商務英語函電在對外貿易的運用

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摘要:隨著全球經濟的迅速發展，我國與他國的貿易往來日益頻繁，英語作為國際通用語言在貿易活動中發揮著重要的作用，而商務英語函電的重要性自然不言而喻，商務英語函電是一種我們常見的商務交流的手段，它能更加有效、準確、具體地為貿易雙方傳遞商務信息，是貿易雙方溝通的橋梁。本文總結了商務英語函電的特點進而分析它在對外貿易中的作用。

關鍵詞:商務英語函電;特點;作用

伴隨著全球化進程的加快，人類社會就進入了一個科技和經濟空前高速發展的時代，商務英語得到廣泛發展和運用。同時隨著經濟全球化進程的加快，各國之間的貿易往來日益頻繁，因此，人們對國際貿易越來越重視，這就使得英語函電在外貿交易中表現的淋漓盡致對外貿易已成為衡量一個國家是否成功與世界接軌的重要依據，是一個國家走向世界的快速通道。對外貿易中，我們需要和不同國家地區進行商務溝通，能否很好地與其溝通取決于對商務函電的掌握。商務英語函電是國家之間商務往來、開展業務、合作關系建立的重要媒介。商務函電交流的過程就是一個發出者順利編碼和接受者順利解碼的過程。商務英語函電作為對外貿易中的媒介和載體，有效的解決著貿易活動中供給與需求方信息不對稱的弊端，為供需企業迅速、準確地傳遞信息，有效的促進著對外貿易的發展。

1商務英語函電概述

1．1商務英語函電的概念

英語是世界上實用且最為通用的語言，在國際商務活動中，信息的傳遞一般也多以英語為主，因此被稱之為商務英語。商務英語是經濟全球化的產物，它不同于一般的日常用語，以專業性、專門性著稱，力求用詞準確、具體、簡單明了。商務英語函電是指人們以對外貿易知識為理論基礎，以商務英語知識為表現手段在進行對外貿易的活動中進行書面溝通和交流的網絡信件等。商務英語函電是國際貿易中通過專業的國際貿易商務英語貿易雙方進行溝通交流的函電往來。隨著信息技術的不斷進步和互聯網的不斷普及，商務英語函電的形式不僅僅局限于紙質信件，電子信件已經逐步成為商務英語函電的主要形式。在對外貿易中，商務英語函電的運用主要表現在信息的傳遞、處理貿易活動中溝通及聯絡雙方感情等方面。主要涉及的內容有進行商務洽談、簽訂合作意向、產品采購、合同糾紛等多個方面。商務英語函電的種類也是非常豐富的，包括答復函、請求函、詢問函、告知函等等。

1．2商務英語函電的新特點

商務英語函電的使用頻率越來越高，所以只有充分了解商務英語函電的特點才能更好的進行商務活動，使得貿易順利進行。

1．2．1具有明顯的法律特征

對外貿易離不開法律的支撐，是保護對外貿易的重要工具。在市場經濟時代，法律是約束人們經濟行為的重要準繩。商務英語函電是對外貿易活動中必不可少的工具之一，并且能夠有效的記錄貿易方的各種行為，具有突出的法律特征和一定的法律效力。商務英語函電的內容一定要符合法律法規，遵守貿易合作方國家的經貿制度。商務英語函電中術語的運用要遵循國際慣例，內容和表達的形式一定要得到國際的認可。一旦在對外貿易中出現了糾紛問題，商務英語函電可以作為雙方聯系中的重要證據。

1．2．2格式逐步創新

在當今新的時代背景之下，為了適應紛繁多變的對外貿易需求，商務英語函電的格式也在不斷創新。外貿函電的書寫格式越來越走向趨同化和精簡化。首先是排版方式的便捷化。隨著辦公網絡化的發展，外貿函電書信體的整體布局和排版也有了較大的改善。理論上只有縮進式、齊頭式和綜合式三種方式，但隨著電子商務的飛速發展，電子通訊和互聯網即時性、高效低耗的特點，人們逐漸摒棄了單一、冗舊的信函格式，越來越多的使用簡單明了、便于操作、節省時間的信函排版格式;其次是附帶文件及抄送的操作的簡化。在當今信息快速發展的時代，商務英語外貿函電的附件以及抄送只需要添加多個收件人電子郵件地址，即可將同一外貿函電發往所需的多個對象，而不用再去復印或抄寫數份寄送給不同的人，這樣就大大簡化了操作過程，還節約了人力物力財力;商務英語信函格式的創新還表現在整體步驟的簡約化上。隨著商務英語函電的發展與不斷更新，一些陳舊的繁雜的步驟逐步消除。例如，傳統函信函中的“識別記號”現在已經不再使用了，以前是需要打字、校正人員簽字來確定責任承擔，而現在的商務英語函電已經基本上屬于個人操作，不再需要相關人員簽字進行內容確認，在網絡上就可以直接進行，方便快捷，大大提高貿易效率;然而在商務英語信函創新的同時，有些內容還是不能改變的，例如函電的主題、稱呼、正文、結尾謙稱等這些主要信息是不能改變的。盡管傳統的外貿函電格式已經發生了較大的變化和演進，創新后的商務英語函電已經能夠勝任國際間交流支撐的主要任務，但是從信函的主要構成內容層面上來講。

1．2．3溝通方式信息化

隨著信息技術和互聯網的不斷進步和快速普及，紙質信函已經不能滿足當今快捷社會的需求，取而代之的是電子郵件、傳真等形式的現代化電子信函形式，紙質信函的主導地位逐漸消失。在先進的電子商務信息時代，貿易活動者可以通過電子信函迅速完成報價，簽訂協議，網上結賬等一系列活動，大大提高了貿易活動的效率，加快了貿易速度，更加快速地把握市場信息，使得貿易利潤更大，更加有利可圖。這樣就讓對外貿易活動的速度步入另一個高速階段。

1．2．4文體正規，語言簡潔，形式多樣

在經濟節奏逐漸加快的今天，商務信函開始省去了客套的話語，開門見山，更加簡潔，使得雙方都能夠快速表達和理解其中的內涵，加快貿易的腳步，也提高了商務活動的效率。在商務英語信函形式方面，由于商務函電涉及到對外貿易的方方面面，函電的書寫者就要掌握不同函電類型的書寫特點和格式。同時，還要掌握函電的不同發送形式，如電子郵件、MSN等。

1．2．5受文化因素影響大

商務英語函電的主要目的就是要讓貿易雙方進行更好的溝通和交流，那么要實現這一目的就要充分了解對方國家或者民族的文化習俗、背景等相關的文化知識。商務英語函電的內容要充分考慮對方的文化因素，抓住合作方內心的真實想法和合作的欲望，實現跨文化的溝通無障礙和與不同文化背景下生活的人們產生某種共鳴，達成貿易共識。因此，商務英語信函的寫作或者翻譯不是簡單的使用英語表達出所需內容即可的，而是要掌握函電雙方貿易伙伴的交際技巧特別是跨文化交際能力。

2商務英語函電在對外貿易中的作用

隨著對外貿易步伐的不斷加快，世界各國、各大經濟體之間的相互交流增多，那么相應的需要處理的相關信息量就變得很大，在新時期，加上信息的傳遞更加便捷、迅速，那么商務英語函電作為貿易往來的主要溝通方式基本上已經完全替換了傳統信函的位置站在了國際貿易舞臺上。因此，商務英語函電在對外貿易中的作用日益顯著。下面就分別闡釋商務英語函電在對外貿易活動中發揮的重要作用:

2．1有利于提高工作效率，節約成本

在現代國際貿易中，商務英語函電不僅是企業獲得信息的主要渠道之一，而且是企業節約成本、提高效率的工具之一。商務英語函電的存儲比較簡單，作為電子文檔管理起來更加簡單，也更利于管理歸檔，能極大地減少工作量，節約工作時間;其次，商務英語函電更易分類，減少了工作中的出錯機率，降低企業的損失;商務英語函電的保存更加長久，更利于企業長期存儲客戶信息，建立長期有效的聯系;商務英語函電在傳輸上具有及時性，能夠實現信息的及時溝通和反饋，大大提高工作效率，減少了企業的成本。

2．2有利于增強貿易雙方的溝通和了解

商務英語函電在國際貿易中起著媒介作用，它能準確、具體地為貿易雙方傳遞各類商務信息，為雙方搭建起信息交流的橋梁。在對外貿易的過程中，一方可以通過網絡查詢意向客戶信息或者經過第三方介紹的潛在客戶的聯系方式，直接通過商務英語函電訪問對方。經過交流，相互了解之后，就可以與客戶建立長期的合作關系。這樣積累的客戶就越來越多，業務量自然也會隨之上升，最終完成貿易活動，企業也就會一步步發展壯大。除此之外，企業還可以通過商務英語函電將業務拓展至國外，在國際市場上尋求潛在客戶，建立合作，進行貿易往來。商務英語函電的出現使得國際貿易的交流、合作更加方便，加深了雙方的溝通和了解，更好的利于貿易活動的進行。

2．3加快了貿易全球化的進程

隨著網絡的進一步發展，商務英語函電的出現有效地打破了時間和空間的限制，不再使用傳統的繁瑣、費時、費力的貿易交流方式，大大簡化了貿易活動的程序，提高了交易的速度，降低了交易的成本，有利于促進貿易全球化的順利實現。畢竟企業之間不可能總是面對面的進行交流，而傳統貿易通訊方式的繁瑣，必然會阻礙國家間貿易的發展，阻礙貿易全球化進程的速度。現代商務英語函電的迅速發展，成為企業進入國際市場的良好的支撐點。從此貿易往來中沒有了時間和空間等因素的限制，這不僅會讓原有企業擴大規模，還會會促進新的企業的誕生。隨著對外貿易活動的頻繁增加，國際間的交流日益緊密，國際間的合作次數和規模會逐步增多，商務英語函電有效地推動著世界經濟的發展，加快著貿易全球化的進程。

2．4是對外貿易經濟增長的支撐點

在信息網絡時代下，越來越多的企業習慣于在網絡平臺上展示自己的企業，供求信息。商務英語函電的出現使得合作伙伴間信息傳遞更加快捷。以前國際貿易交往中，往往由于信息的不及時，使得國際間的供給與需求總是不能夠有效匹配。商務英語函電的出現加快了對外貿易的發展，企業紛紛進駐國外市場，尋找新的貿易伙伴，更加迅速地促進對外貿易的增長。雖然商務英語函電在對外貿易中的作用日益凸顯，但是這也對我國商務英語函電的要求也會與日俱增，對我們來說也是一大挑戰。企業對于商務性人才的需求越來越多，同樣機遇和挑戰并存于商務英語的各個環節中。對于商務英語函電相關人士來說，不僅要有扎實的英語基本功底，還要對商務英語函電的專業理論知識準確掌握，多多借鑒國外優秀的商務英語教材，汲取經驗，把握住機遇，迎接挑戰。

3結束語

商務英語函電在現代對外貿易中發揮了巨大的作用，商務英語函電不僅降低了交易成本，提高了對外貿易的效率，增加了對外貿易的機會，隨著我國國際貿易的發展，商務英語函電已成為對外貿易中不可缺少的組成部分，各種涉外合同，協議，通知等英語商務信函日益增多。無論對個人或企業來說，一封好的商務信函會給同事，供應商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務活動的進行商務英語函電已成為國際貿易中不可或缺的一部分，溝通買賣雙方，傳遞著交易信息，貫穿于國際貿易合作的各個環節，促進著國際貿易的交流與合作，他起到提高企業效率、降低成本、促進經濟交流，提高了國際貿易合作的進程速度，降低貿易合作過程中的失誤和損失，對新老客戶的溝通和交流起著促進作用。但在當今信息時代大背景下，電子信息技術的發展也給商務英語函電提出了很大的挑戰。商務英語函電也在不斷的自我更新和完善中，另外我們要為商務英語函電建立一個良好的網絡環境，不能忽視安全隱患的存在，要注意密碼的使用與更新，防范病毒等的侵襲，增加網絡的安全系數，防止信息的泄露或者被惡意刪除。相信在不斷地完善中，商務英語函電對國際貿易的作用會越來越大。作為目前最常用的國際貿易交流工具，商務英語函電的發展前景是十分樂觀的，它在國際貿易交流和合作的作用和影響力也會越來越重要。

作者:朱晗雪 單位:渤海大學外國語學院

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