高校檔案數(shù)字化管理論文

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一、高校檔案管理中對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐

在對(duì)高校檔案管理中不僅僅要做好對(duì)電子檔案的記錄以及存儲(chǔ)等方面的工作，還需要對(duì)檔案工作的共享進(jìn)行合理的分工。現(xiàn)對(duì)高校檔案進(jìn)行三個(gè)層次的分類：高校的原始資料和檔案的掃描件以及檔案數(shù)據(jù)庫。其中高校檔案的原始資料轉(zhuǎn)化為掃描件是檔案數(shù)字化技術(shù)的重點(diǎn)，包括對(duì)文件的掃描所采用的掃描儀的選擇以及對(duì)文件掃描的清晰度，保證了對(duì)圖像的采集工作。但是要在極短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行掃描工作需要將檔案進(jìn)行拆分，利用掃描儀進(jìn)行檔案的掃描工作。而對(duì)建立高校檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的并存。高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并借助多媒體來對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化可以借助多媒體、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮等多種技術(shù)，將現(xiàn)存各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像和聲音文件，并存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了最大可能地保證信息的原始性和真實(shí)性。在建立高校系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫后對(duì)隨時(shí)發(fā)生的信息變更都可以將形成的檔案資料及時(shí)轉(zhuǎn)換成為數(shù)據(jù)文件，保證了高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中信息的時(shí)效性與真實(shí)性。

二、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。

（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。

（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對(duì)于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對(duì)應(yīng)的權(quán)重，對(duì)安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對(duì)于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。

（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對(duì)于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。

三、總結(jié)

隨著我國信息數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校數(shù)字化檔案管理已經(jīng)逐漸成為一種潮流，在校園行政管理中發(fā)揮著重要的功效。利用數(shù)字化技術(shù)，可以將校園管理相關(guān)資源轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并以數(shù)字信息的形態(tài)加以保存，不僅避免了紙質(zhì)檔案不易保存且損壞的弊端，還實(shí)現(xiàn)了信息有效共享的功效，極大程度推動(dòng)了高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

作者:韓建華單位:塔里木大學(xué)檔案館