高校科研檔案管理成因及對策

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摘要：分析了科研檔案管理中信息粘滯的成因，主要是信息源對信息表達不清晰、信息的傳播途徑不暢通以及信息接受者的接受能力不強。提出在科研檔案管理中的應對策略和解決途徑，以提高科研檔案管理工作的質量。

關鍵詞：檔案管理；科研檔案；信息粘滯；學校管理

科研檔案是在科學技術研究活動中直接形成，具有保存價值的各種形式和載體的文件資料，是科研活動的真實記錄，是重要的信息資源和知識寶庫。收齊、管好、用好科研檔案也是擺在檔案管理工作人員面前的課題。許多學者和檔案工作者對檔案管理進行了多方面的研究。文獻[1]提出以知識管理的理念和方法構建檔案管理體系，制定適合科研機構的知識管理策略的檔案規劃，建立覆蓋全單位、全體員工的檔案管理體系，把技術骨干培養成兼職檔案人員，使檔案工作緊密結合科研創新工作，充分發揮檔案管理的作用，促進單位知識結構的優化與調整。文獻[2]提出高校檔案部門可以通過建立數字化檔案館、校園網站和社交媒體來完善科研檔案管理與服務工作。本文以信息粘滯理論研究高校科研檔案管理工作，分析其中信息粘滯問題的成因，提出應對策略，以進一步提高高校科研檔案管理工作的業務水平。

1信息粘滯的概念

MIT斯隆管理學院VonHipple教授認為：“在技術問題解決過程中所需要的信息，包括信息的獲得、轉移和在新環境下的應用，這些通常是需要成本的，稱為信息粘滯”[3]。Szulanski認為“粘滯信息”可以擴充到知識層面上，認為“知識粘性”就是“內部轉移知識的難度”，具有這種特點的知識稱之為“粘滯知識”，并認為知識的特性、知識的發送方、知識的接受方、知識轉移環境是知識粘性的成因[4]。Cohen和Levinthal提出信息粘滯與信息處理環節各方的特點和能力有關，如信息源能否清晰表達信息，接受者吸收信息的能力是否足夠強，以及信息傳輸路徑是否受到噪聲干擾[5]。依據Polanyi的觀點，知識可以分為隱性知識和顯性知識，隱性知識是難以用語言明確表達的知識[6]。任何知識都包含不同比例的顯性知識和隱性知識，隱性知識難以轉移，粘性較強，即粘滯知識。粘滯知識是導致知識粘性的核心原因[7]。馮帆、廖飛指出：知識的內隱性和因果模糊性、接受者的吸收能力、知識發送者轉移意愿，影響知識粘性[8]。國內還有一些學者在不同的應用領域開展了信息粘滯問題成因的研究。文獻[9]提出知識源、知識受體、知識源與知識受體之間的距離、知識的性質，是造成產學研合作中知識粘性產生的原因。文獻[10]認為知識的復雜性、接受者的吸收能力、知識保護，導致企業之間出現知識的粘性。文獻[11]將新產品開發中的需求信息粘滯及其成因分為可以控制的信息粘滯和不可控制的信息粘滯，對可控信息粘滯可以通過加強信息轉移的管理來解決，對來自信息本身屬性的粘滯，要通過為顧客提供開發工具和手段，增強顧客的創新能力，使顧客能夠自己動手解決問題。綜上，知識粘性是普遍存在的，科研檔案管理中也存在知識粘性，即信息粘滯，需要認真分析其成因，找到消除信息粘滯的辦法，提高工作效率和質量。

2科研檔案收集和利用中的信息粘滯問題

科研檔案收集是一項基礎性工作，需要科研管理機構、檔案管理機構和項目負責人各負其責，才能順利完成。其中，承擔科研任務的項目組是科研檔案收集工作的主體，項目負責人就是檔案工作的負責人。按照國家規定，項目負責人應當指派專人負責項目檔案收集工作。在高校中，被項目負責人指派為負責檔案工作的專人大多是研究生，而并非檔案專業人員。很多研究生不熟悉項目檔案的歸檔范圍和檔案的整理規范，存在信息粘滯，因而工作中容易造成項目檔案不齊全、文件制作不規范等問題。在高校，研究生是科研工作的重要力量。受學制的限制，研究生一般要在3~5年內完成項目的某一專題研究。有時研究生已畢業離校，項目組沒有進行歸檔工作，使項目檔案往往不完整，造成了信息粘滯。信息粘滯對科研工作的直接影響是后續科研工作困難，大大降低了科研工作的效率。科研工作的原始數據、實驗記錄是科研檔案的重要組成部分，也是檔案收集的難點。檔案收集困難的原因，一是目前國內對實驗記錄沒有標準化，很多實驗記錄不完整、無簽署，不但造成信息粘滯，而且也失去了其作為檔案的憑證價值；二是很多科研項目為保護知識產權而不愿意把實驗數據交給檔案館。在實際工作中，原始記錄的證據作用是非常重要的。原創性科研成果需要原始數據來支撐。例如在引起關注的韓春雨事件中，有人發現韓春雨中報道的實驗不能復制。澳大利亞國立大學研究者蓋坦•布爾焦呼吁《NatureBiotechnology》雜志要求韓春雨公開原始數據；而韓春雨沒能提供原始數據來澄清問題，被認為學術造假。這一事件還證明，原始數據對追蹤學術不端行為也起到重要作用。可見，要做好高校科研檔案的信息收集工作，就要消除這些信息粘滯問題。高校科研檔案的利用率較低是檔案利用環節的信息粘滯問題。信息粘滯的原因主要是：（1）科研檔案專業性強，對檔案利用者的知識背景要求高；（2）高校科研檔案屬于內部資料，不能像圖書一樣被公開，利用者不能自由獲取檔案信息；（3）庫藏檔案多為紙版資料，只能到館查閱，非常不方便。

3信息粘滯成因分析

信息本身和信息傳遞、轉移的各要素都會產生信息粘滯。如果信息本身屬性特殊，需要特殊編碼來表達，則會產生信息粘滯，高校科研工作中的創新性成果往往具有這樣的特點。例如新理論、新概念等第一次發表，只有少數相關領域研究的人能理解，而對大多數人不能理解，即造成信息粘滯。如果信息來源不能清晰地表達信息，信息是無法準確傳遞出去的，也是造成信息粘滯的原因。高校科研檔案工作中收集、整理的過程可以被看作是信息源表達信息的過程，在檔案收集、整理工作流程中產生的信息粘滯問題，可以歸結為信息源不能清晰表達所造成的信息粘滯，而保證科研檔案的完整性、有效性和規范性，就是信息源清晰表達信息的具體體現。信息傳遞、轉移的路徑是信息的傳輸路徑。信息傳遞過程中如果遇到阻礙，也會產生信息粘滯。傳輸路徑的阻礙既包括選擇傳遞的路徑不通，以致信息無法到達接受者處，也包括外來信息干擾使原信息失真。高校科研檔案利用環節存在的信息粘滯問題較多的是信息傳輸路徑不暢產生的。信息接受者處于信息傳遞過程的末端，當接受者能力不足時，無法理解傳輸過來的信息，也會造成信息粘滯。高校科研檔案利用環節中檔案利用人群僅限于本專業的科研人員，不能在教師、學生當中廣泛傳播，就是信息接受者能力不夠造成信息粘滯的表現。

4解決信息粘滯問題的對策

通過分析可以看到，要消除信息粘滯，應當從信息源、信息傳播途徑、信息接受者3個要素著手改進。4.1促進信息源完整表達信息的意愿。科研人員是產生科研檔案的信息源。要獲得高質量的科研檔案，就需要讓科研人員愿意把研究過程和成果通過文件或者其他適當的形式表達出來，并且要表達完整、規范。在高校，首先要加強對教師、學生和科研人員的教育和培訓，提高他們的檔案意識，掌握檔案的相關知識和工作方法。教師、學生和科研人員的積極參與，不僅可以提高檔案管理工作質量，也是文化傳承、獲取科技知識的有效途徑和必要手段。其次，要制定記錄原始實驗數據的標準和規范，使這些科研檔案信息得以清晰地表達，并且更具有憑證價值。第三，健全和完善學校各院系的科研管理制度，將按時完整、準確、規范歸檔作為項目負責人、院系科研檔案管理人員以及科研人員的崗位職責和考核標準，并將考核結果與單位、個人績效掛鉤，用制度保證科研檔案的完整性。4.2消除信息傳播的噪聲，拓展信息傳輸途徑。加強科研檔案的信息化，通過互聯網擴大科研檔案的利用范圍，傳播和利用科研成果。這不僅是消除信息粘滯的需要，也是時代進步的要求。我國的檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程[12]。促進科研檔案公開利用，提供像圖書一樣開架查閱服務，可以有效地擴大讀者范圍。這也是檔案工作的大勢所趨。2016年國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確規定要“制定檔案數據開發計劃”“優先推動與民生保障服務相關的檔案數據開放”。檔案數據作為大數據治理進程中的重要組成，作為國家治理能力轉型的重要力量，檔案工作從傳統檔案管理向新時代檔案數據管理的轉型勢在必行[13]。時代為消除檔案管理工作的信息粘滯提供了契機。4.3提高信息接受者的接受能力。為促進科研檔案的利用，可以把科研檔案當作相關專業學生的教學培訓資料，通過查閱檔案，讓學生對課堂理論與實踐相結合有感性認識，提高學生的專業水平。這是更提高信息接受者的接受能力的有效途徑。

5結語

科研檔案管理工作中存在的收集難、利用不充分的問題，即是信息粘滯問題。信息源表達不清晰、傳輸途徑不暢通、信息接受者能力不強，都會造成信息粘滯。從信息源、傳輸途徑、信息接受者3方面采取措施消除信息粘滯，可以提高科研檔案管理工作的質量，更好地發揮科研檔案在高校科研工作中的作用。

作者:于東梅 單位:清華大學