行政企業專車管理制度探討

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摘要:行政管理是企業運營過程中不可或缺的一部分,而企業的專車管理制度又是企業行政管理中的重要組成部分,與企業的日常發展密切相關。而當今社會,在互聯網思維的春風沐浴下,該如何革新以互聯網思維為基礎的企業專車管理制度,是值得我們深入思考的問題。筆者結合行政管理的重要作用和社會形式,從企業實際出發,對企業專車管理制度提出了如下的思考。

關鍵詞:行政管理;互聯網思維;專車管理制度

就目前來看,行政管理在企業發展中的作用不容小覷,而專車管理制度制度作為企業行政管理中不可缺少的一部分,具有廣泛的發展空間和深遠的研究意義。

一、企業行政管理概述

1.行政管理的概念。企業行政管理是企業管理中不可缺少的構成部分,也是企業參與市場競爭的客觀要求。總的來說,企業行政管理是依靠企業的行政組織,通過行政渠道對企業進行管理采取的某種手段和措施,主要包括以下四個方面。首先是對企業未來發展內容的規劃,即企業整體的管理內容進行規劃和確定目標,然后再對目標進行定向發展。這個過程需要企業管理具有充分的針對性和有效性,以便對企業面臨的發展內容進行評估規劃,打下行政管理的基礎。其次是組織工作。一個發展良好的企業,必定有一個良好的企業組織結構。因此,企業中的每個員工都應該以各自的技術特點被分配以合適的任務。再者是指揮內容。在企業行政管理中,上級領導要采取對應手段,把下屬的職責安排和任務分工爛熟于心,正確處理和把握人員之間的關系,確保各部門人員擁有良好的工作意識和積極的工作態度。最后是控制全局,即對各項管理內容進行控制和調整,規范管理工作,完善員工的獎勵機制。

2.企業行政管理的作用。(1)決策作用。決策是管理的基礎,也是整個工作計劃的核心內容。企業的行政管理部門則可配合企業的管理者通過科學合適的方法做出一系列決策。行政管理部門能組織安排企業的相關人員提供決策依據,包含各項數據,分析,材料等。在提出決策后,即可制定決策程序和執行決策,具體來說,就是某件事情由誰決策,通過什么方式決策,確保企業各部門人員對決策的了解和信任。對于那些短時間內無法做出抉擇的重大事項,也由行政管理部門商榷決策。由此,行政管理在企業中發揮著重要的決策作用。(2)協調作用。行政管理部門作為企業的橋梁和紐帶,是聯系企業內部和外部的重要組織。企業行政管理可以協調部門與部門之間的聯系,對其日常執行任務過程中發生的分歧進行調節。它也可以針對企業業務往來之間的矛盾進行調解控制,在確保企業基本權益沒有損失的前提下,維持企業日常運行和發展。因此行政管理的協調作用,為企業在社會上建立一個良好的發展環境,做出了巨大的貢獻。(3)服務作用。顯而易見,行政管理的最終目的即是服務于企業。行政管理工作類似于后勤保障工作。因為企業各方面內容的運行,必須由行政管理部門來組織分配。企業的行政管理要始終專注于企業利益的發展,不能只為管理而管理,而是堅定地將管理落實到位,行之有效。一個大型的企業,必定會遇到風云變幻或突如其來的實際問題,而企業的行政管理部門,便要隨時準備應對問題的發生,為企業的安全穩定運行做好服務工作。只有將企業服務好了,企業才有蓬勃發展的可能。

二、互聯網思維

1.互聯網思維的概念。互聯網思維,就是在互聯網+,大數據,云計算等現代科技發展的基礎上,對市場、用戶、產品、企業價值鏈乃至對整個商業生態進行重新審視的思考方式。這里的互聯網不單指桌面或者移動互聯網,而是一種跨越各種實體設備(電腦,手機,車輛等等)的網絡形態,使互聯網產業融合到各類實體產業當中去。

2.互聯網思維的特點。(1)用戶至上。這個特點在任何一個運用互聯網思維的企業里都能清楚地看到。他們以企業的日常行政管理為基礎,用互聯網思維貫徹著全過程。用互聯網與用戶保持著良好的聯系和密切的關系。時刻關注客戶的內心需求,滿足客戶的真正需要,這樣企業的日常發展便會有很大的活力和優勢。(2)反應迅速。我們知道,互聯網時代是一個消滅信息不對稱而完全透明的時代。在互聯網時代,任何風吹草動都會得到迅速的反應和快速的傳播。因此,基于互聯網思維來發展企業和革新企業的日常生產生活模式,是十分必要的,這有助于企業的行政管理的有效貫徹落實。

三、基于互聯網思維的行政企業專車管理制度

1.專車管理制度在行政管理中的地位。我們知道,企業行政管理是依靠企業的行政組織,通過行政渠道對企業進行管理采取的某種手段和措施。而專車管理制度,就是企業進行行政管理的具體體現和重要組成部分。專車管理制度,一方面有效地促進了企業各部門之間的協調與融合,使部門之間的聯系和了解程度得以加深。另一方面,也很好地發揮了行政部門的行政管理職能,規范了企業的日常生產活動和內容安排。因此專車管理制度在促進企業行政管理的發展落實方面有舉足輕重的地位。

2.設立企業專車管理制度的目的。企業專車管理制度,是以加強和規范公司的日常出行管理,減少用車費用和降低公司的總運營成本而建立的。它存在的目的就是更好地為企業服務,提供企業員工的出行效率,從而提高企業整體的運營質量。

3.車輛管理。企業的專車屬于公司財產,可供企業所有員工使用,而使用記錄由行政管理部門備案管理。公司車輛的證件資料、車輛鑰匙、使用委派、維護保養、燃油雜費以及司機管理也由行政管理部門統一負責。行政部根據車輛使用情況,每月匯總車輛行駛里程數,統一購買油票核發。公司車輛由行政部負責派專職司機駕駛,為保證安全,公司其他員工未經批準,不得擅自使用和駕駛,否則以違反企業紀律處理;在公司車輛運行過程中,如遇事故,當事人必須首先通知行政管理部經理,同時向交通管理部門和保險公司報案,當事人必須積極配合事故處理。車輛返回公司后,當事人必須以書面形式向行政管理部門匯報備案。

4.互聯網思維的應用。一般來說,企業都有自身的專車管理制度,但是如何在信息高速發展的今天,結合互聯網思維去更好地改革和完善企業行政專車管理體系呢？我們知道,公司的車輛有限,行政管理部要事先做好企業車輛的調配工作。可以大致將車輛的用途分為以下幾點:接送高級領導,接送客戶,員工集體出行用車。因此,企業可以在公司的網站上建立一個預約系統,系統內容包括車輛需要使用的時間,地點,使用的人員和使用的時間長短等。我們知道,當前滴滴優步等打車軟件正盛極一時,顧客可以根據自己的需求在特定的地點預約出行過程。同樣的,如果條件允許,例如那些規模較大,檔次較高的行政企業,也可以嘗試推出一款企業用車的APP軟件,方便日常用車的預約和安排。手機上的簡單操作不僅節約了電腦網頁預約的時間,也提高了安排車輛的效率。具體來說,如果企業各部門需要使用專車,必須提前一天向行政管理部門提出申請,并到企業內網上進行預約,填寫電子版的《公務用車申請單》,再把申請單發送到行政部,由行政部門經理統籌安排后,進行確認。另外,如遇同一時間都需要使用專車的情況,那么專車的使用順序如下安排,A.重要的社會知名人士訪談接送;B.重要客戶的接送;C.市區外周邊,當日往返城市的業務接送;D.公司高級員工機場接送;E.市區內遠距離公務,如工商稅務、通信公司、政府機構、公司機房接送;F.公司辦公設備的接送;G.貨物運輸。如果是企業內部各部門用車發生沖突,行政部經理須遵守以下原則,并按照實際情況公平調解安排用車:A.以員工級別的高低順序;B.以申請車輛時間的先后順序;C.以先客人后員工的順序;D.以路途的遠近順序;E.以攜帶物品多少順序用車;F.以人數多少順序;G.以公務緩急順序。在運輸方面,要盡量避免運送大量物品,以保證車輛的干凈整潔。如果確實無法避免,那么行使人需要在公司的網站上的注意事項欄上特別表明運輸物品的名稱,數量,得到行政部的批準后方可使用。而在使用后,也要說明運輸后車輛的清理情況,以便于后續的正常使用。我們知道,互聯網思維具有反應迅速,客戶至上的特點。那么具體來說,在企業專車預約的過程中,如遇到一些突發事件,需要打破原有的計劃,員工的需求會發生改變,那么隨之用車計劃也會有不同程度的變化。這個時候,要充分利用互聯網思維的特點。比如企業員工提前一天已經預約好第二天的用車情況,但是由于對方客戶臨時有事,不能按時見面,所以就使得用車計劃的延后或者取消。為了保證企業用車的效率性和質量,我們就可以重新登入企業內部的網絡預約界面,進行及時取消的手段,來空出一個靈活的用車時間段。當員工提交取消用車申請的內容后,行政管理部門的人員可以及時準確的收到信息,并且通知企業各部門在某個時間段內企業的專車正處于空閑狀態,可以供有緊急需要的人員使用。而那些得知消息而又確實需要用車的人員,就可以第一時間聯系行政部進行車輛的調用。這樣就充分利用了互聯網思維反應迅捷的特點,讓信息及時地傳達到需求者中,形成良好的用車體系。

四、結語

在互聯網思維不斷發展的今天,企業要充分利用互聯網思維的特點,乘互聯網之風加快更新變革企業專車管理制度的步伐,逐步完善專車管理體系。這不僅對企業日常的行政管理有良好的促進作用,也為企業長遠穩定地發展打下了堅實的基礎。

作者:歐陽杰 單位:對外經濟貿易大學公共管理學院

參考文獻:

[1]《行政管理學》夏書章,中山大學出版社,2008年第2版

[2]《中國企業管理百科全書》(上冊)[M].企業管理出版社,2012年

[3]《企業行政管理實務》,李瑛珊,周梁,潘琦華著,北京大學出版社2013年9月。