高校科研檔案管理現狀及對策

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摘要:當前，國家和廣東省把深化科技體制改革擺在突出位置，對高等學校科研管理工作和技術創新提出了新的任務和要求，科研檔案管理是高校科研工作中不可或缺的一部分，發揮著推動高校科技創新、保護知識產權和實現科研成果效益最大化的作用。但隨著科研體制機制改革的逐步深入，廣東高校科研檔案管理工作存在的問題越來越明顯，應從增強高校科研檔案意識和產權意識、建立切實可行的科研檔案管理模式和推動高校科研檔案的數字化管理和服務等方面入手加強高校科研檔案管理。

關鍵詞:科研體制機制改革;高校;科研檔案管理

2015年9月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《深化科技體制改革實施方案》，方案中提出了高校要深化科研體制機制改革，大力增強原始創新和服務經濟社會發展能力。2015年11月，廣東省人民政府的《廣東省人民政府辦公廳關于深化高校科研體制機制改革的實施意見》中指出，創新高校科研組織管理形式、激發高校科研創新活力，創新高校科研評價考核機制等。國家和省對高校科研管理和科技創新提出新的要求，指明了高校科研管理和服務的方向。科研檔案管理是科研工作中不可或缺的一部分，是一項基礎性、復雜性和服務性的工作，在高校科研工作中發揮了重要的作用。2018年12月，國家檔案局、科技部《科學技術研究檔案管理規定(征求意見稿)》，是在當前深化科技體制改革，推動創新型國家建設的背景下制定的，是《科學技術研究檔案管理暫行規定》頒布實施了30多年來的第1次修訂。目前，高校在科研活動中產生的檔案資料越來越多，科研檔案的資源數據也越來越龐大，但廣東高校科研檔案的管理工作發展緩慢，存在諸多的問題，制約著高校科研創新能力的進一步提升，已不能適應科研體制機制改革的需要。科研檔案管理如何能更好地為高校科研工作服務是科研管理工作者需要思考和亟待解決的問題。

一、高校科研檔案管理的重要意義

高校科研檔案是指高校在科學研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的材料。科研檔案是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富，必須確保完整、準確、系統、安全以便開發利用。它主要的作用在于:(一)有利于推動高校科技創新。高校科研工作是一項創造性的活動，科研檔案完整地記錄了科研活動的全過程以及取得的科研成果。科研活動具有繼承性和連續性，越是高水平、高難度的科研工作越是需要科研檔案的支撐。豐富的科研記錄和信息儲備能使當前科研人員更多更好地掌握自身研究領域的前沿動態，極大地激勵和促進新靈感、新技術、新概念和新規律的萌發，為高校科研持續創新帶來不竭的動力和源泉。由此可見，科學創新離不開系統、完整和準確的科研檔案。(二)有利于保護知識產權。高校是自主知識產權相對密集的場所，知識產權作為高校科研競爭力的重要指標，必須加強保護和管理。對高校科研檔案加強保護實際上就是對科技創新活動的核心技術、研究成果等知識產權的保護，保證了知識產權人在各階段的科研成果轉化和利用，保障高校自主知識產權管理處于可控狀態，防止科研成果的丟失和泄露，維護了科研人員的權益。(三)有利于實現科研成果效益最大化。高校科研檔案管理工作并不僅限于科研材料整理、歸檔和保管，還包括歸檔后的科研成果推廣和再利用。科研檔案是科研與效益之間的重要媒介，新技術的研發需要以大量的充分的科研檔案和數據作為基礎，一旦研發成功，又要依靠科研檔案加以推廣和實施。因此，要實現科研成果經濟效益和社會效益的最大化，系統的、完整的、準確的科研檔案發揮著重要作用。

二、高校科研檔案管理現狀和存在的主要問題

隨著科研體制機制改革的逐步深入，科研項目及科研經費的來源渠道多樣化，科技活動也呈現出多種情況，科研檔案的歸檔范圍擴大，特別是隨著廣東省深化高校科研體制機制改革，各高校著力搭建產學研合作平臺，擴大和深化高校科研開放合作，科研檔案的數量大、周期長、載體形式多樣化的特點及出現的問題越來越明顯，已經不能適應高校科研活動迅速發展的新需求，主要表現如下:(一)科研人員對科研檔案認識存在偏差。一方面，相當一部分高校管理人員及科研人員認為科研檔案管理只是一項常規性的行政事務，往往忽略了其在整個科研工作中舉足輕重的作用，缺乏對科研檔案管理深層次的研究，對科研檔案工作的重視不夠、投入不足。另一方面，不少科研管理部門有“重藏輕用”的觀念，對科研檔案仍處在統計、分類、歸檔的層面，其開發利用率低，沒有發揮其應有的價值。再一方面，許多科研人員缺乏正確的知識產權觀，總覺得科研成果是個人資源，不愿意或不及時參與到科研檔案管理活動中，把一些重要的資料原件自行保存，只愿上交復印件到學校，使資料喪失了保存的價值。(二)科研檔案管理規章制度不完善。1987年頒發的《科學技術研究檔案管理暫行規定》，對科研檔案的收集范圍、歸檔要求作了明確的規定，但缺乏強有力的監督制約機制。據從廣東省各高校官網了解，省內大多高校并沒有制定科研檔案管理的相關規章制度，這導致科研檔案的管理涉及的多個主體如檔案管理部門、科研管理部門、科研人員等存在職責分工不明確，相互推諉，缺乏監管和問責的現狀;也沒有相應的制約手段規定有關責任人把與之相關的科研活動材料必須上交齊全，所以科研檔案歸檔不及時，不完整的情況常有出現，往往有檔案，但盒內只有寥寥幾張紙。科研人員存在的重申報、輕歸檔，重形式、輕內容，重短期、輕長遠等問題，亟待完善的規章制度制約。(三)科研檔案管理手段落后。目前廣東許多高校科研檔案主要還是采用紙質材料歸檔方式，傳統的紙質案卷歸檔周期長、難度大、效率低，以及后續的檔案查閱不方便、利用率不高，同時也影響了保密程度。這樣的管理手段已不能滿足快速發展的科研檔案管理要求，也不利于檔案資源的再開發利用。科研檔案數字化已成為另一種重要的保管形式。雖然當前已有不少科研檔案管理部門使用計算機等信息設備來存儲部分科研檔案，但總體上不少廣東高校的科研檔案管理的數字化、信息化水平不高，再加上一些客觀問題如專項經費有限，沒有配備專門的科研檔案管理系統，校園網建設上不到位，服務器負荷過重等，已不能適應科研檔案管理與科研人員咨詢服務的要求。

三、加強高校科研檔案管理的對策

(一)增強高校科研檔案意識和產權意識。首先，高校分管科研工作的領導和科研部門負責人要對科研檔案的收集、建檔、歸檔等工作予以高度的重視，充分意識到科研檔案管理工作在科技創新、決策咨詢、學科建設等方面的基礎性和支撐作用，支持學校科研檔案管理工作，包括必要的軟硬件設施、人員配備和培訓、專項經費、制度建設等方面，力推本校科研檔案管理工作的規范化和現代化。其次，高校科研檔案管理服務人員要正確認識科研檔案工作的重要地位和作用，強化科研檔案意識，積極地由被動咨詢轉化為主動服務，注重管理實效，尤其是科研檔案的再開發利用，多參加業務培訓以及自覺地與進俱進地提高自身業務水平和知識結構，了解整個檔案管理工作的各個環節以及各環節之間的有機聯系。再次，科研人員要正確認識科研成果的知識產權歸屬問題。高校科研人員在本職工作中利用學校的條件和資源所完成的發明創造或者其他科研活動的研究成果、核心技術等不屬于科研人員的私人財產，其知識產權歸學校所有，科研人員應當根據相關要求向學校科研檔案管理部門提交原始資料歸檔。(二)建立切實可行的科研檔案管理模式。新修訂的《科學技術研究檔案管理暫行規定》已面向社會公開征求意見，對于高校科研檔案管理工作來說，這即是一個要求，也是一個契機，各高校要根據新頒布的科研檔案管理規定結合實際建章立制，理順科研檔案歸檔程序和要求。首先，根據《普通高等學校檔案管理辦法》，制度中要體現“三納入”、“四同步”的管理要求。“三納入”即科研檔案工作要納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員崗位職責范圍。“四同步”即科研項目檔案與科研項目的同步布置、同步檢查、同步總結和同步驗收。其次，通過建立制度實現科研檔案全方位的有效管理，包括綜合性的科研文件檔案，如上級和學校的科研規劃、科研成果、科研經費管理文件、重要會議記錄、科研統計報表、科技年報、各類科研匯編材料等;科研項目檔案，如各級各類縱向、橫向項目等;專利、成果獎勵申報材料和證書;聲像、實物檔案。再次，通過建立制度實現科研檔案的全過程系統管理，主要針對科研項目，在項目負責人提交申報、經費預算、立項、中期檢查、變更、結項、成果等材料時科研管理部門應讓項目負責人備多一份，以便學校存檔;校級項目和橫向項目應在簽訂合同時就加入關于檔案歸檔的條款;在經費下撥、項目中期檢查等階段控制檔案的收集歸檔。總而言之，高校應結合自身實際情況多方位、全過程細化科研檔案歸檔的要求，從制度上確保科研檔案歸檔的及時、完整和準確。(三)推動高校科研檔案的數字化管理和服務。紙質檔案易受到外部環境的影響，如塵染蟲蛀、潮濕霉變等，還需要大面積的庫房存放和人力物力日常維護，而且傳統手工操作的科研檔案管理手段也存在局限性，不僅效率低還容易出錯。雖然目前不能實現科研檔案管理的無紙化，一些資料、證書原件還是要按規定期限存檔，但數字化的科研檔案管理手段已是大勢所趨，數字化檔案支持的信息資源龐大，能極大優化科研檔案管理的進程，不僅減少了管理成本，還提高了檔案的利用率和實現資源共享，為高校科研人員早出成果、快出成績提供了有力保障。所以高校應加強和完善科研檔案管理和服務工作信息化的意識和程度，推行傳統檔案保存和數字化保存并舉的管理方式，結合實際，科學論證，加快學校科研檔案信息化的軟硬件配置，建立相關數據庫管理系統，將檔案資料掃描入庫，完成數字化存儲。一方面，要逐步地推進科研檔案目錄數字化、有條件的實現全文數字化;另一方面，要分級設置權限，不同主體和人員在科研檔案管理系統中的角色和權限不同;再一方面，構建起科研檔案管理部門項目負責人所在二級單位、項目負責人以及科研人員各主體之間協同聯動的科研檔案信息共享機制，實現科研檔案寶貴價值的最大化。在推進科研檔案數字化的進程中，還要注意兩個問題，一是要確立科研檔案管理數字化建設的標準，規范工作程序和細化入庫要求;二是建立科研檔案數字化建設的安全防范保障體系，采取可靠的防范技術和措施，確保科研檔案信息和網絡安全。

參考文獻:

［1］《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6號)．

［2］關曼苓．高校科研檔案歸檔問題研究［J］．哈爾濱職業技術學院學報，2011(02)．

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［4］陳小娟．國家科研機構管理體制改革背景下科研檔案的管理策略［J］．黑龍江檔案，2012(2)．

［5］朱錕．在新形勢下加強高校科研檔案的科學化管理［J］．黑龍江高教研究，2015(10)．

作者:陳關怡 單位:廣東海洋大學