新媒體環境對檔案管理的影響對策

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[摘要]在高校管理工作中，檔案管理是十分重要的一項內容。檔案管理工作的質量和效率在一定程度上也影響著高校管理工作的效率。為了培養適應社會需求的各類專業人才，各大高校在教學管理工作中通常都會采用先進的管理理念。在新媒體環境下，高校也應該主動參與檔案管理工作策略的創新，進而提高高校檔案管理工作的效率。本文將通過分析新媒體環境對于高校檔案管理工作正反兩個方面的影響，研究檔案管理工作的創新策略。

[關鍵詞]新媒體環境；高校；檔案管理；創新策略

信息技術和計算機技術在各個領域的廣泛應用，對人們的工作和生活方式產生了很大的影響，新媒體技術是大數據時代的產物，相比于傳統媒體，新媒體技術能夠準確、高速地進行信息傳播，這對于信息傳播工作效率的提高起到了很大的推動作用。高等院校中學生數量龐大，所涉及的信息不僅類型繁多而且規模巨大，因此檔案管理是高校十分重要的一項工作內容，將新媒體技術應用于高校的檔案管理工作中，對于促進信息服務和信息管理水平的提高具有積極作用。所以，探究新媒體環境對高校檔案管理的影響并分析其對策創新具有非常重要的現實意義。

1.新媒體環境對高校檔案管理的影響

1.1新媒體環境對高校檔案管理的積極影響

1.1.1促進高校全面網絡化管理的實現互聯網技術的廣泛應用，一方面有助于國內高校之間共享信息資源，另一方面能夠幫助國內高校搭建和世界其他高校合作的橋梁，有助于高校培養高質量的人才[1]。因此，為了使高校師生擁有一個優質的信息化的工作環境和學習環境，高校應該重視對于校園全面網絡化的管理。傳統的檔案管理工作存在著很多不足，比如各大高校之間缺乏信息交流的渠道，檔案資料的利用效率也相對較低，甚至在出現檔案信息的泄露問題時很難及時快速地找到導致這一現象的原因。在新媒體環境下，高質量的教學資源可以在各個高校之間進行共享，這有助于促進高校之間良好合作關系的建立，促進高校全面網絡化管理的實現。因此，高校應該繼續更加積極地探索新媒體在檔案管理工作中的應用，從而更好地培養符合社會發展需要的高質量人才。1.1.2促進高校檔案管理載體發生轉變各種類型的實體檔案資料是傳統的檔案管理模式下的應用載體，而在新媒體環境下，通過數字技術儲存在計算機系統中的各種信息成為了檔案管理的載體，這種新的載體能夠有效地縮短信息查詢和使用的時間[2]。基于此，高等院校充分發揮新媒體技術的優勢，積極探究其對于信息處理的強大功能，與此同時，高校應該在加強對自身信息資源的拓展。新媒體環境能夠幫助高校升級優化自身的信息管理系統，從而更好地服務于學校師生的科研和教學等工作，使得學校的科研實力和教學實力得到進一步地提高。1.1.3促進檔案管理人員綜合素質提升在高校的檔案管理中，傳統的管理方法相對來說沒有特別嚴格的管理規定，主要依賴于檔案管理人員的工作經驗。但是在新媒體環境下，進行檔案管理工作時要求檔案管理人員必須掌握有序且專業的管理手段，具備更高的綜合素養。在新媒體環境下進行檔案管理時對于信息的搜集、篩選和管理的要求更高，因為這些信息不僅包含高校自身的相關信息，還包含高校之間以及高校與社會之間的信息，信息量相對來說比較大，將新媒體技術應用到高校的檔案管理中不但極大地促進了檔案管理工作效率的提高，而且幫助檔案管理人員更好更快地適應新媒體環境的工作理念，督促他們積極學習新型檔案管理技術，為高校師生提供高質量的信息服務[3]。

1.2新媒體環境對高校檔案管理的消極影響

一是影響高校檔案館的工作模式。在傳統的檔案管理模式下，“光利用”和“強調管理”是其檔案管理工作最重要的兩個特點，在這種模式下檔案管理的工作相對來說比較繁瑣且具有相對獨立性。而新媒體環境下高校檔案管理的工作模式也發生了相應地變化，傳統檔案管理理念不再適應新形勢的要求，同時新媒體環境對于高校的檔案管理工作人員的專業水平和專業素質提出了更高的要求。這就要求高校檔案管理館改變工作模式，盡快適應新媒體環境的工作的要求，更好地發揮檔案管理的真正價值。二是影響高校檔案管理的教育。高校檔案館對于學校師生的學習和生活具有積極的引導作用，從某種程度上來說，它扮演著文化課程的作用。在學校的實體檔案館中往往會有與知名校友或者學校名人有關的宣傳文化墻，這有助于對學生產生激勵作用，在新媒體環境下，學校實體檔案館在這方面的教育作用和文化內涵很可能被忽視[4]。此外，新媒體的快速發展也使得信息傳播的速度進一步加快，其中不健康的新聞和負面消息的傳播速度往往更快，這就對于高校學生的價值觀產生了很大的沖擊。“垃圾”消息大量地散布在學生的日常學習和生活中，潛移默化地對他們的思想產生影響，進而嚴重侵害他們的心靈，這種現象會對學生社會主義核心價值觀的培養會產生一定的消極影響。三是影響高校檔案管理的價值。高校檔案管理的內容、目標和方法受新媒體環境的影響也會發生相應地變化。比如，在檔案管理中使用新媒體技術，不但促進了檔案管理形式和檔案管理主體的多樣化，同時也促進了檔案管理方法的更新。如果檔案管理員對于高校管理的實際現狀沒有十分清晰地了解，那么他們依然受傳統檔案管理的影響保持原來的工作理念，進而不能夠很好地適應新媒體環境對于高校檔案管理提出的新要求。在這種情況下，可能會導致高校檔案管理人員在激烈的社會競爭中喪失工作的主動性，從而影響高校檔案管理的價值。

2.新媒體環境對高校檔案管理的創新策略

2.1增加檔案管理部門資金投入

隨著信息科技的進步，越來越多的高校開始注重將新媒體技術應用于學校的檔案管理工作中。為了進一步促進學校檔案管理工作效率的提高，高等院校應該增大對檔案管理部門資金投入的力度，將便于進行檔案管理的先進信息設備積極引入學校，從而以更高的工作效率進行檔案資料由紙質向數據信息的轉化[5]。此外，高校檔案全面信息化的建設也應該提上日程，這樣不僅可以為學校師生的信息查詢提供便利，而且可以使本校與其他學校之間的信息共享更加便捷化，進而為學生提供優質的教學資源，促進學校的長遠發展。

2.2健全檔案管理機制

檔案管理信息化是新媒體環境對于檔案管理工作提出的新要求，因此，高校應該積極健全檔案管理機制，從而更好地保證檔案信息傳播的安全性。在新媒體環境下，檔案管理機制的創新主要從以下幾個方面進行：其一，將檔案管理的范圍、職責和要求等進行明確說明，同時確保管理標準的科學合理性；其二，建立健全的監管制度，加強對學校檔案管理的監督和指導，進而推動檔案管理人員之間的互相約束和監督，為檔案信息的安全傳遞提供保障[6]。

2.3建立專業檔案管理團隊

在知識經濟時代，人才是社會最為寶貴的資源之一，為了更好地應對新媒體環境對于高校檔案管理帶來的挑戰，高校應該重視建設專業的學校檔案管理團隊[7]。首先，在進行高校檔案管理人才的招聘時應該適當提高入職的門檻，盡可能篩選出能夠熟練操作新媒體且具備檔案管理能力的專業技術人才，進而促進高校專業檔案管理團隊的建設；其次，由于新媒體知識會隨著信息技術的進步不斷的變化，檔案管理人員也需要不斷的更新和學習相關的專業知識，因此，高校應該重視對檔案管理人員后續技能的培訓；最后，將思想政治教育列入檔案管理人員日常的培訓中，這樣有助于增強他們在檔案管理工作中的責任感，不斷吸收新型的工作理念，不斷嘗試檔案管理工作的新模式，從而促進檔案資料利用率的提高，使學校師生接受到高質量、全方位的信息服務。

2.4開發電子化系統

集中管理多樣化的信息是高校檔案管理工作的一個重要目標，但是由于高校各個分部門在信息管理的形式上存在著較大的差異，這就阻礙了這一目標的順利實現。因此，高校應該加大對電子化系統的開發力度，并努力完善該電子系統的功能模塊。依托電子化系統對各類信息進行集中管理，從而促進高校檔案管理工作效率的提高。與傳統的檔案管理模式相比，電子化系統可以通過對各類文獻資料進行數字化處理和保存，這就在很大程度上使信息的使用壽命進一步延長。

2.5建立檔案信息網站

高校檔案管理的最終目標是快速獲取并有效利用所需的信息，但是目前我國絕大多數高校都存在著檔案信息利用率比較低的問題，通過加強高校檔案信息管理網站的建設可以促進這一問題的有效解決[8]。在信息管理網站中，學校不僅可以提供檔案信息的查詢服務，而且可以展開電子郵件服務、及時有關信息以及開展目錄查詢等。檔案信息網站的建立有助于促進信息的進一步開發，從而提高檔案信息的利用效率。

2.6探索檔案傳播新渠道

在新媒體環境下，高校的檔案管理越來越注重用戶的使用意識，這不僅有助于加強用戶之間的交流與互動，同時有助于更好地發揮檔案館的教育作用。這種用戶使用意識的培養通常通過在高校檔案館中建立專門的教育領域區和用戶體驗區得以實現。其中教育領域區一方面可以以大學生的精神理解或理想等問題為主題開展相關的活動，以此來培養學生的多元文化基調，促進學生之間信息資源的共享；另一方面可以充分發揮高校的教育作用，積極傳播學校的特色文化，培養學生的新媒體精神。

3.結語

通過上面的分析可以看出，新媒體環境對于高校的檔案管理工作會產生正負兩個方面的影響，高校應該充分認識新媒體對于檔案管理工作的推動作用，依托信息技術的進步和校園檔案的實際情況進行不斷的創新改革，建立專業的檔案管理團隊，健全檔案管理的機制。同時積極面對新媒體對于傳統檔案管理工作產生的沖擊，努力彌補不足，加快檔案管理工作的信息化建設，提高高校檔案管理工作的效率，為學校師生提供良好的信息咨詢服務。

【參考文獻】

[1]王克付.新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策創新[J].卷宗,2020,10(35):7,9.

[2]苗洪麗.新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策[J].辦公室業務,2020(14):148,155.

[3]余躍.新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策[J].大眾文藝,2020(13):241-242.

[4]尹緋.新媒體環境下高校檔案管理的影響與對策[J].卷宗,2020,10(19):47.

[5]劉存強.革新高校檔案管理體制面臨的問題、方法及路徑[J].辦公室業務,2020(11):132,134.

[6]劉珊.探討新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策[J].才智,2020(14):217.

[7]董秀銳.新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策探討[J].卷宗,2020(13):18.

[8]張福明,張嵩.探討新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策[J].公關世界,2020(8):109-110.

作者：楊麗麗 單位：山東外貿職業學院