剖析物流企業(yè)建立可靠的信息系統(tǒng)論文

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摘要：《物流企業(yè)分類與評(píng)估指標(biāo)》（GB/T19680—2005）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的正式頒布實(shí)施，標(biāo)志物流企業(yè)進(jìn)入一個(gè)新的規(guī)范化發(fā)展階段。針對(duì)第六類評(píng)估指標(biāo)——信息化水平，這素來(lái)是物流企業(yè)的軟肋。很多企業(yè)的實(shí)例表明，企業(yè)信息化的最終產(chǎn)物——管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，并不僅僅是硬件和軟件的簡(jiǎn)單搭配，從可靠性角度來(lái)思考會(huì)給我們更多的啟示。

關(guān)鍵詞：物流企業(yè)；管理信息系統(tǒng)；可靠性

1物流企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

伴隨中國(guó)第三方物流企業(yè)的崛起，中國(guó)物流行業(yè)整體快速發(fā)展，物流信息化建設(shè)也取得較大進(jìn)展。2006年，中國(guó)物流行業(yè)信息化投入總體規(guī)模達(dá)到33.56億元人民幣，比上年同期增長(zhǎng)27.5%。其中，硬件投入占58.8%，同比上年下降了11個(gè)百分點(diǎn)；軟件和信息服務(wù)分別占28.1%、14.1%，分別增長(zhǎng)了7和5個(gè)百分點(diǎn)。軟件與信息服務(wù)市場(chǎng)規(guī)模的有效放大，說(shuō)明我國(guó)物流行業(yè)基礎(chǔ)信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)，物流企業(yè)開(kāi)始重視業(yè)務(wù)流程管理、客戶資源管理、全程物流服務(wù)和供應(yīng)鏈管理為基礎(chǔ)的一體化服務(wù)等方面的投入，構(gòu)建物流管理信息系統(tǒng)，以便提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2005年5月由國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合的《物流企業(yè)分類與評(píng)估指標(biāo)》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)正式實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)后，物流業(yè)界的專家學(xué)者、物流企業(yè)以及新聞媒體反響強(qiáng)烈。由于有了參照的標(biāo)準(zhǔn)，物流企業(yè)家也開(kāi)始認(rèn)真審視自身的運(yùn)作，尤其是信息化水平這一薄弱環(huán)節(jié)。

表1是摘自《物流企業(yè)分類與評(píng)估指標(biāo)》對(duì)信息化水平的評(píng)估指標(biāo)，事實(shí)上企業(yè)的信息化建設(shè)能否取得成功，除了相關(guān)的技術(shù)因素之外，更主要的因素將取決于能不能將先進(jìn)的管理理念同企業(yè)的具體實(shí)際相結(jié)合，這恰恰是眾多物流企業(yè)的軟肋。

2物流企業(yè)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成及其可靠性

2.1物流企業(yè)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成

管理信息系統(tǒng)是物流企業(yè)信息化建設(shè)的成果，圖1展示了物流企業(yè)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成，它也屬于人—機(jī)系統(tǒng)，人利用其專業(yè)能力和信息操作能力，通過(guò)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的配合，對(duì)業(yè)務(wù)信息分析處理，再通過(guò)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)場(chǎng)操作指令，進(jìn)而順利實(shí)現(xiàn)物流服務(wù)。業(yè)務(wù)流程完成后，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)，以供隨時(shí)查詢和更改。同時(shí)反饋環(huán)境信息到管理信息系統(tǒng)中，如貨主到貨收貨信息、公司策略性調(diào)價(jià)、合作伙伴信息、政府政策信息等。

2.2物流企業(yè)管理信息系統(tǒng)的可靠性

可靠性指管理信息系統(tǒng)在規(guī)定的條件下和規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，完成規(guī)定的功能。可靠性研究緣于過(guò)程系統(tǒng)，如連續(xù)生產(chǎn)的制造業(yè)就屬于典型的過(guò)程系統(tǒng)。從“連續(xù)”的內(nèi)涵分析，物流企業(yè)也應(yīng)屬于過(guò)程系統(tǒng)，它環(huán)環(huán)相扣具有高度流動(dòng)性。已有很多學(xué)者對(duì)系統(tǒng)的可靠性給予密切的關(guān)注。美國(guó)PullmanKellogg公司經(jīng)5年的調(diào)查，結(jié)論為，當(dāng)系統(tǒng)可靠性下降時(shí)，會(huì)給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，這種由于可靠性原因而造成的經(jīng)濟(jì)損失，在幾年內(nèi)就可能超過(guò)企業(yè)的總投資[1]。

筆者把物流企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最重要的要素歸結(jié)為人、機(jī)、環(huán)境、流程子系統(tǒng)，下面將詳述這四個(gè)子系統(tǒng)及其可靠性。

2.2.1人—子系統(tǒng)

目前我國(guó)的物流企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)密切關(guān)注，有的企業(yè)還投入大量的資金和精力建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，購(gòu)買國(guó)外著名的流程模擬軟件和先進(jìn)控制系統(tǒng)，以構(gòu)建管理信息系統(tǒng)，但事故和系統(tǒng)的不可靠性非但沒(méi)有得到有效地控制，反而越來(lái)越多，越來(lái)越嚴(yán)重，影響也越來(lái)越大。歸根結(jié)底是系統(tǒng)內(nèi)各要素之間不相協(xié)調(diào)所產(chǎn)生，而核心問(wèn)題就是人的問(wèn)題，即人沒(méi)有對(duì)管理信息系統(tǒng)的各要素的配合仔細(xì)分析，未能發(fā)揮人的能動(dòng)作用。

在研究人—子系統(tǒng)的可靠性時(shí)，不僅把人當(dāng)作“經(jīng)紀(jì)人”，更要看作“社會(huì)人”，必須從社會(huì)學(xué)、人類學(xué)、心理學(xué)、行為科學(xué)角度分析問(wèn)題、解決問(wèn)題；不僅把人—子系統(tǒng)看作系統(tǒng)固定不變的組成部分，更要看到人是一種自尊自愛(ài)、有感情、有思想、有主觀能動(dòng)性的人。

2.2.2機(jī)—子系統(tǒng)

這里的“機(jī)”泛指管理信息系統(tǒng)涉及到的一切儀器或設(shè)備，如電腦、交換機(jī)、操作系統(tǒng)、功能界面、打印機(jī)、傳真機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等。機(jī)—子系統(tǒng)的可靠性就在于這些儀器或設(shè)備的可靠性，對(duì)整個(gè)管理信息系統(tǒng)的可靠性具有決定型的影響，無(wú)怪乎很多企業(yè)認(rèn)為搞信息化、構(gòu)建管理信息系統(tǒng)就等于購(gòu)買和使用了信息設(shè)備。

由于物流企業(yè)業(yè)務(wù)繁雜，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和更新頻繁，沒(méi)有可靠性高信息設(shè)備，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)業(yè)務(wù)流程停滯，嚴(yán)重制約活動(dòng)效率，如某運(yùn)輸公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障，導(dǎo)致一系列連鎖反應(yīng)：公司所有PC機(jī)不能正常工作，訂單數(shù)據(jù)不能錄入、作業(yè)計(jì)劃數(shù)據(jù)不能導(dǎo)出、出車調(diào)度指令單不能打印、貨物不能準(zhǔn)時(shí)發(fā)運(yùn)、貨物壓倉(cāng)、客戶抱怨投訴……

提高機(jī)—子系統(tǒng)的可靠性可通過(guò)兩個(gè)途徑，一是使用更加可靠的設(shè)備，必然增加投入；二是設(shè)備的兀余，利用設(shè)備的可替換性獲得系統(tǒng)的可靠性，但是必然增加系統(tǒng)的體積和重量及維護(hù)費(fèi)用。所以最好在管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初，就必須考慮并確定途徑。一般做法是前期應(yīng)采購(gòu)可靠性強(qiáng)的設(shè)備，后期視情況增加關(guān)鍵設(shè)備的兀余。

2.2.3環(huán)境—子系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)是一種高度復(fù)合的人機(jī)系統(tǒng)，系統(tǒng)的可靠性研究離不開(kāi)其所處的環(huán)境的研究。環(huán)境—子系統(tǒng)涉及以下幾個(gè)部分：

（1）系統(tǒng)部件的協(xié)調(diào)配合性。機(jī)—子系統(tǒng)涉及到一切必須的儀器或設(shè)備，但并非這些設(shè)備的簡(jiǎn)單組合就可令系統(tǒng)正常工作，這就是我們經(jīng)常談?wù)摰募嫒菪詥?wèn)題。如部件都很高端，但卻頻繁出差錯(cuò)，部件的不協(xié)調(diào)導(dǎo)致系統(tǒng)的可靠性大為降低。

（2）業(yè)務(wù)與信息的匹配性。現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作是靠信息拉動(dòng)，沒(méi)有信息寸步難行，當(dāng)然所引用的的管理信息系統(tǒng)必須與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程匹配，以便信息提取、傳輸、現(xiàn)場(chǎng)操作一氣呵成。若出現(xiàn)不匹配，勢(shì)必如許多工業(yè)企業(yè)引進(jìn)的ERP那樣，產(chǎn)生“規(guī)模宏大，實(shí)用較差”的尷尬局面。

（3）組織規(guī)模的適應(yīng)性。組織規(guī)模不同，管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)和規(guī)模就不同。中國(guó)的物流行業(yè)逐漸趨向成熟，但企業(yè)的組織規(guī)模卻是迥異，中小物流企業(yè)若選購(gòu)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)軟件，而照搬大型企業(yè)的操作，會(huì)打亂現(xiàn)有正常的工作程序，效果極差。因而根據(jù)組織的規(guī)模來(lái)確定管理信息系統(tǒng)的規(guī)模和目標(biāo)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要任務(wù)。

（4）組織管理的規(guī)范性。管理信息系統(tǒng)的成功開(kāi)發(fā)必須要以企業(yè)規(guī)范化的管理為基礎(chǔ)，如果企業(yè)的管理不規(guī)范，實(shí)踐證明管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用也會(huì)不理想。若把開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)與組織規(guī)范化管理同步實(shí)施，將比開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)本身更具有意義。

（5）組織的系統(tǒng)性。系統(tǒng)的組織，其管理過(guò)程是可以精確定義和理解的，可以進(jìn)行量化分析，可以產(chǎn)生與決策有關(guān)的數(shù)據(jù)，這樣的系統(tǒng)，它的決策能夠在各個(gè)管理環(huán)節(jié)的支持下準(zhǔn)確進(jìn)行。非系統(tǒng)的組織，其管理過(guò)程是難以精確定義和理解的，難以進(jìn)行量化分析，很難產(chǎn)生與決策有關(guān)的數(shù)據(jù)，這樣的系統(tǒng)，它的決策很難在各個(gè)管理環(huán)節(jié)的支持下準(zhǔn)確進(jìn)行。試想若一個(gè)物流公司組織架構(gòu)模糊，工作職責(zé)不清晰，業(yè)務(wù)操作雜亂無(wú)章，這樣的公司即使運(yùn)用了最先進(jìn)的管理信息系統(tǒng)，也得不到多么高的可靠性。

2.2.4流程—子系統(tǒng)

管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)主要有系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)運(yùn)行等四個(gè)步驟，其中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)為系統(tǒng)分析。系統(tǒng)分析過(guò)程總體上分兩步，首先應(yīng)將業(yè)務(wù)或數(shù)據(jù)流程分析透徹，然后研究分析抓住主要問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的思路，提出系統(tǒng)擬采用的方案[2]。

（1）業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程是組織為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的某一特定目的所采取的一系列有控制的步驟、活動(dòng)與方法。企業(yè)的績(jī)效離不開(kāi)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，而企業(yè)信息化是企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組最為重要的手段，企業(yè)信息化進(jìn)程必定伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組進(jìn)程。

業(yè)務(wù)流程分析的結(jié)果是得到各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程圖，它是一種描述系統(tǒng)內(nèi)各單位、人員之間業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序和管理信息流向的圖表，利用它可以幫助分析人員找出業(yè)務(wù)流程中的不合流理向。

（2）數(shù)據(jù)流程。數(shù)據(jù)流程分析是基于業(yè)務(wù)流程分析的結(jié)果，對(duì)信息的流動(dòng)、變換、存貯等的分析。其目的是要發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)流動(dòng)中的問(wèn)題。這些問(wèn)題有：數(shù)據(jù)流程不暢，前后數(shù)據(jù)不匹配，數(shù)據(jù)處理過(guò)程不合理等等。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫東川，徐詠梅.管理學(xué)在過(guò)程系統(tǒng)可靠性研究中的應(yīng)用[J].軟科學(xué)，2001,15(5):111-115.