勘察設計單位數字化管理論文

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一、勘察設計檔案管理數字化的優勢和先進性

檔案管理數字化提高檔案工作的整體水平，全面提升檔案的存貯、收藏能力?？s微、光盤技術的采用，全國提升存檔案的貯密度，減少存貯空間。使檔案更加完整，有效避免遺漏過多的現象?？辈煸O計單位數字化檔案提高檔案信息資源的開發利用能力，更具實效地反映了最新、最真實的情況，便于修正錯誤和更新相關資料。檔案數字化在資源整合過程中突出優點就是速度快，準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要，實現多次檢索、重復利用，為檔案資源共享的實現創造了條件。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息資源，極大地提高了檔案信息的利用率。

二、勘察設計檔案數字化管理存在的問題及解決方案

（一）加強檔案管理意識

當前社會上對“檔案”的概念和作用知之者甚少，所以檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足。許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。一個單位的任何一項工作都必須有領導的重視，領導對檔案工作的態度，很大程度上決定著檔案工作的發展。因此，把檔案工作列入領導的議事日程是時展的需要，是規范檔案工作的需要。還要增強單位職工個人檔案意識，通過學習，宣傳，認識到檔案與自己日常工作和生活的密切關系，從而更好地支持檔案管理工作。

（二）加快硬件設施建

加快硬件設施建，實現裝備和技術的現代化，數字化檔案管理工作還不普遍，在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，應當加快普及硬件設施和技術，全面提高檔案管理的現代化水平。在辦公場所，應當及時配備檔案現化代所需要的計算機、掃描儀、互聯網設備等現代化辦公設備，充分利用現代科學技術、微縮技術、加快研制開發適用的軟件，不斷加快檔案信息數字化的步伐。

（三）重視檔案數字化后的數據安全問題

避免數據丟失，使數字化后的數據安全妥善保管，對數據進行備份是唯一可選擇的途徑。檔案應制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。

（四）健全并實現勘察設計單位數字化檔案的規范管理

根據本單位的實際情況，制定檔案完善管理的各項規章制度，明確檔案歸檔流程。使數字檔案管理有章可循，為實現數字化檔案管理制度化、規范化、科學化和現代化奠定基礎。

三、信息時代數字化檔案管理是電子檔案與傳統檔案相輔相成的時代

所謂勘察設計數字化檔案，是將紙質或機讀形式為主要物質對象的檔案轉換成計算機數字形式的二次文獻信息供人們利用的過程。由于檔案工作的性質，資料原本類的檔案永遠不能被任何數字化檔案形式所完全取代。信息時代檔案管理是數字化檔案和傳統檔案相輔相成的時代，數字檔案目前不可能取代傳統檔案，但是卻為傳統檔案工作提供了有利保證，讓檔案工作變得更為高效。先進生產力就是為人們在工作生活中提供更大的便利而服務的，取長補短，優勢互補。信息時代的數字檔案進程是檔案發展的必然趨勢。在檔案數字化建設方面，勘察設計單位雖然進行了一些探索和實踐，但與先進地區和行業相比還有一定差距，所以勘察設計單位需要堅持不懈地努力，不斷提高檔案管理現代化水平，充分發揮勘察設計檔案作用，為經濟和社會發展做出更大的貢獻。

作者：劉宇單位：內蒙古鐵道勘察設計院有限公司