數字化檔案信息開放利用論文

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摘要：本文從“檔案開放原則”的思想傳承、檔案利用現實困境和外部環境、未來檔案利用發展趨勢三個方面闡述了提出“數字化檔案信息開放利用原則”的必要性和迫切性，并論述了具有更深廣內涵的“數字化檔案信息開放利用原則”對檔案界的歷史、現實和未來意義。

關鍵詞：數字化檔案信息開放利用原則

1傳統“開放原則”的思想承繼和內涵擴展

“數字化檔案信息開放利用原則”并非是“空穴來風”或“生造概念”，其蘊涵的“權利意識”和“人本意識”與歷史上由來已久的“檔案開放原則”一脈相承，其實現的政策環境直接依賴于我國從“歷史檔案開放”方針到《中華人民共和國檔案法》一以貫之的“開放利用”規定，同時又是新的歷史條件下對傳統“開放原則”內涵的擴展。

1.1對“開放原則”思想的承繼

“檔案開放原則”在國際檔案界的提出和普及經歷了一個從“檔案館開放”(法國1794年4月7日法令確立)到“檔案開放”的思想演變過程，在中國檔案界經歷了一個從“歷史檔案開放”(1980年中共中央的決定)到“檔案開放”的實際操作過程。《檔案法》使面向我國“公民”的“檔案開放”由行政指令轉變為法律行為，增加了檔案開放的規范性和透明度。盡管目前檔案開放時間和范圍時常受到社會的質疑，但“開放利用”的指導思想則一直是相當明確的。

隨著社會信息化浪潮下國家對信息資源開發重視程度的提高，隨著以信息技術為依托的檔案生成和管理電子平臺的設計實施和推廣，檔案開放利用自然而然地擴及到了數字化檔案信息利用領域，使得“數字化檔案信息開放利用原則”具備了與傳統“檔案開放原則”在思想上、理論上、政策法規上的一致性。而且，目前主要通過網站建設、網絡、數據庫在線檢索、Email傳遞等方式提供利用服務的數字化檔案信息的利用越來越注重利用過程的“以人為本”，無論是網站設計的信息構建和信息內容的選擇，都在技術人性化的趨勢中開始考慮人本精神的體現，讓“檔案的人權”在“比特”世界中也能受到尊重和保護。“數字化檔案信息開放利用原則”在精神內涵上繼承了“檔案開放原則”的人本理念和人權思想，以保證社會所有公民對數字化形式的檔案信息的方便獲取和自由利用權利。

1.2對“開放原則”內涵的擴展

以網絡化為特色的數字化檔案信息利用所帶來的不僅是基于技術革新的原有服務范圍和類型的擴大，更造就了新的思想觀念的形成，新的研究視野的定位，新的利用群體(服務對象)的出現，以及利用性質的轉變(從有目的學術利用到無目的休閑利用)和服務流程的重組。從歷史發展背景和理論發展規律來看，“數字化檔案信息開放利用”應比“傳統檔案開放利用”具有更為深廣的內涵，并非側重于強調從隔離到接觸，從保密到解密，而傾向于倡導一種“系統開放”、“面向用戶”的利用服務，更加關注服務理念、渠道、模式、技術的開放性，關注利用過程中障礙的消除、信息交流的普及和推廣，關注符合用戶需求和個性需要的信息組織和加工。

當然，由于現階段大部分數字化檔案信息只是紙質傳統檔案的“電子副本”，紙質“原件”不開放，數字化信息即使生成也無法開放利用，只能體現保管功能而未發揮利用優勢。所以，數字化檔案信息開放利用的實現仍然迫切需要國家各級各類檔案館加快檔案解密開放工作的步伐，盡快縮小規定和實際開放度之間的差距。但筆者提出“數字化檔案信息開放利用原則”的側重點不在解密開放(這涉及信息敏感度、歷史原因、政治體制、國際形勢等復雜因素和法律法規、鑒定技術、專家培養的跟進)．而在于確立具有時代氣息的“用戶利用導向”的“開放式”數字化檔案信息服務宗旨和目標，為多種途徑的數字化檔案信息利用提供原則和依據(完整全面的數字化檔案信息開放利用原則體系包括基本原則、具體原則和實施原則三個層次，其中“系統開放原則”、“用戶中心原則”是其基本原則，內涵要義筆者已另撰文闡述)。

“數字化檔案信息開放利用原則”在精神實質上與“檔案開放原則”具有歷史上的淵源關系，同時又通過信息技術的優勢彌合了從“開放”到“利用”的時空間隔、范圍局限和方式限制，體現了對現實問題的回應和突破。

2檔案信息利用的困境突破和現實回應

社會檔案利用水平和服務程度是新型檔案利用原則和理念萌發的現實土壤，檔案利用的現實狀況和外部環境決定了新型檔案信息形態能否誕生以及新的檔案利用方式是否具有生命力，是“數字化檔案信息開放利用原則”提出的現實基石。

2.1突破檔案信息利用困境

目前檔案信息利用正處于困境之中。有學者從國家檔案局1994-2003年的統計數據中揭示出“館藏檔案利用與99％以上的人不相關、檔案利用與90％以上的館藏檔案不相關”的窘迫局面。

檔案信息利用困境的產生既有檔案信息本身的特點所內生的利用障礙，也有檔案利用過程中時空間隔、范圍局限和方式限制所帶來的制約因素，還受到檔案信息提供者、管理者、服務者以及利用檔案的用戶意識和行為的多重影響。對于檔案信息的本質特點所導致的利用障礙，通過轉換檔案信息形態或載體性質，組織和深度加工檔案信息內容，可以部分彌補和相對弱化，這正是“數字化檔案信息”產生和迅速增長的源動力。對于檔案利用活動中各參與主體消極影響的規避，只有依靠對檔案信息價值的充分認知，依靠相關制度對各自行為的規范約束才能實現，這正是“檔案開放”原則和制度不斷調整修改、檔案利用理論和法規不斷補充完善的動力。而在利用服務過程中實現時空超越，擴大范同和靈活方式，是突破檔案信息利用困境最立竿見影的有效方式。

首先，“數字化檔案信息的開放利用”能夠突破時空邊界。“數字化檔案信息”以“二進制代碼”形式存在，以“比特”形式傳播，只要服務器和數據庫能正常工作，檔案用戶就能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需信息，在利用上突破時空邊界。實際上，圖書情報界早已多次探討了基于互聯網技術的3A服務(anytimeanywhereanyway)的重要意義，并在網絡信息利用服務上開展了大量工作。信息技術在檔案領域催生了大量數字化信息，確立“數字化檔案信息開放利用原則”既是對傳統服務方式的變革，又是對信息化社會沖擊的適應。其次，“數字化檔案信息開放利用”能夠提升檔案開放度。一方面，政府信息極強的公開時效要求推動了網上現行文件目錄和全文的公開利用。這種“數字化的文檔信息”在開放時限上已經與歷史檔案開放具有“天壤之別”，有的信息甚至是一生成即提供網上利用。在政務公開和信息化建設大環境下開展的“文件公開”實際上已經實現了當今檔案的“高開放度”，必然提升未來檔案開放的整體開放度。另一方面，檔案開放度一直以來被界定為已開放檔案數量與館藏檔案總量或已滿30年館藏檔案數量的比值。這種開放度是一種客觀的從檔案保管和管理機構視角衡量的開放度。但是，由于當今信息傳播和利用方式的靈活多樣性，實際上社會利用者主觀感知的“開放度”并不與客觀的檔案館“開放度”完全一致。正如美國原史密森研究院檔案館館長威廉·W·莫斯早在1999年就指出的“開放利用”強調的是檔案的“可利用性”應從“對利用者友好”角度來衡量。對于越來越龐大的網民團體和在信息社會成長的一代，信息“可利用性”往往等同于“網上可獲取性”。檔案開放如果無法達到“數字化檔案信息”的“網絡化”開放利用層次，其開放度在社會利用者心中的認同必然大打折扣，這也是為何政府信息公開在提供紙質定點文件利用的同時尤其重視政府網站的電子文件公開。確立并執行“數字化檔案信息開放利用原則”能提升檔案開放度在網絡用戶心中的實際感知。最后，互聯網世界的開放精神、現代社會對民主、權利、透明度的追求也將給歷史檔案開放進程帶來更多壓力和動力，促進其開放度的提高。

2.2回應電子政務信息公開利用

“數字化檔案信息開放利用原則”提出的現實基礎既建立在對檔案事業內部利用服務現狀的審視和考察上，以觸動現實的“堅冰”、實現困境的突破為目標；同時，也立足于國家大力推進信息化建設這一外部環境，以積極回應政府信息化的重點內容——電子政務建設全面推進的需要，準確及時把握社會環境中的有利契機；順應加強社會信息資源開發利用的時代呼喚，服務國家和政府當前的“中心”工作。

2001年8月，黨中央重新組建國家信息化領導小組，其常設辦事機構——國務院信息化工作辦公室隨之成立，電子政務建設開始進入全面推進階段。電子政務建設的全面推進加快了信息化與政府管理的結合，促進了信息技術在政府辦公、業務工作、公共管理、社會服務中的廣泛應用，客觀上產生了海量的豐富多彩的數字化檔案信息。這不僅拓展了檔案信息的種類、檔案工作對象和學術研究領域，而且鼓勵并刺激了社會信息獲取和利用需求，為“數字化檔案信息的開放利用”提供了物質條件和意識條件，創造了新的機會和動力。同時，也突顯了傳統檔案信息傳播利用渠道較窄、速度較慢、時空制約度較大、實現共享利用代價過高等缺陷，使得檔案信息數字化轉換和網絡化服務變得更為緊迫。檔案信息與政府信息的緊密聯系使得數字化檔案信息成為了電子政務信息資源深度開發和及時處理的核心資源。政府文件在政府信息中的極大比重和權威性，具有中國特色的文檔管理體制決定了數字化檔案信息開放利用是電子政務信息是否能夠傳播共享和有效利用的關鍵環節。

檔案界對電子政務建設的積極回應也已進入了項目規劃階段。列入檔案事業發展“十一五”規劃的三大重大項目之一的“國家數字檔案建設與服務工程”建設的總體目標是：“以3127個國家綜合檔案館為建設對象，以分布式檔案數據庫建設為核心，重點建設涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規范化、可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫；建立適應國家經濟建設和社會發展需要的檔案信息資源共享體系；建立適應各級黨委政府電子政務建設需要的電子文件歸檔管理和電子檔案接收管理系統。”“數字化檔案信息開放利用原則”的及時提出和確立能夠為檔案部門融入電子政務信息建設和服務提供指導性意見。

3未來利用需求的趨勢分析和積極應對

“檔案工作一直把用戶的需求放在第一位，但主要是到閱覽室進行利用的用戶。”“在線用戶可能永遠也不會造訪檔案館”，“親自到檔案館的用戶只是用戶的一種，而且在我們的用戶中所占比例將越來越小。”英國曼徹斯特大學的檔案同仁對于檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向：越來越多的檔案利用者可能是檔案網站的在線用戶，越來越多的檔案信息服務將通過數字化、網絡化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數字檔案館。

3.1檔案利用新需求的尊重和應對

現代信息技術對信息用戶的影響在檔案領域同樣深遠而廣闊。作為一種不可替代的社會信息資源，檔案信息不僅被傳統的習慣于利用紙質檔案原件或復印件，習慣于到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要，也是熟練掌握各種信息工具，習慣于輕點鼠標在網上沖浪的信息用戶應該享有的寶貴財富。目前，信息資源管理界在用戶研究和信息服務領域十分關注如何解決因信息素養、信息能力、信息基礎設施條件的差異而導致的“數字鴻溝”和信息利用“不公平”問題。但是，對于信息化建設較為落后的檔案界而言，因為傳統觀念和服務手段轉變過慢而導致的另一種“信息不公平”更應該引起重視。正如我們不應強迫那些習慣檔案目錄卡片檢索、喜歡領略檔案原件風貌、偏愛到館內使用檔案的傳統檔案利用者都轉而成為檔案網站的在線用戶，同樣，我們也必須尊重那些喜歡享受網絡世界跨國界、超時空、大容量、快捷方便信息服務的利用者的信息獲取習慣和行為方式。對于已經將互聯網作為主要的信息獲取和利用方式的用戶而言，如果沒有“數字化檔案信息開放利用”的配套措施、技術和服務，如果無法通過網絡搜索、瀏覽、下載檔案信息以獲取知識和查閱資料，那么他們的檔案信息需求將無法滿足或者被抑制于萌芽狀態。對于這些不想利用原始檔案資料的網絡用戶來說，檔案信息形態的單一、提供場所的獨有也是對他們的需求習慣和方式的“不尊重”和“不公平”。只在檔案館內開放而無法網絡利用，對其而言也是一種不方便的利用和不徹底的開放。

毫無疑問，未來的檔案信息需求將越來越多地從實體轉向內容，從紙張型轉向數字化、多媒體，從到館查閱原件轉向搜索和點擊檔案網站。只有尊重新型檔案利用需求的出現，重新定位利用者類型，并對未來利用需求進行理性判斷和預測，才能在社會變化中仍然較好地發揮檔案的信息價值。這正是“數字化檔案信息開放利用原則”提出的長遠考慮和對未來檔案利用變革的意義。

3.2數字化檔案信息開放利用是個性化服務的基礎

隨著互聯網技術的迅速發展，網絡用戶的信息需求層次也逐漸提高，在任何時候任何地方都能獲取針對自身獨特需要的有價值的信息將成為未來網絡用戶的需求趨向。對于信息服務機構來說，是否能提供經過篩選、整合、優化后的“個性化服務”將是未來衡量信息服務水平的指標之一。個性化信息服務是人類社會生產力發展到一定程度，在信息服務領域內所呈現的一種社會特征，是信息服務的發展方向。可以預見，個性化服務將是未來檔案信息服務的趨勢。

個性化信息服務是指基于信息用戶的信息使用行為、習慣、偏好和特點，向用戶提供滿足其各種個性化需求的一種服務，它針對每一個用戶的獨特信息需求進行有針對性的服務。這種服務關注用戶終身價值并與之長期溝通，能夠擁有更精確的目標用戶，有利于“一對一”的雙向協調、學習、互動和與用戶個性化的直接溝通。“數字化檔案信息開放利用”的實現將為個性化的檔案信息服務提供許多有利的基礎條件，如無損耗共享使用的信息資源、多元化定制化的信息組織、交互動態的信息檢索、網絡化開放性的信息環境、方便經濟的信息傳播和全天候的信息服務。