小學檔案室服務功能探究論文

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[論文關鍵詞]小學檔案室服務功能信息服務

[論文摘要]小學檔案室的信息服務功能在學校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關注，本文就此問題作了幾點深入淺出的探討。

隨著科技的進步和經濟的發展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時，信息資源以其豐富的內涵和對社會的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學檔案室的信息采集范圍、運行方式在學校中的特殊作用，越來越引起人們的關注。因此，探索檔案室的信息服務功能，發掘并利用好這一資源，對學校建設和發展將是非常有意義的。

一、小學檔案室的運行特點及其信息服務的意義

檔案室通過對學校黨政、教學、教研、學籍、設備儀器、聲像檔案、基建、財務等文件材料的搜集加工整理立卷，為學校決策及有關部門提供文獻的工作機構。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級及有關部門文件、校內文件、會議記錄、大事記、教學管理、教研成果、學籍管理、設備儀器、聲像檔案、學?；ā⒇攧召Y料等為主，涉獵范圍明確，采集結構多樣，具有信息的獨特性。

2.特定的使用對象。檔案資料的使用對象比較單一，一般為校領導、各部門負責人或特定的工作人定的信息屬性。檔案信息不同與一般圖書資料。使用具有一定的限制性，即信息具有不完全開放性。使用者在在使用信息時，一般需要一定的申請，使用時不得跨類別任意查閱，對特殊內容不得摘錄、復印、外借等。

3.特定的信息來源。檔案室的信息收集途徑一般為按照檔案管理要求直接收集。

4.在學校信息系統中，檔案室是基礎部門，應該在學校信息系統中占有一定的位置，為學校提供信息服務。

但是，由于檔案室的特殊性及目前檔案室普遍存在的檔案信息利用意識較弱，導致了人們對其具有神秘感，認為檔案室的信息是不可利用或很難利用的。所以說，檔案室的信息服務功能的開發有其重要的現實意義。

首先，檔案室的信息服務可以為學校決策提供信息支持。在機遇與挑戰并存的時代，學校決策者對信息的需求越來越高，檔案室把相關方面的第一手資料經過去粗取精、分析歸納等的處理，提供給決策者，不僅可以提高決策的準確性，還可提高工作效率。

其次，為教職員工提供專項咨詢，減少工作難度及不必要的重復。在學校管理中，貫徹落實好上級或學校文件精神，是非常重要的。但是，由于部分人員對文件制訂的背景、文件的連續性及部分內容存有模糊之處，從而影響文件精神的落實。所以，為教職員工提供專題咨詢服務，使之了解內容、過程，化解疑問，對文件的落實將起到重要的作用。另外，檔案室還可為教師教學、教研提供咨詢服務，減少不必要的重復和浪費。

二、檔案室的信息服務功能

檔案室的設立是直接為學校主體服務的，其生存是以主體需要為前提條件，以自身運行規律為基礎，以有效的信息服務為生長點的。認識、完善和發掘檔案室的服務功能，搞好檔案信息的開發和利用應是檔案室工作人員的首要任務。

1.綜合匯總功能。檔案室基礎工作中的一項重要任務就是進行信息資料的收集。其范圍是上級及有關部門文件、本校黨務和行政管理、教學管理、學生管理、后勤管理等各個方面。從這個角度來說，檔案室是學校的信息中心。要制定相應規定，采取相應的措施，一方面，檔案室要加強信息資料的主動收集，另一方面，要在全校各個部門、全體教職工中樹立較強的檔案意識，注重文件材料的保存和存檔，最大程度地豐富檔案室的信息資料，從而達到充分占有信息資料的目的。

2.信息分析功能。充分占有信息資料，僅僅是做好服務工作的開始，更重要的是如何對這些資料進行加工、整理、比較、歸納，形成簡捷明了、具有參考借鑒功能的有效信息。根據檔案室的信息資料特點及主體的需要，檔案室應注重對信息進行開發。

管理經驗比較分析。檔案室中存有大量的有關學校管理方面的信息，特別是隨著教育改革的不斷深入，學校各職能部門對管理方面的信息需求越來越廣泛。所以，檔案室可以通過縱向比較分析、橫向比較分析的方法，為他們提供學校管理方面的各個專項信息服務。

查新服務。針對某些特殊需要，檔案室可以提供史料查新、文件查新、教學教研、查新等服務。

對檔案信息的編研，搞好編研工作是開發檔案信息資源的最好途徑，有針對性地開展編研工作，如編制《學校統計資料匯編》、《規章制度匯編》、《教學教研成果匯編》等材料，更好地提供服務。

3.咨詢服務功能。利用所藏文獻資料，圍繞用戶提出的某一特定主體或專題，在管理要求范圍內，查詢有關文件、資料等，經過整理提供給用戶。如為領導提供決策服務；為部門或個人提供查詢服務等。

三、檔案室信息服務功能的完善與提高

檔案室的信息服務工作要適應發展的需要，不僅在于對服務功能的認識，還要進一步完善這一功能，不斷發揮其應有的作用。為此，檔案室要從如下幾個方面加強自身建設。

1.進一步解放思想，轉變觀念，主要是兩個方面：一是改變過去墨守成規的保守思想；是轉變重藏輕用的觀念。由于長期受檔案神秘感的影響，人們對檔案資料的開發利用一直存有顧慮，重存、重保，從而制約了檔案室的信息服務功能。解放思想、轉變觀念，在檔案管理要求之下，主動服務，是提高檔案室信息服務功能的首要前提。

2.不斷提高工作人員的業務素質。加強檔案工作人員的政治思想教育、業務能力培養是做好一切工作的基本保證。學校領導必須重視對檔案工作人員的繼續教育，定期培訓，經常組織參觀學習，拓寬視野，以及信息收集、加工、檢索、保管的能力。

3.充分應用現代化技術，加強信息收集與交流能力，計算機的使用和網絡的發展將使信息的收集方式與途徑、存儲載體、檢索方式與速度等方面發生重大變化，并為廣泛的信息交流提供了可能。檔案室在自身的建設與發展過程中，必須創造條件，盡快應用這些現代化的手段，盡快實現檔案信息管理自動化，從而更有效地提供服務。

4.進一步完善檔案室的管理，建立可行的信息服務途徑。

檔案畢竟不同于圖書室、資料室，它在信息服務方式、途徑方面，必須首先遵從檔案管理中的有關要求。因此，要想真正發揮檔案室的信息服務功能，在完善檔案管理制度建設的同時，一定要建立建全一套適合檔案室信息服務的管理制度，為信息服務開辟可行、有效的途徑。

要采取可行措施，完善服務功能，現在各校在檔案管理體制上各有差異，為了更好地利用現有檔案信息資源，要實行統一領導，分級或分別管理，并建立校內檔案信息目錄中心，盡快采用高效、統一的計算機軟件進行管理、檢索、以達到全方位、多渠道、多角度地對檔案信息資源提供利用。