電力設(shè)計檔案管理及措施

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近幾年來，隨著電力設(shè)計院的檔案管理水平的提高，雖然一些企業(yè)的檔案管理工作不斷采用了信息化、數(shù)字化的手段。但是，從當前電力設(shè)計院檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案的開放和利用程度較低，管理水平處于低水平建設(shè)，信息化程度發(fā)揮有限，知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)變措施缺乏可操作性。個別企業(yè)未形成科學的檔案管理體系。因此，本文以電力設(shè)計院的檔案管理為切入點，探討了電力設(shè)計院的檔案管理模式，討論了如何更好的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)進行檔案管理，發(fā)揮出知識管理的促進作用。

一、電力設(shè)計院的檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案的開放和利用程度較低

目前，為了保護知識產(chǎn)權(quán)，電力設(shè)計院檔案實行嚴格的保密制度，僅對內(nèi)部人員提供開放，并且對檔案開放流程有嚴格的規(guī)章制度，大多數(shù)企業(yè)不提供公開信息的集中查閱服務。只是對一部分資料、文件、圖紙等檔案實行開架閱覽的方式，需要辦理手續(xù)或者持有效證件，才能查閱所需要的相關(guān)檔案信息。雖然程序并不繁瑣，但是所涵蓋檔案的范圍十分有限，這使得檔案的開放程度并不完全。

在開發(fā)利用方面，雖然檔案門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容廣泛，但是大多數(shù)員工對這些檔案的重視程度不高，缺乏創(chuàng)新意識，不能更深層次的發(fā)掘檔案資料的經(jīng)濟價值，也無法實現(xiàn)廣泛利用。這種方式在很大程度上限制了檔案資料的作用和價值受損，這也導致了檔案的利用程度較低，無法使檔案通過開發(fā)和利用產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.管理水平處于低水平建設(shè)

電力設(shè)計院可以運用計算機進行檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等日常管理工作，絕大部分企業(yè)都將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為了電子文件，由于人力、物力和財力的限制，一些企業(yè)無法開展各種深層次的檔案整合工作，沒有建立檔案的內(nèi)部循環(huán)閉路系統(tǒng)，也沒有通過調(diào)節(jié)手段達到資源的平衡傳輸。雖然在設(shè)計院內(nèi)部的各部門都已經(jīng)存放了相應的電子數(shù)據(jù)，但是沒有實現(xiàn)檔案資源的有效整合。也沒有建立各級單位共享的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不能夠有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。也不能正常地發(fā)揮檔案的整體功能，這也使得電力設(shè)計院檔案的管理水平處于低水平重復建設(shè)狀態(tài)。

3.信息化程度發(fā)揮有限

由于實施全面的信息化檔案管理程序繁瑣，需要耗費大量的人力物力，成本過高，再加上一些電力設(shè)計院的領(lǐng)導對檔案的集中管理不重視，導致電子檔案收集不齊全、不及時，極大影響檔案的信息化。企業(yè)關(guān)于信息化的制度不健全，導致員工對電子檔案的歸檔缺乏熱情和責任，認為電子檔案存檔后復制、利用太方便了，自己的知識產(chǎn)權(quán)得不到保護。

4.知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)變措施缺乏可操作性

一些電力設(shè)計院在將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)知識產(chǎn)權(quán)的過程中，雖然也出臺了一些制度，但是，具體的操作措施缺乏實際可操作性。對于檔案切入點和著力點和最終轉(zhuǎn)變?yōu)橹R產(chǎn)權(quán)的目標不匹配，不能夠?qū)θ〉玫某晒M行深入的開發(fā)和利用。

二、完善電力設(shè)計院檔案管理的對策建議

1.以檔案收集為基礎(chǔ)，開展信息化、數(shù)字化知識管理

電力設(shè)計院需要明確檔案收集的意義，宣傳檔案管理的重要性，確保檔案可以齊全、完整、安全歸檔，以便為企業(yè)開展知識管理提供必要的保障。通過建立信息化、數(shù)字化的操作流程，促進檔案工作和業(yè)務技術(shù)工作朝著知識管理目標健康發(fā)展。

2.提高檔案現(xiàn)代化信息管理程度

建立和健全檔案管理制度，從收集、整理到全程歸檔，運用現(xiàn)代化的信息手段，將原始資料和技術(shù)材料轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N方式保存?zhèn)洳椋岣邫n案管理的自動化程度，加強集中統(tǒng)一領(lǐng)導原則，強化科學的檔案管理意識，有效地開展檔案的審查、驗收工作，做好檔案的集中管理，以保檔案的安全、準確、及時利用，為利用者快速、準確地查閱所需檔案提供必要的保障，以實現(xiàn)資源共享、確保檔案安全。

3.開發(fā)利用數(shù)字化的檔案信息資源

按照檔案數(shù)字化的指導思想，進行檔案數(shù)字化的開發(fā)研究，從檔案需求的細化分析入手，通過科學合理的手段，降低檔案數(shù)字化成本，通過創(chuàng)新更多的開發(fā)和利用檔案信息資源，使紙質(zhì)照片、影片等載體上的檔案向電子文檔、數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移，完成檔案的數(shù)字化任務。

4.發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益

通過構(gòu)建電力設(shè)計院檔案信息系統(tǒng)，整合檔案信息資源，發(fā)揮出系統(tǒng)建設(shè)的效益。通過技術(shù)創(chuàng)新，建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的跨庫檢索和集成服務，開展網(wǎng)絡化與智能化服務，達到知識資源化管理目標，實現(xiàn)企業(yè)知識的一體化管理、集成管理。

5.使檔案最大可能的享有知識產(chǎn)權(quán)

整合檔案信息資源，關(guān)注知識的情報性價值、現(xiàn)實價值與利用價值，利用法律手段，使其最大可能的享有知識產(chǎn)權(quán)，通過構(gòu)造全方位的知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)，開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益，加快檔案專利化進程。

6.構(gòu)建智能化、信息化的檔案管理體系

努力開展檔案管理模式改革，通過實施檔案全面管理程序，實現(xiàn)檔案管理體系標準化，采用現(xiàn)代技術(shù)手段，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，盡可能多的將檔案資料智能化、信息化，為綜合開發(fā)打好基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息共享。

三、結(jié)束語

通過前文分析可以發(fā)現(xiàn)當前我國電力設(shè)計院的檔案管理工作還存在著需要改進的地方，要通過實施有效措施，實現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化知識管理。筆者認為構(gòu)建智能化的檔案管理體系，能夠充分整合和利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案管理模式的改革，有利于加快檔案信息化進程，實現(xiàn)信息的多方位共享，以此實現(xiàn)開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益的目的。