高校檔案信息化建設的研究

導語：高校檔案信息化建設的研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文章結合同濟大學檔案館的實際情況，從檔案資源數字化、管理過程智能化、檔案服務信息化三方面，提出高校檔案信息化建設的必要性，并對其進行探討和分析，闡述了高校信息化建設的基本思路和具體辦法。

關鍵詞：高校信息化；檔案資源數字化；管理過程智能化；檔案服務信息化

2014年9月，國家檔案局局長楊冬權就指出：“在今天這樣的信息化時代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業發展的必由之路的思想，以檔案信息化推動檔案管理工作的現代化。”高校檔案工作有著自身發展的特點，高校內擁有各類專業背景人才，在信息化技術和創新服務理念方面有著得天獨厚的優勢，更容易做到與時俱進。

一、高校檔案信息化建設的必要性

高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學精神”的重要使命，同時也是維護學校和師生根本利益的重要依據。隨著高校辦學規模的擴大，高校館藏檔案案卷數也在逐年增加，同時，隨著國家的發展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學、移民的人數也在逐年攀升[1]34。以同濟大學檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業季等一些特殊時段形成業務量堆積的現象。針對這些問題，大力推進高校檔案信息化建設工作已經成為亟待解決的問題。

二、高校檔案信息化建設的基本思路探索和應用

高校檔案信息化建設是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設是一項龐大的系統工程。根據高校檔案的具體情況，歸納總結為三方面，即檔案資源數字化、管理過程智能化、檔案服務信息化。

1.檔案資源數字化。主要指直接歸檔的數字檔案和對館藏各種載體檔案的進行數字化加工工作。（1）數字檔案的歸檔。數字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計算機及網絡技術等現代化辦公條件和設備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件就被稱為數字檔案，它必須依賴電子設備進行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產生很多的數字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學校協同辦公系統處理公文后形成的具有規范格式的電子數據，對學校和社會具有相當重要的保存價值。同濟大學在進行電子公文歸檔的實際應用中，創新提出在檔號編制規則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數據和紙質檔案“雙套制”歸檔模式，即在協同辦公系統中將電子公文數據通過接口傳輸至檔案管理系統自動歸檔，同時還須將已辦結的電子公文制成紙質公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像，實現了文檔一體化。(2)館藏檔案數字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質檔案來進行。而如今信息時代的數字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進行檔案的數字化加工工作，將紙質檔案轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本，真正實現對館藏檔案進行現代化管理。同濟大學的館藏檔案數字化加工采用數字化外包的方式進行。項目實施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數量、案卷質量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進行詳細了解，制訂出一系列操作規范和規章制度，選擇綜合實力雄厚、擁有一定資質的檔案數字化加工專業公司作為承包方。項目實施過程中，針對“調卷→整理→掃描→還卷→質檢→著錄→總檢→掛接→備份”等流程及加工環境，對照國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》逐條檢查，全面管理。

2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網絡化、庫房環境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網絡化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統、著錄目錄到系統，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預立卷為年終立卷打下了基礎，年終立卷又可以檢驗預立卷，以便根據工作的變化及時調整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據。同濟大學檔案館使用的管理系統采用瀏覽器/服務器結構，部門檔案員只要有一臺聯網的計算機就可以登錄到系統中，使用系統的各種功能進行操作，檔案館工作人員可以同步實時監督部門檔案員的立卷過程，發現問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。

3.庫房環境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強檔案庫房管理是保護檔案的重要途徑。隨著信息技術的發展，通過智能設備和信息技術進行交互和控制，克服了傳統庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟大學檔案館在庫房環境自動化建設中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監控系統、門禁———照明聯動控制系統、溫濕度自動控制系統、空氣凈化系統、七氟丙烷自動滅火系統，以及變頻控制電梯設備等。其中紅外視頻監控系統通過在庫房內安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進行24小時全面無死角、不間斷圖像監控。庫房管理人員可以通過回放，調取任意時間段的庫房監控錄像[2]51。門禁———照明聯動控制系統，一改傳統的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統根據不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進行授權，做到了庫房管理權限精細化。每一個進出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進入庫房。通過刷卡，系統自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統和空氣凈化系統，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護環境，最大限度延長檔案壽命。當庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機就會自動開始運作，進行除濕工作。空氣凈化系統定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟大學檔案館歷來就是學校的重點安全保護單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統。七氟丙烷是無色、無味、不導電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩定、安全性高等優點的高壓細水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強大的檔案管理系統是檔案信息化的核心。隨著計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計算機和局域網進行登錄系統，對檔案案卷進行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統計匯總、打印案卷目錄和卷內文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計算機，提高檢索率和利用率。同濟大學檔案管理系統基于TCP/IP（網絡互聯協議）協議，系統用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統不僅可以進行全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網絡遠程上傳至系統，并可以對各類檔案信息資料進行靈活統計。檔案的存放離不開密集架。同濟大學在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計算機系統實時檢測密集架的各種狀態，并進行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統與計算機智能連接，通過網絡，在電腦上直接對密集架進行操作，實現檔案密集架的智能化管理。

4.檔案服務信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術的發展，使互聯網逐漸成為人們日常生活的一部分，在高校在數字校園大環境下，上網用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟大學檔案館通過檔案系統開放數字化檔案資源。需要在線查閱學校檔案信息者必須是通過學校統一身份認證平臺認證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟大學檔案電子信息查詢安全協議》，經審核通過后，系統管理員根據查閱者的工號開設查詢賬戶，根據不同級別、不同權限予以授權。授權后，查閱者即可在線查閱相關檔案信息。（2）遠程辦理檔案證明。遠程服務又稱RAS服務,是指讓用戶可在局域網以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網絡中信息資源的技術，它被認為是“以人為本”的服務。基于服務對象的需求這一外因，和提高工作效率這一內因，同濟大學檔案館于2013年11月正式開通網上“檔案服務利用系統”，此系統為國內高校首例[3]。同濟大學“檔案服務利用系統”，突破了身份認證和財務收費兩大瓶頸難題，通過前后臺的網上互動，將電子商務的理念應用到檔案的服務利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠程在線服務。用戶可根據需要隨時在網絡環境下進行注冊、登錄、申請辦理相關的檔案業務，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網銀、支付寶等相關渠道支付所需費用，并根據需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務，使“被動服務”演變為“主動服務”。系統開通至2015年4月，已由最初的13項出證業務增加到21項，匯總數據顯示，受理業務人數和數量快速增長，并持續保持在較高水平上。高校檔案信息化建設作為一個新鮮事物，在實施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現，伴隨著檔案信息化建設的深入，以及對檔案服務方式創新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術的發展而不斷改進和提高，更好地為社會服務。

參考文獻

[1]尚紅偉.高校檔案服務實行網絡預約登記管理系統探索[J].蘭臺世界,2013（4）.

[2]辛煒.檔案庫房安全保護管理[J].同煤科技，2013（12）.

[3]孫潔，朱大章.對高校檔案遠程服務的幾點思考[J].上海市檔案學會高校檔案專業委員會2013年年會論文，2013.

作者:周瑋 單位:同濟大學檔案館