電算化內部控制探索與實踐詮釋

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隨著計算機的發展，計算機數據處理技術已在會計領域廣泛運用。會計全面實現電算化成為必然趨勢，如何在提高會計處理的及時性、準確性的同時確保會計電算化的安全，已成為各電算化單位需要解決的問題。因此，我們必須在電算化的環境下，對企業會計信息建立一個有效的內部控制機制，以確保電算化會計信息系統的安全。

1電算化會計信息系統對內部控制的影響

計算機技術在會計領域的應用，一方面帶來了巨大的效益，同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰。首先，電算化會計系統改變了傳統手工會計的模式。

會計電算化后，會計賬務的集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成。其次，電算化會計系統改變了內部控制制度的內容。由原來的單純對人的控制轉變為對人、機共同控制；由原來的制度控制轉變為制度控制和程序控制。

2實現電算化會計信息系統內部控制的目的

會計內部控制是企業為了保證經濟業務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，保證會計資料真實、合法和完整而制定和實施的政策與程序。電算化會計信息系統內部控制的目的應包括以下幾個方面：

(1)維護企業資產安全和完整

任何一個企業都有自己的資產，如果沒有一定的措施加以保護，則會由于浪費、貪污盜竊等行為，而使資產蒙受損失。建立一定的內部控制制度，采取必要的措施就是要防止企業資產流失。

(2)保證會計信息的準確、完整和可靠

會計信息是各企業進行生產經營決策的基本依據，不準確或錯誤的會計信息會導致決策的偏差或錯誤。所以會計信息必須準確可靠，這不僅是企業外部有關部門的需要，而且也是企業內部改善經營管理的需要。

(3)有效地考核、評價各部門的工作業績

在企業內部制定必要的控制制度，明確職責分工，不僅有利于企業各項方針政策的貫徹執行，而且也為考核和評價企業，甚至每個職工的工作業績提供了依據。

(4)促進經濟效益的提高

根據企業總體目標建立的電算化會計信息系統內部控制制度，其最終的目的在于促進企業經營管理活動合理化，改善經營管理，提高經濟效益。

(5)保證企業財務活動的合法性

任何一個企業的財務活動都必須遵守國家的相關政策、法規的規定，建立適當的內部控制制度，可以保證企業財務活動的合法性，減少或杜絕企業內部各種違法違規操作。

3電算化會計信息系統內部控制存在的問題

(1)會計從業人員整體素質偏低

目前，不少單位的會計電算化人員是由過去的會計經過短期培訓而來，他們在使用計算機處理業務的過程中，往往很多是除了開機使用財務軟件之外對計算機的軟硬件知識了解甚少。當計算機出現故障或與平常所見的界面不同時，就束手無策，而且這些會計人員操作很慢，在上機時經常出現誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付之東流，造成財務數據丟失，嚴重的導致系統崩潰，使會計電算化難以發揮其應有的作用。因此，在實施會計電算化時，必須首先培養電算化人員的會計和計算機專長，兩者缺一不可。

(2)電算化會計基礎管理工作不完善

財政部要求采用計算機替代手工記賬的單位需要具有完善的電算化管理制度，但企業在實現電算化后，沒有按要求制定包括嚴格的上機操作管理制度、硬件、軟件管理制度和會計檔案管理制度等內容的明確的、成文的內部管理制度。對電算化的內部管理仍是按照手工記賬的管理辦法，使用原來手工系統下的財務制度，從而使基礎管理工作滯后。

(3)計算機安全控制功能不完善

在會計電算化中，主要財務數據都保存在計算機中，一旦計算機遭到損壞，將使計算機中保存的會計資料永久丟失。

因此，要建立計算機的環境保護制度，主要包括：機房環境保護，保護性設備配備，安全供電系統的安裝，正版殺毒軟件及防火墻的安裝，裝有財務數據的計算機不能同時上互聯網等。

(4)電算化會計內部審計監督不到位

內部審計是內部控制的重要措施。內部審計人員應對電算化會計系統的管理及控制制度進行研究和評價，指出其薄弱環節，提出改善意見，促使被審單位加強電算化會計系統的管理和控制。但是，企業對于電算化會計系統缺乏有效的內部審計監督制度；企業的內部審計人員專業素質不足，不熟悉電算化會計系統的特點和風險，不了解電算化會計系統應有的內部控制機制，更不熟悉如何對電算化會計系統進行審計，從而導致電算化會計系統未能得到有效的內部審計監督。

4電算化會計信息系統內部控制策略

針對電算化會計信息系統內部控制存在的問題，我認為主要應該做好以下幾方面的工作。

(1)提高會計人員的素質

電算化會計信息系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高使用人員對系統的認識和理解，以減少系統運行后出錯的可能性。培訓不僅僅是系統的操作培訓，還應讓其了解系統投入運行后新的內部控制制度、電算化會計信息系統運行后的新的憑證流轉程序、電算化會計信息提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等，不斷提高會計人員的素質。

(2)會計信息系統的安全控制

是指使用各種方法保護數據和計算機程序，以防止數據泄密、更改或破壞，主要包括：硬件安全控制；軟件安全控制；網絡安全控制；病毒的防范和控制等。

(3)職能控制

是指企業建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對會計信息系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。

職能控制包括：組織機構設置；職責劃分；上機管理；檔案管理；設備管理。

(4)操作控制

電算化會計系統的操作是電算化會計的主要工作，操作控制包括；業務發生控制；數據輸入控制；數據通訊控制；數據處理控制；數據輸出控制；數據存儲和檢索控制等。

(5)內部審計控制

內部審計是內部控制系統的重要組成部分，也是加強單位內部控制的一個有效手段。內部審計在某種程度上可理解為對內部會計控制的再控制，對內部會計控制環節的檢查、監督、評價是通過內部審計來完成的。在電算化會計系統中，由于是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計主要包括：對會計資料進行定期審計；審查機內數據與書面資料的一致性；監督數據保存方式的安全、合法性；對系統進行各環節的審查，防止存在漏洞；檢查和監督內部會計控制制度的建立和執行情況。

總之，任何內部控制總存在一定風險，不能完全依賴。IT技術的發展，推動著會計信息系統網絡化的進程，同時，電算化會計信息系統又逐漸成為企業資源管理信息系統的組成部分。新形勢下如何建立健全電算化會計信息系統內部控制制度對我們來說將是一個永恒的課題，有待我們不斷地去研究和探索。