醫院文書檔案的規范化管理措施

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一、前言

醫院文書檔案涵蓋了醫院基建項目資料、會議記錄、合同協議、工作計劃、年度總結、委任書、統計資料、發展規劃等重要內容，是醫院開展黨務管理、行政管理、醫療護理管理等活動的重要歷史憑證。醫院檔案管理水平高低的主要衡量指標之一為文書檔案管理,其管理水平的高低會對檔案資料的完整性與質量造成直接的影響。只有加強文書檔案標準化、規范化管理，才能夠確實提高醫院文書檔案的利用率。本文就醫院文書檔案的規范化管理措施進行探討。

二、文書檔案是醫院實現可持續性發展的重要基礎

（一）文書檔案是醫院臨床科研的必要基礎條件。醫院文書檔案管理是一項基礎性、瑣碎性、經常性的工作，涉及到文書檔案的銷毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過程或行為。規范化的文書檔案管理對于推動醫療衛生事業發展、醫院管理體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其是近年來隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院的各項工作都在邁向標準化、規范化、科學化，在這種情況下，加強醫院文書檔案管理勢在必行。必須要對文書檔案建設的獨特性和必要性予以充分認識，正視其存在的問題，以便更好地規范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫院檔案管理水平的重要標準之一。醫院檔案管理已經成為了現代醫院管理中不可或缺的組成部分，屬于醫院軟件建設中的重要組成部分，醫院文書檔案涵蓋了醫院基建項目資料、會議記錄、合同協議、工作計劃、年度總結、委任書、統計資料、發展規劃等重要內容，它既是醫院管理建設狀況的記錄，又是醫院發展歷程的縮影，是現代醫院管理走向科學化、規范化、制度化的重要標志。

三、加強醫院文書檔案規范化管理的方法

（一）“三個保障”提升文書檔案基礎管理水平。為保證醫院文書檔案工作的規范化管理，醫院應該把文書檔案管理工作擺上重要議事日程，從人、財、物三個方面給予保障。一是組織保障。把文書檔案管理列入當前醫院的一項重點工作來抓，醫院應該成立由單位一把手任組長，分管領導任副組長的“文書檔案工作領導小組”，與各科室層層簽訂文書檔案管理責任書。二是人員保障。選配專業對口、思想品質好、工作認真負責的員工擔任文書檔案管理工作人員，并保持相對穩定。在文書檔案審核要求上牢牢把握“嚴”“細”“全”“準”“精”“實”六字關口，對手續不全和不完整、不真實并有疑問的材料，堅決不準歸入文書檔案。三是經費和物質保障。醫院應該加大資金投入，對檔案室進行裝修改造，安裝了鐵門、鐵窗等，配備鐵質檔案密集柜，更新冷暖空調機、計算機、打印機、照相機、掃描儀、視頻監控器、滅火器、溫濕度計以及除塵器等，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設施。

（二）“四化管理”加強文書檔案建設。一是規范化管理。根據《檔案法》《歸檔文件整理操作必讀》及醫院對文書資料管理的相關規定,抓好文書檔案管理制度建設。二是環節化管理。對文書檔案的收集、整理、保管、利用和更新環節分派專人管理,定崗、定責,定期安排工作人員交叉審核,確保文書檔案收集的及時性、整理的明晰性、保管的嚴密性、利用的有效性和更新的現勢性。檔案管理人員務必確保歸檔文書檔案的真實性、準確性、完整性，這樣就能夠為文書檔案的查閱起到很好的向導作用。三是培訓化管理,加強專業知識學習培訓,有效提高文書檔案管理人員的管理技能、業務素質和理論水平。檔案方面的培訓內容通常包括檔案工作交流、檔案立卷操作、部門立卷、檔卷展評、檔案信息化、歸檔文件整理等。四是實效化管理。對醫院文書檔案分類、編號、存放,立卷清晰,確保隨時可以為業務辦理提供第一手準確、詳實的文書檔案材料。

（三）優質服務提高文書檔案工作效能。一是方便快捷。結合文書檔案的查閱特點，醫院要指派專業人員預先對所管理的文書檔案進行科學合理的分類編排和存放，對查、取檔做到“隨調隨查，隨查隨用”。二是主動服務。在接待查借閱文書檔案中，要注重創造良好的查閱環境和提高服務質量，及時、準確、主動地提供服務。三是文書檔案資料及時歸檔。要定期對文書資料歸檔，嚴防丟失。及時整理填充文書檔案，做到文書檔案分類準確、材料齊全、外觀整齊。四是文書檔案管理員在文書檔案收集工作中要增強責任感和使命感，耐心細致，不厭其煩地開展文書檔案工作。五是嚴格防范。醫院應該結合本單位的實際情況，制定完善的文書檔案管理制度，如《文書檔案保密制度》《文書檔案整理制度》《文書檔案查詢借閱制度》等，并根據制度規定，實行定期或不定期的檢查，切實把各項防范措施落到實處，并認真做好文書檔案查、取工作臺賬，堅持工作標準，嚴格工作紀律，對進出的文書檔案嚴格把關，履行好一系列手續，來龍去脈一落分明，確保文書檔案管理工作萬無一失。

四、醫院文書檔案管理的創新——信息技術的應用

隨著近年來信息技術的快速發展，為文書檔案管理提供了可靠的保證，也為文書檔案的規范化管理提供了許多的便利條件。信息技術在醫院文書檔案管理中應用，能夠將醫院文書檔案信息檢索方式發展為網絡檢索、智能檢索，提高了醫院文書檔案管理的利用率。同時，還能夠更好地加工、分析、提取、分類文書檔案信息資源，能夠提高文書檔案管理工作的效益。與此同時，數字檔案更易于修改、查詢、保存，更易于快速傳遞，大幅度降低了醫院文書檔案管理的成本，節約檔案管理人員的重復勞動。

（一）醫院文書檔案管理信息化的基本內容。計算機技術應用是醫院文書檔案管理信息化的核心內容，信息化的表現主要是對文書檔案信息資源利用計算機來進行管理，所以，醫院文書檔案管理信息化的基本內容具體如下：1.實現醫院文書檔案利用的網絡化。信息化技術的到來，醫院文書檔案管理的理念、方式、規模都隨之而出現了新的變化，由過去缺乏整體性、獨立性的文書檔案模式發展成為文書檔案信息管理模式，通過信息化技術來及時存檔、更新文本資料信息。在信息化時代，文書檔案服務已經轉變為以網絡服務為主，可以利用互聯網來向醫院文書檔案管理部門提出文書檔案利用申請，大大提高了文書檔案的利用率。2.實現醫院文書檔案信息的數字化。醫院文書檔案管理信息化的基礎就是文書檔案信息數字化，醫院務必要利用信息化技術來規范化、科學化、程序化管理醫院文書檔案文件的數字化進程，通過照片、掃描等途徑將傳統檔案轉化為數字文件，這樣一來，能夠有效、快速地調用處理大量的文書檔案資料，還可以全面保存、查核、錄入文書檔案數據，有利于文書檔案數據的保護及利用。3.實現信息檢索的自動化。計算機檢索能夠實現多角度檢索，具有效率高、速度快、響應快等的特點，這都是醫院傳統文書檔案管理所不具備的，特別在文書檔案數量較大時體現得更加明顯。

（二）醫院文書檔案的信息化建設措施。1.加強文書檔案信息化建設培訓。文書檔案工作是醫院最基礎的工作，務必要加強文書檔案信息化建設培訓。通過開展集中學習與自學、定期與不定期相結合的方式，促進了檔案管理員對文書檔案信息化管理的認識。而集中學習培訓的方式通常有2種方式，第一種方式是選派醫院檔案管理業務骨干去參加外省市縣的各類培訓；另外一種方式是定期對醫院各專兼職檔案員進行集中培訓。值得注意的是，培訓時務必要結合醫院的實際工作，務必要細致解讀《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》《紙質檔案數字化技術規范》及《歸檔電子文件移交與接收暫行辦法》等一系列標準規范及政策文件。2.遵循安全性原則，加強文書檔案信息化建設。在信息化時代，信息傳播時更要注意其安全性。文書檔案信息的安全主要是指文書檔案信息利用安全及文書檔案信息存儲安全。第一，要對文書檔案信息的安全保密工作予以高度重視，務必要基于國家的相應法律法規來要求醫院檔案管理人員樹立安全保密意識。第二，通過相應的技術手段及措施來建立起醫院文書檔案數據恢復、備份機制。第三，為了確保文書檔案信息的安全，盡量不要讓醫院的文書檔案內部局域網與外網連接。同時，要制定一系列的管理制度及管理辦法（涵蓋網絡維護、設備管理、信息維護、信息錄入等）來確保文書檔案管理系統的可控性、可靠性和安全性，用嚴密、規范、科學的制度來確保文書檔案系統的可靠運行。此外，還應該加大文書檔案管理系統的維護及管理，以便更好地提升系統的使用價值。在文書檔案管理系統的日常管理維護中，務必要基于實用、有效、快捷、方便的原則來發揮系統功能，及時進行文書信息數據更新，從而確保提高文書檔案管理工作的效率和質量。

五、結語

總之，醫院務必要轉變傳統的文書檔案管理模式，適應新變化，再造新流程。這不僅是手段的更新，也是實現文書檔案管理現代化的客觀要求，更是提高文書檔案管理水平的必經之路，對于醫院實現現代化管理提供強有力的支撐和幫助。

作者:朱月恒 單位:內蒙古鄂爾多斯市中心醫院