高校檔案信息化優(yōu)勢和風(fēng)險

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本文分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢和可能存在的風(fēng)險問題，提出要充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，避免可能存在的安全問題，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

一、高校檔案信息化管理的優(yōu)勢

高校檔案管理作為高校管理的重要內(nèi)容，對于推動高校教學(xué)科研和學(xué)生管理，都有十分重要的作用[1]。但是，在現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用背景中，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)很難適應(yīng)信息化管理要求，更是和當(dāng)前高校發(fā)展難以匹配，推動高校檔案信息化管理具有十分重要的價值。具體而言，高校檔案信息化管理具有以下四個方面的優(yōu)勢。1.檔案信息化管理可以有效提升高校檔案管理工作效率。我國高校傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要是以手工管理為主，不僅浪費了大量的人力、物力和財力，而且還可能因為檔案管理人員素質(zhì)、能力和業(yè)務(wù)技能等原因，造成一些操作上的失誤和問題，如果缺乏相應(yīng)糾錯機(jī)制的話，可能會造成較為嚴(yán)重的后果。但是，檔案信息化管理則具有傳統(tǒng)檔案管理中人工操作所不具有的優(yōu)勢，檔案信息化管理可以以其高度的智能化、信息化和快捷化等特點，大大提高高校檔案管理的效率。特別是可以對以電子文獻(xiàn)方式形成的檔案，通過檔案管理系統(tǒng)對其進(jìn)行全過程管理，一旦操作失誤，就會有相應(yīng)的糾錯提醒，大大減少檔案管理中的操作失誤，而且還可以有效降低檔案管理的工作強(qiáng)度，有效提升檔案管理效率。2.檔案信息化管理可以充分發(fā)揮高校人才優(yōu)勢。作為人才集聚的高地，高校匯聚了各類專業(yè)人才。在高校檔案信息化管理中，不僅要發(fā)揮檔案管理人員在高校檔案信息化管理中的作用，而且還要積極發(fā)揮高校的信息化管理、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理等諸多學(xué)科優(yōu)勢，更好地推動高校檔案信息化管理工作，從而為高校檔案信息化提供相關(guān)理論、技術(shù)、人才、設(shè)備等諸多方面的支持，更是為高校相關(guān)專業(yè)和技術(shù)的發(fā)展提供相應(yīng)的實踐場所，從某種意義上來看，是相互支持、相互推動、相互促進(jìn)的關(guān)系。3.高校檔案信息化管理可以有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，檔案信息化管理采用了現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，其形成的電子檔案材料具有很強(qiáng)的應(yīng)用特點和優(yōu)勢。特別是當(dāng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用受到時空的嚴(yán)格限制，只能通過專業(yè)的人員，在規(guī)定的時間，到規(guī)定的場所，采取專業(yè)的手段，才能進(jìn)行檔案查閱和利用，其服務(wù)質(zhì)量受到很大的約束[2]。但是采取現(xiàn)代化技術(shù)手段形成的電子檔案，則可以突破時間和空間的限制，即使是遠(yuǎn)程，也可以通過遠(yuǎn)程授權(quán)的方式進(jìn)行檔案查閱和利用，從而大大增加了檔案信息的接收和利用群體數(shù)量，也使檔案信息在利用過程中節(jié)省了大量的人力物力財力，從而使高校檔案信息化管理的優(yōu)勢得到淋漓盡致的發(fā)揮，提升了高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

二、高校檔案信息化管理中的風(fēng)險

具體來說，高校檔案信息化管理具有以下幾個方面的風(fēng)險。1.高校檔案信息自身存在安全風(fēng)險。高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在檔案資料的搜集和整理過程中，往往都需要單位蓋章，并需要領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，檔案資料和信息的真實性、合法性才可以得到保障[3]。但是，高校檔案信息化管理過程中，檔案資料的搜集、整理較為容易，檔案資料信息真實性卻很難得到保障，而且這些檔案信息資料容易被復(fù)制和修改，從而在一定程度上對檔案信息的合法性和真實性產(chǎn)生影響，使檔案信息安全性很難得到保障。2.高校檔案信息管理環(huán)節(jié)中的安全風(fēng)險。高校檔案信息化管理，往往是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息資料的傳輸，對檔案信息的傳輸安全性產(chǎn)生較大影響。特別是對于那些要求較高的檔案信息，如果在保密工作做得不夠好的時候，可能會面臨檔案信息資料被竊取、偽造和篡改的安全問題[4]。如果檔案信息在傳輸過程中受到病毒的攻擊，可能會導(dǎo)致檔案信息資料的泄露問題。高校檔案信息化管理中形成的電子檔案，如果長時間的保管，可能會受到計算機(jī)硬件使用壽命、軟件更新?lián)Q代、硬件和軟件的匹配性等因素的影響，如果沒有對其進(jìn)行積極處理，容易使電子檔案信息完整性受損，甚至可能會發(fā)生信息丟失的問題。3.高校檔案信息化管理中的人為操作失誤隱患。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，還是現(xiàn)代的檔案信息化管理，最終都是由檔案管理人員進(jìn)行操作和管理的。在高校檔案信息化管理中，在檔案信息資料進(jìn)行搜集、錄入、存儲過程中，可能因為檔案管理人員自身的安全意識較弱、檔案管理技能較差、工作責(zé)任心不強(qiáng)等問題，引發(fā)檔案信息操作失誤，從而導(dǎo)致檔案信息資料丟失和遺漏等問題。有的檔案管理人員在進(jìn)行檔案系統(tǒng)管理中，或把自己的操作賬戶和密碼轉(zhuǎn)借他人，或使用操作口令不夠謹(jǐn)慎等，從而使檔案信息在傳遞和存儲中，產(chǎn)生檔案信息資料泄密、被盜等安全隱患。

三、高校檔案信息化管理中的風(fēng)險應(yīng)對措施

針對高校檔案信息化管理中存在的安全風(fēng)險、操作性風(fēng)險和管理不當(dāng)風(fēng)險，主要可以從以下幾個方面加以應(yīng)對，不斷提升高校檔案信息化管理水平。1.在高校檔案信息化管理中采取加密技術(shù)。為了提高高校檔案信息化管理水平，可以采取加密技術(shù)。現(xiàn)階段，我國高校檔案管理中所使用的加密技術(shù)，主要有對稱類技術(shù)和非對稱類技術(shù)。第一，高校檔案信息化管理中的對稱類加密技術(shù)。高校檔案信息化管理中的對稱類加密技術(shù)，主要是指對于檔案信息資料的加密和解密，都需要相同的密鑰，在對檔案信息資料進(jìn)行查看的時候，只需要知道其中的一個密鑰，就可以自然得知另外一個密鑰。目前，對稱類加密技術(shù)在高校檔案信息化管理中使用較為廣泛。第二，高校檔案信息化管理中的非對稱加密技術(shù)。與對稱類加密技術(shù)不同的是，非對稱類加密技術(shù)需要同時知道其中的加密和解密兩個密鑰，而只有其中的一個秘鑰是不可以的。在高校檔案信息化管理工作中，只有在特殊情況下，可以公開加密或者是解密密鑰中的其一，但是不可以同時對解密密鑰和加密秘鑰進(jìn)行公開，否則可能就會為一些不法分子所利用，對檔案信息系統(tǒng)的資料進(jìn)行篡改。2.采取先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息化管理技術(shù)不斷提升，每個行業(yè)都積極地把最新的科技發(fā)展成果應(yīng)用于自身的發(fā)展之中。同樣，對于高校檔案管理來說，也必須積極吸收信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，應(yīng)用到高校檔案管理之中，推動高校檔案信息化管理高校檔案人員也要結(jié)合自身工作需要和檔案管理發(fā)展趨勢，緊隨技術(shù)發(fā)展潮流，積極吸收先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和模式，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的不合理地方，創(chuàng)建既符合高校檔案管理特征，又符合社會發(fā)展需求的檔案信息化管理模式。高校檔案管理部門要加大對高校檔案信息化管理在人力物力財力上的投入，從根本上保障高校檔案信息化管理。其中，對于高校檔案信息化管理來說，涉及的最為重要的內(nèi)容就是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限管理等問題。高校檔案信息化管理，對于檔案信息資料的安全性要求很高，不能像圖書館等部門一樣，可以自由出入和自由訪問。檔案管理系統(tǒng)必必須要嚴(yán)格驗證訪問人員身份，避免任何無關(guān)人員的訪問。還要建立相應(yīng)的防火墻，禁止非法訪問，不斷提高高校檔案信息系統(tǒng)中資料的安全性和隱私性。3.建立高校檔案信息安全管理制度。隨著網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊的層出不窮，各種信息資料泄露問題時有發(fā)生。因此，電子檔案的信息安全性引起了社會的廣泛關(guān)注和專家學(xué)者的深入探討。要不斷加強(qiáng)對高校電子檔案的信息化安全管理，不僅要在技術(shù)上加強(qiáng)防護(hù)能力，而且還要在檔案信息制度上給予相應(yīng)的保障，從而建立起高校檔案信息化管理的安全制度，有效彌補(bǔ)因為技術(shù)缺陷可能引起的信息安全問題，而且也可以有效防范因為人為操作失誤而導(dǎo)致的問題。在對高校檔案信息化進(jìn)行建設(shè)和推進(jìn)的過程中，首先要對相關(guān)部門和相關(guān)人員的職責(zé)分工加以明確，建立起相應(yīng)的崗位職責(zé)，確保高校檔案管理相關(guān)人員都可以認(rèn)真履責(zé)，各司其職，而且高校檔案管理人員要在自己的權(quán)限范圍內(nèi)履行職責(zé)，如果是超越自身權(quán)限的行為，不得和不能擅自做主，必須要及時上報上級部門和領(lǐng)導(dǎo)。其次，檔案管理部門和檔案管理人員必須要在高校教學(xué)科研和學(xué)生管理活動產(chǎn)生各種電子化檔案信息以后，及時整理歸檔。如果電子檔案信息資料沒有及時歸檔或者歸檔不到位，可能會導(dǎo)致檔案信息資料的丟失或改動，檔案信息資料的真實性和權(quán)威性難以得到保障。歸檔以后的檔案信息資料，輕易不得更改，如果有特殊情況的，必須要申請審批，嚴(yán)格按照流程要求，經(jīng)上報批準(zhǔn)后，由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字，相關(guān)部門蓋章以后才能處理。通過嚴(yán)格的檔案管理制度的建立，提高高校檔案信息的安全性。總之，檔案管理部門只有采用先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，并且不斷建立健全檔案信息管理制度，明確檔案管理部門和檔案管理人員的職責(zé)，才能夠有效保障高校檔案信息資料的真實性、安全性。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)社會的各個領(lǐng)域和各個方面得到廣泛應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)社會得以快速發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活產(chǎn)生很大的影響，給高校檔案管理帶來極大促進(jìn)的同時，也存在一定的安全問題。高校檔案管理部門必須積極推動高校檔案信息化建設(shè)，通過先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立起完善的高校檔案管理制度，不斷提高高校檔案信息化管理水平，為學(xué)校師生提供更為優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]林東芳.探討檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2014（4）:148-149.

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[4]胡京津.淺談企業(yè)檔案管理電子信息化所面臨的信息安全問題[J].檔案天地，2015（10）：47-48.

作者:卓瑪吉 單位:西北民族大學(xué)舞蹈學(xué)院