電力企業檔案管理保密制度建設的問題及建議

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摘要：伴隨國有企業改革的逐漸深入，電力已經建立了現代企業制度，并在管理體制上逐漸向國際化靠攏，這對電力企業檔案管理提出了更高的要求。文章根據現有的研究資料，在介紹電力企業檔案管理重要意義的基礎上，針對檔案管理中存在的問題提出了相應的對策，提出要全面提高檔案管理科技含量等對策，希望能給電力企業檔案管理提供啟示。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；保密制度；現代企業制度；管理體制

電力企業檔案管理是企業管理的重要內容，供電不僅關系到人民群眾的生產生活，也關系到社會的穩定與經濟的發展，是一項事關我國根本利益的大事。伴隨著電力企業檔案管理研究的逐漸深入，越來越多的文獻資料被納入檔案管理的范疇。雖然經過改制以后，電力企業對檔案管理進行了改進和完善，但是與國外先進企業檔案管理工作相比，還存在較大的差距，在管理中依然存在不少的問題。展望電力企業未來發展，必須充分重視檔案管理保密制度建設，建立起完善的檔案管理保密制度，為提高檔案管理保密水平奠定良好的基礎。

1電力企業檔案管理保密制度建設的重要性

在市場經濟下，電力企業檔案管理保密制度建設不僅是為了維護電力企業自身的利益，也是為了維護黨和國家、人民群眾的根本利益，其重要性主要體現在兩個方面：一方面，電力企業檔案管理保密制度建設是維護電力企業根本利益的必然要求。伴隨著電力企業市場化改革，無論是發電企業還是供電企業，都成為自負盈虧的市場經濟主體。雖然都是國有企業或者是集體企業，彼此之間因為行政管理的影響，目前的競爭還不是很激烈，但是實際上在小范圍中的競爭已經凸顯，在未來電力市場會逐步的放開，市場競爭將日趨激烈化。在這種情況下檔案管理保密制度就顯得非常重要，因為其中有大量的企業經營管理信息，這些都屬于商業機密，一旦泄露勢必會對企業的根本利益造成影響。另一方面，電力企業檔案保密管理也是維護我國社會和國民經濟安全的重要措施，電力是社會穩定的一個重要因素，也是一國經濟發展所必須具備的一個條件。供電安全、電力資源的充足性，將會直接影響一國經濟發展，電力企業檔案信息如果按照國家保密法律、法規，屬于國家保密內容的，一旦泄露被敵對國家、不法人員知曉，將會直接影響到供電安全，進而威脅到經濟和社會安全，從這一角度來講，電力企業也應該加強檔案管理保密制度建設。

2電力企業檔案管理保密制度建設中存在的問題

2.1檔案保密等級劃分不科學

電力企業檔案保密等級劃分是根據《中華人民共和國保密法》和《電力工業國家秘密及其密級具體范圍的規定》確定的，一般分為絕密、機密和秘密三個等級，這樣劃分應該說遵從了檔案保密管理的傳統，卻不適應當前電力企業的發展需要。比如說根據當前的劃分，絕密檔案是指泄露會讓國家和企業安全、利益遭受特別嚴重損害，如何區分“特別嚴重”與“嚴重”，這個目前來說還沒有一個明確的標準，在檔案保密工作當中，是由電力企業自己決定的，實際上掌握在檔案管理人員手中，這就可能產生一種情況，那就是應該列為絕密的檔案，卻按照了機密和秘密的管理標準，導致絕密檔案被泄露的幾率增大，應該被列為機密檔案，卻被按照秘密檔案管理也是如此。這種情況出現的主要原因是原來行政管理思想的長期存在，讓企業的檔案管理與行政檔案管理保持一致，導致檔案保密工作不符合當前的電力企業發展要求。

2.2對檔案庫房管理保密工作沒有做出明確規定

庫房是檔案保密工作很容易被忽視的一個地方，作為存儲檔案的地方，庫房管理保密工作實際上非常重要。但是，從目前各個電力公司制定的檔案管理保密制度來看，對庫房管理保密工作規定得比較籠統，一些電力工作只是在制度當中簡單地規定庫房管理規定和方法，對庫房建設標準、庫房位置等都沒有做出規定。有的電力公司的檔案庫房習慣性地設置在一層，陰雨天氣很容易受潮發霉，并且在庫房中又缺乏相應的除濕、防潮、保溫設施，經常出現檔案的遺失和損壞。還有的庫房門窗沒有進行加固防盜，一些檔案面臨著被盜竊的威脅。同時，一些電力公司沒有將庫房與辦公室分開，甚至將檔案庫房與圖書室一起管理，這些都會影響到檔案管理保密工作水平。

2.3對檔案管理人員保密素質沒有做出明確的規定

要想做好電力企業檔案管理保密工作，對檔案管理人員的保密素質有比較高的要求。而現在多數電力企業在制定檔案管理保密制度的時候忽略了這一點，對檔案管理人員的保密素質沒有做出明確的規定，一些不是檔案管理專業或沒有檔案管理經驗，沒有接受系統檔案管理經驗的人走上了檔案管理崗位，很多人對檔案管理保密工作缺乏最基本的認識，也不了解企業制定的檔案管理制度、保密工作規定，在電力檔案管理當中忽視了保密工作，導致一些檔案被泄露，對企業發展造成了不利影響，尤其是電力企業供電管理、供電線路建設、供電規劃等方面的檔案，一旦泄露對當地的社會生產生活可能會造成不利影響。從這一角度來講，有必要在電力企業檔案管理保密制度建設當中，增加檔案管理人員保密工作素質的相關規定。

2.4檔案密級調整工作沒有做出明確的規定

電力企業在檔案管理當中，檔案的密級并不是一成不變的，隨著企業的發展、社會的進步和科技的創新，一些檔案的價值會逐漸降低，如果不及時降低密級，仍然按照原來的密級管理，雖然能夠保證保密工作水平，但是卻會浪費大量的資源，對企業來說是得不償失的。而針對這一問題，目前多數電力企業在檔案管理保密制度當中并沒有做出明確的規定，沒有說明哪些檔案經過多長時間，經過多少程序和何人批準，才能降低密級，調整存儲方式、保密方式等，這一點在今后的工作當中也應該及時完善。

3電力企業檔案管理保密工作制度完善建議

針對電力企業檔案管理保密制度建設中存在的問題，結合自身檔案管理工作，提出以下四點建議：

3.1優化檔案保密等級劃分

在檔案保密等級劃分上，可以分為三個等級，絕密、機密和秘密，國家檔案嚴格按照國家檔案有關法律、法規進行；企業檔案分為機密和秘密兩個級別。另外，在劃分的過程中，必須在檔案管理保密制度中，明確不同等級檔案主要包括哪些內容，保存和管理的方式，與之相對應的保密管理措施，這樣才能適應當前電力企業的發展需要。之所以采取這樣的等級劃分方式，主要是因為電力企業已經改制成為現代企業，在檔案管理當中必須采取現代企業檔案管理模式。同時，電力企業承擔著一定的行政功能，作為公共事業的一部分，電力事業也事關國家和社會經濟發展，因此也應該按照行政檔案管理的模式，對部分檔案進行行政化管理。因此，有必要將事關國家和公共利益的檔案與事關電力企業自身發展的檔案嚴格分開。

3.2增加檔案庫房保密規定

檔案庫必須與辦公區域、資料管理區域等嚴格分開，檔案庫必須安裝防盜門防盜窗和防盜鎖，除檔案管理人員之外，禁止其他人直接進入檔案庫查閱資料。檔案庫內的檔案按照密級分開存儲管理，對檔案管理人員按照管理權限安排新工作內容，負責不同級別檔案管理的人員，對各自責任范圍內的保密工作負責。檔案管理人員要定期巡視防盜門防盜窗防盜鎖的完整情況，一旦發現防盜設施遭到破壞，應該及時檢查庫內檔案的完整情況，確定哪一等級哪些檔案屬破壞或失竊，將情況如實反饋到公司的保密管理部門、保衛部門，調取監控、查找線索，為公安機關破案提供準確的依據，從而為檔案保密及安全管理工作奠定良好的基礎。

3.3明確檔案管理人員保密素質標準

電力企業檔案管理是一項非常嚴肅嚴謹的工作，電力企業要提高檔案管理重視程度，在今后的檔案管理保密制度建設中，明確規定檔案管理人員的保密素質，使檔案室工作人員能夠達到保密工作要求。一方面，在檔案管理崗位設定上，要明確規定檔案管理人員必須由檔案管理專業或經過系統的檔案管理培訓的人擔任，其他不具備這一條件的人不能擔任檔案管理工作，尤其是檔案部門的負責人，必須是檔案管理專業并經過專業的檔案管理保密培訓的人才能擔任，這樣就從管理者的角度為做好檔案管理保密奠定基礎；另外，應該明確規定檔案管理保密工作人員的培訓方法，明確規定企業應該每年根據集團公司的要求，組織檔案管理人員參加1～2次保密工作培訓，或者通過社會機構，為檔案管理人員提供保密工作培訓機會，使其能夠繃緊保密之弦、提高保密工作能力。

3.4完善檔案密級調整工作方面的規定

電力企業在今后的檔案管理保密制度建設中，要對檔案保密等級調整進行完善，明確檔案保密調整的三個情況，也就是保密范圍變化、密級文件作用變化、保密時限變化等，并對這三種情況進行說明。保密范圍的變化主要是指根據國家法律法規、電力系統行業指導思想等變化，電力企業檔案管理保密范圍發生變化，電力企業在檔案管理保密工作中也要進行調整。保密文件作用變化是指伴隨著社會的進步與科技的發展，密級文件已經失去了指導作用或失去了重大影響，密級自然消除。保密時限變化是指保密時限到期以后，需要對密級進行重新調整。檔案密級調整應該由檔案管理負責人提出意見，由企業負責人批準后執行。

總之，新時期電力企業的改革與發展，對檔案管理保密工作提出了更高的要求，電力企業必須重視和加強檔案管理保密制度建設，通過制度的完善為保密工作水平的提高奠定良好的基礎。

作者:黃遼蘭 單位:國網河南電力公司周口供電公司

參考文獻

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