高校檔案信息化建設思考與探討

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高校檔案信息化，是以先進的信息技術、計算機和網(wǎng)絡為手段，以高校檔案中的文字、圖像、錄音等資源為對象，將高校檔案的儲存形式、采用的管理方法和形式，以及傳遞途徑等，變成一種更易于保存、管理和傳遞形式。簡單來說，高校檔案信息化就是讓高校傳統(tǒng)的檔案管理過程信息化。在信息時代高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)、云計算已經(jīng)成為一種科技發(fā)展的趨勢，高校檔案管理實現(xiàn)信息化，有利于檔案信息資源的整合、管理和開發(fā)，更有利于實現(xiàn)檔案資源的共享和充分利用。高校檔案信息化建設需要一個較長的過程，不僅需要先進的信息技術的支撐，信息資源的大力開發(fā)和利用，而且也需要信息服務的不斷發(fā)展，這些都是高校檔案信息化建設工作中面臨的挑戰(zhàn)。

1高校檔案信息化建設是時展的必然選擇

1.1高校檔案實行信息化建設的重要性。首先，高校檔案實行信息化，在很大程度上可以減少檔案的日常整理程序的復雜性，使檔案檢索更快速和準確。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和檢索不同，信息化的管理程序，一是能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索檔案，二是能夠自動化歸類儲存檔案，這不僅減少工作人員檢索、尋找檔案時間，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能夠使檔案管理員有更多的時間和精力提供更優(yōu)質(zhì)的服務。其次，高校檔案實行信息化，有利于檔案信息資源的保存和共享。傳統(tǒng)檔案信息多以紙質(zhì)載體存在，而信息化建設是將傳統(tǒng)的不同載體的各種檔案利用信息技術進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將轉(zhuǎn)換后的信息儲存在信息容量大、傳遞快、空間占用小的硬盤或網(wǎng)絡空間，通過計算機、網(wǎng)絡進行檢索和查閱，這樣更有利于檔案管理者查找和翻閱，也避免了對同一檔案反復查閱造成的原始檔案材料磨損和毀壞。此外，隨著信息化時代的到來，高校數(shù)字化校園建設的進程也在不斷加快，高校各部門的信息管理系統(tǒng)也都在逐漸地開發(fā)和完善。高校檔案實行信息化建設，有利于各種信息資源的整合和利用，更好地實現(xiàn)檔案資源的共享。最后，高校檔案實行信息化，有利于紙質(zhì)資源的節(jié)約。傳統(tǒng)的檔案多以紙質(zhì)載體儲存，而紙質(zhì)檔案在利用和借閱形式上主要依賴復印件的形式，這在一定程度上造成了紙張和紙質(zhì)資源的浪費。檔案實行信息化建設后，紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子檔案信息儲存在電腦中，檔案借閱人員只需要獲得借閱證明便可以實現(xiàn)相關檔案的下載和傳輸，甚至可以不受地域的限制，在某種程度上提高了相關人員的工作和辦事效率。1.2高校檔案實行信息化建設的必然性。一是信息化的高校檔案管理是時展和社會進步的必然趨勢。當今時代，隨著科技日新月異的飛速發(fā)展，社會在不斷進步，檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為一個新的趨勢和潮流，是時展的必然結(jié)果。作為檔案群體重要支流的高校檔案也需要看準時勢，緊跟時代步伐，加入到信息化建設的大家庭，必須努力推進自身的信息化和數(shù)字化建設。二是高校各項事業(yè)信息化建設的需要。由于各方面的原因，目前我國高校在檔案信息化建設方面的發(fā)展存在不足，無法滿足高校信息化建設的現(xiàn)實需要。科學技術日益發(fā)展，高校的各項事業(yè)也都開始借助科技手段和服務方式的改變來不斷完善各部門的職能，信息化建設逐漸成為高校改善工作的趨勢，高校各管理部門在信息化建設背景下都轉(zhuǎn)變了原來的工作方式，利用計算機進行高效率的辦公。由此看來，高校檔案信息化建設不但可以保證高校的檔案管理工作在質(zhì)量和效率上有顯著的提高，而且這也順應了時展的需求，極大地推動了高校各項事業(yè)信息化的建設。

2目前高校檔案信息化建設存在的不足

2.1高校檔案信息化資源相對分散，技術對接困難。高校信息化建設的深入發(fā)展，促成學校各部門都采用了各自的辦公信息系統(tǒng)，如學校教務處的學籍管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)、科研管理部門的科研管理系統(tǒng)等，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都可以直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案被檔案管理系統(tǒng)接收。但是，目前許多學校由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，采用的各種軟件不一致，因此沒有統(tǒng)一的信息資源管理平臺，致使其他信息系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)對接困難，造成資源信息無法共享的局面，加大了檢索成本和難度。2.2高校檔案信息化建設標準缺乏，管理制度和法律不完善。高校檔案信息化建設的標準要求相對復雜，加上信息技術還在快速的發(fā)展中，這就造成信息化建設的相關標準體系相對滯后，難以做到在信息化建設中既滿足現(xiàn)在的技術，又能為將來信息技術發(fā)展留下余地的標準和規(guī)范。而且，高校檔案管理的相關制度和法律法規(guī)還不夠健全，管理制度和工作模式在實際中也難以適應現(xiàn)代檔案管理工作的要求。例如，由于缺乏詳細、具體的歸檔管理制度，許多部門的歸檔工作具有很大的隨意性；電子文件的憑證作用、簽名的認定、開放信息的適用范疇等問題，都需要相關的法律法規(guī)來規(guī)范。2.3高校檔案信息化建設的基礎設施滯后，人員業(yè)務能力不足。基礎設施和相關人員是高校檔案信息化建設的重要基礎，是信息化建設順利進行的重要保障。檔案信息化建設不僅離不開先進的設備，如計算機、掃描儀、校園局域網(wǎng)、信息處理軟件和系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫等硬件設施，也離不開擅長、并能夠熟練操作計算機、應用軟件和數(shù)據(jù)庫等的技術型人才。但是，目前我國許多高校設施配置嚴重不到位，只有幾臺計算機，而硬件方面配備較好的高校，也往往是因為缺少專門信息化方面的人才，在實際工作中使設備不能得到充分的利用，造成了極大地資源浪費。

3高校檔案信息化建設的策略

3.1規(guī)范標準，實現(xiàn)技術對接。首先，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設、信息化管理和信息化成果利用的標準，確保檔案資源信息能夠及時、有效的傳遞，實現(xiàn)檔案信息資源共享；統(tǒng)一、有效的規(guī)范管理，可以推動工作的積極開展，將建設責任具體落實到個人，有利于避免職責混亂。其次，實現(xiàn)辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的技術對接，這是高校檔案信息資源整合、實現(xiàn)文檔一體化的重要過程。它從紙質(zhì)的文字和檔案工作的全局出發(fā)，實現(xiàn)從紙質(zhì)文件的制發(fā)到歸檔的全程管理，在同一個管理系統(tǒng)中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過程收入到一個管理系統(tǒng)，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨立管理系統(tǒng)。這樣能夠有效減少重復勞動，從而提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對接，檔案資源的信息化建設。3.2完善相關制度和法律。制度和法律是有效開展管理工作的重要依據(jù)，完善的信息化建設制度和相關法律，不僅能夠促進高校檔案信息化建設工作的開展，而且可以對檔案管理工作起到規(guī)范的作用。首先，嚴格保密制度，防止信息被惡意泄露。網(wǎng)絡、科技時代，信息的傳播速度快、路徑多，在信息化發(fā)展過程中，檔案信息經(jīng)過網(wǎng)絡整理和傳遞，如果對檔案信息的保密制度忽視，很容易造成信息泄露，給學校或?qū)W生個人造成重大損失，產(chǎn)生不良影響。其次，完善信息數(shù)據(jù)安全制度。每一份檔案信息數(shù)據(jù)，對其數(shù)字化存儲采取多重備份的方法，運用密鑰實施更加嚴格的權限管理，保證信息數(shù)據(jù)的安全。最后，制定相關的法律法規(guī)，用法律手段約束檔案信息化過程中會出現(xiàn)的不良行為和矛盾，對惡意破壞保密制度、泄露信息的人進行處罰。3.3加大基礎設施投入，提升人員業(yè)務能力。第一，加大對檔案信息化建設的基礎設施的投入。先進的基礎設施是檔案信息化建設必不可少的物質(zhì)條件，高校檔案信息化需要完善的硬件設施建設，除了計算機、網(wǎng)絡等，還需要檔案數(shù)據(jù)儲存器、相關的系統(tǒng)軟件數(shù)、碼照相機、攝像機、圖文掃描儀等設備，檔案數(shù)據(jù)的儲存、開發(fā)和利用，應該突出軟件的科學性和實用性的特點，應具備刻錄、處理、檢索等服務功能。第二，除了基礎設施外，高校檔案信息化建設還有賴于綜合素質(zhì)高、業(yè)務能力強的檔案管理人才。檔案工作人員不僅要掌握傳統(tǒng)的管理知識和技能，還要學會應用計算機、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫應用等專業(yè)知識。因此，要加強對檔案工作人員的培訓，提升其專業(yè)知識。此外，高校還可以引進檔案管理和計算機專業(yè)的人才，建立良性的納新機制，從而實現(xiàn)高校檔案信息化建設的快速發(fā)展。

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作者:張文雅 單位:周口師范學院校長辦公室