淺析會計電算化運行體制構(gòu)建策略
時間:2022-01-19 02:46:00
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摘要:會計電算化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用,如何加強管理已成當務(wù)之急,特別是數(shù)據(jù)處理的人機結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制的程序化,使得會計電算日趨復(fù)雜。若不嚴格管理、合理操作、正確維護,則有可能產(chǎn)生計算機經(jīng)濟犯罪。為此,完善計算機操作與維護管理制度,嚴格授權(quán)控制,建立財務(wù)人員內(nèi)部制度,嚴格會計檔案管理,是構(gòu)建會計電算化運行機制的重要保證。
關(guān)鍵詞:會計電算化;管理;授權(quán)控制
會計電算化技術(shù)的應(yīng)用,將廣大財會人員從繁重的手工操作中解放出來,論文有時間和精力參與企業(yè)的管理與決策,為企業(yè)管理當局、投資者與債權(quán)人提供較為準確、及時的財務(wù)信息。財政部制定的《會計電算化工作規(guī)范》指出:“開展會計電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要,建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度。”然而,在現(xiàn)實的會計電算化管理中,還存在著制度不完善,管理不嚴格,操作不規(guī)范等問題,如何加強其管理,結(jié)合我國企、事業(yè)的實際情況,筆者認為在會計電算化條件下,應(yīng)從以下幾個方面加強會計管理工作。
一、完善計算機操作與維護管理制度,嚴格授權(quán)控制
隨著計算機在會計工作中的應(yīng)用,管理部門對由計算機處理的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴程度越來越大,這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下,才能預(yù)防或減少使用計算機犯罪的可能性,保證其可靠性和準確性。會計部門必須針對計算機系統(tǒng)的特點,制定用于會計工作的計算機硬件和軟件有關(guān)的操作管理制度和系統(tǒng)維護管理制度。
1.規(guī)范操作程序,合理運用和維護
實行會計電算化后,會計人員必須操作計算機才能進行會計核算工作,畢業(yè)論文如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失,影響系統(tǒng)的正常運行。因此,為了保證系統(tǒng)的正常運行,完成預(yù)定任務(wù),保證系統(tǒng)內(nèi)各種資源信息的安全與完整,應(yīng)制定嚴密的計算機操作管理制度,包括會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,操作密碼的嚴格管理,預(yù)防會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機內(nèi)賬簿,保存上機操作記錄,計算機病毒的防范措施等制度。與此同時,加強日常使用管理,防止各種非法人員上機操作,為計算機設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。
系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要是在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障時,及時進行故障分析,并作檢查記錄,在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后,由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護工作中,一般故障由本單位電算化維護人員負責,較大的故障應(yīng)及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。軟件維護主要包括正確性維護、適應(yīng)性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程;適應(yīng)性維護是指單位的會計工作發(fā)生變化時,為適應(yīng)新情況而進行的修改活動;完善性維護是為了改善已有功能的需要而進行的軟件修改活動。同時要充分發(fā)揮財務(wù)軟件的防錯、糾錯、提示、預(yù)警等功能,預(yù)先設(shè)置非法對應(yīng)科目、憑證必有必無科目、計劃定額指標等,使企業(yè)會計處理的所有步驟都必須經(jīng)過相應(yīng)程序的檢驗,如出現(xiàn)錯誤不進行糾正,則系統(tǒng)會拒絕進行下一步驟的操作,對偏離計劃定額的情況,應(yīng)予以警示,從而防止錯誤和舞弊的產(chǎn)生,保證數(shù)據(jù)處理、預(yù)算制度的可靠性。
2.嚴格授權(quán)控制,保證資料真實合法
為了防止系統(tǒng)非法介入、篡改或發(fā)生舞弊行為,必須實行嚴格的授權(quán)控制。利用財務(wù)軟件權(quán)限控制功能,通過對不同人員權(quán)限的分配、設(shè)置密碼等手段對上機操作和動用系統(tǒng)資源加以控制。由于計算機軟件開發(fā)人員對軟件的結(jié)構(gòu)和設(shè)計相當熟悉,他們有能力也有機會進行非正常的數(shù)據(jù)修改,因此,必須對其操作權(quán)限進行嚴格的限制,不允許軟件開發(fā)人員有會計記賬、修改、出納等權(quán)限。為此,主管會計應(yīng)熟悉財務(wù)軟件,嚴格掌握操作人員的權(quán)限確定權(quán),從而達到保證操作權(quán)限控制的有效性,進而保證會計信息和會計資料的真實性、合法性。
二、建立數(shù)據(jù)管理制度,嚴格修改與限制
首先,應(yīng)加強會計數(shù)據(jù)的安全維護管理,確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括:必須經(jīng)常進行備份工作,以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計算機內(nèi)的會計資料在計算機硬盤中進行備份。對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次,應(yīng)制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護制度,以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。最后,應(yīng)制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定。隨著企業(yè)管理信息化的發(fā)展,會計核算中許多原始憑證資料除手工輸入外,還可能來源于供應(yīng)鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng),對需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核,使用具有智能化校驗功能的設(shè)備,能夠及時有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯誤,確保會計憑證的質(zhì)量,減少審核工作量。
按照財政部制定的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求,在財務(wù)軟件中,碩士論文會計資料輸入計算機并經(jīng)審核記賬后,不能修改,如需修改,則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證,再按據(jù)記賬。這種處理方式對修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責任人都留下了記錄,只有這樣才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度。但有些實行會計電算化的企業(yè),常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會計數(shù)據(jù)。
反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài),然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作,并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列,這樣做,其會計賬簿的真實性難以保證,也無法給審計留下任何線索,故應(yīng)要求實行會計電算化的企業(yè)或單位嚴格按照《會計法》與《企業(yè)會計制度》的規(guī)定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。財政部門應(yīng)嚴格要求軟件開發(fā)企業(yè)按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定,開發(fā)高質(zhì)量的會計軟件,嚴格修改并限制操作權(quán)限,嚴禁反記賬與反結(jié)賬。
三、建立財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度,嚴格會計檔案管理
財務(wù)軟件的應(yīng)用,要求企業(yè)對內(nèi)部職能進行分工,按內(nèi)部牽制原則合理分工,從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督,防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。實行電算化后,一些傳統(tǒng)的核對、計算、存儲等內(nèi)部會計控制方式均被計算機內(nèi)部控制方式輕而易舉地替代,如總賬和明細賬都由計算機根據(jù)審核后的會計憑證自動登記和歸集,取消了手工條件下兩者的核對工作,但同時記賬憑證的審核工作變得更加重要。一些企業(yè)對記賬憑證的審核實行除在計算機系統(tǒng)內(nèi)簽字確認外還要求在打印的會計憑證上蓋章確認,這就增強了審核的安全程度。
另外,還應(yīng)注意任何先進手段都是被人掌握和操縱的,一些傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部會計控制制度,如職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等仍將有效地發(fā)揮積極作用。在采用新的內(nèi)部控制手段時,不能完全放棄傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式,而應(yīng)根據(jù)計算機系統(tǒng)的特點對傳統(tǒng)的人員內(nèi)部牽制制度等作相應(yīng)調(diào)整,防止因人員分工不當而發(fā)生利用高新技術(shù)和電腦舞弊犯罪之類的情況。
計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。醫(yī)學論文合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外,還應(yīng)有定期對所有檔案進行備份的措施,并保管好這些備份。為防止檔案被破壞,企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
電算化會計的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是實行會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障,是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用的保證。
會計檔案管理的具體做法是:(1)對由原始憑證直接錄入或手工錄入計算機的會計憑證,均應(yīng)由計算機打印輸出,記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章,稽核人員簽名或蓋章,會計主管人員的簽名或蓋章,收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證,按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管;(2)應(yīng)保留現(xiàn)金、銀行存款訂本式日記賬,手工登記賬簿與計算機生成賬簿并行;(3)對一般賬簿可根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印,發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印;(4)總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代;(5)對存有會計信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì),在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并留有副本,以便在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存;(6)會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料,視同會計檔案保管。wWw.gWyoO
總而言之,電算化會計雖然以計算機為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計算機與人工的結(jié)合。計算機對數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過程序來進行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。比如,對操作權(quán)限的限制有密碼程序,驗證借貸金額是否平衡有校驗程序等。同時,由于數(shù)據(jù)處理的人機結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。這樣,必須進一步優(yōu)化會計電算化管理,同時還應(yīng)不斷提高會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),加強會計職業(yè)道德建設(shè),遵紀守法,克勤盡責,充分發(fā)揮計算機軟、硬件的功能,構(gòu)建合理的運行機制,真正為企、事業(yè)的財務(wù)管理、經(jīng)營管理和決策提供良好的服務(wù)。
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