高校會計檔案特征研究論文

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編者按：本論文主要從高校會計電算化檔案管理存在的問題；加強高校會計電算化檔案管理的對策等進行講述，包括了會計電算化檔案管理內容不夠完整、會計電算化檔案自身存在的問題、會計電算化檔案管理缺乏專門人員、會計電算化檔案管理制度有待完善、強化領導會計檔案的管理意識、提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質、建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系等，具體資料請見：

【摘要】本文根據會計電算化檔案的特點，分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題，提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。

【關鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料，具有不可再生的特點，它是檢查以前年度發(fā)生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息，會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源，具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時，不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個新課題，需要不斷深入地研究和總結。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整

目前大部分高校雖已經實現(xiàn)了會計電算化，但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案，而沒有移交存儲會計數(shù)據的磁性介質會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級，而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔，隨著時間的推移，不同版本下的會計數(shù)據不能被調用，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用，更無法適應會計電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等，但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證，內容不完整，責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數(shù)據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進，對檔案的管理不夠重視，有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時忙于應付，檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財務部門的同志自己查閱會計檔案，有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會計檔案管理的要求，也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前，國家關于會計電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》等幾個文件，僅對會計電算化檔案的基本要求而談，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及，會計檔案的內容增多了，對環(huán)境的要求提高了，而很多高校沒有認識到這些變化，認為會計電算化僅僅是數(shù)據處理工具的變化，沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度，沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責，也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應會計電算化檔案管理的要求。

二、加強高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強化領導會計檔案的管理意識

各類檔案設備的購建，專職檔案管理員崗位的設置以及檔案

管理制度的出臺，都離不開單位領導的積極支持。因此，會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規(guī)和管理規(guī)章，增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面，積極主動地爭取領導的重視、關心和支持，強化領導的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經費投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進行。

(二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務素質

會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵，針對目前高等學校檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，高校領導應重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業(yè)務素質，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統(tǒng)的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作，是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為，目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環(huán)使用，并設立備份登記簿，登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數(shù)據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份，并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號，同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數(shù)據輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出，并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內，即對所有的會計數(shù)據進行雙備份，每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，貼上封簽，存放在兩個不同的地點，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數(shù)據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案，按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管，以明確經濟責任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下，可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。

4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱，必須有檔案管理人員在場監(jiān)督，根據調閱權限，在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案，應經會計主管人員同意，由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案，必須持有單位正式介紹信，經學院領導、會計主管人員批準后，由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據存取權限限制，防止越權使用。對于普通數(shù)據，可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數(shù)據結構文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時，由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業(yè)務的會計檔案，均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性，沒有國家政策的調整，一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。

9.建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負責制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統(tǒng)的安全防護功能，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入，高校應充分重視會計電算化檔案的管理，不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數(shù)據信息，設計和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng)，以充分實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據安全完整的關鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好地為決策服務的保證。