高校財務報銷軟件設計研究

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摘要:當前，隨著社會生產力的不斷提高，高校各項事業得到了迅速發展，高校的財務管理壓力也越來越大，傳統的報銷模式或者老舊的財務報銷軟件已經制約了高校財務報銷的效率和質量的提升，不利于促進高校各項事業的良性發展。本文依照《高等學校會計制度》，結合標準軟件工程思路，通過系統需求分析和流程設計對高校財務報賬軟件進行了發展設計，以期盡可能使財務報銷過程得以簡化，有效減少報賬人員及財務人員的工作量，提高工作效率，達到事半功倍的效果。

關鍵詞:高校;財務報銷;軟件設計

當前，隨著社會生產力的不斷發展，高校事業突飛猛進，財務收支水平發生了翻天覆地的變化。但這些變化一定程度上也給高校的財務管理工作帶來了新的挑戰。很多高校會出現這樣的情況，教職工對財務報銷業務不滿意，認為報銷單據填寫困難，審批程序繁瑣，財務人員報賬效率低下等。所以適當改變傳統的報銷模式能夠提高財務報銷效率和公眾滿意度。而改變傳統的報銷模式首要的就是設計全新的適合時展需要，能夠滿足廣大教職工意愿，提高工作效率的財務報銷軟件。

一、需求分析

(一)用戶需求。這里的用戶指的是高校財務報銷管理系統即財務報銷軟件軟件的直接使用者和服務對象，具體包括系統管理員、財務處工作人員、普通報賬人員、各部門負責人、學校領導等。(1)系統管理員作為財務報銷軟件的最核心人員，負責整個系統的后臺處理。他的需求是能夠通過軟件后臺進行相關設置，包括設置賬套、添加人員、分類設置權限、科目、經濟分類科目設置、項目錄入、額度控制等一系列具體初始化工作。可以說好的財務報銷軟件本身設計是一方面，優秀的系統管理員做的初始化工作是關系將來財務報銷軟件執行好壞的另一個重要因素。(2)財務處工作人員指除了系統管理員以外的財務處一般工作人員，日常由他們具體負責接待財務報銷人員，認真審核報銷票據、報銷流程等是否規范，審核通過后根據網上填報信息及票據實際內容通過報銷軟件進行制單、辦理結算，審核不通過時則負責填制報銷問題匯總清單并及時反饋給報賬人員。(3)普通報賬人員指到財務處報賬的學校的普通教師、管理人員、教輔后勤人員等。這些人跟財務處人員直接接觸，活躍在報銷的第一線，他們的需求是根據系統管理員設置的工號等識別信息登錄網上報賬系統，在已分配的權限范圍內根據原始票據錄入報銷憑證，并提交財務審核，不再需要跑財務處報賬，款項直接存入報賬人員銀行卡。(4)各部門負責人根據系統管理員設置的級別具有相應的審批權限，從最低級的負責本部門經費簽批，到高級的負責全校某一類專項經費審批等，他們的需求是在自己職權范圍內可以查看使用自己負責審批經費的報銷單據，對符合規定的進行簽批，可以匯總或明細查看自己負責審批經費的具體使用情況等。(5)學校主要領導。這其中包括財務處領導及學校領導，他們的需求是根據系統管理員設置的權限可以查詢具體每一筆報銷內容，但更必要的是通過軟件可以獲得他們想要的強大的分析匯總功能，可以綜合查詢學校某一項目支出情況，匯總分析各類收支，針對性提供各種統計報表，以便能為學校整體決策提供財務依據。(二)業務流程分析。結合時展及財務知識更新，財務報銷系統的報賬流程應由傳統的手工審批向電子審核轉變。具體思路如下:首先，普通報賬人員根據購貨或購買服務時取得的發票、文件資料等，進行整理并順序粘貼工整;其次，報賬人員到財務網站或學校網站報賬系統中填制電子報賬單，并留下相關影像資料;再次，財務處工作人員對報賬人填的報賬單和影像資料進行初步審核;第四，報賬人員將已填寫完畢并經初步審核的報賬單通過網絡報至相關部門負責人，相關部門負責人根據系統中影像資料及報賬單進行審核，通過后進行電子簽批(以前這一步的實現需要報賬人員帶紙質憑證實地、挨個找部門負責人親筆簽字)，并加蓋電子印章，報賬人將紙質單據封袋投入報賬單搜集箱;第五，財務處人員定期搜集報賬單，通過財務報賬系統上再次審核已填制的電子報賬單據，無誤并簽批合格的直接導入賬務系統生成記賬憑證、辦理結算付款，打印單據裝訂，并通過微信、短信方式告知報賬人員具體付款信息，發現有誤則填寫問題清單，聯系并反饋給報賬人員。(三)報賬軟件功能分析。高校財務報賬系統需要實現三個主要功能:(1)報賬單錄入。報賬人員通過該節點進行報賬單的錄入。具體來講，該節點應包括報賬單錄入、報賬單管理(包括查看、修改、刪除、排序、送審、狀態查詢等功能)。(2)單據審核。對于已送審的報銷單據，在該節點進行審核，應包括審核通過、退回(附退回原因)、暫緩處理等功能。這里既包括財務人員對報銷單的初審，也包括職能部門負責人對報銷單據的簽批過程。(3)單據處理:對于完全審核通過的報銷單據在該節點進行制單、審批單打印等操作，該節點還應設置短信通知、單據狀態查看、問題清單填寫等功能。

二、流程設計

財務報銷管理總體功能包括報銷單錄入、審批管理和單據處理等。財務報銷管理模塊大致包括四個部分。(1)報銷人員報銷單錄入。普通報銷人員登錄系統后，在報銷單錄入界面，點擊“增加”按鍵彈出報銷單錄入對話框，通過對話框，錄入報銷事項具體內容，包括摘要、金額、預算項目編碼、報賬日期和附件張數、收款單位銀行賬戶信息等基礎資料。點擊“保存”按鍵，將上述錄入結果保存。如有其他報銷單需要錄入，點擊“增行”按鍵繼續增加，錄入完畢保存。通過“影像上傳”將報銷單據影像拍照上傳至系統中，通過“查看”“修改”按鍵可以對已錄入報銷單進行查看和修改操作。點擊“報送”按鍵將已錄入完畢報銷單送財務部門初審，點擊“送審簽批”將單據轉至相應項目審批負責人審批。財務部門初審完成前，不能送審簽批。“狀態查詢”可以查看報賬人員送審報銷單目前的審批狀況。(2)審批人審批。審批人登錄系統，在待審批事項界面查看待審批報銷單匯總表格。雙擊具體單據名稱，彈出報銷單具體信息，包括報銷人、報銷事項摘要、報賬金額、預算項目代碼、報賬日期、附件張數、收款單位銀行賬戶信息等，審核人不可以直接修改報銷人員已錄入報銷單，審批人審批權限包括:批準、退回、暫緩處理等。點擊“批準”按鍵通過審批，加蓋審批人電子印章，轉至下一審批流程;點擊“退回”按鍵，需要填寫退回原因，填寫完畢將退回給報銷單錄入人。(3)財務人員報賬單處理。財務人員登錄系統，在歡迎界面顯示已審批通過的報銷單匯總表格。雙擊具體單據可查看報銷單具體信息包括報銷人、報銷事項摘要、報賬金額、預算項目代碼，報銷日期、附件張數、收款單位銀行賬戶信息等，另外還有所有審批人員電子簽章，財務人員審核無誤后，點擊“制單”按鍵，直接由網上報賬系統導入賬務系統直接生產記賬憑證，點擊“審批單打印”按鍵，打印所有審批人電子印章，與事先取回的原始票據裝訂。出納人員登錄系統根據已審核制單報賬單中銀行賬戶信息辦理結算。首付款成功后，點擊“短信通知”按鍵，將結算信息發送至報賬人手機。

三、結語

綜上所述，高校財務管理工作在整個高校的管理工作中占據著重要地位，而適用的高校財務報銷軟件對于促進高校財務管理工作水平提高具有重要作用。本文根據《高等學校會計制度》，結合標準軟件工程思路，通過需求分析和流程設計，對高校財務報銷軟件進行重新設計，將一定程度上有助于設計出優質的財務報銷軟件，使得財務報銷過程得以簡化，有效減少報賬人員及財務人員的工作量，提高工作效率，達到事半功倍的效果。

參考文獻:

［1］趙斌．財務報賬系統的研究與實現［D］．西安電子科技大學，2014．

［2］蒙煥．面向財務共享服務中心的財務報賬系統設計與實現［D］．上海交通大學，2014．

［3］陳剛．高校網上報銷管理系統的設計與實現［D］．華南理工大學，2015．

作者:閆世剛 單位:通化師范學院