醫(yī)院票據(jù)管理信息化建設(shè)研究

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一、醫(yī)院票據(jù)管理的內(nèi)容及信息化建設(shè)的目標(biāo)

醫(yī)院票據(jù)是醫(yī)院收入的一種法定憑證，也是會計(jì)核算的原始憑證。醫(yī)院票據(jù)主要有三類：第一類是住院收費(fèi)票據(jù)、門診收費(fèi)票據(jù)，用于門診結(jié)算和住院結(jié)算；第二類是行政事業(yè)單位資金往來收據(jù)，用于單位之間往來款結(jié)算等非經(jīng)營性業(yè)務(wù)；第三類是內(nèi)部往來收據(jù)，由醫(yī)院內(nèi)部自行組織印刷。H省腫瘤醫(yī)院住院收費(fèi)票據(jù)和門診收費(fèi)票據(jù)隨著多年前HIS的實(shí)施，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了收費(fèi)業(yè)務(wù)、票據(jù)使用全程信息化，因而本文討論的票據(jù)指的是第二類和第三類票據(jù)。票據(jù)管理分為票據(jù)請購、領(lǐng)用、使用、票款核對、會計(jì)處理、核銷等環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出問題，都會給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)損失。近年來隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入、規(guī)模的擴(kuò)大以及支付方式的多樣化，醫(yī)院資金來源渠道更加多元，票據(jù)的使用種類和使用量也在日益擴(kuò)大，給票據(jù)管理工作提出新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段醫(yī)院票據(jù)管理存在以下問題：對票據(jù)管理工作重視不夠，缺乏相應(yīng)的制度措施；使用不規(guī)范，有填寫不規(guī)范、字跡模糊、甚至出現(xiàn)“大頭小尾”等現(xiàn)象；購、領(lǐng)、繳、存等管理環(huán)節(jié)存在漏洞；票據(jù)管理人員權(quán)責(zé)利劃分不明確。這些問題已經(jīng)威脅到了醫(yī)院的資金安全，甚至影響到醫(yī)院的發(fā)展。因此，借助信息化手段，建立覆蓋票據(jù)整個生命周期各個環(huán)節(jié)的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化，在現(xiàn)階段十分必要。通過票據(jù)管理信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)以下幾個目標(biāo)。第一，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)所有票據(jù)的全生命周期信息化管理；第二，確保收費(fèi)過程的資金流、業(yè)務(wù)流、信息流的集成，實(shí)現(xiàn)“閉環(huán)”管理；第三，通過信息崗位共享，提高核算的效率和準(zhǔn)確度，避免資金運(yùn)行中可能出現(xiàn)的錯誤和舞弊，實(shí)現(xiàn)收費(fèi)盡收盡繳。

二、醫(yī)院票據(jù)管理信息化建設(shè)的實(shí)踐

H省腫瘤醫(yī)院通過專業(yè)的票據(jù)管理軟件來處理票據(jù)業(yè)務(wù)，并將該軟件與已有的HRP系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)了票據(jù)管理全程信息化管理。結(jié)合H省腫瘤醫(yī)院的實(shí)踐，以下從實(shí)施準(zhǔn)備、實(shí)施過程、實(shí)施要點(diǎn)幾方面來介紹票據(jù)管理信息化建設(shè)。（一）實(shí)施準(zhǔn)備。1．流程梳理流程梳理是票據(jù)管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，要明確票據(jù)管理的每個環(huán)節(jié)，環(huán)節(jié)的先后順序，各個環(huán)節(jié)需要哪個崗位來操作，將工作依據(jù)、工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)、注意事項(xiàng)標(biāo)注出來。2．合理設(shè)置崗位權(quán)限崗位權(quán)限設(shè)置要合理，體現(xiàn)“不相容職務(wù)”原則。票據(jù)管理崗位、票據(jù)使用崗位不相容，出納、制單不相容，應(yīng)收管理崗位、制單不相容，等等。需要說明的是，并不是出納不能制單，而是出納不能對自己開取票據(jù)的業(yè)務(wù)制單，在信息系統(tǒng)中要做出強(qiáng)制隔離。3．票據(jù)管理模塊與會計(jì)核算模塊對接將票據(jù)管理模塊與會計(jì)核算模塊對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳輸，制單人在系統(tǒng)內(nèi)審核完票據(jù)，并與票號對應(yīng)后可以自動生成會計(jì)憑證，從而有助于提高核算效率和準(zhǔn)確性。（二）票據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行過程。票據(jù)業(yè)務(wù)的運(yùn)行主要包括票據(jù)購買及登記、領(lǐng)用、使用打印、財(cái)務(wù)入賬、制單稽核、票據(jù)核銷六個環(huán)節(jié)，涉及到四個崗位：票據(jù)管理、票據(jù)使用人、制單、往來核算管理崗位。具體運(yùn)行過程如右圖所示。1．票據(jù)購買及登記環(huán)節(jié)票據(jù)購買由票據(jù)管理部門即財(cái)務(wù)部指定專門的票據(jù)管理員，根據(jù)票據(jù)使用情況定期去國家財(cái)政管理部門購買票據(jù)或組織印刷院內(nèi)票據(jù)。購買或印刷好后由票據(jù)管理人根據(jù)票據(jù)種類逐本逐號進(jìn)行登記。2．票據(jù)領(lǐng)用環(huán)節(jié)票據(jù)使用人包括現(xiàn)金出納、銀行出納、新農(nóng)合會計(jì)、省市醫(yī)保會計(jì)四類。其中，現(xiàn)金出納負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)；銀行出納負(fù)責(zé)銀行轉(zhuǎn)賬收入業(yè)務(wù)；新農(nóng)合會計(jì)負(fù)責(zé)參保新農(nóng)合患者的收入業(yè)務(wù)，與各地新農(nóng)合辦公室定期結(jié)賬；省市醫(yī)保會計(jì)負(fù)責(zé)參保省市醫(yī)保患者的收入業(yè)務(wù)，與各地醫(yī)保辦公室定期結(jié)賬。票據(jù)管理崗位按票號分配給票據(jù)領(lǐng)用人，票據(jù)使用人只能使用票號分配范圍內(nèi)的票據(jù)。為了方便打印，從領(lǐng)用開始，財(cái)政票據(jù)就需要按號拆散，一本使用完畢再統(tǒng)一裝訂保管，內(nèi)部收據(jù)則可以采用活頁型。3．票據(jù)使用及打印環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)發(fā)生時，票據(jù)使用人根據(jù)業(yè)務(wù)范圍在系統(tǒng)里錄入、打印票據(jù)。票據(jù)錄入項(xiàng)包括付款單位名稱、事項(xiàng)內(nèi)容、金額、收款方式等。其中：現(xiàn)金出納填寫收款方式時按實(shí)際情況選擇現(xiàn)金、POS或沖賬；銀行出納填寫收款方式選擇轉(zhuǎn)賬；新農(nóng)合會計(jì)和省市醫(yī)保會計(jì)除了開具票據(jù)外，還要接收并核對網(wǎng)銀數(shù)據(jù)與新農(nóng)合平臺金額和省市醫(yī)保金額，如有差異注明原因，生成對賬列表。要注意開完票據(jù)后如果發(fā)現(xiàn)票據(jù)信息有誤，在系統(tǒng)中找到這張票據(jù)直接點(diǎn)“作廢”。在開具票據(jù)過程中，對于票據(jù)模板、記錄摘要等設(shè)置內(nèi)容要盡量結(jié)構(gòu)化，用選項(xiàng)代替文字錄入，提高效率。此外，要為票據(jù)使用崗位配置打印機(jī)以保證票據(jù)的打印。4．財(cái)務(wù)入賬環(huán)節(jié)制單崗位收到原始單據(jù)后，在HRP系統(tǒng)中根據(jù)票據(jù)生成列表，查找票號自動生成憑證，并將票據(jù)號錄入到記賬憑證附件里，一個票據(jù)號只能對應(yīng)一個記賬憑證。如果列表中票號未顯示，錄入票據(jù)同步后生成憑證。注意：如果在入賬之后發(fā)現(xiàn)票據(jù)信息錯誤，則應(yīng)當(dāng)紅字沖銷。5．制單稽核環(huán)節(jié)制單崗位每天要在系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)已開具的票據(jù)和已入賬的票據(jù)。對于已開具未入賬的票據(jù)分類別制定催收期限，例如押金類期限一天，醫(yī)?；?、新農(nóng)合基金類期限一周，對于超過期限未入賬的票據(jù)要及時查明原因并上報(bào)上級主管。6．票據(jù)核銷環(huán)節(jié)票據(jù)使用完畢歸檔時，票據(jù)管理崗位要在系統(tǒng)里逐號核對，在確定所有未報(bào)廢的票據(jù)都有對應(yīng)的記賬憑證時，方可辦理以舊換新。（三）建設(shè)要點(diǎn)。在票據(jù)管理信息化建設(shè)過程中，H省腫瘤醫(yī)院認(rèn)識到，信息系統(tǒng)再完善、再先進(jìn)，能否成功實(shí)施關(guān)鍵還在于人的參與。因此，通過事前規(guī)劃、實(shí)施前培訓(xùn)、實(shí)施后追蹤三個環(huán)節(jié)，讓一線相關(guān)崗位深度參與到流程設(shè)計(jì)和信息化實(shí)施過程中，才能夠保證票據(jù)管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。事前規(guī)劃：在系統(tǒng)研發(fā)之前，要組織相關(guān)人員深入討論，開展頭腦風(fēng)暴，發(fā)揮一線人員的作用，使流程、職責(zé)等細(xì)節(jié)貼合實(shí)際。實(shí)施前培訓(xùn)：系統(tǒng)上線之前，要將票據(jù)管理的目標(biāo)、原理、流程、職責(zé)劃分、操作注意事項(xiàng)等知識對相關(guān)崗位進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，讓每個崗位了解自己的職責(zé)和任務(wù)，熟悉整個流程，做好本崗工作的同時也知曉如何配合其他崗位工作。實(shí)施后追蹤：系統(tǒng)上線一段時間之后，還要召集相關(guān)崗位組織討論，看業(yè)務(wù)覆蓋是否全面，流程設(shè)計(jì)是否科學(xué)適用，崗位協(xié)同是否便利，環(huán)節(jié)上是否還有進(jìn)一步精細(xì)的空間。

三、總結(jié)

醫(yī)院內(nèi)部控制不論在管理理論研究上還是在實(shí)踐應(yīng)用中都是個大課題，雖然財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》2012年就已出臺，但因各單位基礎(chǔ)情況迥異、大家的認(rèn)知水平不同，各單位推動的情況、推行的效果差別也很大。筆者認(rèn)為，與其長篇大論，不如在整體規(guī)劃的前提下，從細(xì)節(jié)著手，在環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)制度和措施的出臺和完善，引導(dǎo)局部機(jī)制建立逐步擴(kuò)展到系統(tǒng)機(jī)制的協(xié)同；用單點(diǎn)突破、帶動小范圍認(rèn)知升級，進(jìn)而使內(nèi)控理念貫徹醫(yī)院運(yùn)營的各個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)整合作用得到發(fā)揮。票據(jù)管理信息化的成功實(shí)施帶動了醫(yī)院資金內(nèi)控乃至整體內(nèi)控的完善，同時也為其他部分的控制建設(shè)提供了很好的思路和方向，由點(diǎn)及面、由小到大，最終推動醫(yī)院內(nèi)部控制體系的建設(shè)和完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]佟秋利，翟楓，孫國光等．高校票據(jù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]．中國管理信息化，2010，（11）：31-35．

[2]韓斌斌．做好醫(yī)院票據(jù)內(nèi)控管理[N]．中國會計(jì)報(bào)，2017-4-28．

作者:韓斌斌 單位:河南省腫瘤醫(yī)院/鄭州大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院