一次性無菌醫療器械庫管理研究

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[摘要]目的本文探討了“5S”管理法在醫院一次性醫療耗材庫房管理中的應用和實施效果。方法對比、分析采用“5S”管理法前后一次性醫療耗材庫房的資金周轉率、庫房因跌落、破損、丟失、失效、受潮、污漬導致耗材損耗報廢數量、庫房管理人員年均月盤點消耗時長。結果通過實施“5S”方法管理一次性醫療耗材庫房后提高了資金周轉率，降低了庫房物資因管理不當造成的損失和差錯,提高了工作效率。結論“5S”管理方法在醫院一次性醫療耗材庫房的管理中的實際應用效果良好。

[關鍵詞]“5S”管理法；一次性醫療耗材；資金周轉率；管理效率

隨著我國醫療衛生事業的迅速發展，國家對醫療衛生行業高度重視。2015年9月29日經國家食品藥品監督管理總局局務會議審議通過，自2016年2月1日起施行《醫療器械使用質量監督管理辦法》[1]。我國對醫療器械的監督管理走向法制化、規范化。醫療耗材是醫療器械的重要組成部分，隨著醫療條件的改善、醫院感染控制管理的要求和患者對醫療服務需求的提高，大量的一次性耗材取代了消毒后的重復使用耗材[2]。一次性使用無菌醫療耗材成為患者在就醫過程中接觸最頻繁，使用量最大的一類醫療耗材。一次性使用無菌醫療耗材庫房是存放一次性無菌低值耗材的場所，工作人員主要負責一次性醫療耗材產品的采購、質量安全把控、貨物存放、接收臨床科室配送申請以及發放等工作。在醫療改革不斷深入的背景下，粗放型管理模式已不能夠適應時代的需求，迫切地需要易于實行，快速見效且易于保持的管理模式[3-4]。加快提高庫房資金周轉，減少庫存積壓，降低庫房損耗數量，提高工作效率成為眾多管理者需要解決的難題。代亞杰[5]在2013年《探討醫療器械庫房的經濟節約與經濟效益管理》一文中提出醫療器械庫房的經濟效益管理是影響醫院經濟收入的重要因素之一，在文章中他認為在庫房的管理中應該以經濟效益為中心，在思想上樹立正確的市場效益觀念，提高全院的網絡系統，加大監管力度，最終形成適用于本院的管理模式。這種以經濟為中心，通過全院從庫房、臨床到財務績效科室的統計核算以及修整而形成的模式，在實施的過程中需要醫院各級領導的重視以及多方的配合，實施難度較大。其次是一種較為普遍的標準化管理，在實施的過程中需要各相關科室的協調互動要有無縫的工作流程，制定完善的標準化文件，做到有法可循，有章可依[6]。到目前為止醫療標準化管理沒有統一的模式，在標準制定的完善程度上需要不斷的摸索和補充，因而降低了管理效率提高的速度?！?S”管理法起源于日本，是指通過從整理、整頓、清掃、清潔、素養五個方面對人員、機器、材料、方法等要素進行精細化管理，改善作業現場環境，提高員工素養[7]。近幾年，“5S”管理方法已逐步應用于醫院的質量管理、服務品質、安全、效率、人員素質及形象提升等各個層面，具有很高的實用性[8-9]。本研究主要探討“5S”管理法在一次性無菌醫療耗材庫房管理中的實施方式和效果。

1材料與方法

1.1一般資料。本文通過對比分析研究實施“5S”管理前后庫房資金周轉率、損耗降低的數量以及工作人員的工作時長三方面數據，對“5S”管理法實施的有效性進行驗證。庫存周轉率是評價醫院管理水平的一項重要指標，也會直接影響到醫院的經濟效益[10]。周轉率越高，證明管理效率越高；周轉率低易造成產品失效，資源浪費，給醫院帶來不必要的經濟損失[11]。本文首先統計了一次性無菌醫療耗材庫房存放的80種產品，使用“5S”管理法前的12個月（2015年12月至2016年11月）和使用“5S”管理法后的12個月（即2016年12月至2017年11月）每月一次性無菌醫療耗材庫房采購入庫金額、出庫金額以及期初金額用于計算每月庫房周轉率。其次，統計庫房因跌落、破損、丟失、失效、受潮、污漬導致耗材損耗的數量，體現“5S”管理在降低損耗方面的影響。庫房的損耗是庫房管理最常見的問題，大多由于管理不善導致，損耗數量的降低，直接影響著庫房經濟損失。最后，統計了庫房管理人員年均月盤點庫房所耗時長用于分析“5S”管理法的實施在人員工作效率方面的效果。賬物相符是庫房管理的首要任務，因此對庫房內的貨物進行盤點是工作人員必須做的工作。本文對盤點時長的統計，可以充分體現實施“5S”管理前后工作人員工作時長的影響，從而證明工作效率改變。1.2“5S”管理法的實施與方法。（1）整理。首先，清點庫房存放的80種一次性無菌醫用耗材的規格、數量、包裝完好度、效期，對其進行分類整理。其次，科學測量庫房面積和產品包裝大小，將庫房存放空間進行合理分配。在擺放貨物時嚴格按照產品儲運說明，貨物存放做到離墻、離頂、離散熱裝置30cm，貨架與地面相距10cm。庫房采購須根據庫存和庫房實際可存放數量，以及臨床申請的計劃進行按需采購，保障庫房內貨物不積壓、不超量存放。（2）整頓。定位、定量放置好物品并整齊進行標識[12]。結合《醫療器械使用質量監督管理辦法》中的要求，嚴格劃分產品擺放區域，劃分合格產品區域、不合格產品區域、待發放產品區域以及應急產品區域。對劃分好的區域進行區域標識和產品名稱標識，在產品入庫前仔細檢查產品包裝是否完好、產品證件是否完備，檢查每件貨物的生產日期和有效期。在擺放時每種產品按照出產日期的先后順序進行擺放。在產品出庫配送時近效期的產品優先配送。制定完善的日常工作制度和工作流程。庫房內嚴禁存放無關物品，每日記錄庫房內溫度和濕度，超過產品儲存要求時及時向上級匯報處理。每日檢查庫內通風、防蟲鼠、消防等設施。（3）清掃。包括日常的清潔衛生工作，對墻面、地面、貨架、工具設備的清掃工作。使作業范圍內始終保持清潔有序的狀態，營造良好的作業環境[7]。（4）清潔。將整理、整頓、清掃制度化，長期保持并維護已經取得的成果[13]。強調采用目視管理方法，使產品種類、規格、數量以及擺放位置一目了然，避免堆積、缺失和亂放[14]。通過清潔環節達到優化流程，規范操作的目的[15]。（5）素養。提高工作人員整體素質，對工作人員進行培訓，定期組織庫房人員學習和交流。通過制定規章制度和工作流程，使工作人員養成良好的工作習慣和認真作業的積極工作態度，讓庫房工作人員清楚自己的工作職責并不斷相互監督、相互學習。營造團隊精神，共同維護“5S”成果[7]。1.3統計學分析。庫存周轉率也叫存貨周轉次數，指一個時期平均存貨周轉與更新的次數[10,16]。（1）平均庫存額（AI）為期初庫存金額（BI）與期末庫存金額（EI）之和除以2[10,16]：AI=(BI+EI)/2。（2）庫存周轉率（TO）為出庫金額（COGS）與平均庫存額（AI）之比[10]：TO=COGS/AI。（3）統計記錄庫房因跌落、破損、丟失、失效、受潮、污漬導致耗材損耗數量。（4）統計記錄庫房管理人員每月月盤點庫房所耗時長，計算出實施前后12個月平均時長。

2結果

本次研究首先收集統計了該所醫院一次性無菌醫療耗材庫房使用“5S”管理方法前、后12個月的每月的入庫金額（即采購金額）、出庫金額、期初金額，通過計算得出每月期末庫存金額、資金周轉率以及月平均庫存金額（表1~2）。其次，統計了使用“5S”管理方法前、后該庫房年均周轉率、因管理和存放不當造成貨物損毀的數量總計和年均月盤點貨物所需平均時長（表3）。通過“5S”管理法的實踐，從表1和表2的數據對比我們可以明顯看出，實施“5S”管理法后，庫房周轉率有了明顯提高，尤其在2017年11月和2016年11月的同期數據上體現最為明顯，2017年11月的周轉率比2016年11月高出117.46%。周周轉率的同期對比圖。從圖中我們可以看出在實施“5S”管理法發后，周轉率的整體趨勢是增長的，并且在實施后的第二個月就有了明顯改變。說明“5S”管理法的經濟效益明顯且易于實施，更有利于長期保持。表3為實施“5S”管理方法前后一次性無菌醫療耗材庫房的年均庫存周轉率、因管理不善導致耗材報廢年損耗數量、年均月盤點庫房所耗時長三方面的數據。庫存周轉率有了明顯的提高，年平均周轉率由使用前4.09%提高至7.36%，每月期末庫存金額有了明顯的下降。高周轉率可以減少資源浪費，減少經濟損失。通過實施“5S”管理法改善了現場作業環境，大大減少了因保管不善帶來的醫用耗材產品損耗，降低了因工作差錯管理不善導致的包裝破損、受潮、失效造成的損耗。由于工作方式的改變，對效期、產品證件的有效管理基本消除了因管理不善導致產品失效事件的發生。因此降低了貨物因管理不當造成的損耗數量大幅下降由年總計138個下降到0。從年均盤點時長可以看出在庫房實行“5S”管理法后，工作人員分工明確，庫房內貨物擺放一目了然，提高了工作人員作業速度和準確度。在每月盤點時對物品擺放位置清晰可見，避免了點錯、數不清等問題，從而大大縮減盤點時間，年均月盤點時間由56min縮減至29min。

3討論

“5S”管理法雖然最早應用于生產企業的科學規范化管理，但近幾年隨著醫療改革的深入和管理需求增加，被逐步應用于醫療行業的管理中?！?S”管理法的實施面廣泛，易施行，同時收效甚好。科學高效的醫用耗材管理，可以增強醫院綜合效益[17]。本研究通過為期兩年的數據收集、對比分析，從經濟效益、作業時間等角度證實了“5S”管理法在一次性無菌醫療耗材庫房管理中的實施效果較好。在管理效率方面，庫存周轉率可以從財務的角度出發考量現金流的狀況，并從中得知供應鏈的管理能力[18]。通過“5S”管理法的實施周轉率有了快速且長效的增長，說明“5S”管理實施后庫房的管理效率提高，有利于醫院資金的流動，減少因貨物積壓造成資金的占用。同時，增強貨物周轉，避免長期積壓導致貨物過期變質，造成不必要的損失。在提高工作效率方面，通過對庫房合理整頓、整潔、清掃管理后，增加了實際使用面積，使作業面更加清潔、合理。賬物相符是庫房管理的首要要求，因此對貨物進行盤點是庫房工作人員必不可少的工作。通過對作業人員素養方面的培訓和制度建立，使工作人員素質提高，在工作中責任細化、分工明確。在盤點工作中可以節省盤點時長，從而提高工作人員的工作效率。

4結論

本研究通過對比該所醫院一次性無菌醫療耗材庫使用“5S”管理方法前后12個月資金周轉、損耗數量、盤點時長三方面的數據，認為使用“5S”管理方法后不僅優化了作業環境和人員素養，同時具有很好的經濟效益，提高了資金和貨物周轉，避免了資源浪費，值得在相關庫房管理工作中推廣。

作者:支丹 程景民 單位:山西醫科大學