淺析科研院所檔案管理多元性

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摘要：介紹了科研院所陳舊檔案管理體系導(dǎo)致資料不完整、不規(guī)范，嚴(yán)重影響文件傳達(dá)、服務(wù)大眾和單位運(yùn)營的及時(shí)有效合理性。針對新形勢下如何改革、改善科研院所檔案管理模式，建立合理且有特色的管理體系，做到記錄表格化、文件手冊化、程序常態(tài)化的要求，對當(dāng)前科研檔案管理特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行技術(shù)分析，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代特色，采用創(chuàng)新思維，加強(qiáng)管理監(jiān)督，解決文件管理帶來的問題。

0引言

隨著科技的快速發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，我國對科研的實(shí)施和推廣力度日益加強(qiáng)，而重大科研項(xiàng)目的積極開展離不開眾多高校及科研院所的鼎力支持，因此，為加強(qiáng)企業(yè)間交流、增強(qiáng)科研院所戰(zhàn)略合作、提升自身科研水平同時(shí)，各類型的文件及檔案將頻繁被使用，齊全的檔案管理體制將使得企業(yè)自身優(yōu)越性得到提升，從而抓住機(jī)會(huì)，迎接挑戰(zhàn)。檔案規(guī)范化管理對科研項(xiàng)目順利開展起到關(guān)鍵性作用，摒棄陳舊的亂堆亂放查閱繁瑣不便、手工記錄速度慢、無借閱及歸還記錄檔案丟失等管理制度，采用新型的管理體系使得檔案管理制度化、集中化、信息化、常態(tài)化才能保障檔案在存放和查閱過程中具有安全、持久、高效等優(yōu)勢，提高科研院所的團(tuán)隊(duì)運(yùn)營效率，增強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，為我國的檔案管理提供參考，為科技發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1檔案管理制度化

目前科研院所檔案管理中存在人員管理意識(shí)欠缺、設(shè)備陳舊老化、軟件更新不存在更新?lián)Q代等缺點(diǎn)，這就需要對相關(guān)設(shè)備硬件及軟件進(jìn)行更換，讓電子檔案管理的優(yōu)勢得到發(fā)揮，讓管理人員的職能發(fā)揮作用。建立一套完善的規(guī)章制度，做到工作職責(zé)明確、業(yè)務(wù)銜接順暢、技術(shù)規(guī)范清晰。

①建立檔案管理責(zé)任制。編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，同時(shí)編制檔案應(yīng)用狀況影響和檔案信息。并且隨時(shí)做好向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)單位檔案工作統(tǒng)計(jì)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，方便上級部門快速了解該單位，提升監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作效率。

②建立檔案保管制度。檔案管理人員須至少4人以上，并定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料，發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。同時(shí)檔案保存，檔案和資料，也必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。此外，檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

③檔案使用和保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按科研院所管理體系嚴(yán)格執(zhí)行，其中保密檔案及文件材料要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

2檔案管理集中化

從運(yùn)行情況看，分散的數(shù)據(jù)管理易造成：檔案管理粗放、占用資源較多、存放地點(diǎn)分散，檔案人員素質(zhì)參差不齊。從集中化的管理角度分析，科研院所應(yīng)做到：

①加強(qiáng)檔案儲(chǔ)存管理方式，集中各學(xué)院與部門檔案資料設(shè)立單獨(dú)檔案儲(chǔ)存室，并對現(xiàn)有檔案按年限、按種類歸檔，由專門檔案管理員負(fù)責(zé)管理確定檔案實(shí)效性并適時(shí)更新或銷毀，并對人員定期進(jìn)行考核、考評。

②加強(qiáng)檔案管理人員間工作協(xié)作、經(jīng)驗(yàn)交流、業(yè)務(wù)考察和培訓(xùn)等活動(dòng)，提升專業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，擴(kuò)充檔案管理人員的視野。同時(shí)檔案管理人員要真正以實(shí)際行動(dòng)處罰，不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí)，提升自己綜合素質(zhì)，從而進(jìn)一步檔案集中化管理水平。

③加強(qiáng)檔案的內(nèi)部控制管理，積極做好每項(xiàng)工作，并在集中化、規(guī)范化基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)其他人員積極完善檔案的全方位管理。

3檔案管理信息化

傳統(tǒng)的檔案管理方式由于認(rèn)為輸入與管理檔案信息，并無其他設(shè)備輔助管理十分復(fù)雜而且速度較慢，而機(jī)械化的認(rèn)為管理難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障。從信息化的管理角度分析，科研院所應(yīng)做到：①將“信息”、“資源共享”、“儲(chǔ)存與檢索”等信息學(xué)理論與名詞引入檔案學(xué)，將檔案信息資源管理融為一體，提高檔案借閱查看率，增進(jìn)體制內(nèi)部人員知識(shí)水平。②將檔案信息公開化。做到科研信息資源共享、人員技術(shù)能力可見的社會(huì)化程度，解決科研院所“孤軍奮戰(zhàn)”、“互不關(guān)聯(lián)”的傳統(tǒng)體制，解放被禁錮的科研思維，不僅能夠其他使用者全面、準(zhǔn)確、快速、方便地提供信息價(jià)值，也便于科研院所密切注視社會(huì)實(shí)踐的新發(fā)展、新動(dòng)向，提高知名度。③建立文件查詢管理體系。檔案管理者在了解自身需求基礎(chǔ)、發(fā)展趨勢的前提下，系統(tǒng)性地編制檔案目錄、索引、指南、種類等檢索體系材料，有效地幫助檔案管理部門快速檢索檔案資料狀況，引導(dǎo)檔案使用部門順利便捷查找檔案。④建立無紙化辦公系統(tǒng)。以檢驗(yàn)檢測報(bào)告為例，其出具過程中涉及多人員簽字程序，若相關(guān)人員因公外出則導(dǎo)致報(bào)告出具拖延；報(bào)告完成后，在郵寄給相關(guān)企業(yè)過程中亦有可能造成丟失、損壞等現(xiàn)象；企業(yè)在保存報(bào)告時(shí)，同樣存在丟失、損壞、周轉(zhuǎn)不及時(shí)等因素，對企業(yè)及單位本身都會(huì)造成影響。為適應(yīng)新形勢下節(jié)能環(huán)保和物聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，無紙化辦公因具有易學(xué)易用性、高度的網(wǎng)絡(luò)安全性、高度的靈活性等特性，可做到：加快信息傳遞、規(guī)范包公管理流程、提高辦事效率。此外，合理的無紙化辦公系統(tǒng)可為單位政務(wù)信息、公文流轉(zhuǎn)、溝通交流、知識(shí)管理、日常事務(wù)、個(gè)人事務(wù)、公共信息、系統(tǒng)維護(hù)等八大部分提供有力的保障，并能夠協(xié)同辦公系統(tǒng)與人力資源管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理、客戶關(guān)系管理、檔案管理、車輛管理等系統(tǒng)共同構(gòu)成和暢協(xié)同辦公平臺(tái)、數(shù)據(jù)共享，從而徹底消除了企業(yè)內(nèi)部的信息膨脹和信息孤島。

4檔案管理常態(tài)化

檔案管理工作比較瑣碎、細(xì)致，要求檔案管理人員腦勤、口勤、手勤，同時(shí)也要求檔案使用人員積極配合管理者積極主動(dòng)地做好檔案工作，在檔案使用中需做到：

①在源頭上掐斷檔案涂改造假的可能。檔案在提交管理時(shí)必須由當(dāng)事人簽字，確保原件真實(shí)性，同時(shí)管檔科室還需建立相應(yīng)的臺(tái)賬，杜絕蒙混過關(guān)的現(xiàn)象，確保單位檔案的公信度。

②注明檔案保管及借出種類。由檔案管理人員填寫《檔案使用歸還登記表》，并由負(fù)責(zé)人簽字，必要時(shí)加蓋公章。檔案工作人員對所歸材料逐一仔細(xì)核對，不符合借出時(shí)的原始條件，堅(jiān)決拒收，并向上級匯報(bào)。

③做好日常管理的考勤及班次交接，要求檔案管理人員積極動(dòng)手、相互協(xié)助、積極交流，按照“一事一記、一年一審”要求，日常獎(jiǎng)懲情況和履責(zé)評議年終考核情況逐一記錄在冊，著實(shí)做好對各類檔案的日常管理。

5總結(jié)

綜上所述，科研院所的檔案管理工作對于單位自身意義重大，檔案管理人員的作用也更需加強(qiáng)。通過建立檔信息制度化、集中化、信息化、常態(tài)化等多元素相結(jié)合才能對自身情況做充分的了解，才能及時(shí)有效的發(fā)揮各種檔案的重要作用，更有助于提高工作效率、提升知名度，才能抓住合作機(jī)遇，積極推動(dòng)科技進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈曉雪，安寧.現(xiàn)行企業(yè)檔案管理模式下的檔案管理成本研究[J].檔案建設(shè)，2015（9）：26-29.

[2]陳陽.黨校方案管理規(guī)范化研究[J].檔案管理，2017（02）：93-94.

作者:汪艷華 李瑞宇 梁超華 黃思華 單位:廣東省特種設(shè)備檢測研究院順德檢測院