電力企業招標文件管理方法研究

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【摘要】隨著電力企業不斷建設和發展，電力企業招投標部門在招標過程中存在著前期準備時間短、匯總分析工作量大、招標文件編制規范性難以保證等問題。盡管電力企業領域發展態勢良好，但是在這種不完善的招投標文件管理模式下，物資招標采購工作質量受到影響，急需在現有管理方案上優化管理模式。本文基于電力企業招投標文件管理中出現的問題進行研究，針對文件管理提出解決方案，旨在提升招投標文件質量。

【關鍵詞】結構化思路；電力企業；招標文件；管理模式

招投標文件是招標采購過程中的重要依據。信息化時代背景下，電子化招投標更是得到了電力企業的認可。在招投標過程中，招標文件闡明出工程性質與要求，為招投標人提供指導。在逐年增加業務量的情況下，如何使招投標文件編制更為快捷，減少出錯的現象是現階段亟待解決的問題。本文基于結構化思路的招標文件管理模式研究，設計出符合電力企業現階段狀況的編制系統，旨在提升招投標文件管理效果。

1項目背景

隨著“三集五大”體系建設深入推進，電力企業中招標采購等工作量逐漸增大，且編制過程中問題眾多，如不解決，將給業務人員帶來難以承受的工作壓力，也影響著招標文件審查。基于這種現象進行招標文件結構化管理與研發服務，通過優化招標文件管理方法，以提升招標文件編制質量，解決招標文件管理難度大等問題，意在提升電力企業招標文件管理效果。

2招標文件標準化與結構化

2.1標準化招標文件的意義。招標文件涉及的環節十分煩瑣，在編制招標文件的時候相當麻煩，快速地將招標文件內容編寫出來，并且保證沒有錯誤，就需要專業的編制人員耗費大把的時間來做這件事，還要保證不分心，避免出現錯誤，這也給了編制人員相當大的壓力。為了保障招標文件編制的規范性和準確性，避免后期采購過程中因文件內容不規范，導致招標雙方產生不必要的糾紛，減少雙方的投標風險，需要針對編制招標文件進行強制性的規范，制定規范的示范樣本，為編制人員提供參考，更好地服務于招標采購部門服務。目前電力行業并未出臺與工程招標文件有關的“標準化樣本”，所以不同的電力企業在編制文件也是千差萬別。因此，在編制招標文件的同時，要先考慮文件格式的規范性，通過修訂文件樣式，規范編制文件樣本，為其建立文件模板，為實現招標文件電子化編制操作提供前提條件。2.2標準化和結構化招標文件范本?；诂F階段社會工程服務項目中企業招投標的現狀，招標文件標準化和結構化思路如下：2.2.1收集與分析典型樣例。設計招標文件范本的格式，以國家發改委的招標文件模板為基礎，結合電力行業招標文件范例，分析每一份文件范例的格式構成，設計出招標文件的初步格式。招標文件中包含公告、評標辦法、合同等多種格式，其中招標公告是整個項目的概覽，一般會采用單獨編制的方法。投標人須知是關于采購環節的中的招標要求，需要投標人按照投標規定來進行編制。合同條款是國家電網公司等電力企業統一編制并強制使用的專用詞。2.2.2整合與規范招標文件模板，結構化分解管理。在根據上述的格式，進行梳理后，明確了招標文件初步格式，在此基礎上深入研究招標文件的詳細內容樣例，針對不同招標項目、招標內容之間的差異性和共性，進行歸納和整理分析。將不同類型招標項目、招標內容使用文件按照物資類與服務類、協議庫存類與批次采購類、基建類與非基建類等內容建立九種招標文件范本，將招標采購所使用的各種類型的招標文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，結合角色和權限管理，與招標方案生成、投標響應、閱標記錄等整合。對于固化的編制文件范例，在編制的時候內容就不能再做修改；非固化部分編制文件范例內容，可以通過計算機軟件去進行修改。

3招標文件結構化管理系統設計

就招標文件管理存在的問題，進行招標文件結構化管理與設計，“基于結構化思路的招標文件管理模式研究”科技項目的部分內容，通過研究招標文件的結構化管理方法，按照結構化思路，將招標采購所使用的各種類型的招標文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，結合角色和權限管理，與招標方案生成、投標響應、閱標記錄等整合，解決招標文件管理難度大、管理成本高、招標文件編制易遺漏或出錯問題，達到招標文件質量和管理效益提升效果。3.1功能描述。系統應用功能主要是以采購需求計劃為基礎，利用信息化手段，包含基礎文件配置、招標方案生成等功能模塊，將投標響應、閱標記錄等進行整合。將物資招標、非物資招標、非物資非招標、物資非招標的招標文件，按照半結構化思路進行分解，從模板中獲取相關的數據，結合角色和權限管理，采用網絡與信息化手段，自動生成不同分標或項目的招標文件，實現招標管理部門、招標機構等部門對招標文件的編制與管理。3.1.1基礎文件設置。招標文件中的合同條款，按照固化部分、半固化部分、非固化部分進行劃分，結合角色和權限管理，因不同的項目會選擇不同的條款，而需求計算中涉及的項目與合同樣式已經有明確規定。在此基礎上建立與合同相應的模板，用詳評合同模板與合同模板對應，將其作為基礎配置表格導入至系統中。3.1.2模板導入。合同模板、詳評打分細則模板的電子文件，需要在詳評之前導入到系統中，以此作為合同、詳評打分內容的依據。如果合同中的內容或者詳評打分細則發生變化，只需要將文件的內容進行調整，在此將其導入系統中，進行文件更新，從而實現模板內容的靈活變化。3.1.3需求計劃導入。需求計劃中詳細地會規定每一次招標采購的基本需求，而負責編制招標文件的工作人員編制招標文件時，也是基于需求計劃表中詳細的招標采購需求信息來編制的。因此，在系統中建立批次項目，并在批次項目下導入需求計劃表，系統會依據需求計劃表中的信息，來獲取生成招標文件或者與其相關內容文件的信息。3.1.4招標文件生成。依照標準編制招標文件范本的規定，除了合同部分和詳評部分，大部分數據是需要經過系統進行自動填充的，如招標文件封面信息（招標編號、項目名稱等）報價方式、評分權重、價格分計算公式等。這些內容同樣依據需求計劃表，獲取計劃內容并自動填充至相應章節。將招標文件分解為招標公告、通用部分（常規情況下每批次無須更改的部分）、專用部分（招標方案各部分、合同范本等），在系統中部署好后，每批次只需按照類別，結合角色權限管理功能，批次經理維護公告和通用部分中需要更新的內容、項目經理維護專用部分，導入合同范本和技術規范書后，自動整合生成完整的招標文件，傳輸給大廳、招標主管、物資部等各審核方，實現在線針對性審核，以解決非物資招標文件范本多、管理難、制作精細度和制作質量因人而異、字體和文檔結構差異大等問題，并提高招標文件審核效率[1]。3.2應用成效。通過開展招標文件結構化管理與研發設計工作，實現了招標電子文件自動生成，在為編制招標文件提供便利的同時，也促進了信息化技術與采購部門之間的融合。招標文件自動編制系統立足于招標文件和企業實際采購需求，在編制過程中利用計算機技術可以自動套用模板，實現了電子招標文件自動編制。改變了以往的編制方式，用電子設備代替了人工，減輕了大量的重復性工作，以及管理難度大、管理成本高的問題，極大地緩解了人工編制的壓力[2]。另外采用自動編制招標文件，能進一步規范招標文件的規范性，保障內容的準確性，避免了招標文件編制出現遺漏或出錯的現象，減少采購風險發生的概率，提升電力企業管理效益。

4結論

綜上所述，招投標文件是電力企業在實施工作中用到的指導性文件，文件內容的完整性和準確性是電力企業采購活動能繼續開展的前提。隨著工程招標量提升，招投標文件管理難度大、招投標文件編制易遺漏等弊端逐漸暴露，針對招投標過程中出現的問題進行規范，采用信息化手段實現自動編制文件，結構化的管理方法提升編制效率。電子化的招投標更符合現階段社會發展趨勢，能推動電力企業更好發展[3]。

參考文獻

[1]喬薇.國家電網河北省電力公司招投標采購過程管理改進研究[D].石家莊：石家莊鐵道大學，2018.

[2]張明.電力物資采購項目招標風險及其預防[J].企業改革與管理，2018（8）：13-14.

[3]程劍筠.省級電力企業電子化招標模式探索[J].企業改革與管理，2018（4）：201，209.

作者:馬紅斌 張迪 徐世陽 熊國宏 劉珮 敖翔 陳博能 傅盈 單位:國網重慶招標有限公司