電算化系統(tǒng)論文

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目前已有越來越多的企業(yè)采用財務軟件進行賬務和報表處理，這給日常的會計核算工作帶來了極大的方便。但當發(fā)生資產負債表日后事項、需要在財務軟件系統(tǒng)中進行有關賬務調整時，卻顯得比手工處理還麻煩，許多財會人員也莫衷一是。如何在財務軟件中進行跨年度賬項調整，企業(yè)的做法不一，目前主要有以下三種處理方式：

第一種，在財務軟件系統(tǒng)內不作處理，而是將系統(tǒng)生成的報表導出，再用Excel直接對報表項目進行調整，并在工作底稿中對有關事項加以說明。

這種方法的出發(fā)點是認為系統(tǒng)內年結月結后都不宜進行任何處理。由于這種處理方法在財務軟件系統(tǒng)內無任何調整處理，系統(tǒng)實際上起到的是日常業(yè)務憑證錄入?yún)R總的作用；而調整實際上是通過手工來完成。這樣，一套完整的業(yè)務被分割為手工和電腦兩塊處理，當調整分錄不僅限于利潤分配業(yè)務時，在報表工作底稿上記錄復雜的調整業(yè)務，不便于以后查詢。

第二種，在上年年末未進行年結之前先備份一套賬套文件、再將原賬套進行年結后用于下年的日常會計業(yè)務處理。當有調整事項發(fā)生時，將全部調整憑證錄入備份賬套內，生成調整后的報表，再進行年結，然后在該次年結后生成的新賬套內，導入下年憑證、繼續(xù)下年以后月份的工作。

這種方法將資產負債表日后事項，視同報表當期的會計事項處理，保持賬表的一致性和連續(xù)性。但這種方法與會計制度的有關規(guī)定相沖突，而且多次年結保留多個賬套，存在故意更改會計信息的可能。并且當下年新增會計科目及核算項目數(shù)量較大時，導入憑證時會反復碰到因科目、項目不存在而無法導入的情況；為保持兩個賬套內科目、項目的一致，也需要較多的人工輸入。

第三種，資產負債表日后事項的調整憑證錄入下年使用的賬套內，同時修改系統(tǒng)自動生成報表的計算公式，以原有報表取數(shù)公式加上手工計算的調整數(shù)，調整年初數(shù)或上年數(shù)。

這種方法符合會計制度的要求，工作量也小，是一種比較可取的方法。囿于資產負債表日后事項的會計處理原則，是將上年實際經(jīng)營情況在本年反映，但如果調整事項涉及的業(yè)務范圍比較廣、金額較大，依據(jù)上年賬務科目做的一些分析將不準確。雖然報表主要項目調整后符合上年實際，但用于專項分析的明細項目難以同時調整。

綜合考慮會計信息連貫性和企業(yè)內部管理的要求，筆者認為：資產負債表日后事項的調整應采用第三種方法處理；當調整的金額較大時，應同時使用第二種方法將賬務處理還原為業(yè)務當期，以利于內部分析。下面以實例說明。

例2002年底A企業(yè)總資產規(guī)模5000萬元，應收賬款1400萬元，存貨中發(fā)出商品400萬元。會計師事務所審計時，發(fā)現(xiàn)“發(fā)出商品”科目反映的商品已送交其重要大客戶，銷售合同約定銷售額（含稅）為500萬元，定金為合同銷售金額的40%并已收到，A企業(yè)向客戶開具收據(jù)并在“其他應付款”科目中反映200萬元。

分析：這是一項銷售業(yè)務，企業(yè)因貨款未完全收到，不愿提前繳納增值稅而未確認銷售收入。審計發(fā)現(xiàn)后，企業(yè)同意將該筆收入如實反映。

部分調整分錄為：

（1）借：以前年度損益調整400萬

貸：發(fā)出商品400萬

（2）借：應收賬款500萬

貸：以前年度損益調整427萬

應交稅金——應交增值稅（銷項稅額）73萬

（3）借：其他應付款200萬

貸：應收賬款200萬

所得稅等的調整分錄略。

調整涉及的報表項目包括：營業(yè)收入、營業(yè)成本、應收賬款、其他應付款、經(jīng)營活動產生的現(xiàn)金凈流量等。因該業(yè)務金額較大，如果依據(jù)明細賬數(shù)據(jù)進行應收款賬齡、存貨周轉率等的分析則受到較大影響。

假設A企業(yè)銷售沒有季節(jié)性，被調整的500萬元收入的業(yè)務均勻分布于全年各月，2002年原報表銷售收入為5000萬元，原應收賬款平均余額為1200萬元。則依據(jù)原報表計算的應收賬款周轉率＝（5000/1200）＝4.16次，調整后的真實應收賬款周轉率＝（5000+427）/（1200+500/2）＝3.74次，兩者相差0.42次，即應收賬款周轉天數(shù)相差10天。

假設2003年A公司改變銷售政策，銷售收入仍然是5000萬元，應收賬款平均余額降低至1100萬元，則實際應收賬款周轉率25000/1100＝4.54次，但因調整事項記錄在2003年，年初數(shù)被調增500萬元，則依據(jù)報表數(shù)據(jù)計算的應收賬款周轉率=5000/（1100+500/2）＝4.02次。與實際數(shù)相差0.52次，相當于虛增應收賬款天數(shù)10天，依據(jù)這樣的財務報表進行分析往往會得出不恰當?shù)慕Y論，比如本例中有效但效果不是特別顯著的銷售政策就會被否定。所以為保證內部分析需要，應同時使用第二、第三種調整方法，分別保存不同的數(shù)據(jù)。

造成上述情況的根源在于，目前的財務核算系統(tǒng)與財務分析系統(tǒng)是同一個系統(tǒng)，不能按分析需要調整歷史數(shù)據(jù)。只有當具有數(shù)據(jù)采集、轉換、調整功能的專用分析系統(tǒng)普及的時候，財務核算系統(tǒng)才能做到“一套賬”、嚴格地執(zhí)行日清月結。