學(xué)習(xí)中心精細化管理論文

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一、精細化管理實踐中的注意事項

實踐是一個“格物致知，知行合一”的過程。管理實踐必須遵循科學(xué)的管理規(guī)律，同時也要根據(jù)實際情況，創(chuàng)造性地靈活運用。

(一)正確理解精與細

“精”是指確立符合客觀規(guī)律、正確的、切實有效的目標(biāo)，“細”是指制定詳細的規(guī)則制度。如果把“精”視為做正確的事，“細”則是正確地做事。如同一切有目的的行為都始于對目標(biāo)的確定，正確地做事要以做正確的事為前提，精細化則要制定出符合自己實際需要的規(guī)則。

(二)善于使用管理工具

“工欲善其事，必先利其器。”用圖表等高效實用的管理工具來進行管理關(guān)鍵點的控制，可以使管理變得簡單、規(guī)范、實效。

(三)建立溝通機制

只有加強溝通，員工主動參與，才能真正實現(xiàn)隨時隨地的過程改善，達到精細化管理的效果。

(四)考核監(jiān)督的公平性

事先詳細規(guī)定工作的標(biāo)準(zhǔn)、流程、考核方式等，事后對照評價，可以提高規(guī)則的權(quán)威性。不公平的考核監(jiān)督會損傷員工的積極性，影響合作，破壞團結(jié)。

(五)精細化管理的長期性

精細化管理的深化是一個長久的工作。任何組織在推行精細化管理時，不能指望一蹴而就，需要建立長期性的持續(xù)改善觀念。

二、學(xué)習(xí)中心工作的精細化管理探索

隨著現(xiàn)代遠程教育的發(fā)展，借鑒先進管理理念和管理方法，逐步革新管理機制，積極優(yōu)化配置各種資源，可以使學(xué)習(xí)中心綜合競爭力顯著提高。如何扎扎實實地做好服務(wù)工作，充分發(fā)揮員工的聰明才智，進一步改進服務(wù)質(zhì)量，成為學(xué)習(xí)中心發(fā)展關(guān)注的重要問題。由于學(xué)習(xí)中心工作大部分工作屬于例行性工作，是有規(guī)律可循的，精細化管理是解決這些問題的一把管用的鑰匙，可以通過建立、優(yōu)化流程等精細化管理方式提高績效。

(一)精細化目標(biāo)管理

目標(biāo)是組織希望經(jīng)過努力后實現(xiàn)的預(yù)期成果，組織活動以目標(biāo)為指引，并通過目標(biāo)使員工個體與組織保持一致。通過科學(xué)的決策，員工的參與，制定出明確的、可量化的、有時限性的、具有挑戰(zhàn)性的、同時也是現(xiàn)實性的即經(jīng)過努力可達到的目標(biāo)。目標(biāo)過高或過低都起不到對招生工作的指引和促進作用。考核目的是實現(xiàn)被考核者工作質(zhì)量的改善，要結(jié)合組織發(fā)展階段，選用簡單、直觀、便于應(yīng)用且實用的考核體系，并且確保其公平性。1、建立相對合理的目標(biāo)體系在精細化目標(biāo)管理和考核理念指導(dǎo)下，結(jié)合學(xué)習(xí)中心實際情況，2010年起嘗試根據(jù)人員工作崗位的不同，擬定具體的個人績效目標(biāo)，配套以相應(yīng)的激勵政策，以期提升員工服務(wù)能力和學(xué)習(xí)中心的競爭力。2、在工作過程中進行有效控制通過擬定各崗位的工作流程、工作規(guī)范，落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，要求每個管理者到位，盡職，做到人人有管理，處處有管理，事事見管理。確定實行控制的標(biāo)準(zhǔn)。在工作過程中，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)衡量執(zhí)行情況，糾正實際執(zhí)行中產(chǎn)生的偏差，使工作狀況始終處于受控制的狀態(tài)，保證各項活動向目標(biāo)方向健康發(fā)展。3、做好結(jié)果考核及激勵工作工作過程中做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄工作，在每季工作結(jié)束時進行總結(jié)，統(tǒng)計出各類人員的績效指標(biāo)，然后向全體人員公布，并根據(jù)年初制定的指標(biāo)及時兌現(xiàn)獎勵，對調(diào)動人員積極性起到了較好的激勵作用。4、總結(jié)調(diào)整目標(biāo)體系每年根據(jù)最終工作數(shù)據(jù)和人員完成任務(wù)及變化情況，微調(diào)人員分工及績效指標(biāo)。為確保各類人員既努力發(fā)揮個人主觀能動性，同時又能發(fā)揮集體協(xié)作精神，2014年激勵指標(biāo)體系時中又增設(shè)了團體及個人獎勵門檻，即只有團隊數(shù)和個人績效達到設(shè)定指標(biāo)，才能對個人實現(xiàn)獎勵。一旦超過獎勵門檻，可以在一定彈性幅度范圍內(nèi)以不同的獎勵標(biāo)準(zhǔn)進行獎勵。經(jīng)過4年的運行，學(xué)習(xí)中心在校生規(guī)模及學(xué)生滿意率逐年增長，體現(xiàn)了目標(biāo)的有效拉動作用。

(二)精細化現(xiàn)場管理

現(xiàn)場管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的有機組成部分，它是運用科學(xué)的管理思想、管理方式，對工作現(xiàn)場各種要素進行合理配置和優(yōu)化組合的動態(tài)過程。1、堅持例會制度，加強溝通通過例會形式，強化內(nèi)部溝通，及時對工作進行總結(jié)和計劃，對出現(xiàn)的問題集體討論，得出改進方法，相關(guān)人員積極參與改善、調(diào)整過程，使各項工作做到迅速、準(zhǔn)確，把大家平時看似簡單容易的事情用心、精心做好。尤其對于招生工作，誰最先抓住瞬息變化的信息，及時反應(yīng)，誰就能在市場競爭中取得先機。根據(jù)歷年數(shù)據(jù)，學(xué)員咨詢報名的集中度非常高，體現(xiàn)在每年3月和9月的報名高峰，數(shù)據(jù)處理量大，極易出錯。3月、9月堅持每天早會，分析前一天的數(shù)據(jù)，匯總出現(xiàn)的問題，提醒需重點關(guān)注的事項，做到每天處理好當(dāng)天的咨詢報名數(shù)據(jù)。其余月份，則以周會形式進行。由于每個員工能在自己工作崗位上累積許多寶貴的知識與經(jīng)驗，通過集中討論存在的問題，集思廣益，不僅可以小范圍進行改善工作，也可以發(fā)現(xiàn)市場動態(tài)，快速抓住機會，取得成效。工作質(zhì)量在有控制基礎(chǔ)上不斷改善，每天都在前一天基礎(chǔ)上有所進步。新員工經(jīng)過例會培訓(xùn)可以逐漸了解、熟悉、勝任積累固化的工作標(biāo)準(zhǔn)，保證團隊目標(biāo)有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用，提高團隊?wèi)?zhàn)斗力。2、工作流程的梳理再造在工作中，從全局思想、從整體角度重新組合各要素、調(diào)整招生流程，追求全局最優(yōu)，而不是個別最優(yōu)，從而尋求績效的改善。業(yè)務(wù)流程再造的目標(biāo)是通過重新設(shè)計組織的業(yè)務(wù)流程，使這些流程的增值內(nèi)容最大化，其他方面內(nèi)容最小化，從而獲得績效改善的躍進。首先，擬定各校招生政策信息表，各校招生信息錄入流程，各校收費標(biāo)準(zhǔn)等，積極收集學(xué)務(wù)中反映出的注意事項，在招生入口處規(guī)范調(diào)整，使招生、學(xué)務(wù)對外保持一致性。其次，將各種信息及時準(zhǔn)確地告知每位相關(guān)工作人員，避免因崗位不同造成對相關(guān)信息的不了解、錯誤，影響工作效率。2012年前新生報名后要先等待集中入學(xué)測試，再到學(xué)習(xí)中心繳費注冊。經(jīng)調(diào)整報名流程，逐漸實現(xiàn)了隨到隨考，極大地方便了報名學(xué)生，減少到校次數(shù)，降低了流失率。再次，為了準(zhǔn)確記錄、收取學(xué)生學(xué)費，從2014年春季起使用學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)收取學(xué)費和教材費，充分利用其統(tǒng)計功能，將管理人員從以前繁重的錄入、核對等工作中解脫了出來。日常工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，盡量減少流程中不必要、重復(fù)的工作，實現(xiàn)效率最大化地提高。通過各種小細節(jié)的改善，保證銜接順暢，快速反應(yīng)需求，突出團隊合作，減少無效溝通，提高了工作效率。3、日清日結(jié)通過關(guān)注現(xiàn)場的每一個細節(jié)，對各種工作數(shù)據(jù)做細致的記錄，每天對當(dāng)天的情況進行檢查，才能掌握工作中存在的問題，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理。同時也為人力資源管理提供依據(jù)。人的思想意識會有意識或無意識地反映到工作中，現(xiàn)場最能反映員工的思想動態(tài)，反映個人的性格、特點、品質(zhì)等基本信息，通過現(xiàn)場關(guān)注，可以為調(diào)動員工積極性提供依據(jù)，便于更加有效地利益人力資源。4、精神上的團結(jié)合作以團隊精神為核心，堅持以人為本，把行為科學(xué)和企業(yè)文化原理運用到現(xiàn)場管理中。根據(jù)具體工作實際，采取各種有效形式，將思想問題和解決實際問題相結(jié)合，將說服教育和疏導(dǎo)教育、物質(zhì)獎勵和精神鼓勵相結(jié)合，理順?biāo)枷朊埽鰪妶F隊凝聚力。

(三)精細化營銷管理

精細化營銷也稱為精準(zhǔn)營銷，是現(xiàn)代營銷學(xué)的著名學(xué)者菲利普．科特勒提出的。他認為，其業(yè)需要更精準(zhǔn)、可衡量和高投資回報的營銷溝通，需要制定更注重結(jié)果和行動的營銷傳播計劃。其本質(zhì)是一切以客戶為中心，從客戶的需求和期待出發(fā)，運用各種可利用的方式，在恰當(dāng)?shù)臅r間、地點、渠道去滿足和創(chuàng)造客戶的需求。1、服務(wù)精細化學(xué)習(xí)中心提供的產(chǎn)品是服務(wù)。如何做好服務(wù)，改進服務(wù)是學(xué)習(xí)中心努力探索的核心問題。包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)精細化來增強基礎(chǔ)服務(wù)能力，以講座、培訓(xùn)、聯(lián)誼活動等增值、延伸服務(wù)來提供學(xué)員的滿意度，提升學(xué)習(xí)中心口碑。通過進一步樹立“學(xué)員為中心”的服務(wù)理念，增強了人員在服務(wù)過程中的責(zé)任意識、創(chuàng)新意識，自覺提供個性化、差異化的服務(wù)，使整體工作質(zhì)量和工作效率得到明顯提高。2、宣傳方式精細化宣傳推廣形式可分為直接面向市場的網(wǎng)絡(luò)推廣、其他廣告、人員推廣;面向?qū)W員的老生帶新生、新生帶新生及專科續(xù)讀本科;面向行業(yè)企業(yè)的上門推廣等三種形式。宣傳推廣中強調(diào)溝通的有效性，使學(xué)員可以通過方便、快捷的渠道了解學(xué)習(xí)中心業(yè)務(wù)。根據(jù)市場具體情況結(jié)合學(xué)習(xí)中心自身特點合理分配資金、人員，應(yīng)對市場變化，選擇合適的招生推廣形式，對招生宣傳效果可以起到?jīng)Q定性的作用。

(四)精細化管理工具

工作過程中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，秉承“用數(shù)據(jù)說話”的管理思想，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過對記錄下數(shù)據(jù)的分析，來揭示問題并尋找出解決問題的方案。圖和表是管理中最簡便、使用最頻繁的用來控制和改善工作質(zhì)量的工具。通過數(shù)據(jù)的匯總，可以很快找準(zhǔn)問題并做有針對性的調(diào)整改善。1．工作中不斷設(shè)計、優(yōu)化日/周/月控制表、招生咨詢、宣傳、報名等各種報表，并定期填寫各類表格，記錄下工作中的原始數(shù)據(jù)。通過對日常數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，對數(shù)據(jù)進行篩選、分類，從學(xué)校、專業(yè)、層次、報名時間段等多個層面結(jié)合歷史數(shù)據(jù)進行比較分析，為后續(xù)工作的正確決策提供必要而有效的支持，同時對量化指標(biāo)進行有效控制。2．運用ABC類分類法，即在決定一個事物的眾多因素中分清主次，識別出少數(shù)但對事物起決定作用的關(guān)鍵因素，多數(shù)但對事物影響較小的次要因素，目的是加強對重要的A類重點事物的管理。通過對歷年工作數(shù)據(jù)的分析找出關(guān)鍵工作，對團隊人力、物力投放進行方向性的調(diào)整，主抓重點的合作學(xué)校和人數(shù)集中的專業(yè)，很大限度地釋放了管理人員的精力，極大地提高了工作效率，取得了非常顯著的效果。

三、結(jié)束語

2014年1月，國務(wù)院推進行政審批改革，取消了“利用互聯(lián)網(wǎng)實施遠程高等學(xué)歷教育的教育網(wǎng)校”項目的審批，這會促進我國遠程教育的大發(fā)展，同時也會引發(fā)新一輪學(xué)習(xí)中心的激烈競爭。為與其他學(xué)習(xí)中心相區(qū)別，避免提供同質(zhì)化服務(wù)，學(xué)習(xí)中心必須打造自身核心競爭優(yōu)勢。四川電大學(xué)習(xí)中心通過4年精細化管理工作的實踐，招生規(guī)模穩(wěn)中有大幅度上升，實現(xiàn)了招生辦學(xué)的良性循環(huán)，取得了一定的成效。精細化管理是一個長期持續(xù)改善的過程，只有不斷地深化精細化管理，提高學(xué)習(xí)中心的應(yīng)變能力，建立科學(xué)、完善的管理體系，將管理的專業(yè)性與執(zhí)行的規(guī)范化結(jié)合起來，用精細化管理提升競爭力，才能將危機轉(zhuǎn)化為更好的機會。

作者：花永春孫國容軒永昌付一峰單位：四川廣播電視大學(xué)