煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計實踐探討

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［摘要］煤炭企業(yè)對物資采購開展內(nèi)部審計，既是依法依規(guī)的要求，也是煤炭企業(yè)降低生產(chǎn)成本、管控各類風險的重要手段。文章基于近年來的內(nèi)部審計實踐，突出煤炭企業(yè)的行業(yè)屬性和物資采購特性，結(jié)合疫情爆發(fā)以來煤炭企業(yè)的處境，分析了煤炭企業(yè)當前存在的普遍問題，提出改進建議和保障措施，以期對我國煤炭企業(yè)的物資采購內(nèi)部審計工作提供參考價值。

［關(guān)鍵詞］煤炭企業(yè)；物資采購；內(nèi)部審計

在煤炭企業(yè)內(nèi)部審計中，無論是財務(wù)收支審計、經(jīng)濟效益審計、經(jīng)濟責任審計等，都涉及對物資采購及管控情況開展審計，物資采購審計已成了內(nèi)部審計的常規(guī)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，在煤炭企業(yè)內(nèi)受到越來越多的關(guān)注。但煤炭企業(yè)由于其自身的特殊性，物資采購占用的資金較大，同時煤炭企業(yè)招標不規(guī)范、供應(yīng)商數(shù)量眾多、貨物質(zhì)量參差不齊，導致物資采購內(nèi)部審計工作量巨大、流程煩瑣，加之很多煤炭企業(yè)并未合理開展內(nèi)部審計工作，只是按照內(nèi)部制度刻板執(zhí)行，直至引發(fā)各類風險。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)加大物資采購內(nèi)部審計力度，結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部的實際情況科學開展審計工作，使物資采購內(nèi)部審計真正成為改進物資采購管控、減少效益損失、防范法律風險和廉潔風險的重要手段。

1煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計存在的問題

1．1計劃管理不到位。煤炭企業(yè)由于其特殊性，通常在生產(chǎn)之前需要采購大批物資，因此采購計劃的制定就顯得尤為重要。但煤炭企業(yè)所處的大宗商品行業(yè)與國家政策密切相關(guān)，一旦出現(xiàn)環(huán)保限產(chǎn)等政策變化，前期制定的物資采購計劃應(yīng)有所調(diào)整。同時，我國很多大型煤炭企業(yè)都采用了集團化、統(tǒng)一化的采購模式，這種模式雖然提升了采購效率、杜絕了徇私舞弊等問題，但由于管理信息系統(tǒng)（如ERP）設(shè)計不科學、存在漏洞等問題，往往會導致信息傳遞渠道不通暢。因此，在實踐中很可能出現(xiàn)管理層已獲取了環(huán)保限產(chǎn)的信息，但制定采購計劃的部門卻不了解，仍然按照之前的生產(chǎn)計劃制定采購方案，最終導致計劃不準確形成滯庫或積壓的現(xiàn)象。1．2供應(yīng)商管理不規(guī)范。我國大多數(shù)煤炭企業(yè)從規(guī)模上看屬于中大型企業(yè)，所需采購的物資范圍廣、數(shù)量多、規(guī)模大，同時由于大多數(shù)煤炭企業(yè)需要地下勘探與開采，所需采購物資的專業(yè)性也較強，因此煤炭企業(yè)對供應(yīng)商必須要規(guī)范化管理，堅持以風險為核心、控制為導向，從供應(yīng)商準入、評估、招標、合同履行等多個環(huán)節(jié)規(guī)范供應(yīng)商管理，提高采購業(yè)務(wù)質(zhì)量。但在近年來的審計實踐中，很多煤炭企業(yè)對供應(yīng)商的管理并不規(guī)范，對供應(yīng)商準入、審批只是“走流程”，供應(yīng)商無資質(zhì)、合謀圍標等現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，有些技術(shù)含量較高的進口設(shè)備往往由于煤炭企業(yè)不具備進出口資質(zhì)只能向國內(nèi)的商貿(mào)公司采購，導致采購成本較高，甚至采購到不合格的生產(chǎn)設(shè)備，繼而引發(fā)安全事故。1．3內(nèi)部控制不科學。近年來，我國煤炭企業(yè)受環(huán)保政策及宏觀經(jīng)濟形勢的影響較大，生存較為艱難。特別是2020年疫情爆發(fā)以來，由于全世界范圍的停工停產(chǎn)，煤炭企業(yè)作為基礎(chǔ)能源行業(yè)的源頭更是步履維艱，為節(jié)省開支只能縮減人員工資，最終造成大量人才流失，導致很多以前從事財務(wù)的人員或是非專業(yè)的人員不得不執(zhí)行內(nèi)部審計工作。因此，煤炭企業(yè)只能在缺乏專業(yè)人員和專業(yè)知識的基礎(chǔ)上構(gòu)建內(nèi)控制度，特別是在內(nèi)部控制測試的設(shè)計中，有些企業(yè)只是根據(jù)《內(nèi)部審計實務(wù)指南》的要求做了基礎(chǔ)測試，并未結(jié)合煤炭行業(yè)特點和所處地區(qū)的實際情況、企業(yè)性質(zhì)等方面設(shè)計測試內(nèi)容，內(nèi)部控制無法科學地反映企業(yè)當前的真實情況。

2煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計改進的建議

2．1改進管理軟件并加強對計算機審計技術(shù)的重視。煤炭企業(yè)在設(shè)計ERP結(jié)構(gòu)時，應(yīng)根據(jù)內(nèi)外部實際情況和人員分工，在改善財務(wù)賬務(wù)處理與管理效率的同時，利用ERP將物資采購涉及的信息及時傳遞到每個環(huán)節(jié)中，及時并準確地傳輸物資采購業(yè)務(wù)信息和反映財務(wù)經(jīng)營狀況，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，覆蓋每個風險點。如采購業(yè)務(wù)員將具體物資采購情況錄入系統(tǒng)中，同時倉儲管理人員將庫存變動情況也及時錄入，財務(wù)人員得到信息后做賬務(wù)處理，這樣內(nèi)審人員可直接登錄系統(tǒng)調(diào)取業(yè)務(wù)、倉儲、財務(wù)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，及時獲取相關(guān)物資采購的實時情況，無需翻閱大量憑證甚至等到期末再開展內(nèi)部審計，進而使內(nèi)審工作從事后審計轉(zhuǎn)為實時審計，化“靜態(tài)”為“動態(tài)”。但有些煤炭企業(yè)由于人員流失導致內(nèi)部開發(fā)能力不足，可考慮聘請外部企業(yè)為其設(shè)計或開發(fā)智能化信息系統(tǒng)，這樣不僅使內(nèi)審人員獲得更為準確、充足的物資采購數(shù)據(jù)，更能使內(nèi)審項目得到擴展，從而提高內(nèi)審工作的廣度和深度，全面規(guī)避由物資采購引發(fā)的各類風險。2．2深化內(nèi)部控制測試。內(nèi)部控制測試是指企業(yè)內(nèi)部審計人員在了解被審單位內(nèi)部控制的設(shè)置和運行情況之后，制定相關(guān)測試，并根據(jù)測試結(jié)果對內(nèi)部控制的健全性、合理性和有效性作出評價，以評估被審單位內(nèi)部控制是否有效。在近年來的審計實踐中，很多煤炭企業(yè)并未根據(jù)自身實際情況設(shè)置內(nèi)部控制測試，甚至有些獨立的物資采購公司只是照本宣科地使用上級公司制定的測試體系，導致在采購環(huán)境、采購風險管控、采購信息溝通及采購監(jiān)督方面存在著不充分、不健全的問題。因此，本文按照《內(nèi)部審計實務(wù)指南》的具體要求，并結(jié)合煤炭企業(yè)的特殊性和共性，補充內(nèi)部控制測試內(nèi)容如表1所示。2．3強化風險導向?qū)徲嬙谖镔Y采購中的作用。由于煤炭企業(yè)的特殊性，物資采購流程較為煩瑣、占用資金較大，一旦產(chǎn)生風險，將會給煤炭企業(yè)帶來較大的損失。因此，企業(yè)在開展物資采購內(nèi)部審計工作中應(yīng)堅持以風險為導向，并根據(jù)企業(yè)當前的內(nèi)外部環(huán)境和實際情況不斷調(diào)整內(nèi)審制度，要逐步形成風險評估范圍廣、審計程序多樣化、審計方法多元化、審計重點突出的內(nèi)審工作模式，并在最終出具內(nèi)審報告時要緊扣風險要素，突出風險控制。內(nèi)審人員應(yīng)將風險管控觀念貫穿于內(nèi)審工作的始終，將整體風險與局部風險、外部風險與內(nèi)部風險緊密結(jié)合起來，從而更為全面地開展內(nèi)部審計工作并把控風險。

3完善煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計的保障措施

3．1強化內(nèi)部審計人員綜合素質(zhì)。雖然煤炭企業(yè)當前面臨著人才逐漸流失的困境，但管理層可從現(xiàn)有員工中入手，強化激勵作用，提高員工學習的積極性。如鼓勵員工考取專業(yè)資格證書，如CIA、CPA等，并對考取證書的員工給予一定的獎勵，以促進內(nèi)審員工積極學習。此外，隨著煤炭行業(yè)的經(jīng)營環(huán)境越來越復雜，物資采購的煩瑣性和復雜性將會加劇，作為內(nèi)審員工應(yīng)提高自身的綜合素質(zhì)，這就要求員工不僅要具備專業(yè)知識技能，還應(yīng)充分了解煤炭行業(yè)的動態(tài)和其他經(jīng)管知識，以期內(nèi)審工作能更好地發(fā)揮作用，實現(xiàn)內(nèi)審增值功能。3．2推進內(nèi)部審計制度建設(shè)。煤炭企業(yè)在制定物資采購內(nèi)部審計制度時，通常以上級公司的要求為準，難免在制度中存在照本宣科、不切實際等問題。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)在充分考察調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合當前的內(nèi)、外部形勢與自身的實際情況，并堅持以風險為導向制定內(nèi)部審計制度。首先，應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部審計流程，避免出現(xiàn)為了符合上級制定的制度而做的無用工作，在合理的范圍內(nèi)適當簡化流程；其次，應(yīng)確定參與內(nèi)部審計員工的職責，實現(xiàn)合理分工，避免重復工作、浪費人力；再次，應(yīng)在制度中約定審計周期，根據(jù)物資采購的實際情況，規(guī)定在每季度末或半年等時間節(jié)點開展內(nèi)審工作；最后，參與內(nèi)審工作的員工應(yīng)關(guān)注在審計過后不予更改的采購業(yè)務(wù)，分析不予更改的原因，可在制度中規(guī)定限期更改和不予更改的處理方法。

4結(jié)論

在煤炭市場不斷變化的環(huán)境下，煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部審計應(yīng)引起企業(yè)管理層的高度重視。加強內(nèi)部審計不僅能節(jié)約成本支出、防范采購風險，甚至能幫助煤炭企業(yè)提升盈利能力，進而擺脫困境。在實踐中，煤炭企業(yè)應(yīng)堅持以風險為導向，不斷提高自身的專業(yè)知識能力，并充分調(diào)研內(nèi)外部環(huán)境和自身的實際情況，不斷調(diào)整內(nèi)部審計工作內(nèi)容和工作開展方式，實現(xiàn)“動態(tài)”的工作模式，為煤炭企業(yè)的持續(xù)發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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［3］陳平．企業(yè)物資采購審計實踐與思考［J］．新會計，2019（8）：47－50．

作者:張雯昭 單位:開灤（集團）有限責任公司物資分公司