房地產檔案管理問題及改善方法

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1前言

房地產檔案是指有關行政管理部門對房地產證的登記、交易買賣、房屋拆遷等一系列活動，再經過相關部門的收集信息、整理信息、判定信息形成的能夠反映產權人、房屋狀況和建筑用地情況，并將這些信息通過一定的方式（文字、圖紙、照片、錄像帶等）詳細的記錄下來，作為日后參考的依據。隨著我國的改革開放的深入，人們對居住環境的需求也越來越大，更多的房地產事業應景而生。在這一棟棟的高樓大廈的背后，是一項至關重要的房地產檔案管理工作，這項工作的存在促進了房地產事業的穩健發展，也是房地產事業發展過程中較為重要的環節之一。只有完善的房地產檔案管理，才能穩步促進房地產事業的發展。目前我國市場經濟背景下，房地產檔案管理工作種類很多，也逐漸改良了傳統的管理工作，但是仍舊會存在一些問題。這個無法脫離房地產事業的快速發展所帶來的根源影響。房地產檔案數量較大，并且具有一定的法律效益，對于其中的弊端和風險要做好必要的評估，才能保證房地產事業的穩步發展。

2房地產檔案管理工作存在的現狀

2.1房地產檔案收集信息的途徑單一。由于收集信息匯總成資料的途徑單一，受到收集信息不全面的影響，導致了目前房地產的現狀與所收集匯總的檔案記錄信息不符，導致了所有權信息對應不上的問題，造成了產權人無法受到合理的法律權利的保護。為了保證每個登記和變更過程文件資料的完整收集，必須要改變當前單一的收集信息方式。2.2多載體產權檔案未受到重視。多樣化的載體管理，有利于保護檔案信息受不可控條件的影響，比如自然災害這類不可控的因素對檔案的工作造成遺失，信息的缺漏；同時更加有效地全面性真實記錄，增加記錄信息的可靠性。但是目前房地產的檔案載體也較為單一，通常都是以紙質檔案為主，即使也有了磁盤等新媒介的加入，不過在實行的過程中并沒有廣泛的使用。2.3檔案管理工作鑒定不足。檔案管理工作的鑒定關系到檔案的存放時間以及銷毀時間和是否需要優化檔案。目前存在的現狀是國家沒有明文規定房地產檔案的管理期限，導致了管理過程中工作得不嚴密性，可能會造成了檔案的損壞。比如檔案到了一定的年限是要被清除的，但是在后來需要進行數據統計的時候缺有恰好失去了該檔案的真是記錄。隨著房地產檔案的日益增多，分類也是不盡相同，若是不及時進行有效的鑒定控制檔案的去留，很可能會發生檔案成堆的危機。2.4缺失復合型專業人才。在房地產檔案管理工作中需要復合型人才，不僅需要一定的計算機技術，還需要有專業的房地產檔案管理知識，同時具備一定的職業素養。當前，房地產檔案管理工作發展速度較慢就是因為缺失具備計算機能力人才和復合型人才。如何快速的發展檔案管理工作，需要及時的發現人才，留住人才，培養人才才是目前需要關心的重點問題。2.5對風險的抗擊能力不足。目前房地產檔案工作還存在一個問題就是對風險的抗擊能力不足。檔案的管理一般會分為紙質檔管理和電子檔管理，但是紙質檔檔案容易收到環境和自然災害的影響，比如天氣潮濕，導致紙質檔案受潮，或者是洪水造成紙質檔案的破壞等等；而電子檔案的管理工作可能會受到一些黑客的入侵、管理員的操作失誤以及病毒的入侵導致的信息缺失和破壞。若是抗擊風險指數不高，信息安全很容易受到威脅。

3房地產檔案管理工作對策

經過一系列的調查研究，對于目前所存在問題，需要從培養人才、加強數字信息化管理、收集信息規范化、添加風險評估、提高社會利用價值等方面入手。可以通過以下幾點改善：3.1加強人才培訓，明確工作責任。由于房地產檔案管理工作的重要性和現代化信息建設發展，表明了需要一個專業的團隊帶領。作為檔案管理工作的工作人員是至關重要的崗位，需要明確其工作職責，方能提高工作效率。同時，及時引進專業的計算機人才，對檔案管理工作的人員進行系統專業化的培訓，培養出能為檔案管理工作付出的復合型人才。3.2增強數字信息化，采用多載體進行存儲。房地產檔案管理工作受到現代信息化科技的影響，紛紛采用了信息化進行檔案管理。通過信息化的檔案管理，更能收集到詳細的信息，進行系統全面的整理，錄入系統，使得管理工作變得更加便捷。電子文件的記錄成為新形勢的錄入方式。同時要采用多種方式將收集的信息進行整理記錄，現實檔案載體多樣化。由于采用了新形式的數字信息記錄，在查詢的時候可以有選擇的調出所需要的數據，大大的加強了信息的可查詢能力。3.3規范收集與鑒定的方式。房地產的收集信息工作是整個環節中最為重要的環節，收集信息的可靠性會直接影響到之后檔案錄入的真實性，若是收集工作處理不到位，很容易造成管理工作的損失。檔案管理工作的人員不能單一的局限在等級確權的環節，要對每一個變更的環節都要進行跟蹤了解，將其工作職責規范化。檔案的鑒定工作是為了降低檔案的損失，那么就要形成科學系統的分析，對不同的檔案內容進行科學有效的判定，根據價值的大小確定保存的時間，盡可能的提高檔案的效益性。3.4增加風險評估。目前房地產檔案管理工作存在著大量的風險，比如信息化風險，人才風險、投資風險等，這些風險若未能形成統一的意見，很容易在今后的管理工作中爆發出危機。風險評估就是要對風險進行量化，分析風險的大小，是否需要采取相應的防御措施。3.5主動服務，滿足客戶需求。房地產檔案管理工作不是坐在辦公室等待別人上門，應當主動出擊，加強宣傳力度，提高自身的影響力。一邊可以通過電視、廣播、網絡等方式進行宣傳房地產檔案的價值所在，一遍開設咨詢服務，讓更多的人了解到檔案工作的重要性，才能促進房地產檔案事業的擴大和使用范圍，為社會提供更高的價值。

作者:周斌 單位:眉山市房地產管理局

參考文獻：

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