高校人事檔案管理工作試析論文

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摘要:從人事檔案工作必須適應社會人事制度變革和社會文明進步的要求,在當前我國高校人事制度發生重大改革的形勢下,根據變化了的情況及時調整自己的工作內容和工作方法,這應該是當前高校人事檔案工作改革的重要方向。

關鍵詞:高校;人事檔案;管理;改革

人事檔案是社會組織成員在參與社會活動過程中所形成的重要歷史記錄。人事檔案的歸集和立卷要按照一定的規范和程序進行,這種一定的規范和程序就是一定時期的人事檔案制度。人事檔案制度必須符合國家人事制度變革和社會文明進步的要求。

一、高校人事管理出現的新情況

人事檔案工作從屬于社會人事制度,人事檔案工作必須及時服務于社會人事制度的變革。改革開放以來,我國高校的人事制度發生了重大變化,而且這種變化正在向不斷深化的方向發展。在這些變革的帶動下,高校的人事工作出現了許多新情況:

(一)人員身份出現新變化。中共中央辦公廳2000年的《深化干部人事制度改革綱要》提出“破除事業單位目前實際存在的干部身份終身制,全面推行聘用制度”,從根本上打破“大中專畢業生一律取得國家干部身份”的傳統觀念。一些高校采取“老人老辦法,新人新辦法”,對新招聘進入學校的人員采用聘用制、兼職制、人事制等多種方式,開始突破傳統的人事編制限制,逐步轉變高校教師的國家干部身份,使高校中從業人員的身份形成了多元化的局面。

(二)用人制度出現新機制。中組部、國家人事部、國家教育部2000年聯合《關于深化高等學校人事制度改革的實施意見》提出“相對穩定、合理流動、專兼結合、資源共享”后,許多高校打破統一接受國家分配畢業生的傳統做法,自主向國內外廣攬賢才,國內高校之間、國內國外高校之間人員流動活躍,來去相當自由。這種機制促進了高校教師的校際合理流動,有利于提高教師隊伍的教學和科研水平,但與此同時由于人事管理措施的滯后,高校中人在檔案不在、檔案在人不在、一個人在兩所以上高校分別建立檔案的現象比比皆是。

(三)工資制度出現新突破。隨著社會分配制度改革的發展,各高校采取按崗定薪、工資浮動、確立崗位津貼、實行目標管理等多種分配方式,從根本上突破了事業單位傳統的工資總額控制制度。高校工作人員“檔案工資”與實際收入不符,甚至實際收入遠遠高于檔案工資,人事檔案中的記載與實際情況嚴重脫節的現象普遍存在。

(四)人事關系出現新內容。1995年國家施行《勞動法》和2008年國家施行《勞動合同法》后,事業單位中與其建立勞動關系的勞動者與事業單位之間的關系被明確為勞動關系,加之聘用制的全面推行,已從根本上打破了幾十年來事業單位的從業人員統一按人事編制管理的傳統做法,高校教職工與學校之間的關系除事業單位的人事關系外,又增加了聘用關系、勞動關系、勞務關系等多種形式,傳統的人事檔案管理模式已遠不能適應新情況的需要。二、改革高校人事檔案管理的新思考

高校人事制度的變革給人事檔案管理工作提出了許多新課題,與高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事檔案工作有許多問題需要盡快解決:

(一)調整高校人事檔案工作的定位。目前我國高校人事檔案管理方式基本上沿用著傳統的干部檔案管理模式,1991年中組部和國家檔案局下發《干部檔案工作條例》后,一些高校依據該條例規范了本校的人事檔案管理工作,規范后的檔案管理自然更屬于干部檔案管理的范疇。人事檔案管理應該不同于干部檔案管理,尤其是現代意義的人事檔案管理,要強調檔案的信息服務功能,強調檔案的人力資源寫實功能,強調檔案對工作人員合法權益的保護功能。在高校現代人事檔案工作的定位中,上述三個方面的功能應該是不能缺少的。

(二)調整檔案材料的選取和歸集內容。中組部和國家檔案局在《干部檔案工作條例》中對干部檔案材料規定了十類內容,這些內容對于反映一個人的基本面貌有些是必不可少的,應該認真收集和歸檔。但與此同時,針對當前高校人事管理的新發展所形成的新材料,如反映教職工個人素質和業績變化的各種培訓、訪學、留學、訪問研究、學歷提高的證書和證明材料,反映教職工與學校之間關系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協議以及解聘、辭退、崗位變動等相關材料,反映教職工依法應享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的等級和變動材料等,都應該及時歸集存檔。

(三)調整人事檔案的保管和查閱辦法。傳統的人事檔案管理具有嚴格的保密性,這種嚴格保密性應該是從干部檔案管理的要求中派生出來的。如1991年中組部和國家檔案局下發的《干部檔案工作條例》中,就有查閱干部檔案“應填寫《查閱干部檔案審批表》”,“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等明確規定。但是如果把人事檔案與干部檔案明確區分開來,則現代意義上的人事檔案不僅應該適當“解禁”,而且應該適度向本人開放。“美國所有的人事檔案只對本人或經過本人授權的他人開放。每個雇員都可以上網查詢自己的某些人事檔案。”這樣做不但可以保證檔案記載的真實性,而且在保障教職工的知情權及其他合法權益方面更有其重要意義。

(四)調整人事檔案管理的隸屬關系。在傳統人事檔案管理理念和干部制度的影響下,高校中大中專院校畢業的人員都具有干部身份,其人事檔案管理一直視同為干部檔案管理,所以學校的人事檔案管理機構多隸屬于黨委的組織部門。前已述及,事業單位人事制度改革后,高校的人事管理已經明顯區別于傳統意義上的干部管理,現代高校人事管理的內涵已經逐漸趨向于人力資源管理。從這個意義上說,結合高校人事制度改革的推進,重新清理和健全現代意義的高校人事檔案,逐步把高校人事檔案管理機構從黨委的組織部門轉移到學校的人事(人力資源)管理部門,這應該是高校人事檔案管理改革的一項重要任務。