公路建設檔案信息化建設的思考

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公路建設事業在改革開放以來發生了很大的變化，公路等級不斷提高，公路檔案管理工作已成為公路建設不可缺少的重要組成部分。隨著電子信息技術的飛速發展，檔案信息化建設已經成為當前檔案工作實踐與理論研究共同關注的問題。檔案信息化建設是檔案信息的數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設以及人才隊伍建設等方面。加強檔案信息化建設，充分利用現代化管理手段實現檔案工作服務方式的轉變，是落實科學發展觀，實現檔案管理創新的發展方向。要想富、先修路。近些年，借助國家、自治區、兵團一系列配套扶持資金的落實到位，新疆兵團一師阿拉爾市公路建設飛速發展，各條重點公路及通團、通營、通連公路四通八達，公路施工建設各種檔案資料堆積如山，整理、查閱都非常地費時、費力，在這種情況下，加強公路檔案信息化建設就顯得尤為重要。本人就加強公路檔案信息化建設工作談幾點認識，與同行們進行交流與探討。

一、公路檔案信息化建設的必要性、重要性

傳統的工程檔案管理效率低，檔案檢索、查找和利用十分不便，在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力，編制周期長、出錯率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙制文檔，無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料，很多的資料、檔案都成了“死”資料、“死”檔案，這就要求檔案工作要盡快采用信息化技術，確保具有保存價值的電子文件（檔案）信息，真實、完整、安全地保存在檔案管理部門，因此，本人作為工程檔案人員下一步就要在工程檔案的數據化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面積極探索新的應用模式，早日使工程檔案實現文檔一體化，充分體現出專業水準和與時俱進的創新精神，為查閱者提供方便、快捷的服務。隨著現代科學技術的開展，檔案管理專門軟件的開發、利用和升級，檔案管理的現代化與信息化已經成為不可逆轉的大趨勢。尤其是從公路工程科技檔案方面來看，在實行電腦查閱、傳輸后不僅方便了借閱者，提高了工作效率，而且對縮短工程時期，減少工程不必要的重復工作有著重要的經濟和社會意義。1.檔案信息化建設可以增加信息存儲量。隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。公路部門在這點上尤其突出，每個公路工程檔案都是非常多，經常是一、兩組檔案柜放不下，實行信息化管理將大大提高公路工程檔案的儲存空間。2.檔案信息化建設可以保證檔案信息的及時性、準確性、適用性、完整性和經濟性。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化，促進了諸多業務環節、各個職能部門之間的溝通與合作，減少了工作中的冗余環節和決策失誤，在檔案收集、處理、存儲和輸出等管理工作的準確性和速度上較傳統的方式都有了很大的改善，管理人員的工作效率得到切實提高。3.檔案信息化建設可以充分發揮計算機網絡對信息資源綜合和集成共享的優勢。檔案信息不再拘泥于服務的時間和地點，可以隨時隨地地為檔案用戶提供服務，檔案信息的檢索、流轉、利用更加準確而高效，在檔案信息服務的內容和方式上都提高到一個新的層次。4.檔案信息化建設使檔案檢索、查詢更為方便。檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔；在提供多種查詢手段中，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息；在提供網上查詢手段中，本單位的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。

二、加強公路檔案信息化建設的幾點思考

1.加強領導、提高認識。加快檔案信息化的建設,要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業改革創新,關鍵在于管檔案的人,使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現代化管理水平和業務工作水平,以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容,逐步構建起各地檔案信息平臺,提高工作水平和工作效率、提高服務質量。2.加大投入、增配軟、硬件設施。要加快檔案信息化的建設。首先要舍得投入財力,配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前各級檔案部門的財力主要來源于各級政府,這就需要做大量的工作,引進資金加快更新改造的步伐。同時作為上級檔案主管部門,也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法,在政策上給下級部門創造條件,使檔案信息化建設加快發展。3.引進和培養現代化管理人才。提高人員素質,培養管理人才。積極更新、改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件,但現代化設備要求管理人員必須有現代化素質。為此,一要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓。三要抓好檔案專業人員的在職培訓、進修,提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。四要加強理論研討,增進學術交流,提高編研水平。4.提高檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代,社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此,檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力,不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者,而且要充分利用網絡的便利和優勢,熟悉網上的檔案信息資源,引導利用者獲得更多的檔案信息。5.提高檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作者的一項基本職責,也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下信息量十分巨大,內容十分龐雜,檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力,對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析,從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分,為利用者提供優質的服務。

總之，檔案信息化作為社會全面信息化的重要組成部分，是檔案事業適應時展的必然選擇，也是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作，并在實踐中不斷發展和完善。公路檔案信息化建設，在運作過程中更應該堅持量力而行，循序漸進、實用有效的原則，在運行模式上要探索一條符合我國國情和檔案工作實際情況的新路子，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展。

作者:陳永群 單位:阿拉爾市公路管理處