建設工程檔案管理論文

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摘要：本文從建設工程檔案管理的實踐操作出發，分別從管理模式、服務方式、工作程序和協作機制四個方面對建設工程檔案管理創新進行了探討，以期對促進建設工程檔案管理起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：建設工程；檔案；管理；創新

建設工程檔案是城建檔案的重要組成部分，建設工程檔案管理是城建檔案工作最重要的工作內容之一，也是目前城建檔案工作中最具活力、各城建檔案館投入精力最多的部份。近幾年來，隨著城市化持續高速發展，建設工程項目數量和規模都在不斷增長，技術復雜程度在不斷增加，建設工程檔案管理難度也同步增大。本文結合工作實踐嘗試對建設工程檔案管理創新工作進行較全面的分析思考，以期拋磚引玉、共同提高。

一、管理模式的創新

加強建設工程檔案管理，關鍵是建立起建設工程檔案管理工作的有效管理模式，“有法可依、有關可把”，建設工程檔案管理就能逐步走上正軌。近年來，懷化市城鄉建設檔案館根據國務院第279號令《建設工程質量管理條例》精神并借鑒和完善長沙市、株洲市等地的做法，把建設工程質量終身責任制引入建設工程檔案管理，實行“建設工程終身責任制”，要求建設單位技術負責人及工程資料員對建設檔案負終身責任，有效地提高了建設單位按規范編制并及時報送工程檔案的責任意識和自覺性。建設單位技術負責人和工程資料員在責任書上簽字時，都感受到了一份責任，覺得手中的筆沉甸甸的。這一操作，有效地扭轉了“重建設，輕檔案”的現象。在具體操作中，我們通過開展建設工程檔案編制執法檢查、下基層業務指導、開展業務咨詢、舉辦培訓班等活動，加強“建設工程檔案終身責任制”的宣傳和學習教育；還把一些重大建設工程事故責任追究的事例整理成冊，作為學習資料，送發給各建設單位負責人和資料員，讓他們提高認識，“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政，依法治檔”的同時，不斷加強本地建設工程檔案管理法制建設，也是管理模式創新的重要手段。早在1999年9月，該館就爭取懷化市政府出臺了《懷化市城建檔案管理規定》；2006年8月，又爭取懷化市政府出臺了《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》，這一系列規范性文件對促進建設工程檔案編制和報送起到了積極推動作用。

二、服務方式的創新

城建檔案工作實質上是一種服務性工作。在服務方式上不斷創新，是加強建設檔案管理的重要手段。近幾年，懷化市城鄉建設檔案館打破在家坐等檔案送上門的工作模式，大力實施“外向型”戰略，把建設工程項目按片區掃描式清理，要求工作人員走出城建檔案館辦公室，深入基層，深入工地，大力宣傳城建檔案工作相關法律法規和工作規范、標準，重點是宣傳國務院279號令《建設工程質量管理條例》、建設部第90號令《城建檔案管理規定》、建設部第136號令《城市地下管線工程檔案管理辦法》和《懷化市城建檔案管理規定》、《懷化市城市地下管線工程檔案管理辦法》等文件，讓城建檔案工作的重要性深入人心，按規范編制和報送建設工程檔案成為各建設、施工、監理單位的自覺行動。近兩年，懷化市城鄉建設檔案館在廣泛征求建設單位意見的基礎上，結合目前建設工程個性差異大、專業性強、技術含量日益提高的情況，推出了“建設工程檔案業務指導個性化服務”的新服務模式。重點是將建設工程項目落實到人，具體工程具體要求、具體指導，制定詳細的工程檔案編制規范，全程提供業務指導和咨詢服務，提高工程竣工驗收備案的效率。在具體操作上，對外公布館內業務工作人員的聯系電話、QQ號碼和電子信箱，要求對重點工程和地下管線工程除了定期要下工地督察檔案編制外，還要做到“隨叫隨到”及時開展咨詢指導；對規模比較大的建設工程，還要組織各分部工程資料員集中培訓；即使一般房建工程，也要求業務工作人員至少下基層2到3次，并且要參加工程竣工驗收會，發現問題及時提出、及時督促整改。通過個性化服務，提高了建設工程檔案業務指導的針對性，提高了建設工程檔案編制的質量，促進了建設工程項目的規范化管理，受到建設單位的一致好評。

三、工作程序的創新

最近幾年，懷化市城鄉建設檔案館把建設工程檔案工作納入建設行政程序，通過建設口把關，強化工程檔案業務指導、質量驗收和報送接收職能。具體來講就是把簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》和報送《建設工程檔案終身責任人登記表》納入施工報建程序，然后在工程開工前對建設單位、施工企業和監理公司等單位的技術負責人、資料員進行建設工程檔案技術交底，詳細講解該工程檔案的具體要求；在工程施工過程中加強與質監、安監和監理公司的橫向聯系，形成聯動，定期進行檔案業務指導和檢查；在工程竣工驗收會前依據住房和城鄉建設部規范先對工程檔案進行初步驗收，簽發《建設工程檔案初驗認可證》；領取了《建設工程檔案初驗認可》的工程方可召開竣工驗收會。城建檔案館工作人員一定要參加竣工驗收會，在會上還要對建設工程檔案編制情況進行講評并提出下一步工作要求，確保工程按時竣工驗收備案；竣工備案結束后，督促建設單位按時報送建設工程竣工檔案，辦理《建設工程竣工檔案移交證明》，以便于建設單位及時到規劃局領取《規劃許可證（正本）》，辦理產權產籍手續。在具體操作上，懷化市城鄉建設檔案館還充分考慮建設工程的整體時效性，嚴格要求、規范管理、不斷提高工作效率。

四、協作機制的創新

建設工程檔案管理牽涉到方方面面，需要縱向和橫向、建設行政各部門以及各建設、施工、監理單位共同協作和共同努力。針對市政和重點工程越來越多，主管部門不再局限于市建設局，而是由區縣（市）及其他部門分級分散負責建設管理的新情況，懷化市城鄉建設檔案館加強與各級重點辦、各市政和重點工程主管部門及指揮部、城管局等單位的聯系，建立高效協作機制，主動了解工程信息，及時與他們簽定《報送建設工程竣工檔案責任書》。在業務指導過程中，充分發揮個性化服務的優勢，制定具體規范要求，明確市政和重點工程竣工驗收后必須向市城建檔案館報送合格檔案才能向城管等部門移交的工作機制。通過一系列創新，懷化市城建檔案工作割除了原來“馬后炮”的弊端，杜絕了原來建設工程檔案“編回憶錄”的現象，確保了檔案編制與工程建設同步，確保了建設工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映，產生了促進工程質量、促進工程規范管理、促進工程領域反腐敗工作的實際效果，得到了建設單位、質量和安監部門、紀檢監察部門和檢察院、財政投資評審中心的一致好評，也得到了住房和城鄉建設部辦公廳城建檔案管理辦公室和湖南省城鄉建設廳城建檔案辦公室的充分肯定。全國有六個省還專門組織建設和城建檔案工作相關領導赴懷化市考察交流。近年來，湖南省懷化市建設工程檔案進館量穩步增長，檔案質量也顯著提高。僅2013年至2017年5年內，懷化市城鄉建設檔案館就按規定接受了各類建設工程檔案20萬余卷，該館也連年在市建設局年度目標管理考核中取得優異成績，還被評為“湖南省城建檔案工作先進集體”。建設工程檔案管理是一個動態發展著的工作領域，在城市建設和城市化高速發展的形勢下，工作任務將日益繁重，工作困難和挑戰也將日益增加。但只要從管理模式、服務方式、工作程序和協作機制四個方面不斷創新，一定能推動建設工程檔案管理工作發展，推動城鄉建設檔案工作全面創新，從而推進城市建設和城市化的可持續發展。

作者:彭麗明 單位:湖南省懷化市城鄉建設檔案館