高校設(shè)備采購管理模式分析

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摘要：大數(shù)據(jù)的前沿探索與應(yīng)用已成為我國高校教育管理領(lǐng)域的一個研究熱點(diǎn)，對利用信息化手段擴(kuò)展高校有效資源有很大的促進(jìn)作用。為響應(yīng)將推進(jìn)信息化戰(zhàn)略性調(diào)整與深化國家教育領(lǐng)域改革相結(jié)合的時代號召，本文著力于當(dāng)今信息化時代高校設(shè)備采購管理的研究，提出大數(shù)據(jù)背景支撐下的“SMART”管理模式，力求探尋出針對我國高校設(shè)備采購工作的一種更優(yōu)機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校；大數(shù)據(jù)；設(shè)備采購；SMART模式

一、高校設(shè)備采購管理的瓶頸

我國高校設(shè)備采購工作大多仍以傳統(tǒng)手工方式為主導(dǎo)，即使實(shí)現(xiàn)了部分信息化管理，也僅僅是針對業(yè)務(wù)程序的簡單執(zhí)行，尚未實(shí)現(xiàn)采購戰(zhàn)略優(yōu)化和決策分析的程度，其面臨一系列突出問題：1、買賣資源的不對稱造成采購人與設(shè)備屬性的信息失聯(lián)，被動抬高采購成本；2、采購人能力薄弱，途徑單一，未實(shí)現(xiàn)設(shè)備需求、供應(yīng)商來源的標(biāo)準(zhǔn)制定；3、采購資源配置不合理，供需雙方矛盾凸顯；4、采購過程信息透明度不高，缺失分析與監(jiān)管。

二、大數(shù)據(jù)對高校設(shè)備采購管理的影響

“大數(shù)據(jù)”的概念是由著名咨詢公司麥肯錫創(chuàng)造，如今已成為各行各業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)，據(jù)IDC的分析數(shù)據(jù)顯示，到2020年，我國數(shù)據(jù)總量將達(dá)到2013年的10倍，超過8.5ZB，可見互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)的管理運(yùn)作無時不在制造數(shù)據(jù)。信息化時代的大數(shù)據(jù)建設(shè)對整個社會帶來巨大變革，不斷深入到我們工作的方方面面，它給高校設(shè)備采購也帶來潛在影響：

1.認(rèn)知思維的改變

在大數(shù)據(jù)理念的帶動下，高校采購工作者加強(qiáng)了信息化的建設(shè)，包括軟硬件配套構(gòu)建和員工信息專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，甚至針對采購工作中數(shù)據(jù)管理和監(jiān)控的應(yīng)用開展專項(xiàng)研究。采購人逐步認(rèn)識到采購工作中的海量信息不再是簡單無用的數(shù)字，而是基于事實(shí)運(yùn)營中積累的獨(dú)有資產(chǎn)，大數(shù)據(jù)思維造就的服務(wù)意識和能力成為推進(jìn)高校采購工作變革的無形基礎(chǔ)。

2.采購技術(shù)的革新

大數(shù)據(jù)本身并不是一項(xiàng)新的技術(shù)，但對采購工作引入大數(shù)據(jù)概念，卻有效地將其推向一個新的層次，成為采購數(shù)據(jù)的收集、管理、計(jì)算處理、分析和表現(xiàn)等信息技術(shù)的集合對象。大數(shù)據(jù)帶來的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)革新已在高校中悄然出現(xiàn)，隨著國內(nèi)高校信息化建設(shè)投入，不同規(guī)模的的資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)、信息共享數(shù)據(jù)系統(tǒng)、招標(biāo)采購系統(tǒng)近年如雨后春筍般出現(xiàn)，如中山大學(xué)、上海交通大學(xué)等高校通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)采購過程的在線流轉(zhuǎn)與電子數(shù)據(jù)記錄。新的采購技術(shù)有效地整合供應(yīng)商、采購人等相關(guān)的各種社會資源、網(wǎng)絡(luò)資源、信息資源，信息技術(shù)在高校采購管理中爆發(fā)式引用都是大數(shù)據(jù)帶來的直接結(jié)果。

3.關(guān)系范圍的改變

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)不僅改變了高校設(shè)備采購的方式方法，可以說一定程度上更改變了采購關(guān)系范圍，采購管理將不再是傳統(tǒng)的買賣關(guān)系，而是一個戰(zhàn)略問題，是向科研、人事、資產(chǎn)等多個領(lǐng)域延伸和滲透。對于高校運(yùn)行管理有關(guān)的一切數(shù)據(jù)的收集、跟蹤和分析都可能成為決定采購管理的因素。簡而言之，大數(shù)據(jù)時代一些原來不屬于采購范疇的事物都會納入采購視野，與近年熱門的“大資產(chǎn)”、“大財(cái)務(wù)”等新生概念相似，“大采購”也是基于大數(shù)據(jù)的一種關(guān)系范圍的理念衍生。

三、高校設(shè)備采購的“SMART”管理模式

大數(shù)據(jù)時代的高校設(shè)備采購不應(yīng)是簡單的采購電子化，也不僅是應(yīng)對采購信息管理的方案研究，而是一項(xiàng)融匯高校人財(cái)物的戰(zhàn)略機(jī)制。駕馭好大數(shù)據(jù)，在規(guī)劃、業(yè)務(wù)架構(gòu)和資金投入方面作出決策更是采購資源配置的根本。根據(jù)高校設(shè)備采購管理存在問題，在此提出“SMART”智能采購管理模式，即Share-Model-Analysis-Response-Trace。

1.Share—共享

利用大數(shù)據(jù)、云平臺技術(shù)手段擴(kuò)大高校采購資源信息共享，例如設(shè)備信息共享、供應(yīng)商信息共享、制度流程共享等，逐步建立高校內(nèi)部及高校之間的設(shè)備采購信息共享機(jī)制，統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)，組創(chuàng)高校公共采購信息聯(lián)盟平臺，打破因信息不對稱造成的采購壟斷，提高信息透明度以減少采購活動中的暗箱操作和違法行為。

2.Model—模型

高校科教機(jī)構(gòu)眾多，管理形式不一，儀器設(shè)備使用需求分散，建立儀器設(shè)備的固有配置模型，形成大批量采購規(guī)模效應(yīng)，在保證資金使用效益、降低采購價(jià)格的同時，有助于高校規(guī)范采購流程，統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)，杜絕采購的隨意性。逐步擴(kuò)展設(shè)備模型資源，及時更新配置內(nèi)容，保持產(chǎn)品更新節(jié)奏，會同采購部門、使用部門定期調(diào)研，準(zhǔn)確掌握市場動態(tài)，增強(qiáng)模型庫的合理性和可操作性。推進(jìn)供應(yīng)商庫建設(shè)與誠信管理，構(gòu)建采購方式選擇模型，根據(jù)采購設(shè)備的種類、數(shù)量和時間的不同采取不同采購模型，以求采購效率與價(jià)值的最優(yōu)化。

3.Analysis—分析

對采購全周期產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度分析，才能賦予大數(shù)據(jù)“生命力”。數(shù)據(jù)是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，更是搭建高校采購、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)信息橋梁的基石，例如財(cái)務(wù)部門設(shè)備采購預(yù)算編制工作可利用積累的大數(shù)據(jù)來分析，實(shí)時了解設(shè)備價(jià)格動態(tài)信息，分析采購設(shè)備價(jià)格變動趨勢，更準(zhǔn)確評估預(yù)算定額，提高預(yù)算編制可靠性。數(shù)據(jù)同樣是高校采購監(jiān)管工作的支點(diǎn)，監(jiān)管部門通過對采購大數(shù)據(jù)的解讀，有效監(jiān)督采購人“錢袋子”并非難事。結(jié)合采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果制定預(yù)警功能，及時叫停違規(guī)采購，將采購由傳統(tǒng)的事后監(jiān)督報(bào)備，升級為實(shí)時過程監(jiān)管，采取針對性管控措施預(yù)防采購預(yù)算與執(zhí)行情況出現(xiàn)大的偏差，利用大數(shù)據(jù)規(guī)模性大，決策性高，實(shí)時性強(qiáng)的特點(diǎn)為采購智能化提供全面支持。

4.Response—反饋

建立以數(shù)據(jù)收集、存儲和分析技術(shù)為核心的采購評估體系，推動采購執(zhí)行管理由粗放式到精細(xì)化的轉(zhuǎn)變。利用最終結(jié)果數(shù)據(jù)對采購全周期管理進(jìn)行逆向總結(jié)，包括：執(zhí)行階段存在的問題、采購任務(wù)完成情況、設(shè)備驗(yàn)收情況、采購結(jié)果對教學(xué)科研的支持程度、資金使用效益情況、后續(xù)采購計(jì)劃、供應(yīng)商信用度記錄等內(nèi)容。融合設(shè)備采購特征特性的分析與評估，實(shí)現(xiàn)反饋信息準(zhǔn)確化，反饋速度快捷化，反饋內(nèi)容全面化的采購反饋機(jī)制，形成采購全生命周期閉環(huán)系統(tǒng)。

5.Trace—留痕

“數(shù)據(jù)追蹤，全面留痕”，依托大數(shù)據(jù)優(yōu)勢推進(jìn)高校設(shè)備采購過程透明化，編織數(shù)據(jù)天網(wǎng)，將采購內(nèi)容全部納入電子化運(yùn)行。通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化、細(xì)化采購流程和辦理環(huán)節(jié)，確保采購預(yù)算、計(jì)劃、招投標(biāo)、合同執(zhí)行、驗(yàn)收數(shù)據(jù)的一致性與同步性，實(shí)現(xiàn)采購全程環(huán)環(huán)相扣，處處留“痕跡”，讓信息在“陽光”下清晰、透明，在公眾的監(jiān)督之下無死角展示。

四、結(jié)語

隨著國家財(cái)政資金監(jiān)管加強(qiáng)，過去大投入、過度消耗的模式已一去無返，未來高校的采購必將成為是一種奢侈的公共行為。以前沿技術(shù)做支撐，保證采購經(jīng)費(fèi)的每一筆支出能經(jīng)受住推敲，是高校設(shè)備采購監(jiān)管工作的重點(diǎn)，綜全文可見，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用勢必對我國高校設(shè)備采購工作帶來革命性的變化。

作者:程翔 單位:北京航空航天大學(xué)

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