職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

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摘要：當(dāng)前，我國職業(yè)技術(shù)學(xué)院在開展檔案數(shù)字化建設(shè)中仍然存在著諸多問題亟待解決。為了促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的開展，以完善檔案管理硬軟件設(shè)施、建全檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)檔案信息安全系統(tǒng)、開展信息技能培訓(xùn)等路徑，構(gòu)建檔案數(shù)字化建設(shè)新思路，推動職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型與升級。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化建設(shè)；職業(yè)技術(shù)學(xué)院；建設(shè)路徑

職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案記錄著全校師生重要信息，更收藏著職業(yè)技術(shù)學(xué)院歷來發(fā)展中積累的重要資料與成果，是職業(yè)技術(shù)學(xué)院最具真實、權(quán)威、價值的信息載體。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠符合社會發(fā)展的需要，需要職業(yè)技術(shù)學(xué)院進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)前，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，存在著網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)難、檔案管理人員信息素養(yǎng)較低、網(wǎng)絡(luò)安全不到位等一系列問題，阻礙著職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)。筆者立足于職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)困境，探析其相對應(yīng)的解決策略，從而促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案管理是職業(yè)技術(shù)學(xué)院日常管理工作的重要一環(huán)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理中心保存著學(xué)校大量的信息，如學(xué)生檔案、教師檔案、科研資料與信息等等，是全校信息的保存載體。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，需要實施檔案數(shù)字化建設(shè)，即通過信息技術(shù)的手段，搭建起網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理布局，實現(xiàn)對檔案信息資源的準(zhǔn)確、方便、快捷利用，同時通過互聯(lián)網(wǎng)的手段對不同的檔案進(jìn)行分類且統(tǒng)一的管理。

二、職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義

（一）有利于檔案資源高效利用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案不僅僅記錄著學(xué)生在校信息，更記錄著教師、輔導(dǎo)員、以及其他教育工作者的重要信息。職業(yè)技術(shù)學(xué)院加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，一方面能夠突破傳統(tǒng)檔案利用的時間、空間限制，全校師生能夠通過登錄網(wǎng)上檔案系統(tǒng)，自主檢取與借閱所需的檔案資料，大大提高了教師的科研激情，方便了全校師生的檔案借用。另一方面，基于計算機(jī)技術(shù)搭建起檔案數(shù)字化系統(tǒng)，能夠增強(qiáng)檔案信息的采集與服務(wù)，直接提高檔案資源利用率，其現(xiàn)實意義不言而喻。

（二）有利于檔案信息統(tǒng)一管理。一方面，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，教育工作者能夠借鑒檔案記載信息，將其轉(zhuǎn)化吸收，在原有的教學(xué)成果上不斷的創(chuàng)新研究，助推教學(xué)水平不斷進(jìn)步向前。另一方面，隨著信息網(wǎng)絡(luò)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的沖擊，原有的檔案管理方法已經(jīng)不能夠很好地滿足信息技術(shù)發(fā)展的需求，無法實現(xiàn)檔案資源的有效管理，一定程度上加大了檔案丟失的幾率。而通過檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案資源的有效管理與采集，確保檔案信息的安全。對此，這對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的開展而言具有現(xiàn)實的意義。

三、當(dāng)前職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的困境

（一）檔案管理硬件設(shè)備陳舊，檔案管理信息軟件緊缺。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的前提是具備完善的數(shù)字化、信息化檔案管理設(shè)施。然而，就目前階段而言，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)中面臨著硬件設(shè)備陳舊的現(xiàn)象，許多職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理硬件設(shè)備常年不換新，老舊的硬件設(shè)備根本無法支撐檔案數(shù)字化建設(shè)與信息系統(tǒng)的搭建。一些硬件設(shè)備由于常年的不更換和維護(hù)，導(dǎo)致計算機(jī)設(shè)備的存儲與系統(tǒng)老化，存在著檔案信息丟失的潛在隱患。 

（二）缺少統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理系統(tǒng)安全缺失。職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的開展建立于統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)之上。當(dāng)前，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)仍然缺少一套可行的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與方案，存在著盲目、從眾的現(xiàn)象。甚至一些職業(yè)技術(shù)學(xué)院在建設(shè)檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)資金短缺的現(xiàn)象。同時，一些已經(jīng)初步建立起檔案管理系統(tǒng)，大多注重功能與板塊，忽略了信息系統(tǒng)的安全性。由于檔案管理系統(tǒng)的安全保障缺失，致使檔案管理在信息化建設(shè)方面漏洞百出，檔案安全得不到保證，建立起來的檔案管理系統(tǒng)很容易遭受外界不良因素的破壞和侵襲，檔案信息一旦遭受破壞，完整性就無法得到保障，將造成不可估量的損失。

（三）檔案人員信息素養(yǎng)較差，檔案數(shù)字化認(rèn)識不足。現(xiàn)階段，檔案管理與信息技術(shù)的融合，不僅是職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式發(fā)展的趨勢，更是對職業(yè)學(xué)校檔案管理提出的新要求。但目前一些職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員仍然沒有真正意識到檔案管理信息化的重要性，僅僅將檔案信息化看作工作任務(wù)，出現(xiàn)為了完成工作任務(wù)而工作的不良現(xiàn)象。不正確的工作觀念，導(dǎo)致職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)受阻，檔案管理模式?jīng)]有做到實質(zhì)性的轉(zhuǎn)變。

四、職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的有效路徑

（一）完善檔案管理設(shè)施，豐富檔案管理軟件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)要從完善檔案管理設(shè)施，豐富檔案管理軟件入手。例如：硬件設(shè)備方面，進(jìn)一步加大對信息化設(shè)施建設(shè)的資金投入，必要情況下，應(yīng)設(shè)立專項資金完善檔案管理信息化硬件設(shè)施。針對現(xiàn)有的老舊計算機(jī)設(shè)備、檔案管理設(shè)備等硬件設(shè)施應(yīng)進(jìn)行更新與替換，采用市面上先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，引進(jìn)內(nèi)存足、系統(tǒng)優(yōu)越的計算機(jī)設(shè)備、快速掃描儀、電子檔案文件柜、檔案管理專門服務(wù)器等設(shè)備。軟件方面，應(yīng)與第三方進(jìn)行合作，由專業(yè)機(jī)構(gòu)為其定制專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)上，重新優(yōu)化與布局檔案管理功能，優(yōu)化檔案借閱系統(tǒng)模塊，針對同一類的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一格式的命名與建檔。同時，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，對于重要的檔案文件，進(jìn)行紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重保管。檔案管理人員要做到對硬件設(shè)備與軟件的定期檢查與維護(hù)，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，為其提供充足的資源保障與客觀條件支持。

（二）統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，建全檔案安全系統(tǒng)。新形勢下，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)需要統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，同時建全檔案管理的安全系統(tǒng)。例如：檔案信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一方面，一方面，要根據(jù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求與現(xiàn)狀，重新構(gòu)建起符合職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化長期建設(shè)與管理的目標(biāo)，從檔案管理模式、信息平臺搭建、檔案數(shù)據(jù)庫建立等各方面入手，實現(xiàn)對檔案數(shù)字化的統(tǒng)一管理與監(jiān)管。另一方面，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要盡快的實現(xiàn)檔案電子文件數(shù)字化，比如對檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一格式命名、統(tǒng)一分類管理，從而提高檔案管理實效性，方便檔案信息在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的借閱與使用。檔案安全系統(tǒng)的建設(shè)方面，需要將優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)防護(hù)機(jī)制放在首要位置。為了有效防范網(wǎng)絡(luò)病毒、不良程序?qū)β殬I(yè)技術(shù)學(xué)院檔案信息與資料的侵襲與威脅，需要在檔案管理平臺上增設(shè)系統(tǒng)識別功能，從而為檔案增設(shè)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)層，如增設(shè)基于檔案數(shù)據(jù)加密的隱私保護(hù)技術(shù)、基于訪問控制的隱私保護(hù)系統(tǒng)、基于防信息泄漏的自動備案系統(tǒng)等。

（三）開展信息技能培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式。基于職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)更需要強(qiáng)化檔案管理人員工作意識的轉(zhuǎn)變，真正實現(xiàn)對學(xué)校檔案數(shù)字化與信息化的創(chuàng)新管理。例如：基于職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求，在學(xué)校里開展關(guān)于檔案管理的信息技術(shù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員掌握到信息技術(shù)與新的管理手段，同時增強(qiáng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)。一方面，學(xué)校要為檔案管理人員搭建起信息技術(shù)學(xué)習(xí)平臺，必要情況下與其它職業(yè)技術(shù)學(xué)院進(jìn)行合作，聯(lián)合對學(xué)校檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)與能力進(jìn)行培訓(xùn)。同時，要完善檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，號召學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)。定期的舉行檔案管理的信息技術(shù)技能與素養(yǎng)大賽，增強(qiáng)檔案管理人員的實際操作水平與專業(yè)知識面。另一方面，檔案管理人員個人要及時的轉(zhuǎn)變檔案管理模式與手段，在增強(qiáng)個人的信息技術(shù)水平同時，切實的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，消除“重藏輕用”這一不良觀念，檔案管理中要以“用”為重點，突出檔案的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化應(yīng)用價值。采用基于信息技術(shù)的檔案管理模式，打破傳統(tǒng)觀念因素對數(shù)字化檔案建設(shè)的制約，從根本上解決數(shù)字化檔案建設(shè)難題。綜上所述，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的開展關(guān)系著學(xué)校各項教育事務(wù)的順利實施。對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅是學(xué)校檔案管理開展與革新的需求，更是實現(xiàn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院高質(zhì)量發(fā)展的必要舉措。結(jié)合當(dāng)前職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的困境，以完善檔案管理設(shè)施，豐富檔案管理軟件；統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，建全檔案安全系統(tǒng)；開展信息技術(shù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式的路徑，促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案數(shù)字化升級與建設(shè)。

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作者：黃偉 單位：哈爾濱科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院