電力物資采購合同管理流程分析

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摘要：現(xiàn)如今，電力行業(yè)正處于改革的關(guān)鍵時(shí)期，在物資采購方面，企業(yè)更要不斷管理以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)對(duì)企業(yè)提出的新挑戰(zhàn)。而在物資采購時(shí)采用合同管理模式，可以很大程度地提高企業(yè)采購效率、降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，因此在社會(huì)上廣泛運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：電力物資采購；合同管理；效率

隨著電力行業(yè)的日漸崛起，市場(chǎng)上對(duì)于電力物資的需求量也在逐步擴(kuò)大，許多電力物資企業(yè)紛紛涌入市場(chǎng)。為了規(guī)范企業(yè)行為，使得市場(chǎng)采購行為更具程序化，電力物資采購合同應(yīng)運(yùn)而生。作為管理市場(chǎng)的載體，不僅起到了控制風(fēng)險(xiǎn)的效果，更在一定程度上提升了工作效率，使電力物資采購更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，大大降低風(fēng)險(xiǎn)。本文主要探討物資采購合同管理的基本環(huán)節(jié)和意義[1]。

1電力物資采購合同管理的意義

在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，電力企業(yè)起著非常重要的推動(dòng)作用。電力是工業(yè)企業(yè)運(yùn)作的基石，一旦出現(xiàn)問題，很可能導(dǎo)致工廠大面積停電，帶來非常嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。所以電力行業(yè)是關(guān)系到國家命脈的關(guān)鍵一環(huán)。在面對(duì)當(dāng)前這樣良好的發(fā)展機(jī)遇，電力行業(yè)更要規(guī)范化自己企業(yè)的行為，特別值得一提的是物資采購管理。電力行業(yè)采購一般為大型供電機(jī)械，這些機(jī)械采購成本高、質(zhì)量要求高，所以在采購過程中要十分重視采購管理，而采購合同的運(yùn)用正是為了更好的規(guī)范采購行為。實(shí)行采購合同管理模式，對(duì)雙方的交易行為進(jìn)行約束，更好地降低采購風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過合同制的形式進(jìn)行管理，有效地避免了進(jìn)貨企業(yè)延期交貨等行為，大大提高了電力企業(yè)的采購工作的效率[2]。同時(shí)，采購合同具有法律規(guī)范性，嚴(yán)格依法進(jìn)行管理，保障了購銷雙方的合法利益，形成上下聯(lián)動(dòng)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的物資現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和履約協(xié)調(diào)機(jī)制，使物資管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、合法化，強(qiáng)化電力企業(yè)采購管理，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一。

2電力物資采購面臨的問題

2.1采購成本和風(fēng)險(xiǎn)高。電力物資采購成本受多種因素制約，包括采購價(jià)格、采購數(shù)量、市場(chǎng)信息采購和采購策略等。拋開市場(chǎng)因素，在一些電力企業(yè)采購過程中，因?yàn)閷?duì)供應(yīng)商了解度不高而盲目簽訂不合理的采購合同，這些合同不僅增加了企業(yè)的采購成本[3]，還帶來了壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。由于以往企業(yè)進(jìn)行采購時(shí)不規(guī)范的操作，會(huì)出現(xiàn)收到的材料與簽訂合同內(nèi)容不一致等情況，這些質(zhì)量問題嚴(yán)重影響著后續(xù)電網(wǎng)的安裝和使用，不僅帶來了財(cái)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)，還造成一定的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和人員安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，電力物資采購過程中應(yīng)十分重視合同的規(guī)范化管理，采購成本和風(fēng)險(xiǎn)問題不容小覷。2.2供應(yīng)商管理不到位。采購的首要環(huán)節(jié)就是選擇信用良好的供應(yīng)商，供應(yīng)商好壞直接影響采購物資的好壞。首先，在我國的經(jīng)濟(jì)模式制約下，我國電力物資供應(yīng)商十分有限，市場(chǎng)上能夠選擇的數(shù)量也非常少，選擇空間小，我國在供應(yīng)商選擇上有很大的局限性。其次，目前市場(chǎng)上的供應(yīng)商多注重短期效益，即多采用短期合作的形式，很少愿意與電力企業(yè)簽訂長期合作伙伴關(guān)系，這就導(dǎo)致了許多電力企業(yè)在每次采購時(shí)都需要與新的供應(yīng)商進(jìn)行溝通，提高了采購成本。再次，由于如今市場(chǎng)上一些供應(yīng)商的電力物資良莠不齊，電力企業(yè)與供應(yīng)商之間存在嚴(yán)重的信息不對(duì)稱，電力企業(yè)很容易購買到劣質(zhì)產(chǎn)品，這就導(dǎo)致后續(xù)生產(chǎn)工作受到一定影響，利潤也會(huì)遭受打擊。最后，在沒有簽訂購銷合同時(shí)，供應(yīng)商經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)交貨不及時(shí)等情況，這會(huì)導(dǎo)致電力企業(yè)不能按時(shí)收到電力物資，影響企業(yè)生產(chǎn)從而導(dǎo)致供電不及時(shí)，對(duì)社會(huì)眾多企業(yè)造成致命打擊[4]。2.3傳統(tǒng)采購模式效率低。電力系統(tǒng)結(jié)構(gòu)龐大，所需材料物資也較多，在物資采購過程中要注重效率，以保證正常供電。傳統(tǒng)非合同模式下的采購方式，多采用采購人員實(shí)地走訪或是直接與供應(yīng)商面談簽訂采購合同。這種傳統(tǒng)的采購模式不僅效率低下，而且由于采購雙方面臨著嚴(yán)重的信息不對(duì)稱，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)采購不及時(shí)、價(jià)格不合理或質(zhì)量不過關(guān)等情況。這種老舊的采購模式不僅為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益的損失，而且也會(huì)增加企業(yè)必要的成本。

3電力物資采購合同的作用

3.1降低采購成本和風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)對(duì)電力物資進(jìn)行規(guī)范化管理的過程，其實(shí)也是企業(yè)加強(qiáng)自身監(jiān)管的過程。首先，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)采購合同的管理，盡可能降低采購成本。企業(yè)要對(duì)合同進(jìn)行認(rèn)真分析，尤其是對(duì)采購價(jià)格，及時(shí)提出質(zhì)疑，同時(shí)要防范風(fēng)險(xiǎn)，減少合同的風(fēng)險(xiǎn)成本。其次，適當(dāng)降低風(fēng)險(xiǎn)。在采購過程中，企業(yè)要多方了解供應(yīng)商性質(zhì)，根據(jù)信用評(píng)級(jí)來選擇供應(yīng)方。為降低違約風(fēng)險(xiǎn)和壞賬風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可在法律允許范圍內(nèi)約定定金與違約金，保證企業(yè)自身的利益。最后，發(fā)揮合同效力，堅(jiān)決打擊違反購銷合同的行為。合同的簽訂是建立在平等互利的基礎(chǔ)上的，所以，在簽訂前，電力企業(yè)要審查合同是否合法，還要注重合同的公平性和完備性。簽訂合同后，一旦供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，企業(yè)也要及時(shí)拿起法律武器，維護(hù)自身的合法權(quán)益，將損失降到最低。3.2優(yōu)化物資供應(yīng)商管理。首先，要優(yōu)化物資供應(yīng)商的數(shù)量。對(duì)于一家電力企業(yè)生產(chǎn)商來講，要控制好合作的供應(yīng)商數(shù)量，這也是減少風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。對(duì)于同種物資材料，盡量選擇一家供應(yīng)商集中采購，這樣可以一定程度的節(jié)約成本，同時(shí)可以明確責(zé)任，方便事后追查。優(yōu)化供應(yīng)商數(shù)量還可以一定程度節(jié)約成本，在采購過程中，電力公司可以將供應(yīng)商數(shù)量控制在4~5家，根據(jù)不同類型物資特點(diǎn)進(jìn)行大批量采購。這樣不僅可以減少采購成本，同時(shí)可以降低人力成本和管理成本。其次，要優(yōu)化物資供應(yīng)商的質(zhì)量。對(duì)于采購物資過程來講，要實(shí)行貨比三家的策略，主動(dòng)去比較物資的質(zhì)量和價(jià)格，從中選擇更適合的材料。同時(shí)也可采用公開招標(biāo)等形式，競(jìng)爭(zhēng)更加公平，價(jià)格更加透明，企業(yè)可以進(jìn)行反復(fù)對(duì)比，選擇更具彈性。最后，企業(yè)應(yīng)及時(shí)與一些信用良好的供應(yīng)商建立長期合作伙伴關(guān)系，這種采購模式可以為企業(yè)帶來質(zhì)量和成本的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也有利于企業(yè)提升自身的信譽(yù)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與企業(yè)之間雙贏。3.3信息化手段提升合同效率。現(xiàn)如今，隨著信息化的逐步深入，企業(yè)管理也慢慢走上無紙化道路。將信息化手段運(yùn)用到采購合同管理中，這是一種全新的管理方式，不僅可以大大提高合同管理效率，更有利于企業(yè)的信息化建設(shè)。當(dāng)前多個(gè)行業(yè)采用ERP系統(tǒng)來進(jìn)行合同管理，從審核到合同的簽訂，均采取信息化辦公手段，企業(yè)可直接在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作。同時(shí)，這種辦公手段，也使得各種信息更加透明化和程序更加規(guī)范化。采購人員節(jié)約了東奔西走等不必要成本，操作失誤率也大大降低。同時(shí)，利用信息化合同操作平臺(tái)，業(yè)務(wù)管理更加方便，有利于上下級(jí)監(jiān)管，這樣可以有效避免人員監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。如果整個(gè)電力行業(yè)都采取信息化平臺(tái)進(jìn)行合同管理，就會(huì)在整個(gè)行業(yè)建立起標(biāo)準(zhǔn)，整體效率會(huì)因此就會(huì)大大提高。

4結(jié)語

電力物資采購合同管理主要是指供銷雙方采用合同形式，對(duì)采購流程進(jìn)行規(guī)范化管理，以提高企業(yè)電力物資采購的效率。同時(shí)通過與供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系以及創(chuàng)新管理模式等方法，使合同式更加規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，整個(gè)流程更加有序。

參考文獻(xiàn)

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作者:陳瑩瑩 單位:廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局