勘察設(shè)計類檔案管理綜述

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1引言

面對日益激烈的市場競爭，我國勘察設(shè)計咨詢業(yè)迫切需要增強自身知識產(chǎn)權(quán)保護意識，同時承認并尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)及合法權(quán)益。為了保護與管理勘察設(shè)計咨詢企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，鼓勵技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)明創(chuàng)造，豐富與發(fā)展原創(chuàng)性智力成果，增加企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)的數(shù)量并提高其質(zhì)量，增強企業(yè)自主創(chuàng)新能力和市場競爭力，同時尊重并合法利用他人的知識產(chǎn)權(quán)，為此，對勘察設(shè)計文件檔案管理具有極其重要的作用。本文通過明確勘察設(shè)計文件檔案管理的對象及特點，探討了其管理的方法及程序，并針對目前勘察設(shè)計文件檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的對策，為進一步完善我國勘察設(shè)計文件檔案管理提供了有益的參考。

2檔案管理的對象及特點

勘察設(shè)計的文件檔案主要包括勘察、設(shè)計、咨詢活動和科研活動中形成的，以各種載體所表現(xiàn)的文字作品、圖形作品、模型作品、建筑作品等勘察設(shè)計咨詢作品。勘察設(shè)計文件檔案包括以下內(nèi)容：

1)工程勘察投標方案，專業(yè)工程設(shè)計投標方案，建筑工程設(shè)計投標方案。工程咨詢投標方案等；

2)工程勘察和工程設(shè)計階段的原始資料、計算書、工程設(shè)計圖及說明書、技術(shù)文件和工程總結(jié)報告等；

3)工程咨詢的項目建議書、可行性研究報告、專業(yè)性評價報告、工程評估書、監(jiān)理大綱等；

4)科研活動的原始數(shù)據(jù)、設(shè)計圖及說明書、技術(shù)總結(jié)和科研報告等；

5)企業(yè)自行編制的計算機軟件、企業(yè)標準、導則、手冊、標準設(shè)計等。

勘察設(shè)計文件檔案管理有如下特點：

1)成套性。一個勘察設(shè)計項目所形成的若干相關(guān)文件材料，這些文件材料既以不同工作階段相區(qū)別，又與總體科技程序和科技內(nèi)容相聯(lián)系，構(gòu)成了一個反映該項目勘察設(shè)計活動的材料整體，是一個密切聯(lián)系、有機結(jié)合的整體。

2)專業(yè)技術(shù)強。我院是廣西自治區(qū)唯一的公路工程專業(yè)勘察設(shè)計甲級院，其專業(yè)技術(shù)檔案又具有專業(yè)性強、科技含量高、分類細致等特點。勘親設(shè)計類檔案具有較強的專業(yè)性，不同的專業(yè)又有著不同的技術(shù)內(nèi)容和方法，在哪一個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域形成的檔案，就集中地反映哪一個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的科技內(nèi)容及相關(guān)的技術(shù)方法和手段。

3)利用率高。近年來，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展和專業(yè)技術(shù)普及率的提高，檔案的查詢和使用的機率越來越高，有些項目可以大量地、重復多次地運用于新的勘察設(shè)計項目，特別是記述和反映新技術(shù)、新工藝的檔案，其利用率更高。

3方法及程序

為確保歸檔的勘察設(shè)計文件完整、準確，便于檔案資料的查閱使用、質(zhì)量問題的追溯、落實質(zhì)量終身責任制，根據(jù)目前國內(nèi)勘察設(shè)計文件檔案管理的發(fā)展狀況、經(jīng)驗和趨勢，結(jié)合質(zhì)量管理體系GB／T19001—2008一IS09001：2008標準和我院的成功經(jīng)驗，對各階段勘察設(shè)計成果文件、記錄和資料歸檔的種類、歸檔文件的裝訂要求、歸檔交接方法、責任等提出以下管理方法和程序：

3．1按不同階段項目歸檔文件的種類要求

l、預可行性研究、可行性研究、方案設(shè)計、初步設(shè)計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)在接到主管部門批文時追加歸檔有關(guān)的批復文件。裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿，分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報告、技術(shù)工作總結(jié)，質(zhì)量記錄等保存在承擔項目部門，保存期三年。

2、施工圖設(shè)計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)上述成果提交后一個月內(nèi)，提交下列文件歸檔：勘察設(shè)計成果的藍曬底圖清樣、裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報告、技術(shù)工作總結(jié)裝訂成冊的質(zhì)量管理記錄，包括：產(chǎn)品要求評審記錄及各種附件、項目工作計劃、勘察大綱、勘察成品檢驗記錄、技術(shù)及安全交底記錄、外業(yè)驗收記錄、設(shè)計輸入登記表、假定輸入單、技術(shù)指令、互提資料單、互提資料單、設(shè)計評審記錄、設(shè)計確認情況表、勘察、設(shè)計、測量成品批準放行單c)設(shè)計過程中與顧客之間涉及質(zhì)量責任的來往文件及處理記錄。

3、工程竣工(交工)驗收后一個月內(nèi)，提交下列文件歸檔：a)有常駐工地設(shè)計代表的：工地日記及相關(guān)附件、設(shè)計修改通知書、現(xiàn)場照片b)無常駐工地設(shè)計代表的：服務(wù)驗證表、設(shè)計修改通知書、現(xiàn)場照片、后期服務(wù)期間，與顧客之間涉及質(zhì)量責任的來往文件及處理記錄。

4、竣工(交工)驗收后如發(fā)生與項目有關(guān)的記錄要隨時歸檔。

5、工程地質(zhì)勘察項目：工程地質(zhì)勘察報告及有關(guān)附件、內(nèi)容完全一致的電子光盤、勘察大綱、校審記錄及校審的原稿、成果清樣、外業(yè)驗收記錄、勘察成品批準放行單、技術(shù)總結(jié)。

3．2歸檔手續(xù)

1、項目負責人將符合本規(guī)定要求的歸檔文件整理、裝訂好，填寫《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》一式2份；

2、將歸檔文件和《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》一起送檔案室歸檔；

3、檔案員按本規(guī)定的內(nèi)容對《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》中的歸檔文件及數(shù)量一一核對，確認無誤后簽收。一份《勘察設(shè)計項目文件歸檔交接表》退歸檔人作為存檔依據(jù)，另一份留檔案室備查；

4、檔案員對不符合規(guī)定要求的歸檔文件有權(quán)拒收。

4問題與對策

目前勘察設(shè)計檔案管理存在的主要問題是：資料檔案常有收集遺漏或未及時歸還的；檔案管理人員的思想及素質(zhì)未能跟上；管理的硬件和軟件有所不足；單位對檔案管理的宣傳力度和員工對此的重要性有所欠缺。對策：①作為檔案管理人員要積極主動地配合勘察設(shè)計部學術(shù)．Academ_cs門主動地收集遺漏或未歸還的勘察設(shè)計文件。②加強對檔案管理人員的培訓，提高專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心。嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)，成為能達到交通勘察設(shè)計業(yè)務(wù)知識與檔案專業(yè)知識的復合型人才。⑤加大投入，對勘察設(shè)計檔案進行科學化、規(guī)范化管理及各種基本檢索工具的使用方法，能快速準確地提供服務(wù)。強化科技檔案資料管理工作中的信息化程度，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做到科學管理、資源共享、科技檔案管理信息化。④進一步完善科技檔案資料管理工作中的質(zhì)量管理體系在院總質(zhì)量管理目標要求和指導下，制定好科技檔案資料管理的部分質(zhì)量工作手冊，進一步完善科技檔案資料管理的規(guī)章制度和有關(guān)管理工作的質(zhì)量體系運行手冊，明確各工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量責任，并在工作中努力尋求持續(xù)的改進和完善。⑤及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記汞，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時的、有效的檔案資料或信息。此外，當采用電子化進行管理時，應(yīng)注意電子資料的安全保密性，須防范計算機病毒及電子資料的保密。須采用防火墻、防病毒軟件，對電子資料加密及身份識別，設(shè)置相關(guān)人員的管理、借閱權(quán)限，對不同等級的電子資料，針對不同的借閱人員設(shè)計不同的查閱權(quán)限：在線閱讀、拷貝、打印功能。