的工作實質。3.檔案信息化需要掌握信息技術、數據分析和文本操作的基本能力，有針對性地對相關管理人員開展網絡技術、Office辦公技能、Word文檔和Excel文檔操作、高清復印機的使用等方面的技術培訓，提高其對計算機技術的掌握與運用，推動檔案管理信息化的全面發展。

（四）完善硬件設施，提升工作質量

高校的后勤部門擔負著為高校教學、科研正常運行和營造師生良好學習生活秩序提供后勤服務保障的職責，其工作內容和服務范圍繁雜且精細，對工作效率和工作質量要求很高。在計算機與網絡應用快速發展的今天，后勤部門產生的檔案數量逐步增加，依靠過去的人工手段進行檔案管理顯然已經遠遠不能滿足時代發展的需要，因此，采取現代化技術手段開展檔案管理工作勢在必行。這就需要高校和后勤部門從上到下、從思想觀念上對新技術給予足夠的認識和重視，保持開拓創新意識，積極引進并使用現代化技術設備，充分利用計算機、多媒體、超媒體等現代化技術手段，促進檔案管理信息化水平全面提升。使用計算機系統管理，可實現對檔案資料進行復制、掃描、取樣、立檔、歸檔和查閱等功能，大大提高儲存空間的容量和使用速度，從而實現檔案信息化，提高高校后勤系統的工作效率。總之，高校后勤系統檔案信息化管理模式的構建，是現代科學技術進步和高校發展壯大的需求，是實現檔案管理信息化的發展趨勢，也是時代發展對檔案管理提出的客觀要求。高校后勤系統的檔案工作作為高校的基礎部門，應與學校的發展同頻共振，進一步解放思想，創新理念，努力學習和掌握現代科學知識，積極推動檔案管理信息化的進程，把高校的檔案管理工作提升到一個全新的水平。

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作者：梁杰 單位：河北科技大學